Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) yang ditawarkan memiliki fitur-fitur kemampuan sistem, diantaranya:
a. Mampu mencatat data individu yang meliputi:
* Biodata
* Riwayat Pendidikan Formal dan Non Formal
* Riwayat Pelatihan Kepegawaian
* Riwayat kepangkatan dan jabatan
* Daftar Penilaian dan Pelaksanaan Pekerjaan (DP3)
* Riwayat Keluarga
* Riwayat Penghargaan/Tanda Jasa
* Riwayat Pengalaman
* Riwayat Organisasi
* Riwayat Cuti
* Riwayat Gaji
b. Mampu menghasilkan berbagai keluaran, antara lain:
* Daftar Urut Kepangkatan
* Daftar Susunan Kepangkatan
* Daftar Kekuatan Kepegawaian
* Daftar Kenaikan Pangkat Struktural
* Daftar Kenaikan Gaji Berkala
* Rencana Kenaikan Pangkat
* Pendidikan yang telah diikuti
* Historis Karir
* Laporan Statistik Pegawai
* Surat Keputusan
c. Memiliki sistem security yang handal, yang dapat memberikan akses secara luwes namun aman.
d. Mampu mendayagunakan database populer yang tersedia di pasaran (SQL Server, Oracle, MySQL, dll).
e. Mudah digunakan (user friendly).
f. Menerapkan sistem multi-user.
g. Luwes dalam penerapan kebutuhan topologi jaringan.
h. Dapat diintegrasikan dengan Sistem Informasi Penggajian (Payroll System) maupun Sistem Absensi Sidik Jari.
2. Perancangan Sistem
Sesuai dengan tujuan proyek akhir ini, spesifikasi aplikasi yang dibangun harus memenuhi persyaratan sebagai berikut:
a. Aplikasi dapat mengatur user antara lain: create user, view data user, ganti password, logout.
b. Aplikasi dapat melakukan entri data, ubah data dan penghapusan data
Aplikasi ini dapat viewing data pegawai, siswa seperti
melihat slip gaji, absensi, pelatihan, keluarga, pendidikan, detal jabatan dan nilai semester I dan II
3. Analisis Kebutuhan Sistem
a. Kerangka Sistem yang Akan Dibangun
Untuk mengetahui gambaran implementasi SIMPEG, pembahasan teori akan difokuskan pada teori implementasi sistem. Implementasi merupakan bagian dari proses membuat pola pada sistem dan sebuah komponen perubahan, dimana pelaksanaan berarti strategi kelompok desain dan tindakan untuk melihat bahwa sebuah sistem berhasil dan memberi kontribusi untuk organisasi. Hal ini seperti yang diungkapkan oleh Henry J. Lucas bahwa:
“Implementation is part of the process of designing a system and is component of change. Implementation refers to the design team’s strategy and actions for seeing that a system is successful and makes a contribution to the organization” (Henry J. Lucas, 2000:
520).
Hal senada juga dise butkan oleh Tata Sutabri (2005: 289) yang menyatakan bahwa implementasi/penerapan merupakan kegiatan memperoleh dan mengintegrasikan sumber daya fisik dan konseptual yang menghasilkan suatu sistem yang bekerja.
Sedangkan George M. Scott (2004: 558) menyatakan bahwa penerapan sistem adalah proses pemasangan sistem yang baru dirancang, termasuk semua perlengkapan dan perangkat lunak yang dibeli. Penerapan sistem sangat bergantung pada keterampilan teknis dimana biasanya merupakan kegiatan terstruktur. Simpeg bekerja pada sistem internet yang memiliki 2 komponen input yaitu bagian Administrasi Kepegawaian dan Pegawai, sedangkan data disimpan pada sebuah database (MySQL) yang dipelihara oleh seorang Administasi Web, Semua pihak dapat mengakses informasi dari database, pihak ini hanya diberikan otoritas melihat, dan pihak ini disebut pihak external (masyarakat umum), kerangka simpeg dapat dilihat pada gambar 6.1 di bawah ini:
Gambar 4.1 Kerangka Simpeg
Sumber: Dikembangkan dari George M. Scott (2004: 558) b. Manajemen Sistem Pengguna
Pengguna simpeg dapat dibedakan menjadi dua golongan yaitu internal dan external dimana diuraikan seperti pada table 4.1 berikut ini
Table 4.1 Manajemen Sistem Pengguna
Jenis Pengguna Sistem Deskripsi
1 2
Internal
Administrasi Simpeg - Menginput data - Memelihara data - Menghapus data - Membuat laporan
- Memberikan otorisasi - dari data yang telah
diinputkan oleh pegawai Petugas Absensi - Hanya menginput data
absensi
Bendahara Gaji - Hanya menginputkan slip gaji
1 2
Pegawai - Memiliki password yang
- dimanjemen oleh Administrasi Simpeg
- Memiliki Fasilitas meng-ubah sebagian data pegawai, Pendidikan,
- Detail Jabatan, Riwayat Pelatihan, Keluarga
- Menginputkan nilai siswa
- Datayang diinputkan
menunggu otorisasi dari Administrasi Simpeg
External Masyarakat
Umum Melihat data kepegawaian
Sumber: Dikembangkan dari George M. Scott (2004: 558) 4. Perancangan Database
a. Database
Database dibuat menggunakan MySQL. Proses pembuatan database beserta tabel-tabelnya menggunakan fasilitas dari XAMPP versi 1 .6.0a !, nama database adalah “karyawan”.
Tabel-tabel dalam database dapat dibuat dan diatur dengan mengklik link “PhpMyAdmin”, seperti terlihat dalam gambar 3.4 dan gambar 4.2, berikut:
Gambar 4.2 Pembuatan Database
Database pegawai dapat dilihat pada tabel 4.2, berikut:
Tabel 4.2 Database Kryawan
5. Desain Sistem Simpeg
Perancangan halaman aplikasi dibangun dengan menggunakan Macromedia Dreamweaver MX sebagai wadah penulisan PHP.
Ada beberapa perancangan halaman pada aplikasi tersebut antara lain:
a. Halaman Index berfungsi sebagai link login dimana tiap user baik administrator, bendahara gaji, petugas absensi, pegawai maupun pihak umum dapat melakukan login ke sistem sebelum menjalankan Simpeg. Login yang dilakukan adalah dengan memasukkan user dan password dengan memilih apakah sebagai administrator, bendahara gaji, petugas absensi, pegawai atau umum, barulah kemudian masuk ke menu utama.
b. Halaman Menu Utama menampilkan menu/link kepegawaian yang memiliki sub menu Pegawai PNS dan Pegawai Honorer kedua menu tersebut memiliki link keluarga, link pendidikan, link pelatihan, link detail jabatan,
link absensi, dan link slip gaji. Sedang menu siswa berisi kumpulan nilai dari semester I dan semester II.
c. Link keluarga berisi data keluarga dari setiap pegawai d. Link pendidikan berisi data kependidikan formal dalam dan
luar negeri
e. Link pelatihan berisi data pelatihan-pelatihan yang pernah diikuti pegawai baik di dalam maupun di luar negeri
f. Link detail jabatan berisi data jabatan mulai dari capeg sampai pangkat terakhir
g. Link absensi berisi data absensi tiap hari
h. Link slip gaji berisi data gaji bersih yang diterima setelah dikurangi potongan-potongan
i. Link data siswa berisi data siswa
j. Link nilai berisi data nilai semester I dan semester II 6. Memu
a. Menu Admin
Administrasi Simpeg akan memasukan semua data master ataupun data pendukung dari Simpeg untuk kemudian disimpan ke database.
Data yang dikelola oleh administrasi simpeg meliputi:
1) Input Data Pegawai, seperti pada Gambar 6.1 berikut:
2)
Gambar 6.1 Tambah Data Pegawai
3) Input dan Manajemen Data Keluarga, seperti pada Gambar 6.2
Gambar 6.2 Tambah Data Keluarga
4) Input dan Manajemen Data Pendidikan, seperti pada Gambar 6.3
Gambar 6.3 Tambah Data Pendidikan
5) Input dan Manajemen Data Pelatihan, seperti pada Gambar 6.4
Gambar 6.4 Form Tambah Data Pelatihan
6) Input dan Manajemen Data Jabatan, seperti pada Gambar 6.5
Gambar 6.5 Tambah Data Jabatan Pegawai
7) Input dan Manajemen Data Siswa, seperti pada Gambar 6.6, berikut:
Gambar 6.6 Form Tambah Data Siswa b. Menu Bendahara
Bagian ini adalah bagian input sistem yang melibatkan pegawai yang mempunyai jabatan sebagai bendahara sebagai objek dalam sistem ini, bendahara diberi otoritas memasukkan data tambahan selain data kunci yang hanya dimiliki oleh administrasi simpeg.
Bendahara memiliki beberapa fungsi sistem sebagai berikut:
- Input Slip Gaji Pegawai dan Edit Slip Gaji Pegawai, Seperti terlihat pada Gambar 6.7, berikut:
Gambar 6.7 Input Slip Gaji Pegawai c. Menu Absensi
Pada bagian ini adalah bagian input sistem yang melibatkan pegawai yang mempunyai jabatan sebagai petugas absensi sebagai salah satu objek dalam sistem ini. Petugas absensi diberi otoritas memasukkan data tambahan selain data kunci yang hanya dimiliki oleh administrasi simpeg.
Petugas Absensi hanya memiliki satu fungsi dalam sistem ini yaitu:
1) Input Absensi Pegawai
Input Absensi Pegawai, yang dapat dilihat pada Gambar 6.8
Gambar 4.8 Tambah Data Absensi d. Menu Pegawai
Pada bagian ini adalah bagian input sistem yang melibatkan pegawai sebagai salah satu objek dalam sistem ini. Pegawai diberi otoritas memasukkan data tambahan selain data kunci yang hanya dimiliki oleh administrasi simpeg.
Pegawai memiliki beberapa fungsi sistem sebagai berikut:
- Edit Data Pegawai
- Input Data Keluarga - Input Data Pendidikan - Input Data Pelatihan - Input Data Jabatan e. Menu Umum
Pada bagian ini sistem dibangun buat pengunjung exteral yang hanya bisa melihat atau mendapatkan informasi, beberapa informasi yang bisa diakses dari data kepegawaian antara lain:
1) Basis Data Pegawai
Basis Data Pegawai, dapat dilihat pada tabel 6.1 berikut:
Tabel 6.1 Basis Data Pegawai
2) Informasi Detail Data Pegawai
Informasi Data Pegawai, dapat dilihat pada gambar 4.9, berikut:
Gambar 4.9 Detail Pegawai 2) Informasi Pegawai berdasarkan Pendidikan
Informasi Data Pegawai berdasarkan Pendidikan, dapat dilihat pada gambar 6.2, berikut:
Tabel 6.2 Pegawai berdasarkan Pendidikan
3) Informasi Pegawai berdasarkan Pelatihan
Informasi Data Pegawai berdasarkan Pelatihan, dapat dilihat pada gambar 4.5, berikut:
Tabel 6.3 Pegawai berdasarkan Pelatihan
4) Informasi Pegawai berdasarkan Jabatan dan Gaji Informasi Data Pegawai berdasarkan Pelatihan, dapat dilihat pada gambar 6.4. berikut:
Tabel 6.4. Jabatan dan Gaji Pegawai
5) Informasi Slip Gaji pegawai
Slip Gaji Pegawai dapat dilihat pada gambar 6.10, berikut:
Gambar 6.10 Slip Gaji Pegawai
BAB 6 ...99 Sistem Informasi Manajemen Pegawai...99 A. Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen Pegawai
... 100 B. Kegiatan Sistem Informasi Manajemen Pegawai.... 107 C. Penelolaan Sistem Informasi Manajemen Pegawai 114 D. Kerja Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian 121
Sistem Informasi Manajemen Pendidikan 135
Bab 7
Sistem Informasi Manajemen Kesiswaan (SIMKES)
rusan kesiswaan sangat dibutuhkan di sebuah lembaga pendidikan, karena merupakan subyek sekaligus sebagai obyek dalam proses transfer ilmu pengetahuan dan ketrampilan-ketrampilan yang diperlukan. Oleh karena itu keberadaan urusan kesiswaan tidak hanya sekedar memenuhi kebutuhan suatu lembaga, melainkan harus dikelola dengan sebaik-baiknya agar bermutu, maksudnya dapat dikeleola dengan maksimal sehingga siswa dapat tumbuh dan berkembang sesuai dengan potensi dirinya, kecerdasannya serta sosial emosionalnya. Hal ini sesuai dengan apa yang diamanatkan oleh UU Sisdiknas No. 20 tahun 2003, dalam tujuan pendidikan mengamanatkan agar pendidikan nasional berfungsi mengembangkan kemampuan dan membentuk watak serta peradaban bangsa yang bermartabat dalam rangka mencerdaskan kehidupan bangsa.
Hal diatas dapat dipahami karena salah satu misi pendidikan adalah bagaimana melindungi, melestarikan dan mengembangkan budaya bangsa dan budi pekerti yang luhur dalam tata kehidupan di sekolah. Dengan demikian kebutuhan siswa dalam mengembangkan dirinya tentu saja beragam dalam hal pemrioritasan. Sebagai contoh bahwa seorang siswa ingin sukses dan berprestasi dalam hal nilai akademik, disisi lain ia juga ingin bersosialisasi dengan teman-temannya, bahkan ada juga yang ingin sukses dalam bidang non akademik, seperti olahraga, kesenian maupun yang lainnya.
Dengan demikian maka urusan kesiswaanlah yang harus melayani dan dapat mengkoordinir segala kegiatan siswa di suatu sekolah baik itu berupa kegiatan di sekolah maupun kegiatan yang dilaksanakan di luar sekolah, bahkan boleh dikatakan mulai dari siswa mendaftarkan diri sampai siswa tersebut menyelesaikan belajarnya.
Pendidikan dikatakan bermutu jika ada suatu kerjasama
U
dan keseimbangan antara input, proses, dan outputnya. Dari segi proses pendidikan disebut bermutu jika proses belajar mengajar berlangsung secara efektif dan efisien ditunjang oleh sumber daya yang ada seperti sumber daya manusia, dana, sarana dan prasarana yang memadai. Sehubungan dengan hal tersebut peningkatan mutu dalam sebuah lembaga pendidikan sudah menjadi suatu keharusan.
A. Konsep Manajemem Sistem Informasi Keiswaan