Penutup terdiri atas kesimpulan mengenai perlengkapan dan inventaris kantor pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU.
BAB II
PROFIL INSTANSI
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU
Universitas Sumatera Utara diprakarsai Sumatera Utara dan Aceh dengan membentuk Yayasan Universitas Sumatera Utara dan mendirikan Fakultas Kedokteran pada 20 Agustus 1952 sebagai Fakultas pertama. Menyusul kemudian Fakultas Hukum, Pertanian, dan Teknik. Sementara Fakultas Ekonomi USU pertama kali didirikan oleh Yayasan USU yang berlokasi di Kutaraja (sekarang kota Banda Aceh) pada tahun 1959, dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.
Berhubung Fakultas Ekonomi USU yang berkedudukan di Banda Aceh Menjadi bagian dari Universitas Syiah Kuala, pada tahun 1961, USU membuka kembali Fakultas Ekonomi di Medan. Penetapan dilakukan dengan Surat Keputusan Menteri Pendidikan Tinggi RI No. 64/ 1961 tanggal 24 November 1961 dimana surat berlaku terhitung mulai 1 Oktober 1961. Berdasarkan Surat Keputusan tersebut, tanggal 24 November diperingati sebagai hari lahir atau Dies Natalis Fakultas Ekonomi USU.
Pada tahun 1975 AAN (Akademi Administrasi Niaga) Medan dilebur ke Fakultas Ekonomi USU menjadi PAAP (Pendidikan Ahli Administrasi dan Perusahaan). PAAP kemudian menjadi Program Diploma Tiga (DIII) dengan tiga program studi, yakni DIII Keuangan, DIII Akuntansi, dan DIII Keseketariatan.
Dalam perjalanan yang panjang, pada tahun 2003 USU berubah status dari suatu Perguruan Tinggi Negeri (PTN) menjadi suatu Perguruan Tinggi Badan
Hukum Milik Negara (PT BHMN). Perubahan status USU dari PTN menjadi PT BHMN merupakan yang kelima di Indonesia. Fakultas Ekonomi USU merupakan salah satu dari sepuluh Fakultas dan Program Pascasarjana yang ada pada saat USU menjadi PT BHMN.
1. Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumtera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.
2. Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai Berikut :
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang Ilmu Ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar. b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu ilmu dan sumber pendanaan fakultas dalam status Perguruan Tinggi Badan Hukum Milik Negara(PT BHMN).
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional.
3. Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
1. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.
2. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/ perubahan.
B. Jenis Usaha/Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/ pelayanan masyarakat dan pembinaan akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma
Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya
C. Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah susunan komponen-komponen unit kerja dalam organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja dan menunjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda tersebut dikoordinasikan. Struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan.
Jadi, struktur organisasi dibentuk untuk menciptakan suatu pola yang dapat mempertinggi efisiensi kerja dan bertujuan untuk memelihara hubungan yang baik diantara tiap-tiap bagian kelompok kerja, sehingga terdapat koordinasi yang baik yaitu adanya kesatuan perintah dan tanggung jawab serta dapat menjamin pengawasan.
1. Menciptakan kesuksesan bagi suatu bisnis, dengan memiliki struktur organisasi kita telah berimajinasi seperti apa bisnis kita dimasa mendatang 2. Memudahkan pengembangan sumber daya manusia, dengan struktur
organisasi kita mampu melihat bagian-bagian mana saja yang nantinya membutuhkan SDM dan dapat menempatkannya sesuai dengan keahliannya 3. Fungsi delegasi yaitu struktur organisasi kita bisa dengan mudah melakukan
pelimpahan pekerjaan atau wewenang kepada orang yang tepat.
Adapun Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 1.1 berikut :
BAGAN STRUKTUR ORGANISASI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Gambar 1.1 Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Sumber : Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara,
( 2007)
PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI USU
Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec
Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak Kepala Sub Bagian Tata
Usaha Departemen
Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas Kepala lab/Studio/
bengkel Ketua Program Studi
Intra Departemen Ketua Program Studi
Inter Departemen
Unit Penunjang Fakultas Kepala bagian Tata
Usaha Fakultas Ketua dan Sekretaris
Departemen
Kepala bagian Tata Usaha Fakultas Dekan dan
Pembantu Dekan Rektor dan Pembantu Rektor
Pembantu Dekan II : Drs. Arifin Lubis, MM, Ak
Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE, M.Si
DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS EKONOMI
Ketua : Drs. Erwin Abubakar, MBA, Ak
Sekretaris : Dra. Komariah Pandia, M.Si
Anggota : Prof. Bachtiar Hassan Miraza
Prof. Moenaf H. Regar, M.Acc
Prof. Dr. Amrin Fauzi
Prof. Dr. Arnita Zainuddin, M.Si
Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MAFIS, MBA, Ak
Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si
Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Acc, Ak
Prof. Dr. Paham Ginting, MS
Prof. Dr. Syaad Afifuddin S., M.Ec
Prof. Dr. Ramli, MS
Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak
Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec
Prof. Dr. lic. Rer. Reg. Sirojuzilam, SE
Prof. Dr. Rismayani, MSi
DEPARTEMEN
Ekonomi Pembangunan
Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec
Sekretaris : Dr. Irsyad Lubis, SE, M.Soc.Sc
Manajemen
Ketua : Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si
Sekretaris : Nisrul Irawati, SE, MBA
Akuntansi
Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak
Sekretaris : Mutia Ismail, SE, MM, Ak
PROGRAM DIPLOMA III
Ketua : Prof. Dr. Paham Ginting, MS
Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si
Akuntansi
Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak
Sekretaris : Iskandar Muda, SE, M.Si
Kesekretariatan
Ketua : Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si
Sekretaris : Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA
D. Job Description
Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Tata Usaha
dan pada bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU :
1. Sub Bagian Akademik
Bagian Akademi merupakan bagian yang memberikan pelayanan kepada mahasiswa, sesuai dengan apa yang ingin di ketahui oleh mahasiswa agar mahasiswa mengetahui informasi yang berhubungan dengan akademik mahasiswa dan mahasiswa
dapat melaksanakan proses belajar mengajar dengan baik. Pelayanan pada bagian akademik adalah sebagai berikut :
a. Perkuliahan
Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk mendapatkan transfer of knowledge and
science (aplikasi praktek) dibidang manajemen antara dosen sebagai fasilitator dan
mahasiswa, sehingga mahasiswa dapat dimengerti, memahami, mampu mengekspresikan dalam perilaku (aspek efektif), dan memiliki keterampilan (aspek skill) dilapangan. Sedangkan ruang lingkupnya adalah proses ini berlaku mulai dari penetapan Kartu Rencana Studi (KRS) mahasiswa sampai dengan proses persiapan ujian.
b. Ujian
Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk mengevaluasi hasil proses perkuliahan yang telah dilakukan. Sedangkan ruang lingkupnya adalah proses ini berlaku mulai ketika tatap muka sudah mencapai 14 kali tatap muka sampai dengan pengumuman hasil ujian.
c. Kartu Hasil Studi dan Transkrip
Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk mensosialisasikan hasil evaluasi akhir studi mahasiswa pada setiap semester dan akhir studi secara keseluruhan. Sedangkan ruang lingkupnya adalah proses ini berlaku mulai penyetoran nilai hasil ujian sampai dengan penyerahan Kartu Hasil Studi.
1. Bagian Kemahasiswaan
Pegawai memberikan informsi yang berhubungan dengan kemahasiswaan, sehingga mahasiswa mengetahui informasi.
2. Bagian Keuangan
Memberikan pelayanan yang berhubungan dengan Kartu Rencana Studi (KRS) dan Kartu Hasil Studi (KHS) harus sudah diisi sebelum perkuliahan
dimulai.Perkuliahan, setiap mahasiswa yang mengikuti mata kuliah harus menghadiri tatap muka minimum 80% dari jumlah perkuliahan oleh dosen atau asisten, agar diijinkan mengikuti ujian akhir semester. Administrasi Nilai Ujian, hasil ujian diserahkan oleh masing-masing dosen pengasuh paling lambat 2 (dua) minggu terhitung sejak tanggal ujian, hasil dibuat dalam rangkap 3 (tiga), digunakan untuk :
a. Satu set untuk pengumuman kepada mahasiswa
b. Satu set untuk administrasi Sub Bagian Akademik
Nilai ujian yang ada di Sub Bagian Akademik akan digunakan untuk data pribadi mahasiswa dan untuk mengisi nilai setiap mahasiswa ke Kartu Hasil Studi (KHS). Adapun struktur Organisasi Pada bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU :
Dekan :
Drs.Jhon Tafbu Ritonga,M.Ec
Pembantu Dekan I : Fahmi N Nasution, SE, M.Acc, Ak
Pembantu Dekan II: Drs. Arifin Lubis, MM, Ak
Pembantu Dekan III: Ami Dilham SE, MSi
Kasubbag.Akademik : Fepty Aniar, SE
Kasubbag. Perlengkapan : Simba Sembiring, SE
Gambar 1.2 Struktur Organisasi Pada Bagian Akademik FE USU
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan Mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan saran akademik.
e. Menghimpun dan mengklasifikasikan data pencapaian target kurikulum. f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.
Staf Akademik:
a. Bagian Sekretaris : Sugeng Suprayetno
b. Bagian Persiapan Wisuda : T. Sugondo, SE, MSi
c. Bagian Nilai Akademik Dep.Manajemen : Rostati, SE
d. Bagian Nilai Akademik Dep.Akutansi : Dameria U Berutu, SE
e. Bagian Departemen Ekonomi Pembangunan : Sumanto
f. Bagian Nilai Akademik Dep.D3 Akutansi : Sodali, SE g. Bagian Nilai Akademik Dep.D3 Keuangan : Syafarida
h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
2. Bagian Tata Usaha Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
b. Menghimpun, menelaah peraturan perundang-undangan dibidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas. f. Melakasanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/
pelayanan kepada masyarakat.
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas. h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas. i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.
k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.
3. Sub Bagian Umum dan Keuangan Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan. c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.
d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
f. Melakuakan penerimaan, penyimpanan, pembekuan, pengeluaran, dan pertanggung jawaban keuangan.
g. Melakukan pembayaran gaji honorarium, lembur, Vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
4. Sub Bagian Kepegawaian Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. c. Melakukan urusan mutasi pegawai.
d. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
e. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti.
f. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. g. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. h. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
i. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni. c. Melakukan administrasi kemahasiwaan.
d. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan kesejahteraan mahasiswa.
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan. i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni
j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan dan alumni.
k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
6. Sub Bagian Perlengkapan Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan. d. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan. e. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan
dan perlengkapan.
f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
a. Rencana Kegiatan
I. Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara anatara lain sebagai berikut :
b. Merancang kegiatan Ujian Akhir Semester (UAS) ganjil Tahun Ajaran
c. Penyusunan Kartu Rencana Studi (KRS) dan Kartu Hasil Studi (KHS)
semester ganjil/genap.
d. Pelaksanaan Wisuda Mahasiswa.
2. Rencana kegiatan Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain adalah sebagai berikut:
a. Menyimpan dan menyebarluaskan peraturan perundang-undangan di bidang akademik, sarana akademik, registrasi dan statistik.
BAB III PEMBAHASAN
A. PERLENGKAPAN KANTOR
1.1 Pengertian Perlengkapan Kantor
Perlengkapan kantor adalah suatu benda atau alat yang digunakan untuk membantu menyelesaikan pekerjaan kantor. Aktivitas kerja sekretaris pada prinsipnya adalah menitikberatkan pada pekerjaan kantor atau perusahaan yaitu membantu melayani berbagai bidang kegiatan atau kelancaran kantor. Maka dibutuhkan berbagai macam perlengkapan kantor (office equipment) yang digunakan pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Dengan adanya perlengkapan kantor yang memadai, efisiensi kerja pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat ditingkatkan. Perlengkapan kantor adalah suatu benda atau alat yang digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan kantor dan inventaris kantor adalah sebuah daftar yang memuat barang milik instansi. Inventaris kantor dapat dibagi dua yaitu barang-barang inventaris tahan lama (durable) dan barang-barang-barang-barang habis pakai (consumed), sedangkan perlengkapan kantor dapat berupa peralatan kantor, perabot kantor, hiasan kantor, dan bekal atau persediaan kantor menurut Gie (2002).
Dalam pengertian tersebut terdapat pengertian yang tumpang tindih. Dimana barang habis pakai (consumed) dan hiasan kantor (office supplies) menyatakan benda yang hampir sama, sedangkan barang-barang tahan lama (durable) hampir sama dengan peralatan dan perabot kantor. Uraiannya dapat dilihat pada bagian bawah ini :
1.2 Macam-Macam Perlengkapan Kantor
Menurut Gie (1992) beberapa perlengkapan kantor yaitu : peralatan kantor, perabot kantor, hiasan kantor, bekal atau persediaan kantor. rinciannya dilihat berikut ini :
1.2.1 Peralatan Kantor (office appliances)
Dalam dunia modern dengan perkembangan teknologi yang luar biasa dewasa ini, pekerjaan perkantoran dapat dikatakan mengalami perubahan corak dan sifat. Kalau zaman dahulu perlengkapannya cukup hanya berupa lembaran kertas dan alat tulis, kini kertas itu dilengkapi dengan pita rekaman, layar gambar, papan magnetik, dan lembar film, sedang alatnya dapat berupa segala macam mesin perkantoran.
Peralatan kantor yaitu segenap alat yang dipergunakan untuk menghimpun, mencatat, dan mengelola bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor,organisasi atau perusahaan yang bekerja secara mekenik, elektrik, magnetik, dan kimiawi. Macam peralatan kantor itu banyak sekali dan tampaknya terus bertambah sejalan dengan kemajuan teknologi modern. Berdasarkan
pengertian tersebut, dapat dibuat daftar peralatan kantor pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, sebagai berikut :
Tabel 1.2
Daftar Peralatan Kantor Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
No Nama Barang
Jumlah Barang
Kondisi Barang
1 Mesin computer 17 buah Baik
2 Mesin ketik manual 6 buah Baik
3 Mesin ketik standard 2 buah Rusak ringan
4 Mesin fotokopi 1 buah Baik
Sumber : Fakultas Ekonomi Bagian Akademik USU 1.2.2 Perabot Kantor (office furnishings)
Perabot kantor yang dalam bahasa Inggris disebut office furnisings biasanya Perabot meliputi benda-benda yang dibuat dari kayu, besi, formika, dan lain-lain. Tata ruang kantor yang disusun secara baik akan tampak lebih rapi apabila perabot kantornya seragam. Tata ruang itu juga akan memperlancar pelaksanaan kerja perkantoran bilamana perabotnya memenuhi syarat-syarat efisiensi ruang dan bentuk yang tetap. Berdasarkan pengertian tersebut, dapat dibuat tabel perabot kantor pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sebagai berikut :
Tabel 1.3
Daftar Perabot Kantor Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
NO Nama Barang Jumlah barang Kondisi barang
1 Meja kerja 15 buah Baik
2 Meja rapat 1 buah Baik
3 Meja komputer 9 buah Baik
4 Meja telepon 1 buah Baik
5 Kursi besi 19 buah Baik
6 Kursi dorong 10 buah Baik
7 Lemari kayu 1 buah Baik
8 Filling cabinet besi 8 buah Baik
9 White board 1 buah Baik
Sumber : Fakultas Ekonomi Bagian Akademik USU
1.2.3 Hiasan Kantor (office ornament).
Hiasan kantor adalah alat kelengkapan kerja kantor yang bersifat hiburan atau seni (keindahan kantor). Contoh gambar-gambar, dekorasi termasuk bagan statistik dan struktur organisasi. Dalam perkantoran hiasan kantor itu perlu digunakan, adanya hiasan kantor akan menambah kenyamanan tersendiri bagi pegawai yang menggunakan ruangan tersebut.
1.2.4 Bekal atau persediaan
Dalam setiap kantor modern selain kertas dan alat tulis untuk melaksanakan pekerjaan kantor masih diperlukan bermacam-macam barang perbekalan yang banyak sekali ragamnya dan jumlahnya. Berdasarkan pengertian diatas bekal atau persediaan kantor yang digunakan pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
1. Barang lembaran : misalnya kertas tik, karbon, dan berkas. 2. Barang bentuk lainya : misalnya lem, karet penghapus, dan tinta. 3. Alat tulis : misalnya pensil, pulpen, cap nomor. 4. Alat keperluan lainnya : alat pencabut jepitan kawat, bantalan cap. 5. Mesin perkantoran : misalnya mesin tik, kalkulator.
6. Perabotan perkantoran : misalnya meja, lemari, peti besi. 7. Perlengkapan lainnya : misalnya lampu dan kipas angin.
Perbekalan kantor dengan berbagai barang perbekalan itu memerlukan hal-hal lain yang dianggap sebagai bahan baku atau bahan mentahnya. Hal-hal-hal termasuk tidak lain adalah konsepsi-konsepsi pikiran manusia berupa abjad, angka, tanda-tanda baca, tanda-tanda hitung dan sisstem-sistem tulisan dengan huruf-huruf yang lazim maupun khusus seperti tulisan steno. Bahan-bahan baku ini dengan melalui barang barang perbekalan kantor dan menurut serangkaian aturan tata tertib tertentu dipakai untuk mengucapkan secara tertulis berbagai keterangan yang diperlukan.
Akhirnya dari perpaduan antara kegiatan-kegiatan kantor, bahan-bahan baku, dan barng-barang perbekalan itu terciptalah benda-benda hasil kerja yang dapat berbentuk segala macam warkat, formulir, buku dan benda berketerangan lainnya.
Peranan setiap kantor modern dewasa ini sebagai pusat ingatan dan sumber informasi. Maka dalam kantor itu hendaknya disediakan pula buku-buku petunjuk untuk menjadi tempat bertanya mengenai segala fakta umum yang diperlukan dari waktu ke waktu.
Buku-buku petunjuk atau karya-karya referensi ( Gie,1992 ) dibagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mempunyai jenis dan fungsi yang berbeda-beda.
Jenis-jenisnya adalah sebagai berikut :
a. Year book (buku tahunan) : Untuk mengetahui perkembangan dari peristiwa-peristiwa dalam tahun-tahun terakhir.
b. Dictionary (kamus) : Untuk mencari arti, perumusan, ejaan, dan peristilahan dari sesuatu hal.
c. Handbook (buku pegangan) : Untuk memperoleh penjelasan yang luas dan lengkap mengenai pokok soal dalam suatu bidang spesialisasi.
d. Gazetteer (atlas) : Untuk mencari keterangan tentang sesuatu tempat.
e. Biographical dictionary : Untuk mencari keterangan tentang riwayat hidup seseorang yang sudah termasuk tokoh.
f. Directory (daftar alamat) : Untuk mencari nama dan alamat dari seseorang, suatu perusahaan atau organisasi lainnya.
Menurut Gie (1992) proses penyelenggaraan menyangkut mengenai kebutuhan, penyediaan, penggunaan alat, benda, tempat, dan fasilitas lainnya, yang semua kebutuhan tersebut digunakan dalam rangka untuk kelancaran melaksanakan pekerjaan tersebut. Sehubungan dengan bekal kantor (perbekalan), maka perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut :
1) Hasil penelitian dan penentuan kebutuhan perlengkapan kerja. 2) Standarisasi dan perincian benda-benda.
3) Proses pembelian benda dan pambayaran.
4) Prosedur pemakaian benda (permintaan – pengeluaran). 5) Pencatatan dan pengurusan harta benda.
6) Teknik menyimpan dan merawat harta benda. 7) Pemeliharaan gudang.
1.3 Fungsi Perlengkapan Kantor
Perlengkapan kantor merupakan salah satu penunjang untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan efisien. Perkembangan teknologi yang semakin maju, menuntut manusia untuk bertindak semakin cepat dan ini dapat ditunjang dengan menggunakan perlengkapan kantor yang dapat membantu dalam menyelesaikan pekerjaan pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU.
Fungsi perlengkapan kantor tersebut adalah sebagai berikut :