Bab ini berisikan kesimpulan berdasarkan uraian terdahulu dan memberikan
saran-saran yang bertitik tolak dari pengumpulan data yang bermanfaat
dikemudian hari.
BAB II
PROFIL FAKULTAS EKONOMI
A.Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Universitas Sumatera Utara (USU) diprakarsai oleh pemuka masyarakat
Sumatera Utara dan Aceh dengan membentuk yayasan Universitas Sumatera Utara
(USU) dan mendirikan Fakultas Kedokteran pada 20 Agustus 1952 sebagai fakultas
pertama. Menyusul kemudian Fakultas Hukum. Fakultas Pertanian, dan Fakultas
Teknik. Sementara Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pertama kali didirikan
oleh yayasan Universitas Sumatera Utara (USU) berlokasi di Kutaraja ( Sekarang Kota
Banda Aceh ) pada tahun 1959.
Berhubung Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di
Banda Aceh menjadi bagian dari Universitas Syiah Kuala, pada tahun 1961, Universitas
Sumatera Utara (USU) membuka kembali Fakultas Ekonomi di Medan. Penetapan
dilakukan dengan surat keputusan Menteri Pendidikan Tinggi RI No. 64/1961 tanggal
24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 1 Oktober 1961. Berdasarkan
surat keputusan tersebut , tanggal 24 November diperingati sebagai hari lahir atau Dies
Natalis Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Pada tahun 1975 Akademi Administrasi Niaga Medan (AAN) dipindahkan ke
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menjadi Pendidikan Program Pendidikan
Diploma Tiga (D-III) meliputi :
1. Program Studi Keuangan
2. Program Studi Akuntansi
3. Program Studi Kesekretariatan
Setelah keluar Peraturan Pemerintah No.56 tahun 2003 tanggal 11 November
2003 Universitas Sumatera Utara sebagai Badan Hukum Milik Negara (BHMN) di
mana Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan satu dari 10 Fakultas
dan Program Pascasarjana yang ada pada saat Universitas Sumatera Utara menjadi PT
BHMN, Setelah menjadi PT BHMN, dengan dibentuknya Fakultas Farmasi dan
Fakultas Psikologi pada tahun 2007 Universitas Sumatera Utara memiliki 12 fakultas.
Dalam penyusunan Laporan Kinerja Instansi Pemerintah, Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara berpedoman kepada surat keputusan Lembaga Administrasi
(LAN) No.239/IX/6/8/2003 tanggal 25 Maret 2003 tentang Pedoman Penyusunan
Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah dan Instuktur Menteri Pendidikan
Nasional No.1/U/2002 perlu disempurnakan.
Undang–undang Sistem Pendidikan Nasional No.20 Tahun 2003 yaitu
pendidikan yang bermutu, penguasaan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi, serta nilai
keimanan dan ketaqwaan, etika dan kepribadian, meningkatkan kualitas jasmani menuju
bangsa yang modern.
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas
Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam
persaingan global.
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut:
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu
ekonomi, manajemen dan akuntansi yang berorientasi pasar.
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan peningkatan
kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian
sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan
(customer) dan Stakeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta
organisasi profesional dan lembaga lain yang terkait bertaraf nasional dan internasional.
B. Tujuan Umum Pendidikan Tinggi
Secara umum pendidikan tinggi di Indonesia diarahkan untuk menghasilkan
tenaga bagi pembangunan nasional guna mengisi kebutuhan masyarakat akan tenaga
yang mahir, terampil, mampu berdiri sendiri dan peka terhadap perubahan sosial, ilmu,
dan teknologi. Secara spesifik tujuan pendidikan ialah menghasilkan lulusan yang
mempunyai kualifikasi sebagai berikut :
1. Berjiwa Pancasila dan memiliki integritas kepribadian yang tinggi
sebagai sarjana.
2. Bersifat terbuka, tanggap terhadap perubahan dan kemajuan ilmu dan
teknologi maupun masalah yang dihadapi masyarakat, khusus yang berkaitan
dengan bidang keahliannya.
3. Menerapkan pengetahuan dan keterampilan teknologi yang dimilikinya
sesuai dengan bidang keahliannya dalam kegiatan produktif dan pelayanan
kepada masyarakat.
4. Menguasai dasar-dasar ilmiah serta pengetahuan dan metodologi sehingga mampu
menemukan, memahami, menjelaskan, dan merumuskan cara penyelesaian masalah
yang ada di dalam keahliannya.
5. Menguasai dasar-dasar ilmiah sehingga mampu berfikir, bersikap,
dan bertindak sebagai ilmuwan.
6. Mampu mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan keterampilan
sesuai dengan bidangnya.
C. Jenis/Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan
pembinaan sivitas akademik.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang
menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba),
seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba
bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan
pendidikan yang bermutu dan berkualitas. Melakukan penelitian-penelitian yang
bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian
kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi:
1. Penyelenggaraan Pendidikan
2. Pengabdian Penelitian, dan
3. Pengabdian kepada Masyarakat
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing
di lapangan pekerjaan nantinya.
D. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan
tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan
antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Struktur organisasi berfungsi untuk menyelenggarakan tugas dengan tujuan yang
diinginkan. Dengan struktur organisasi masing-masing pegawai tahuakan tugas,
wewenang, dan tanggung jawab sehingga pegawai tersebut dengan sendirinya
mengerjakan tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik dan tanggung jawab akan
lancar hendaknya pegawai ditempatkan pada tempat dan tugas yang sesuai dengan
bakat, pendidikan, pengalaman, dan keahlian fisiknya.
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk
mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini
dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diteapkan sebelumnya. Wadah
tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan,
sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan
koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.
Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan
perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian
kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal.
---
Sumber : Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi Universitas (2013)
Gambar 2.1 : Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara
Dekan dan
Pembantu Dekan
Dewan
Pertimbangan
Fakultas
Ketua dan
Sekretaris
Departemen
Ketua Program
Studi Intra
Departemen
Kepala Bagian
Tata
Usaha Fakultas
Unit
Penunjang
Fakultas
Ketua Program
Studi Inter
Departemen
Ketua
Lab/Studio/
Bengkel
Kepala Sub Bagian
Tata Usaha
Departemen
Kepala Sub
Bagian Tata Usaha
PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Dekan : Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak, CA
Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution, SE, M. Acc
Pembantu Dekan II : Drs. Arifin Lubis, MM, Ak
Pembantu Dekan III : Drs. Ami Dilham, M.Si
DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS
SUMATERA UTARA
Ketua : Drs.M.Lian Dalimunthe, M.Ec
Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo , SE , M.Ec
Anggota : Fahmi Natigor Nasution, S.E., M. Acc
Drs. Arifin Lubis, MM, Ak
Drs. Ami Dilham, M.Si
Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MAFIS
Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec
Prof. Dr. Ritha F Dalimunthe, M.Si
Prof. Dr. Paham Ginting, M.S.
PProf. Dr. Ramli, M.S.
Prof. Dr. Syaad Afifuddin S, M.Ec
Prof. Dr. Lic. Rer. Reg. Sirojuzilam, S.E.
Prof. Erlina, SE, M,Si, Ph.D
Dr. Isfenti Sadalia, M.E.
Dr. Endang Sulistya Rini, SE, MSi
Irsad, SE, M.Soc, Sc, Ph.D
Drs. Firman Syarif, M.Si
Dr. Murni Daulay, M.Si
Departemen Ekonomi Pembangunan
Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec
Sekretaris : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si
Ketua program studi : Irsyad Lubis, SE,M.Soc.Sc, Phd
Sekretaris : Paidi Hidayat, SE ,M.Si
Departemen Manajemen
Ketua : Dr.Isfenti Sadalia, SE, ME
Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.Si
Ketua program studi : Dr. Endang Sulystia Rini, SE,MSi
Sekretaris : Dra. FriskaSipayung, M.Si
Departemen Akuntansi
Ketua : Dr. Syafruddin Ginting, SE,Ak,MAFIS,CPA
Sekretaris : Drs. Hotmal Jafar, MM,Ak
Ketua program studi : Drs. Firman Syarif, M.Si,Ak
Sekretaris Program Studi : Dra. Mutia Ismail, M.Si, Ak
Program Diploma
Keuangan
Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang ,SE,MSi
Akuntansi
Ketua : Drs. Rustam, M.Si,Ak
Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si,AK
Kesekretariatan
Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM
Sekretaris : Magdalena L LSibarani, SE, MSi
Bagian Tata Usaha
Kep.Bag Tata Usaha : Ridwan Saleh,SH,CN
Kasub. Kepegawaian : Maslan, SE, MSi
Kasub. Keuangan : Ahmad Faizul, SE,MSi
Kasub. Perlengkapan : Sodali,SE
Kasub. Akademik : Dra. Cut Nilawati
Kasub. Kemahasiswaan : Zailina, S.Sos
Bagian Perpustakaan
Kepala Perpustakaan : Mylita, SE
E. Job Description
Salah satu fungsi dari Fakultas adalah melaksanakan urusan Akademik dan
Administrasi Akademik. Berikut ini adalah Job Description dari bagian Akademik di
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatra Utara :
Tugasnya adalah :
1. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan (RKAT) sub bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan
pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
3. Melakukan administrasi akademik.
4. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.
5. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum.
6. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
7. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat
di lingkungan fakultas.
8. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
bagian.
Sumber : Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara (2013)
Gambar 2.2 : Struktur Organisasi Pada Bagian Akademik
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Sumber : Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara (2013)
Gambar 2.2 : Struktur Organisasi Pada Bagian Akademik
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
PUDEK I
Fahmi N Nasution,SE, M.Acc
NIP. 19750408 200212 1 002
PUDEK I
Fahmi N Nasution,SE, M.Acc
NIP. 19750408 200212 1 002
Staf Akademik
Bagian Sekretaris : Hairil Anwar, SE
Bag. Persiapan Wisuda : T. Sugondo, SE, M.Si
Bag. Nilai Akademik Manajemen : Rostati. SE
Bag. Nilai Akademik E. Pembangunan : Sumanto
Bag. Nilai Akademik Akuntansi : Dameria U Berutu, SE
Bag. Nilai Akademik D3 Keuangan : Syafarida, SE
Bag. Nilai Akedemik D3 Akuntansi : Sorta Ida S, SE
F. Kinerja Usaha Terkini
Setiap organisasi/perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan
sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga
pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan
yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu
semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam
bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja
yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan fakultas adalah
menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan
berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang
bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat. Serta melakukan pengabdian
kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat
agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan
lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika
agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki
kualitas yang baik.
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan
hari-hari besar keagamaan ( misalnya: Natal, Paskah. Idul Fitri, Isr’a Mi’raj, dan lain
lain ) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma
keagamaan dalam menjalankan hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha
Esa.
G. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara Adalah :
a. Menyusun jadwal perkuliahan.
b. Merancang kegiatan Ujian Akhir Semester (UAS).
c. Penyusunan Kartu Rencana Studi (KRS) dan Kartu Hasil Studi (KHS) semester
ganjil/genap.
d. Pelaksanaan Wisuda Mahasiswa.
Untuk mencapai program kerja dan rencana kerja Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara menyusun beberapa langkah kegiatan sebagai berikut:
1. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus metode dan alat yang digunakan dapat
ditingkatkan.
2. Jumlah lulusan meningkat dan diharapkan lulus tepat waktu, serta indeks prestasi
lebih baik.
3. Melakukan inovasi data base Mahasiswa, Kartu Rencana Mahasiswa, Kartu Hasil
Studi, Jadwal Kuliah, Jadwal Ujian Mid Semester, dan Jadwal Ujian Semester yang
telah terprogram.
4. Memperbaiki ruang kuliah Mahasiswa dan Dosen, Departemen dan Ruang baca.
5. Meningkatkan kompetensi Mahasiswa, setiap penerimaan mahasiswa baru diadakan
kepemimpinan Mahasiswa untuk kegiatan perkenalan dengan mahasiswa baru.
6. Dosen muda diwajibkan untuk mengikuti Program Pekerti, Applied Approach,
7. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa harus sesuai dengan kurikulum dan
harus ada rumpun ilmunya.
8. Membutuhkan proses kenaikan pangkat dan jabatan Dosen.
9. Melaksanakan penelitian dan pengabdian masyarakat yang harus dirapatkan oleh
Departemen.
10.Memberi dorongan kepada Dosen muda untuk melanjutkan program studi S2 dan S3
baik dalam maupun di luar negeri.
11.Meningkatkan jumlah mahasiswa yang diterima.
12.Meningkatkan kegiatan Seminar, loka karya, Kuliah umum yang diadakan Pimpinan
Fakultas.
13.Memberi bimbingan kepada mahasiswa dalam melaksanakan kegiatan magang /
praktek kerja lapangan agar dapat menghasilkan lulusan yang berkualitas.
14.Departemen menyiapkan Laporan Evaluasi per semester untuk meningkatkan nilai
Akreditas masing-masing departemen yang lebih baik.
BAB III
PEMBAHASAN
A. Pengertian Manajemen Perkantoran
1. Arti Manajemen Perkantoran
Manajemen perkantoran sangatlah penting bagi setiap perusahaan karena itu
setiap perusahaan ataupun individu yang berada didalamnya haruslah dapat memahami
terlebih dahulu apa sebenarnya manajemen perkantoran tersebut, manajemen ini sangat
dibutuhkan untuk menjaga keseimbangan antara tujuan-tujuan, sasaran-sasaran dan
kegiatan-kegiatan yang saling bertentangan dari pihak-pihak yang berkepentingan dalam
organisasi. Manajemen dan kantor dalam pelaksanaannya tidak dapat dipisahkan, oleh
karena itu untuk memperjelas pengertian manajemen perkantoran, dibawah ini dikutip
beberapa pendapat pakar antara lain :
a. Menurut Moekijat (2001:16) menyatakan bahwa “Manajemen Perkantoran adalah
fungsi-fungsi manajemen pada kantor, yakni perencanaan, pengorganisasian,
penggerakkan, dan pengawasan kantor, agar tujuan kantor tersebut dapat tercapai
dan pegawai-pegawai merasa puas”. Berdasarkan kutipan diatas terdapat
persamaan-persamaan dasar terutama dari fungsi manajemen.
b. Menurut Leffingwell (http://safrizalhappy.wordpress.com/9/11/2010) menyatakan
bahwa “Manajemen Perkantoran adalah cabang seni dan ilmu manajemen yang
berkenaan dengan pekerjaan perkantoran secara efisien, bilamana dan dimana pun
pekerjaan itu harus dilakukan.
Berdasarkan kutipan diatas terdapat persamaan-persamaan dasar terutama dari fungsi manajemen.
Adapun fungsi manajemen yang dijalankan yaitu : 1. Perencanaan
Menurut Sedarmayanti (2001:8) Perencanaan adalah suatu pemilihan pemilihan yang berhubungan dengan kenyataan-kenyataan, membuat dan mempergunakan asumsi-asumsi yang berhubungan dengan waktu yang akan datang dalam menggambarkan dan merumuskan kegiatan-kegiatan yang diusulkan dengan penuh keyakinan untuk tercapainya hasil yang dikehendaki.
2. Pengorganisasian
Menurut Sedarmayanti (2001:9) Pengorganisasian adalah mencantumkan, mengelompokkan dan mengatur berbagai kegiatan yang dianggap perlu untuk mencapai tujuan. Penguasaan orang-orang dalam kegiatan ini menetapkan faktor-faktor lingkungan fisik yang sesuai, dan menunjukkan hubungan kewenangan yang dilimpahkan terhadap individu yang dihasilkan untuk melaksanakan tugas tersebut.
3. Penggerakkan
Menurut Sedarmayanti (2001:9) Penggerakkan adalah semua anggota kelompok suka melaksanakan tercapainya tujuan dengan kesadarannya dan berpedoman pada perencanaan dan usaha pengorganisasian.
4. Pengawasan
Menurut Sedarmayanti (2001:10) Pengawasan adalah proses penentuan apa yang harus diselesaikan yaitu pelaksanaan, bila perlu melakukan tindakan korektif agar pelaksanaannya tetap sesuai dengan standar. kesemua fungsi ini bertujuan untuk pencapaian sasaran yang telah ditetapkan. Hal ini tentunya akan memberikan kepuasan bak kepada pimpinan maupun kepada pegawai karena memberikan pengaruh yang baik untuk semua pihak yang bersangkutan.
2. Fungsi Kantor
Menurut Denyer (http://ayuuuri.blogspot.com/08/11/2010), fungsi kantor adalah untuk memberikan pelayanan komunikasi dan warkat yang secara rinci adalah :
a. Untuk menerima keterangan (misalnya, surat-surat, harga, kutipan, sebagainya).
b. Untuk mencatat keterangan (misalnya, persediaan, harga dan catatan-catatan kepegawaian).
c. Untuk menyusun keterangan (misalnya, dalam pembiayaan, pembukuan dan sebagainya).
d. Untuk memberi keterangan (misalnya, faktur-faktur penjualan, perkiraan-perkiraan dan sebagainya).
e. Untuk menjamin aktiva-aktiva (misalnya, pemeliharaan uang tunai, persediaan dan sebagainya).
3. Fungsi Pekerjaan Kantor
Pekerjaan kantor Susanti (2009:11)berarti kegiatan mengumpulkan, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan dan mencatat keterangan. Kejadian berarti mencatat semua yang dilakukan sehingga menjadi keterangan yang kelak dapat lebih berguna. Pada kenyataannya, pelaksanaan kegiatan dapat diadakan dengan menggunakan mesin, alat hitung, atau cara lain yang dikerjakan dengan manual, dengan maksud dan tujuan yang tetap sama yaitu membuat atau menyediakan informasi yang berguna untuk semua pihak.
4. Ruang Lingkup Pekerjaan Kantor
Pelaksanaan pekerjaan kantor disetiap kantor berbeda ruang lingkupnya, hal tersebut tergantung dari kebutuhan masing-masing kantor bersangkutan. Pada umumnya luas sempitnya ruang lingkup pekerjaan kantor dipengaruhi oleh beberapa faktor, antara lain :
a. Luas sempitnya ruang lingkup tugas pokok kantor bersangkut. Perusahaan yang besar dan luas jangkauannya, memerlukan lebih banyak informasi yang harus ditangani dari pada perusahaan yang sangat sempit lingkup usahanya.
b. Sifat atau jenis usaha suatu kantor.
Berdasarkan dan faktor yang mempengaruhi kebutuhan pekerjaan kantor tersebut, maka dalam pelaksanaannya pekerjaan kantor dapat berupa pekerjaan tulis menulis dan catat mencatat. Tetapi apabila dituntut pekerjaan
kantor yang ruang lingkupnya lebih luas maka pekerjaan kantor dalam hal demikian dapat dilaksanakan dengan pekerjaan ketatausahaan yaitu yang meliputi pekerjaan pengetikan, penggandaan, (stensil, foto copy dan lain-lain), kearsipan, ekspedisi, surat pelayanan telepon dan sebagainya.
Selanjutnya, apabila perusahaan menuntutnya, maka pekerjaan kantor yang diperlukan adalah ketata usahaan di tambah dengan kegiatan lainnya seperti : penentuan system dan prosedur perkantoran, merencanakan tata ruang kantor, penggunaan atau pengolahan data elektronik, pembinaan pegawai kantor dan sebagainya.
Dengan demikian pekerjaan kantor tidak identik dengan pekerjaan tulis menulis ataupun ketatausahaan, tetapi dalam pelaksanaannya pekerjaan kantor, dapat berupa :
1. Pekerjaan tulis menulis kantor dapat berupa menjawab surat 2. Ketatausahaan
3. Ketatausahaan ditambah dengan kegiatan lain yang lebih kompleks
Luas atau sempit ruang lingkup pekerjaan kantor, berfungsi memberi fasilitas kepada pelaksanaan tugas pokok suatu instansi atau perusahaan, melayani, dan memudahkan koordinasi terhadap kegiatan-kegiatan pokok.
B. Tujuan Manajemen Perkantoran
perencanaan dan dalam proses kegiatannya menimbulkan pemborosan, maka hal tersebut sebaiknya dihindari. Adapun tujuan manajemen perkantoran menurut sedarmayanti (2001:5) adalah :
1. Untuk memberi ketenangan yang lengkap bagi yang memerlukan guna pelaksanaan tugas organisasi secara efisien.
2. Untuk memberi catatan dan laporan yang bermanfaat dengan biaya yang terjangkau.
3. Untuk membantu perusahaan memelihara dan memenuhi kebutuhannya. 4. Untuk memberikan pekerjaan tata usaha yang cermat dan membantu
memberi pelayanan kepada para langganan atau mitra kerja.
5. Untuk membuat catatan yang lebih baik dengan biaya yang terjangkau
C. Pengertian Komunikasi Kantor
Komunikasi menurut (Bovee, 2003:16) merupakan suatu bidang yang sangat penting dalam setiap aspek kehidupan. Komunikasi yang akan dibicarakan adalah komunikasi kantor yakni komunikasi yang terjadi dan berlangsung dalam kantor.
Kantor menurut (Gie, 2000:13) adalah orang-orang, yang mengandung suatu pengertian, bahwa suatu kenyataan pekerjaan kantor itu dilaksanakan oleh orang-orang. Wajah kantor sangat ditentukan oleh aktivitas orang-orang yang ada dalam kantor. Perlu diperhatikan lebih lanjut bahwa pengertian kantor tidak cukup hanya melihat gedung atau orang-orang yang ada dalam gedung, tetapi harus melihat kegiatan yang dilakukan oleh orang-orang yang ada dalam gedung itu.
Dinamakan kantor apabila orang-orang yang ada didalamnya melakukan kegiatan kantor yang bersifat tulis-menulis. Di Negara kita kegiatan itu disebut dengan istilah yang lebih popular “tata usaha”. Jadi, suatu tempat di mana dilaksanakan kegiatan tata usaha disebut dengan kantor.
Kantor merupakan pengolahan keterangan-keterangan, tempat para pejabat berkumpul untuk merundingkan segala sesuatu guna kepentingan kantor, tempat pegawai menyelesaikan pekerjaan administrasi atau pekerjaan tata usaha. Setiap kantor pada hakikatnya juga berkedudukan sebagai suatu organisasi.
Komunikasi kantor adalah suatu proses penyampaian berita dari suatu pihak kepada pihak yang lain (dari seseorang kepada orang lain, dari suatu unit kepada unit lain) yang berlangsung atau yang terjadi dalam kantor. Komunikasi kantor dapat dibedakan menjadi dua macam yaitu :
1. Tata hubungan administrasi, disebut juga tata hubungan fungsi, yakni fungsi setiap orang yang mempunyai fungsi atau kedudukan sebagai administrator atau sebagai manajer. Jadi tata hubungan administrasi, adalah tata hubungan yang dilakukan oleh setiap orang yang mempunyai fungsi atau kedudukan sebagai administrator atau sebagai manajer dengan para bawahan atau para pelaksananya yang mengandung unsur perintah.
2. Hubungan tata usaha, adalah hubungan yang terjadi atau yang berlangsung antara satuan organisasi dalam suatu organisasi, yang tidak mengandung unsur perintah. Hubungan ini hanya bersifat
Pengiriman informasi ini dapat dilakukan melalui surat-surat atau warkat (salinan, tembusan, kutipan) atau dapat juga melalui telepon.
D. Prinsip-Prinsip Dasar Berlangsungnya Komunikasi dalam Manajemen
Perkantoran
Untuk dapat memahami hakikat suatu komunikasi perlu diketahui prinsip dari komunikasi tersebut. Menurut Seiler (2001), ada empat prinsip dasar komunikasi yaitu :
1. Komunikasi adalah suatu proses, di mana proses ini merupakan suatu seri kegiatan yang terus-menerus, yang tidak mempunyai permulaan atau akhir dan selalu berubah-ubah. Komunikasi juga melibatkan suatu variasi saling berhubungan yang kompleks yang tidak pernah