Gambar 2.16 Kerangka Evaluasi
A. Tahap 1
Pada tahap pertama yaitu melakukan penilaian dengan menggunakan Failure Mode Effect Analysis (FMEA), dimana penilaian tersebut memiliki nilai prioritas yang berupa skala mulai dari 1-5. Berikut ini adalah keterangan cara penilaian:
1. Severity
Tabel 2.1 Severity (FMEA) Description
Skala Arti Keterangan
1 Hilangnya data, kerusakan hardware, atau masalah
keamanan.
Skala ini dapat berakibat hilangnya data pada
requirement, kerusakan
pada hardware, maupun terjadi masalah pada
keamanan apabila
kegagalan pada sistem terjadi.
2 Hilangnya
fungsionalitas tanpa adanya solusi.
Skala ini menunjukkan bahwa requirement yang telah mengalami kegagalan pada sistem tersebut tidak memiliki solusi atau alternatif lain untuk memperbaiki requirement tersebut.
3 Hilangnya
fungsionalitas dengan adanya solusi.
Skala ini menunjukkan bahwa requirement yang telah mengalami kegagalan pada sistem tersebut memiliki solusi atau alternatif lain untuk memperbaiki requirement tersebut.
4 Hilangnya sebagian fungsionalitas.
Skala ini berakibat hilangnya sebagian fungsi dari requirement yang
mengalami kegagalan sehingga requirement tersebut tidak dapat berjalan sepenuhnya.
5 Hal-hal kecil lainnya. Skala ini memiliki arti bahwa requrement yang mengalami kegagalan tidak mengganggu sistem yang sedang berjalan.
2. Priority
Tabel 2.2 Priority (FMEA) Description
Skala Arti Keterangan
1 Hilangnya nilai sistem secara total.
Skala ini mengakibatkan hilangnya nilai sistem secara keseluruhan sehingga sistem tidak dapat digunakan.
2 Kehilangan nilai sistem yang tidak dapat diterima.
Skala ini mengakibatkan hilangnya nilai sistem dimana pengguna dari sistem akan kehilangan fungsionalitas dari sistem dan requirement tidak dapat berjalan secara maksimal.
3 Pengurangan nilai sistem yang mungkin dapat diterima.
Skala ini menunjukkan bahwa requirement tersebut masih dapat diterima dan digunakan walaupun telah
mengalami kegagalan.
4 Pengurangan nilai sistem yang dapat diterima.
Skala ini menunjukkan bahwa requirement tersebut dapat diterima dan digunakan walaupun telah mengalami kegagalan.
5 Pengurangan nilai sistem yang tidak berarti.
Skala ini menunjukkan bahwa kegagalan yang terjadi pada requirement tersebut tidak mengganggu sistem yang sedang berjalan.
3. Likelihood
Tabel 2.3 Likelihood (FMEA) Description
Skala Arti Keterangan
1 Pasti mempengaruhi semua user.
Skala ini menunjukkan bahwa kegagalan yang terjadi pada requirement sangat mempengaruhi semua user sehingga sistem atau requirement tersebut tidak dapat menjalankan kegiatan operasionalnya.
2 Kemungkinan besar mempengaruhi sebagian user.
Skala ini menunjukkan bahwa kegagalan yang terjadi pada requirement mempengaruhi sebagian besar user sehingga sistem
atau requirement tidak dapat berjalanl.
3 Mungkin mempengaruhi sebagian user.
Skala ini menunjukkan bahwa kegagalan yang terjadi pada requirement mempengaruhi sebagian user sehingga sistem atau requirement tidak dapat berjalan secara maksimal.
4 Pengaruh terbatas ke beberapa user.
Skala ini menunjukkan bahwa kegagalan yang terjadi pada requirement mempengaruhi ke beberapa
user sehingga akan
berdampak kepada
pengguna sistem yang hanya menggunakan sistem tersebut. 5 Tidak dapat dibayangkan dalam penggunaan sebenarnya.
Skala ini menunjukkan bahwa kegagalan yang terjadi pada requirement mempengaruhi khusus kepada pengguna sistem yang hanya menggunakan sistem tersebut, namun
jumah user yang
terpengaruh tidak dapat diidentifikasikan.
Setelah menentukan nilai Severity, Priority, dan Likelihood maka selanjutnya adalah menghitung nilai Risk
Priority Number (RPN) dengan cara melakukan perkalian dari ketiga nilai tersebut:
RPN = Severity x Priority x Likelihood
B. Tahap 2
Setelah melakukan tahap pertama, maka akan menghasilkan penilaian mulai dari severity, priority, likelihood, dan hasil RPN. Pada tahap kedua ini akan dilanjutkan untuk membuat Ranking Requirement dimana hasil dari RPN tersebut menjadi petunjuk dalam menentukan setiap requirement bernilai high, medium, dan low.Langkah ini merupakan langkah dalam menentukan Fit/Gap Analysis. Berikut keterangannya:
Tabel 2.4 Severity, Priority, Likelihood Description from FMEA Severity, Priority, Likelihood Skala Description High / Mission Critical Requirements 1 – 2 Merupakan requirement yang penting bagi perusahaan dan sangat dibutuhkan perusahaan dalam menjalankan proses bisnis dan
operational sehingga
tanpa requirement ini perusahaan tidak dapat berjalan dengan baik.
Medium / Value Add Requirements
3 Merupakan requirement yang cukup dibutuhkan bagi perusahaan sehingga dapat
meningkatkan performa perusahaan namun tidak menghambat operational perusahaan. Low Requirements / Desirable Requirements 4-5 Merupakan requirement yang tidak terlalu dipenuhi sehingga akan menambah sedikit nilai untuk proses bisnis jika digunakan.
Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, setiap requirement yang bernilai high, medium, low akan dilihat dari severity, priority, dan likelihood, seperti misalnya satu requirement memilliki severity yang bernilai 1, priority bernilai 2, dan likelihood bernilai 3, maka akan digolongkan pada kategori high, kemudian requirement selanjutnya memiliki severity yang bernilai 3, priority bernilai 3, dan likelihood bernilai 3, maka akan digolongkan pada kategori medium, begitu juga dengan requirement yang memiliki severity yang bernilai 3, priority bernilai 4, dan likelihood bernilai 5, maka akan digolongkan pada kategori low.
C. Tahap 3
1. Setelah menentukan RPN dan melakukan pemetaan berdasarkan Ranking Requirement, tahap ketiga ini memiliki 3 langkah yang perlu dilakukan. Langkah pertama ialah menentukan degree of fit pada setiap requirement, apakah requirement tersebut bernilai fit/gap setelah dibandingkan dengan proses yang sedang berjalan. Setelah itu menentukan rekomendasi yang sesuai pada requirement yang bernilai Gap.
2. Langkah kedua yaitu fit/gap analysis report result yang menghasilkan total secara keseluruhan dalam bentuk persentase baik total user requirement yang bernilai fit dan gap maupun user requirement yang fit atau gap pada rank High, Medium, dan Low.
3. Langkah ketiga yaitu membuat business process list, dimana dalam langkah ini menjelaskan daftar proses - proses apa saja yang berubah dan tidak berubah atau proses apa saja yang ingin dikembangkan maupun dihilangkan. Daftar proses tersebut akan dibuat dengan menggunakan tabel yang terdiri dari :
1. Requirement
Aktivitas ataupun requirement yang mendukung proses bisnis.
2. Description
Keterangan dari aktivitas atau requirement tersebut. 3. Old process
Keterangan apakah aktivitas atau requirement terdapat pada kondisi lama (current). Tanda checklist (√) menandakan aktivitas tersebut ada, sedangkan tanda garis menandakan aktivitas tersebut tidak ada.
4. New process
Keterangan apakah ativitas atau requirement tersebut pada kondisi baru (rekomendasi). Tanda checklist (√) menandakan aktivitas tersebut ada, sedangkan tanda garis menandakan aktivitas tersebut tidak ada.
5. Keterangan
Keterangan jika ativitas atau requirement tersebut diperbaharui, merupakan ativitas atau requirement lama
(tidak diperbaharui), aktivitas atau requirement baru, atau aktivitas atau requirement yang tidak digunakan lagi. - Updated = aktivitas diperbarui
- New = aktivitas baru.
- Deleted = aktivitas dihilangkan.
- Tanpa keterangan (-) = aktivitas tidak mengalami perubahan.
D. Tahap 4
Pada tahap keempat ini akan dilakukan gap resolution, dimana dalam tahap ini akan menentukan risiko-risiko yang mungkin timbul apabila perusahaan tidak menjalankan rekomendasi yang diberikan. Begitu juga dengan menentukan prioritas pada setiap requirement, apakah menjadi prioritas yang utama, kedua, maupun yang terakhir sesuai dengan rekomendasi yang diberikan. E. Tahap 5
Tahap yang terakhir adalah membuat overview recommendation dan solution. Overview recommendation merupakan penjelasan secara detail mengenai rekomendasi yang telah dibuat pada tahap Fit/Gap analysis report. Sedangkan solution merupakan business impact atas rekomendasi yang diberikan baik berupa proses bisnis, perubahan struktur organisasi, maupun procurement policy.