Sistem informasi akuntansi persediaan bahan baku adalah sebuah sistem yang memelihara catatan persediaan dan memberikan informasi kepada
manager ketika suatu jenis bahan baku membutuhkan penambahan kuantitas. Sistem informasi akuntansi persediaan bahan baku dapat mengetahui aktivitas dari pembelian atau penerimaan dan penjualan atau produksi. Informasi dari aktivitas tersebut dapat digunakan oleh perusahaan untuk mengambil berbagai keputusan. Sistem informasi persediaan bahan baku berkaitan erat dengan sistem akuntansi biaya produksi dan sistem pembelian.
PT Jogja Graha Selaras merupakan unit usaha dari PT BP Kedaulatan Rakyat yang bergerak pada bidang real estate yang menghasilkan produk berupa unit perumahan dan ruko. PT Jogja Graha Selaras memiliki ratusan barang yang diklasifikasikan ke dalam 34 kategori. PT Jogja Graha Selaras dalam menjalankan kegiatan operasinya belum menggunakan sistem informasi akuntansi persediaan yang memadai karena perusahaan ini adalah perusahaan yang sudah lama terbentuk namun dibawah pengendalian manajemen yang buruk dan baru dilakukan penggantian seluruh karyawan sehingga belum ada sumber daya yang mengatur pengelolaan akuntansi secara benar. Oleh sebab itu sistem diterapkan dengan tujuan untuk mencapai tujuan perusahaan yaitu mencapai tingkat laba yang diinginkan. Sedangkan sistem informasi akuntansi persediaan bahan baku bertujuan agar proses pencatatan terkait persediaan bahan baku berjalan dengan lancar karena dengan penerapan sistem informasi akuntansi persediaan bahan baku terlebih pengelolaan bahan baku terkomputerisasi maka perusahaan akan mendapatkan manfaat yang cukup besar. Manfaat sistem informasi akuntansi persediaan bahan baku yaitu berjalannya pengelolaan persediaan bahan baku menjadi teratur. Pengelolaan
akuntansi persediaan bahan baku di perusahaan masih menggunakan pencatatan manual sehingga data yang ada masih belum terorganisasi dengan baik sehingga kemungkinan terjadi kehilangan data dan ketidakvalidan data sangat besar. Ketidakvalidan data akan berdampak pada proses penghasilan informasi.
Sistem informasi akuntansi persediaan bahan baku dapat digunakan untuk mengetahui aktivitas dari pembelian atau pemakaian bahan baku oleh perusahaan sebagai manajemen kontrol bagi perusahaan sehingga perusahaan dapat mengetahui nilai dari konsumsi bahan untuk masing-masing produk yang dihasilkan. Dalam mengelola persediaan bahan baku, perusahaan harus dapat mengatur daftar bahan baku yang akan dibeli maupun yang akan diolah,dan memastikan bahwa persediaan bahan baku tersebut dalam kondisi yang baik dan layak untuk digunakan dalam produksi. Informasi-informasi tersebut akan membantu manajemen perusahaan dalam mengambil berbagai keputusan.
Desain sistem dirancang agar perusahaan dapat meminimalkan kesalahan yang diakibatkan oleh human error ataupun oleh kesalahan lain yang mungkin dapat terjadi. Proses pencatatan dan penghitungan terkait persediaan bahan baku diharapkan dapat dilakukan dengan lebih mudah dengan memanfaatkan penggunaan komputer. Perancangan sistem informasi akuntansi persediaan bahan baku ini menggunakan Microsoft Visual Studio 2010 sebagai perancang tampilan interface dan menggunakan MySql sebagai
basis data serta pengolah datanya. Rancangan sistem ini menghasilkan beberapa desain yaitu desain basis data, desain input dan desain output.
Desain basis data meliputi: (1) Tabel user, tabel untuk menyimpan informasi dari pengguna sistem informasi akuntansi pesediaan bahan baku. Tabel user terdiri dari username dan password. (2) Tabel satuan, tabel untuk menyimpan jenis ukuran yang digunakan untuk pengukuran atau pembanding dalam pengukuran persediaan. Tabel satuan berisi informasi kode satuan dan nama satuan. (3) Tabel kategori, tabel untuk mengelompokkan bahan baku sehingga manajemen dapat dengan mudah untuk mengelompokkan bahan baku sehingga amanjemen dapat dengan mudah membedakan jenis bahan baku yang ada. Tabel kategori berisi informasi kode kategori dan kategori barang. (4) Tabel barang, tabel yang menyimpan informasi data barang. Tabel barang terdiri dari kode barang, nama barang, kode kategori, kode satuan, jumlah dan harga. (5) Tabel supplier, tebl untuk menyimpan informasi pemasok. Tabel supplier terdiri dari kode supplier, nama supplier, alamat, nomor telepon dan nomor HP. (6) Tabel kavling, tabel untuk menyimpan informasi data kavling yang dibangun. Tabel kavling terdiri dari kode kavling, nama customer, alamat, telepon dan nomor HP. (7) Tabel barang masuk, merupakan tabel untuk menyimpan informasi data pembelian, meliputi kode barang masuk, tanggal barang masuk, kode barang, kode kategori, kode satuan, kode supplier, jumlah barang, harga barang, dan total harga. (8) Tabel barang keluar merupakan tabel untuk menyimpan informasi data barang keluar. Tabel barang keluar terdiri dari kode barang keluar, tanggal barang
keluar, kode barang, kode kategori, kode satuan, kode kavling, jumlah, harga dan total harga. (9) Tabel detail merupakan tabel untuk menyimpan data barang berupa kuantitas barang masuk dan kuantitas barang keluar dan kuantitas stok barang. Tabel detail terdiri dari koe detail, tanggal, kode barang masuk, kode barang keluar, kode barang dan stok.
Desain input data meliputi: (1) Form data satuan, form data satuan adalah formulir untuk memasukkan data satuan yang digunakan dalam pengukuran bahan baku. (2) Form data kategori, form data kategori adalah formulir untuk mengelompokkan bahan baku sehingga manajemen dapat dengan mudah membedakan kategori bahan baku yang ada. (3) Form data barang, merupakan form master untuk pengisian data bahan baku yang belum tersimpan dalam sistem. (4) Form supplier, form supplier adalah formulir master untuk mengisi data pemasok yang sebelumnya belum tersimpan dalam sistem. (5) Form kavling, form kavling merupakan formulir untuk menyimpan data kavling yang sebelumnya belum tersimpan dalam sistem.
Formulir transaksi digunakan untuk mencatat data-data dari sebuah transaksi yang terjadi. Formulir transaksi terdiri dari dua formulir yaitu: (1) Form barang masuk, form barang masuk merupakan formulir transaksi yang digunakan untuk pengisian informasi yang ada pada saat terjadinya transaksi pembelian. Form barang masuk digunakan untuk mencatat informasi kode barang masuk, tanggal barang masuk, kode barang, kode supplier, kode barang, jumlah barang, harga barang dan total harga barang. (2) Form barang keluar, form barang keluar merupakan formulir transaksi yang digunakan
untuk pengisian informasi yang ada pada saat terjadinya transaksi pengeluaran bahan baku. Form barang keluar digunakan untuk mencatat informasi kode barang keluar,tanggal barang keluar, kode barang, kode kavling, jumlah barang, harga barang dan total harga.
Desain output meliputi: (1) Laporan data barang, laporan data barang merupakan laporan yang berisi informasi terkait data barang yaitu kode barang, nama barang, kategori barang dan satuan. (2) Laporan data supplier, laporan data supplier berisi informasi terkait data supplier yaitu kode supplier, nama supplier, alamat, nomor telepon, dan nomor HP. (3) Laporan data kavling, laporan data kavling berisi informasi terkait data kavling yaitu kode kavling, nama customer, alamat customer, nomor telepon dan nomor HP. (4) Laporan data stok barang, laporan data stok barang menunjukkan informasi mengenai jumlah stok barang terakhir dan nilai persediaan terakhir menurut sistem. (5) Laporan data barang masuk, laporan data barang masuk adalah laporan yang menunjukkan informasi semua transaksi pembelian yang terjadi selama periode tertentu. (6) Laporan data barang keluar, laporan data barang keluar adalah laporan yang akan menunjukkan informasi yang berkaitan dengan pengeluaran bahan baku selama periode tertentu. (7) Laporan pemakaian bahan baku per kavling, laporan pemakaian bahan baku per kavling merupakan laporan pemakaian bahan baku berdasarkan kavling tertentu selama periode tertentu. (8) Laporan pembelian per supplier, laporan pembelian per supplier, merupakan laporan seluruh transaksi pembelian berdasarkan supplier tertentu selama periode tertentu.