TUGAS AKHIR
FUNGSI PERLENGKAPAN DAN INVENTARIS KANTOR PADA BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
OLEH :
DIAN PRATIWI 072103002
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
M E D A N
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA : DIAN PRATIWI
NIM : 072103002
PROGRAM STUDI : D III KESEKRETARIATAN
JUDUL : FUNGSI PERLENGKAPAN DAN INVENTARIS KANTOR PADA BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Tanggal: ………….… 2010 Ketua Program Studi D-III Kesekretriatan
(DR. Endang Sulistya Rini , SE, MSi) NIP. 19620513 199203 2 001
Tanggal: ...2010 D e k a n
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : DIAN PRATIWI
NIM : 072103002
PROGRAM STUDI : D III KESEKRETARIATAN
JUDUL : FUNGSI PERLENGKAPAN DAN INVENTARIS KANTOR PADA BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Medan, September 2010
Menyetujui,
Dosen Pembimbing
KATA PENGANTAR
Bismillahirrahmanirrohim
Syukur Alhamdulillah penulis panjatkan kepada Allah SWT karena atas
rahmat, dan hidayah-Nya penulis sehingga dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini
yang berjudul “Fungsi Perlengkapan dan Inventaris Kantor Pada Bagian
Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.
Adapun maksud dari penyusunan tugas akhir ini untuk menyelesaikan
Pendidikan pada Program Studi Diploma III Kesekretariatan pada Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Dengan keterbatasan pengetahuan dan kemampuan, penulis menyadari
bahwa penulisan tugas akhir ini masih terdapat kekeliruan dan kekurangan serta
jauh dari kesempurnaan. Oleh sebab itu, penulis mengharapkan saran-saran dan
kritik membangun dari para pembaca agar dapat dijadikan bahan masukan yang
sangat berguna dimasa yang akan datang.
Pada kesempatan ini penulis memohon maaf dan mengucapkan terima
kasih kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan demi kelancaran
penulisan Tugas Akhir ini. Ucapan Terima kasih penulis sampaikan kepada :
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku dekan Fakultas Ekonomi
2. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE,Msi selaku ketua Program Studi
Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara.
3. Ibu Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE,MBA selaku sekretaris Program Studi
Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara.
4. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea, MM selaku dosen pembimbing yang telah
membimbing penulis dalam penyelesaian tugas akhir ini.
5. Ibu Fepty Aniar, SE Selaku Kasubbag Akademik Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara yang telah membantu penulis dalam
mengerjakan tugas akhir ini.
6. Seluruh dosen pengajar dan pegawai Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
7. Teristimewa kepada kedua Orang tuaku, yaitu Ayahanda Tercinta Khairul
Bakti dan Ibunda tercinta Nadrah Siregar yang telah mengasuh,
membesarkan, dan mendukung penulis serta selalu memberikan perhatian
dan doa yang tiada hentinya kepada penulis dengan tulus dan ikhlas.
8. Adik-adik penulis yang tersayang, Muhammad Irfan, Sri Wahyuni, dan
Fakhira Farahdina yang selalu menghibur dan memberikan canda tawa
kepada penulis.
9. Sahabat-sahabat terbaikku yang telah memberikan persahabatan yang
berarti, Sartika Ramadani, Egha Lely, Chitra Effendi, Andini Dwi Aulia,
10.Teman-teman D-III Kesekretariatan 2007 yang telah memberikan
keindahan pada masa perkuliahan penulis.
11.Teman–teman selama magang penulis yaitu Siska, Enda, Putri, Amad,
Andri, Andra, Farrel, Mora, Dedy, Hery. yang telah memberikan
kerjasama dan kesetiakawanan yang baik sewaktu magang.
12.Semua teman-teman yang tidak dapat disebutkan satu persatu penulis
mohon maaf, penulis berjanji akan selalu menyimpan nama kalian dalam
memori, dan penulis ucapin terima kasih atas bantuannya dalam
penyelesaian Tugas Akhir ini.
Penulis menyadari Tugas Akhir ini masih jauh dari kesempurnaan, namun
harapan penulis semoga Tugas Akhir ini bermanfaat kepada seluruh pembaca.
Semoga kiranya Allah selalu memberikan rahmat dan hidayah-Nya kepada
kita semua. Amin...ya Robbal al’amin...
Medan, September 2010
DAFTAR ISI
E. Jadwal Kegiatan Dan Sistematika Penulisan ... 4
BAB II PROFIL PERUSAHAAN / INSTANSI A. Sejarah Ringkas ... 7
1.1 Pengertian Perlengkapan Kantor ... 24
1.2 Macam-macam Perlengkapan Kantor... 25
1.3 Fungsi Perlengkapan Kantor ... 31
B.Inventaris Kantor ... 32
1.1 Pengertian Inventaris Kantor ... 32
1.2 Buku Barang ... 33
1.3 Laporan Inventaris ... 34
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 36
B. Saran ... 36
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan ... 5
Tabel 1.2 Daftar Peralatan Kantor Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 26
Tabel 1.3 Daftar Perabot Kantor Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara... 27
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 1.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara ... 12
Gambar 1.2 Struktur Organisasi Bagian Akademik Fakultas Ekonomi
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Kantor merupakan tempat diselenggarakannya kegiatan menangani
informasi, menangani informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengelola,
menyimpan sampai mengeluarkan dan mendistribusikan informasi. Oleh karena
itu perlengkapan dan inventaris kantor mempunyai peranan penting bagi setiap
instansi pemerintah maupun swasta, untuk menangani berbagai informasi dikantor
tersebut.
Aktivitas kerja sekretaris menitikberatkan pada pekerjaan kantor atau
perusahaan. Maka perlengkapan kantor dan inventaris kantor sangat berfungsi
dalam membantu kelancaran aktivitas dan kegiatan kantor baik di instansi
pemerintah maupun swasta. Jika dalam suatu instansi pemerintah maupun swasta
kekurangan perlengkapan dan inventaris kantor maka aktivitas dan kegiatan
kantor akan terganggu. Gie (1992) mengatakan bahwa perlengkapan kantor dapat
berupa peralatan kantor, perabot kantor, hiasan kantor, dan persediaan kantor
sedangkan inventaris kantor merupakan sebuah daftar yang memuat nama-nama
barang milik instansi tersebut.
Proses perlengkapan dan inventaris kantor artinya penyelenggaraan
mengenai kebutuhan, penyediaan, penggunaan alat, benda, tempat dan fasilitas
lainnya dan semua kebutuhan tersebut digunakan dalam kerangka untuk
Sehubungan dengan perlengkapan kantor, perlu diperhatikan khususnya
kebutuhan perlengkapan kerja, standarisasi dan perincian benda-benda, proses
pembelian benda-benda serta pembayaran, prosedur pemakaian benda baik
permintaan maupun pengeluaran, pencatatan dan pengurusan harta benda, teknik
menyimpan dan merawat harta benda, pemeliharaan gudang dan pengangkutan
benda-benda, karena ini berhubungan dengan perlengkapan (bekal) kantor untuk
membantu kelancaran aktifitas dan kegiatan kantor.Perlengkapan kantor adalah
suatu benda atau alat yang digunakan untuk membantu menyelesaikan pekerjaan
kantor. Maka dibutuhkan berbagai macam perlengkapan kantor (office equipment)
yang digunakan pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universita Sumatera
Utara. Dengan adanya perlengkapan kantor yang memadai,efisiensi kerja pada
Bagian Akademik dapat ditingkatkan. Sedangkan Inventaris Kantor adalah sebuah
daftar yang memuat barang milik instansi Inventaris Kantor dapat dibagi menjadi
2 (dua) bagian yaitu : barang-barang inventaris tahan lama dan barang-barang
habis pakai, sedangkan perlengkapan kantor dapat berupa alat tulis kantor, perabot
B. Permasalahan
Untuk memfokuskan dan memperjelas topik yang akan dibahas pada tugas
akhir ini, maka perlu diadakan perumusan guna mempermudah materi yang akan
dibahas dan dipelajari selama dibangku perkuliahan. Adapun perumusan masalah
dalam penelitian ini adalah Bagaimana Fungsi Perlengkapan dan Inventaris
Kantor Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU.
C. Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian ini adalah:
1. Untuk mengetahui fungsi perlengkapan kantor dan inventaris kantor
Fakultas Ekonomi USU
2. Memberikan sumbangan pikiran sebagai bahan masukan bagi Fakultas
Ekonomi USU.
D. Manfaat Penelitian
Manfaat penelitian ini adalah:
1. Bagi Instansi
Sebagai masukan untuk fungsi kantor dan inventaris kantor Fakultas
Ekonomi USU sesuai dengan hasil dan analisis peneliti untuk bahan kepentingan
2. Bagi Penulis
Menambah pengetahuan penulis dalam bidang yang ditulis. Bagaimana
fungsi dari perlengkapan kantor dan inventaris kantor dalam menjalankan tugas
agar lebih berfungsi dan bertanggung jawab. Bermanfaat untuk mengetahui dan
memahami dalam pencapaian tujuan agar terlaksana dengan sukses serta dapat
menambah pengetahuan penulis dalam bidang yang ditulis, baik secara teoritis
maupun penerapannya langsung.
3. Bagi Pihak lain
Sebagai bahan informasi atau masukan bagi pihak lain yang membutuhkan
dalam hal fungsi perlengkapan dan inventaris kantor.
E. Jadwal dan Sistematika Penulisan
1. Jadwal kegiatan
Dalam penulisan tugas akhir ini, dibuat jadwal kegiatan gunanya agar waktu
yang diperlukan dapat dibagi dengan teratur. Agar penulisan tugas akhir ini dapat
Tabel 1.1
Jadwal Kegiatan Penulisan Tugas Akhir
Kegiatan Minggu I Minggu II Minggu III
Persiapan
Pengumpulan Data
Penulisan Laporan
Sumber : Penulis
Jadwal survei yang dilakukan oleh penulis di Bagian Akademik Fakultas
Ekonomi USU. Dimana survei tersebut bertujuan memperoleh data-data yang
diperlukan mengenai perlengkapan dan inventaris kantor yang dilakukan oleh
Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Dimulai dari
tanggal 05 Juli– 23 Juli. Hal ini diperlukan penulis dalam menyelesaikan tugas
2. Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan tugas akhir ini adalah:
BAB I: PENDAHULUAN
Bab ini akan menjelaskan tentang Latar Belakang, Permasalahan, Tujuan
Penelitian, Manfaat penelitian, Jadwal Penelitian yang dilakukan dan Sistematika
Penulisan.
BAB II: PROFIL PERUSAHAAN ATAU INSTANSI
Bab ini terdiri dari Sejarah Ringkas Perusahaan, Struktur Organisasi dan
Personalia, Uraian Tugas, Kegiatan Usaha, Kinerja Terkini, serta Rencana
Kegiatan.
BAB III: PEMBAHASAN
Pembahasan ini akan menjelaskan bagaimana fungsi perlengkapan dan
inventaris kantor pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU.
BAB IV: KESIMPULAN DAN SARAN
Penutup terdiri atas kesimpulan mengenai perlengkapan dan inventaris
BAB II
PROFIL INSTANSI
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU
Universitas Sumatera Utara diprakarsai Sumatera Utara dan Aceh dengan
membentuk Yayasan Universitas Sumatera Utara dan mendirikan Fakultas
Kedokteran pada 20 Agustus 1952 sebagai Fakultas pertama. Menyusul kemudian
Fakultas Hukum, Pertanian, dan Teknik. Sementara Fakultas Ekonomi USU
pertama kali didirikan oleh Yayasan USU yang berlokasi di Kutaraja (sekarang
kota Banda Aceh) pada tahun 1959, dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku
Iskandar.
Berhubung Fakultas Ekonomi USU yang berkedudukan di Banda Aceh Menjadi
bagian dari Universitas Syiah Kuala, pada tahun 1961, USU membuka kembali
Fakultas Ekonomi di Medan. Penetapan dilakukan dengan Surat Keputusan
Menteri Pendidikan Tinggi RI No. 64/ 1961 tanggal 24 November 1961 dimana
surat berlaku terhitung mulai 1 Oktober 1961. Berdasarkan Surat Keputusan
tersebut, tanggal 24 November diperingati sebagai hari lahir atau Dies Natalis
Fakultas Ekonomi USU.
Pada tahun 1975 AAN (Akademi Administrasi Niaga) Medan dilebur ke Fakultas
Ekonomi USU menjadi PAAP (Pendidikan Ahli Administrasi dan Perusahaan).
PAAP kemudian menjadi Program Diploma Tiga (DIII) dengan tiga program
studi, yakni DIII Keuangan, DIII Akuntansi, dan DIII Keseketariatan.
Dalam perjalanan yang panjang, pada tahun 2003 USU berubah status dari
Hukum Milik Negara (PT BHMN). Perubahan status USU dari PTN menjadi PT
BHMN merupakan yang kelima di Indonesia. Fakultas Ekonomi USU merupakan
salah satu dari sepuluh Fakultas dan Program Pascasarjana yang ada pada saat
USU menjadi PT BHMN.
1. Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumtera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas
Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar
dalam persaingan global.
2. Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai Berikut
:
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam
bidang Ilmu Ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar.
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan
pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu ilmu dan sumber pendanaan
fakultas dalam status Perguruan Tinggi Badan Hukum Milik Negara(PT
BHMN).
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan
pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang
bertaraf nasional dan internasional.
3. Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
1. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta
menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.
2. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian
dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/
perubahan.
B. Jenis Usaha/Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/ pelayanan masyarakat dan
pembinaan akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan
sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi
pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang
bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada
pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan
penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan
Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan
Pengabdian kepada Masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik
dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya
C. Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah susunan komponen-komponen unit kerja dalam
organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja dan
menunjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda
tersebut dikoordinasikan. Struktur organisasi juga menunjukkan
spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan.
Jadi, struktur organisasi dibentuk untuk menciptakan suatu pola yang dapat
mempertinggi efisiensi kerja dan bertujuan untuk memelihara hubungan yang baik
diantara tiap-tiap bagian kelompok kerja, sehingga terdapat koordinasi yang baik
yaitu adanya kesatuan perintah dan tanggung jawab serta dapat menjamin
pengawasan.
1. Menciptakan kesuksesan bagi suatu bisnis, dengan memiliki struktur
organisasi kita telah berimajinasi seperti apa bisnis kita dimasa mendatang
2. Memudahkan pengembangan sumber daya manusia, dengan struktur
organisasi kita mampu melihat bagian-bagian mana saja yang nantinya
membutuhkan SDM dan dapat menempatkannya sesuai dengan keahliannya
3. Fungsi delegasi yaitu struktur organisasi kita bisa dengan mudah melakukan
pelimpahan pekerjaan atau wewenang kepada orang yang tepat.
Adapun Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat
BAGAN STRUKTUR ORGANISASI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Gambar 1.1 Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Sumber : Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara,
( 2007)
PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI USU
Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec
Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak Kepala Sub Bagian Tata
Pembantu Dekan II : Drs. Arifin Lubis, MM, Ak
Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE, M.Si
DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS EKONOMI
Ketua : Drs. Erwin Abubakar, MBA, Ak
Sekretaris : Dra. Komariah Pandia, M.Si
Anggota : Prof. Bachtiar Hassan Miraza
Prof. Moenaf H. Regar, M.Acc
Prof. Dr. Amrin Fauzi
Prof. Dr. Arnita Zainuddin, M.Si
Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MAFIS, MBA, Ak
Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si
Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Acc, Ak
Prof. Dr. Paham Ginting, MS
Prof. Dr. Syaad Afifuddin S., M.Ec
Prof. Dr. Ramli, MS
Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak
Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec
Prof. Dr. lic. Rer. Reg. Sirojuzilam, SE
Prof. Dr. Rismayani, MSi
DEPARTEMEN
Ekonomi Pembangunan
Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec
Sekretaris : Dr. Irsyad Lubis, SE, M.Soc.Sc
Manajemen
Ketua : Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si
Sekretaris : Nisrul Irawati, SE, MBA
Akuntansi
Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak
Sekretaris : Mutia Ismail, SE, MM, Ak
PROGRAM DIPLOMA III
Ketua : Prof. Dr. Paham Ginting, MS
Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si
Akuntansi
Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak
Sekretaris : Iskandar Muda, SE, M.Si
Kesekretariatan
Ketua : Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si
Sekretaris : Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA
D. Job Description
Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Tata Usaha
dan pada bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU :
1. Sub Bagian Akademik
Bagian Akademi merupakan bagian yang memberikan pelayanan kepada
mahasiswa, sesuai dengan apa yang ingin di ketahui oleh mahasiswa agar mahasiswa
dapat melaksanakan proses belajar mengajar dengan baik. Pelayanan pada bagian
akademik adalah sebagai berikut :
a. Perkuliahan
Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk mendapatkan transfer of knowledge and
science (aplikasi praktek) dibidang manajemen antara dosen sebagai fasilitator dan
mahasiswa, sehingga mahasiswa dapat dimengerti, memahami, mampu mengekspresikan
dalam perilaku (aspek efektif), dan memiliki keterampilan (aspek skill) dilapangan.
Sedangkan ruang lingkupnya adalah proses ini berlaku mulai dari penetapan Kartu
Rencana Studi (KRS) mahasiswa sampai dengan proses persiapan ujian.
b. Ujian
Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk mengevaluasi hasil proses perkuliahan yang
telah dilakukan. Sedangkan ruang lingkupnya adalah proses ini berlaku mulai ketika tatap
muka sudah mencapai 14 kali tatap muka sampai dengan pengumuman hasil ujian.
c. Kartu Hasil Studi dan Transkrip
Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk mensosialisasikan hasil evaluasi akhir studi
mahasiswa pada setiap semester dan akhir studi secara keseluruhan. Sedangkan ruang
lingkupnya adalah proses ini berlaku mulai penyetoran nilai hasil ujian sampai dengan
penyerahan Kartu Hasil Studi.
1. Bagian Kemahasiswaan
Pegawai memberikan informsi yang berhubungan dengan kemahasiswaan,
sehingga mahasiswa mengetahui informasi.
2. Bagian Keuangan
Memberikan pelayanan yang berhubungan dengan Kartu Rencana Studi (KRS) dan
dimulai.Perkuliahan, setiap mahasiswa yang mengikuti mata kuliah harus
menghadiri tatap muka minimum 80% dari jumlah perkuliahan oleh dosen atau
asisten, agar diijinkan mengikuti ujian akhir semester. Administrasi Nilai Ujian,
hasil ujian diserahkan oleh masing-masing dosen pengasuh paling lambat 2 (dua)
minggu terhitung sejak tanggal ujian, hasil dibuat dalam rangkap 3 (tiga),
digunakan untuk :
a. Satu set untuk pengumuman kepada mahasiswa
b. Satu set untuk administrasi Sub Bagian Akademik
Nilai ujian yang ada di Sub Bagian Akademik akan digunakan untuk data
pribadi mahasiswa dan untuk mengisi nilai setiap mahasiswa ke Kartu Hasil
Studi (KHS). Adapun struktur Organisasi Pada bagian Akademik Fakultas
Ekonomi USU :
Dekan :
Drs.Jhon Tafbu Ritonga,M.Ec
Pembantu Dekan I :
Fahmi N Nasution, SE, M.Acc, Ak
Pembantu Dekan II:
Drs. Arifin Lubis, MM, Ak
Gambar 1.2 Struktur Organisasi Pada Bagian Akademik FE USU
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan Mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan
pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan saran akademik.
e. Menghimpun dan mengklasifikasikan data pencapaian target kurikulum.
f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada
masyarakat di lingkungan fakultas. Staf Akademik:
a. Bagian Sekretaris : Sugeng Suprayetno
b. Bagian Persiapan Wisuda : T. Sugondo, SE, MSi
c. Bagian Nilai Akademik Dep.Manajemen : Rostati, SE
d. Bagian Nilai Akademik Dep.Akutansi : Dameria U Berutu, SE
e. Bagian Departemen Ekonomi Pembangunan : Sumanto
f. Bagian Nilai Akademik Dep.D3 Akutansi : Sodali, SE
g. Bagian Nilai Akademik Dep.D3 Keuangan : Syafarida
h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian.
2. Bagian Tata Usaha
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
b. Menghimpun, menelaah peraturan perundang-undangan dibidang
ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan
dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik
administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian
dan perlengkapan.
d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan,
kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.
f. Melakasanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/
pelayanan kepada masyarakat.
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.
h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas.
i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan
k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
fakultas.
3. Sub Bagian Umum dan Keuangan
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan.
c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.
d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan
ilmiah di lingkungan fakultas.
e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
f. Melakuakan penerimaan, penyimpanan, pembekuan, pengeluaran, dan
pertanggung jawaban keuangan.
g. Melakukan pembayaran gaji honorarium, lembur, Vakansi, perjalanan dinas,
pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah
diteliti kebenarannya.
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian.
4. Sub Bagian Kepegawaian
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai.
c. Melakukan urusan mutasi pegawai.
d. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
e. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan
jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar
Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti.
f. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai.
g. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional.
h. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
i. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian.
5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni.
c. Melakukan administrasi kemahasiwaan.
d. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.
e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan
kesejahteraan mahasiswa.
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.
i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni
j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan dan alumni.
k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian.
6. Sub Bagian Perlengkapan
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.
d. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan.
e. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan
dan perlengkapan.
f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian.
a. Rencana Kegiatan
I. Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara anatara lain sebagai
berikut :
b. Merancang kegiatan Ujian Akhir Semester (UAS) ganjil Tahun Ajaran
c. Penyusunan Kartu Rencana Studi (KRS) dan Kartu Hasil Studi (KHS)
semester ganjil/genap.
d. Pelaksanaan Wisuda Mahasiswa.
2. Rencana kegiatan Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
antara lain adalah sebagai berikut:
a. Menyimpan dan menyebarluaskan peraturan perundang-undangan di bidang
BAB III PEMBAHASAN
A. PERLENGKAPAN KANTOR
1.1 Pengertian Perlengkapan Kantor
Perlengkapan kantor adalah suatu benda atau alat yang digunakan untuk
membantu menyelesaikan pekerjaan kantor. Aktivitas kerja sekretaris pada
prinsipnya adalah menitikberatkan pada pekerjaan kantor atau perusahaan yaitu
membantu melayani berbagai bidang kegiatan atau kelancaran kantor. Maka
dibutuhkan berbagai macam perlengkapan kantor (office equipment) yang
digunakan pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Dengan adanya perlengkapan kantor yang memadai, efisiensi kerja pada Bagian
Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat ditingkatkan.
Perlengkapan kantor adalah suatu benda atau alat yang digunakan untuk
menyelesaikan pekerjaan kantor dan inventaris kantor adalah sebuah daftar yang
memuat barang milik instansi. Inventaris kantor dapat dibagi dua yaitu
barang-barang inventaris tahan lama (durable) dan barang-barang-barang-barang habis pakai
(consumed), sedangkan perlengkapan kantor dapat berupa peralatan kantor,
perabot kantor, hiasan kantor, dan bekal atau persediaan kantor menurut Gie
Dalam pengertian tersebut terdapat pengertian yang tumpang tindih. Dimana
barang habis pakai (consumed) dan hiasan kantor (office supplies) menyatakan
benda yang hampir sama, sedangkan barang-barang tahan lama (durable) hampir
sama dengan peralatan dan perabot kantor. Uraiannya dapat dilihat pada bagian
bawah ini :
1.2 Macam-Macam Perlengkapan Kantor
Menurut Gie (1992) beberapa perlengkapan kantor yaitu : peralatan kantor,
perabot kantor, hiasan kantor, bekal atau persediaan kantor. rinciannya dilihat
berikut ini :
1.2.1 Peralatan Kantor (office appliances)
Dalam dunia modern dengan perkembangan teknologi yang luar biasa
dewasa ini, pekerjaan perkantoran dapat dikatakan mengalami perubahan corak
dan sifat. Kalau zaman dahulu perlengkapannya cukup hanya berupa lembaran
kertas dan alat tulis, kini kertas itu dilengkapi dengan pita rekaman, layar gambar,
papan magnetik, dan lembar film, sedang alatnya dapat berupa segala macam
mesin perkantoran.
Peralatan kantor yaitu segenap alat yang dipergunakan untuk menghimpun,
mencatat, dan mengelola bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan
kantor,organisasi atau perusahaan yang bekerja secara mekenik, elektrik,
magnetik, dan kimiawi. Macam peralatan kantor itu banyak sekali dan tampaknya
pengertian tersebut, dapat dibuat daftar peralatan kantor pada Bagian Akademik
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, sebagai berikut :
Tabel 1.2
Daftar Peralatan Kantor Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
1.2.2 Perabot Kantor (office furnishings)
Perabot kantor yang dalam bahasa Inggris disebut office furnisings biasanya
Perabot meliputi benda-benda yang dibuat dari kayu, besi, formika, dan lain-lain.
Tata ruang kantor yang disusun secara baik akan tampak lebih rapi apabila
perabot kantornya seragam. Tata ruang itu juga akan memperlancar pelaksanaan
kerja perkantoran bilamana perabotnya memenuhi syarat-syarat efisiensi ruang
dan bentuk yang tetap. Berdasarkan pengertian tersebut, dapat dibuat tabel perabot
kantor pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tabel 1.3
Daftar Perabot Kantor Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
NO Nama Barang Jumlah barang Kondisi barang
1 Meja kerja 15 buah Baik
2 Meja rapat 1 buah Baik
3 Meja komputer 9 buah Baik
4 Meja telepon 1 buah Baik
5 Kursi besi 19 buah Baik
6 Kursi dorong 10 buah Baik
7 Lemari kayu 1 buah Baik
8 Filling cabinet besi 8 buah Baik
9 White board 1 buah Baik
Sumber : Fakultas Ekonomi Bagian Akademik USU
1.2.3 Hiasan Kantor (office ornament).
Hiasan kantor adalah alat kelengkapan kerja kantor yang bersifat hiburan
atau seni (keindahan kantor). Contoh gambar-gambar, dekorasi termasuk bagan
statistik dan struktur organisasi. Dalam perkantoran hiasan kantor itu perlu
digunakan, adanya hiasan kantor akan menambah kenyamanan tersendiri bagi
1.2.4 Bekal atau persediaan
Dalam setiap kantor modern selain kertas dan alat tulis untuk melaksanakan
pekerjaan kantor masih diperlukan bermacam-macam barang perbekalan yang
banyak sekali ragamnya dan jumlahnya. Berdasarkan pengertian diatas bekal atau
persediaan kantor yang digunakan pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
1. Barang lembaran : misalnya kertas tik, karbon, dan berkas.
2. Barang bentuk lainya : misalnya lem, karet penghapus, dan tinta.
3. Alat tulis : misalnya pensil, pulpen, cap nomor.
4. Alat keperluan lainnya : alat pencabut jepitan kawat, bantalan cap.
5. Mesin perkantoran : misalnya mesin tik, kalkulator.
6. Perabotan perkantoran : misalnya meja, lemari, peti besi.
7. Perlengkapan lainnya : misalnya lampu dan kipas angin.
Perbekalan kantor dengan berbagai barang perbekalan itu memerlukan
hal-hal lain yang dianggap sebagai bahan baku atau bahan mentahnya. Hal-hal-hal
termasuk tidak lain adalah konsepsi-konsepsi pikiran manusia berupa abjad,
angka, tanda-tanda baca, tanda-tanda hitung dan sisstem-sistem tulisan dengan
huruf-huruf yang lazim maupun khusus seperti tulisan steno. Bahan-bahan baku
ini dengan melalui barang barang perbekalan kantor dan menurut serangkaian
aturan tata tertib tertentu dipakai untuk mengucapkan secara tertulis berbagai
Akhirnya dari perpaduan antara kegiatan-kegiatan kantor, bahan-bahan
baku, dan barng-barang perbekalan itu terciptalah benda-benda hasil kerja yang
dapat berbentuk segala macam warkat, formulir, buku dan benda berketerangan
lainnya.
Peranan setiap kantor modern dewasa ini sebagai pusat ingatan dan sumber
informasi. Maka dalam kantor itu hendaknya disediakan pula buku-buku petunjuk
untuk menjadi tempat bertanya mengenai segala fakta umum yang diperlukan dari
waktu ke waktu.
Buku-buku petunjuk atau karya-karya referensi ( Gie,1992 ) dibagian
Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mempunyai jenis dan
fungsi yang berbeda-beda.
Jenis-jenisnya adalah sebagai berikut :
a. Year book (buku tahunan) : Untuk mengetahui perkembangan dari
peristiwa-peristiwa dalam tahun-tahun
terakhir.
b. Dictionary (kamus) : Untuk mencari arti, perumusan, ejaan, dan
peristilahan dari sesuatu hal.
c. Handbook (buku pegangan) : Untuk memperoleh penjelasan yang luas
dan lengkap mengenai pokok soal dalam
suatu bidang spesialisasi.
d. Gazetteer (atlas) : Untuk mencari keterangan tentang sesuatu
e. Biographical dictionary : Untuk mencari keterangan tentang
riwayat hidup seseorang yang sudah
termasuk tokoh.
f. Directory (daftar alamat) : Untuk mencari nama dan alamat dari
seseorang, suatu perusahaan atau
organisasi lainnya.
Menurut Gie (1992) proses penyelenggaraan menyangkut mengenai
kebutuhan, penyediaan, penggunaan alat, benda, tempat, dan fasilitas lainnya,
yang semua kebutuhan tersebut digunakan dalam rangka untuk kelancaran
melaksanakan pekerjaan tersebut. Sehubungan dengan bekal kantor (perbekalan),
maka perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut :
1) Hasil penelitian dan penentuan kebutuhan perlengkapan kerja.
2) Standarisasi dan perincian benda-benda.
3) Proses pembelian benda dan pambayaran.
4) Prosedur pemakaian benda (permintaan – pengeluaran).
5) Pencatatan dan pengurusan harta benda.
6) Teknik menyimpan dan merawat harta benda.
7) Pemeliharaan gudang.
1.3 Fungsi Perlengkapan Kantor
Perlengkapan kantor merupakan salah satu penunjang untuk menyelesaikan
suatu pekerjaan dengan efisien. Perkembangan teknologi yang semakin maju,
menuntut manusia untuk bertindak semakin cepat dan ini dapat ditunjang dengan
menggunakan perlengkapan kantor yang dapat membantu dalam menyelesaikan
pekerjaan pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU.
Fungsi perlengkapan kantor tersebut adalah sebagai berikut :
1) Untuk menghemat tenaga dan pikiran para pegawai Bagian Akademik
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam melakukan
pekerjaannya.
2) Mengurangi kebosanan dan keletihan bekerja apabila harus mengerjakan
pekerjaan yang berulang-ulang.
3) Untuk menghemat waktu.
4) Untuk menghasilkan sesuatu yang lebih baik dan rapi.
5) Meningkatkan ketelitian yang sempurna karena jika dikerjakan secara
manual bisa terjadi kesalahan, dengan demikian perlu ada mesin-mesin
misalnya mesin hitung, komputer, dan mesin tik elektronik.
6) Untuk membantu menyelesaikan tugas-tugas yang berhubungan dengan
B. INVENTARIS KANTOR
1.1 Pengertian Inventaris Kantor
Dalam perkantoran ada sebuah daftar yang memuat nama barang milik
instansi yang disebut Inventaris. Dengan adanya inventaris, maka dapat
meningkatkan efisiensi kerja karyawan dan membantu kelancaran aktivitas kerja
karyawan.
Ada beberapa pendapat ahli tentang pengertian inventaris sebagai berikut :
1) Poerwadarminta ( 1995 ) , Inventaris ialah daftar barang-barang yang
dipakai dikantor, perusahaan dan sebagainya.
2) Gie ( 1992 ) , Inventaris ialah sebuah daftar yang memuat nama-nama
barang milik instansi.
3) Soeromidjojo( 1999) mengatakan alat-alat inventaris termasuk perabot
kantor, barang-barang cetakan, kenderaan dan barang-barang tidak tahan
lama.
Dari pengertian di atas maka bisa ditarik kesimpulan bahwa inventaris
adalah sebuah daftar yang memuat nama-nama barang yang dipakai dikantor serta
barang milik instansi atau perusahaan. Dalam daftar inventaris harus disusun
secara sistematis dan teratur sehingga dapat diketahui apabila terjadi pengurangan
1.2 Buku Barang
Buku barang adalah buku yang digunakan untuk mencatat pengeluaran
terhadap barang-barang yang diperlukan sehari-hari, perbulan, triwulan atau
semesteran pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara.
Cara penggunaannya :
a. Halaman pertama digunakan untuk petunjuk (indeks beberapa macam
barang).
b. Halaman seterusnya digunakan untuk mencatat tiap-tiap macam alat
dan sebagainya.
1.3 Laporan Inventaris
Laporan barang-barang inventaris mutlak dilaporkan dan dilakukan. Hal ini
dimaksudkan agar terjadi pengontorolan terhadap penggunaan barang dengan baik
dan tepat dan agar tidak terjadi pemakaian barang yang berlebihan pada Bagian
Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Rekapitulasi laporan
hasil inventarisasi Universitas Sumatera Utara dinyatakan bahwa yang termasuk
inventaris adalah meja kerja, meja komputer, mesin ketik manual, meja telepon,
kursi besi, kursi dorong, lemari kayu, Filling cabinet besi, White Board, jam
elektronik, lemari es, AC windows, televisi, dispenser, printer, telepon, mesin
komputer. Bila dibuat perincian inventaris tersebut sesuai dengan keadaan di
Bagian Akademik Universitas Sumatera Utara, maka hasilnya dapat dilihat pada
Tabel 1.4
Laporan Inventaris Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
No Nama Barang
Jumlah
Barang Kondisi Barang
1 Meja kerja 15 buah Baik
2 Meja computer 9 buah Baik
3 Mesin ketik manual 3 buah Baik
4 Meja telepon 1 buah Baik
5 Kursi besi 19 buah Baik
6 Kursi dorong 10 buah Baik
7 Lemari kayu 3 buah Baik
8 Filling cabinet besi 9 buah Baik
9 White Board 1 buah Baik
10 Jam elektronik 2 buah Baik
Lanjutan
Tabel 1.4
Laporan Inventaris Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
No Nama Barang
Jumlah
Barang Kondisi Barang
12 AC windows 5 buah Baik
13 Televisi 2 buah Baik
14 Dispenser 1 buah Baik
15 Printer 6 buah Baik
16 Telepon 1 buah Baik
17 Mesin komputer 17 buah Baik
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. KESIMPULAN
Kesimpulan yang dapat diambil dari penulisan ini adalah :
1. Fungsi perlengkapan dan inventaris kantor pada bagian Akademik Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah sesuai dengan fungsinya.
2. Kondisi perlengkapan dan inventaris kantor di Bagian Akademik Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara masih baik.
3. Perlengkapan dan inventaris kantor berfungsi dengan baik. Dengan adanya
perlengkapan dan inventaris kantor tersebut, maka para pegawai dapat
menyelesaikan tugas secara teratur dan tepat waktu serta untuk membantu
kelancaran aktivitas-aktivitas kerja pada Bagian Akademik Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
B. SARAN
Adapun saran yang ingin penulis uraikan dalam penulisan ini adalah
sebagai berikut :
1. Hendaknya semua pegawai Bagian Akademik Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara memiliki komitmen yang kuat dalam
menjalankan tugas dan tanggung jawabnya, sehingga perlengkapan dan
inventaris kantor benar-benar direalisasikan atau digunakan
sebaik-baiknya pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
2. Barang-barang inventaris perlu ada perawatan, agar dapat dipergunakan
dalam jangka waktu lama.
3. Kondisi perlengkapan dan inventaris kantor Pada Bagian Akademik
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara perlu dikontrol, agar tidak
DAFTAR PUSTAKA
Gie,.1992.Administrasi Perkantoran Modern, Edisi Keempat, Penerbit Liberti bersama dengan Yayasan Studi Ilmu dan Teknologi Yogyakarta.
Saiman.2002.Manajemen Sekretaris, Penerbit Ghalia Indonesia .Jakarta.
