KESIMPULAN DAN SARAN - Fungsi Surat Sebagai Alat Komunikasi Dan Informasi Formal Pada Bagi

Bab ini berisikan Kesimpulan berdasarkan pembahasan dan hasil penelitian yang dilakukan di bagian Sekretariat Balai Riset Standarisasi dan Industri Medan dan beberapa saran yang bermanfaat dikemudian hari.

A. Sejarah Singkat Baristand Industri Medan

Dengan adanya pemisahan Departemen Perindustrian dan Perdagangan menjadi Departemen Perindustrian dan Departemen Perdagangan serta dalam rangka menyesuaikan misi organisasi Balai Riset dan Standardisasi Industri sesuai dengan kebutuhan nyata masyarakat industri, perlu menyempurnakan Organisasi dan Tata Kerja Balai Riset dan Standardisasi Industri yang berada di Banda Aceh, Medan, Padang, Palembang, Bandar Lampung, Surabaya, Pontianak, Samarinda, Banjarbaru, Manado, Ambon menjadi Balai Riset dan Standardisasi Industri.

Balai Riset dan Standardisasi Industri Medan (Baristand Industri Medan) memiliki sejarah dan pengalaman pada awalnya bernama Balai Industri yang berdiri pada tanggal 15 April 1964 dengan status perwakilan Balai Penelitian Kimia Bogor. Berdasarkan Keputusan Menteri Perindustrian No. 183/M/SK/73 tanggal 27 Maret 1973 status Balai Penelitian Kimia Medan ditetapkan berdiri sendiri dan bertanggung jawab kepada Lembaga Penelitian dan Pengembangan Industri Jakarta. Selanjutnya berdasarkan Keputusan Menteri Perindustrian No. 357/M/SK/8/1980 tanggal 26 Agustrus 1986 Balai Penelitian Kimia Medan berubah nama menjadi Balai Penelitian dan Pengembangan Medan. Selanjutnya terjadi penggabungan antara Proyek Penelitian Logam Medan dan Proyek Penelitian Tekstil Medan dengan Balai Penelitian dan Pengembangan Perindustrian Medan berdasarkan keputusan Menteri Perindustrian dan Perdagangan No. 348/Kep/101/1996. Dengan surat Keputusan Menteri

Perindustrian dan Perdagangan No. 784/MTP/KEP/2002 pada tanggal 29 November 2002 nama Balai Penelitian dan Pengembangan Industri Medan diubah manjadi Balai Riset dan Standardisasi Industri Medan (Baristand Industri Medan). TUPOKSI Sesuai Surat Keputusan Menteri Perindustrian RI nomor 49/M-IND/PER/6/2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Balai Riset dan Standardisasi Industri Medan.

1. Tugas Pokok Baristand Industri Medan adalah: Melaksanakan riset dan standardisasi serta sertifikasi di bidang industri.

2. Fungsi Baristand Industri Medan adalah:

a. Pelaksanaan penelitian dan pengembangan teknologi industry di bidang bahan baku, bahan penolong, proses, peralatan/mesin dan hasil produk serta penanggulangan pencemaran industri.

b. Penyusunan program dan pengembangan kompetensi dibidang jasa riset/litbang.

c. Perumusan dan penerapan standar, pengujian standar, pengujian dan sertifikasi dalam bidang bahan baku, bahan penolong, proses, peralatan/ mesin dan hasil produk.

d. Pemasaran, kerjsama, promosi, pelayanan informasi, penyebarluasan dan pendayagunaan hasil riset/ penelitian dan pengembangan.

e. Pelaksanaan urusan kepegawaian, keungan, tatapersuratan, perlengkapan, kearsipan, rumah tangga, koordinasi penyusunan bahan rencana dan program, penyiapan bahan evaluasi dan pelaporan.

B. Struktur Organisasi

Sumber : Gambar 2.1

Struktur Organisasi Keseluruhan

Gambar 2.2

Struktur Organisasi Keseluruhan

Sumber : Gambar 2.3

Struktur Organisasi Keseluruhan

Gambar 2.4

Struktur Organisasi Keseluruhan

Sumber : Gambar 2.5

Struktur Organisasi Baristand Industri Medan

C. Job Description

(1) Subbagian Tata usaha mempunyai tugas melakukan urusan kepegawaian,, keuangan, inventarisasi barang milik Negara, tata persuratan, perlengkapan kearsipan, rumah tangga, koordinasi penyusunan bahan rencana dan program, penyiapan bahan evaluasi dan pelaporan Baristand Industri, serta pengelolaan perpustakaan.

(2) Seksi Teknologi Industri mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan penelitian dan pengembangan teknologi industry bahan baku, bahan penolong, proses, peralatan/mesin, dan hasil produk serta penanggulangan pencemaran industri.

(3) Seksi Program dan Penegmbangan Kompetensi mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan, penyusunan program dan pengembangan kompetensi dibidang jasa riset/litbang

(4) Seksi Standardisasi dan Sertifikasi mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perumusan dan penerapan standar, pengujian dan sertifikasi dalam bidang bahan baku, bahan penolong, proses, peralatan/mesin, dan hasil produk.

(5) Seksi Pengembangan Jasa Teknik mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pemasaran, kerjasama, promosi, pelayanan informasi, penyebarluasan dan pendayagunaan hasil penelitian dan pengembangan. (6) Kelompok Jabatan Fungsional mempunyai tugas melakukan kegiatan

sesuai dengan jabatan fungsional masing-masing. Visi dan Misi Instansi

Baristand Industri Medan memiliki visi sebagai berikut yaitu:

1. Menjadi lembaga litbang terkemuka dan profesional yang dapat memberikan solusi bagi industri.

Baristand Industri Medan memiliki misi sebagai berikut yaitu:

1. Melaksanakan penelitian dan pengembangan serta perekayasaan di bidang mesin dan peralatan.

2. Peningkatan Jasa Pelayanan Teknis. 3. Mendorong penerapan Standart Nasional.

4. Meningkatkan kemampuan penguasaan teknologi dan penanggulangan pencemaran industri.

5. Pengembangan kompetensi bidang teknologi proses dan produk. 6. Meningkatkan pelayanan ketata usahaan untuk mendukung TUPOKSI.

LOGO KEMENTERIAN PERINDUSTRIAN

Sumber : Gambar 2.6

Makna Logo Kementerian Perindustrian

Bentuk logogram terinsipirasi dari gabungan stilasi daun, dengan sirkuit yang terdapat di dalam daun yang menghubungkan komponen elektronik satu sama lain tanpa kabel, dan roda gigi yang berjumlah 5 (lima) melambangkan 5 (lima) asas negara Indonesia dan 5 (lima) nilai inti (core value) Kementerian Perindustrian yaitu Integritas, Profesionalisme, Inovatif, Produktif, dan Kompetitif.

Kementerian Perindustrian diharapkan juga berperan dalam: 1. peningkatan kesejahteraan rakyat;

2. penciptaan lapangan kerja; 3. peningkatan daya saing industri; 4. kepedulian lingkungan;

5. pengembangan inovasi pada pembangunan industri nasional.

Bentuk huruf (typeface) yang bold dan dinamis merefleksikan kekuatan dan semangat dari Kementerian Perindustrian sebagai organisasi yang modern dan menjangkau seluruh masyarakat industri. Sedangkan warna biru pada huruf Kementerian Perindustrian menggambarkan pentingnya peran teknologi dalam pembangunan industri nasional.

Makna Warna Logo Kementerian Perindustrian

Warna Merah Oranye melambangkan: Dinamis dan bijaksana.

Warna Hijau melambangkan: Pertumbuhan, kesejahteraan dan berwawasan

lingkungan.

Warna Biru melambangkan: Percaya diri, kemandirian dan teknologi.

Warna Abu-abu melambangkan: Sikap optimis dan berdaya guna.

Kode warna:

PANTONE Red 032 C: RGB = 239, 65, 53; CMYK = 0, 90, 86, 0.

PANTONE 368 C: RGB = 123, 193, 67; CMYK = 57, 0, 100, 0.

PANTONE 287 C: RGB = 0, 83, 155; CMYK = 100, 68, 0, 12.

PANTONE GRAY: RGB = 119, 120, 123; CMYK = 0, 0, 0, 65.

LOKASI

Sumber :

Gambar 2.7

Hubungi kami di: Contact us at Jl. Sisingamangaraja No. 24 Medan Telp. 061 7363471, Fax. 061 7362830

D. Jaringan Kegiatan

Instansi adalah unsur pelaksana pengabdian atau pelayanan kepada masyarakat. Baristand Industri Medan merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Baristand Industri Medan lebih berorientasi pada pelayanan di bidang riset dan standardisasi serta sertifikasi di bidang industri. Dengan demikian, diharapkan Baristand Industri Medan dapat meningkatkan Produktivitas, dan mengembangkan sarana dan prasarana agar lebih baik kedepannya.

E. Kinerja Kegiatan Terkini

Setiap instansi tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan instansi/perusahaan tersebut, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Baristand Industri Medan, terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan dapat tewujud.

Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja. Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan instansi/perusahaan adalah menyelenggarakan beberapa program prioritas, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat.

F. Rencana Kegiatan

Usulan penjabaran lebih rinci program prioritas yang akan dilaksanakan masing-masing Unit Kerja pada Baristand Industri Medan adalah sebagai berikut :

1. Pelayanan Penyelenggaraan Sertifikasi Produk Penggunaan Tanda SNI dan Sertifikasi Sistem Manajemen Mutu

2. Pelayanan Penyelenggaraan Teknis Pengujian dan Kalibrasi 3. Jasa Pelayanan Teknis Pelatihan dan Konsultansi

4. Pelayanan Penyelenggaraan Pelatihan

5. Jasa Pelayanan yang berasal dari kerjasama dengan pihak lain

Fasilitas & Kegiatan yang dihasilkan oleh Baristand Industri Medan guna meningkatkan kualitas pelayanan yang dihasilkan dan akan ditingkatkan lagi untuk kedepannya adalah :

1. Laboratorium Makanan-Minuman/Hasil Pertanian

Pengujian : Biji Kopi, Biji Coklat, AMDK, Tepung Terigu, Garam, Pakan Ternak, Rokok, Serelia & Produk Olahannya, Kakao Bubuk, Gula Rafinasi, Minuman Beralkohol.

2. Laboratorium Pencemaran Lingkungan

Pengujian : Air Limbah, Air Sungai , Air Sumur, Air Laut, Limbah Padat, Udara Ambient, Emisi, Getaran

3. Laboratorium Mikrobiologi

Pengujian : AMDK, Makanan-Minuman , Pakan Ternak 4. Laboratorium Kimia Mineral

Pengujian : Kaustik Soda, Bahan Galian dan Mineral, Pupuk 5. Laboratorium Produk Industri Logam

Pengujian : Besi Cor, Logam dan Paduannya, Baja Tulangan Beton, Baja Lembaran Lapis Seng (BjLS)

6. Laboratorium Kalibrasi

a. Standardisasi & Pengawasan Mutu

Rancangan SNI, Pengawasan Mutu Berkala & Verifikasi SNI , Sertifikasi Sistim Mutu, Bimbingan ISO Guide 17025, 9000, 14000 & HACCP

b. Workshop

Pengecoran Logam : Pembuatan Rotary Furnace, Induction Furnace, Cupola Furnace, Pembuatan Hot Blast Cupola, Screw Press PKS Perbengkelan : Pembuatan Prototip Mesin, Pembuatan Prototip Alat. c. Pelatihan Teknik Operasional

Diklat : Teknik Kalibrasi, Manajemen Kalibrasi, ISO Guide 17025, ISO 9000, ISO 14000, Analis Laboratorium, Pengendalian Pencemaran, Pengujian Pupuk, Teknologi Proses Non Ferro

d. Rancang Bangun dan Perekayasaan

1. Penelitian Proses dan Pembuatan Anvil making dan Paron dari steel

2. Penelitian perbaikan nozzle quality sebagai cairan alumunium melalui inspeksi teknik

3. Pembuatan paron cap. 75 kg untuk IKM pengecoran logam 4. Penelitian pembuatan screw press untuk industri CPO 5. Penelitian pembuatan ripple mill untuk pemecah biji sawit 6. Penelitian tentang industri pengecoran logam

21 A. Pengertian dan Fungsi Surat

Penyampaian informasi akan selalu memerlukan alat bantu jika komunikator dan komunikan tidak saling bersemuka (berhadapan muka). Alat komunikasi sangat banyak jenis dan macamnya. Khusus dalam komunikasi tulis, salah satu media yang paling banyak dipakai adalah surat. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, terbitan Balai Pustaka tahun 2004 surat adalah alat untuk menyampaikan informasi secara tertulis yang dibuat oleh seseorang atau pejabat kepada pihak lain baik atas nama sendiri maupun jabatan dalam organisasi. Menurut Sedarmayanti (2001:162) surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan berita.

Menurut Seojito dan Solchen (2004:1) mendefinisikan surat sebagai berikut : a) Ditinjau dari isinya, surat merupakan jenis karangan (komposisi) paparan pengarang mengemukakan maksud dan tujuannya, menjelaskan apa yang dipikirkan dan dirasakannya. b) Ditinjau dari wujud peraturannya, surat merupakan percakapan tertulis. c) Ditinjau dari fungsinya, surat merupakan sarana komunikasi. Sedangkan menurut (Barthos 2000:22) surat adalah kertas sehelai atau lebih dimana dituliskan suatu pernyataan atau berita atau sesuatu yang hendak orang nyatakan, beritakan atau dinyatakan kepada orang lain.

Berdasarkan beberapa pendapat dapat disimpulkan bahwa pengertian surat adalah suatu alat komunikasi tertulis yang digunakan sebagai sarana penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lain baik perorangan maupun organisasi. Dalam pengertian sehari-hari, surat umumnya hanya dikenal sebagai alat untuk

menyampaikan berita secara tertulis. Pengertian tersebut adalah pengertian sempit karena ternyata surat mengemban fungsi yang lebih luas lagi yang mencakup informasi tertulis berupa rekaman berita tentang suatu aktivitas.

Surat berfungsi sebagai sarana komunikasi dan alat penyampaian pesan. Fungsi utama surat adalah sebagai berikut:

1. Wakil dari penulis atau pengirim

2. Pedoman dalam mengambil tindak lanjut 3. Alat pengingat atau berpikir

4. Media alat bukti duta komunikasi 5. Alat tata usaha, dan

6. Pengukur maju mundurnya aktifitas suatu usaha (Barthos, 2003: 36).

Dalam lingkup surat menyurat, surat memiliki fungsi sebagai piranti tatausaha pengukur maju mundurnya suatu kegiatan usaha, media komunikasi yang bersifat tertulis dan juga menjadi alat bukti tertulis.

Pada Balai Riset Standarisasi dan Industri (Baristand) Medan terdapat beberapa jenis surat yang digunakan diantaranya adalah surat dinas. Adapun sifat surat dinas dilihat dari aspek keamanan dan legalitas memiliki kepentingan yang berbeda atas tingkat keaslian, bobot informasi, pengamanan informasi serta kecepatan penyampaiannya.

1. Tingkat Keaslian Surat Dinas a. Asli.

Lembaran yang ditujukan kepada instansi, pejabat, perorsangan atau sekelompok orang sebagaimana tercantum pada alamat yang dituju kepada kepala surat atau lembaran yang dinyatakan sebagai asli.

b. Tembusan.

Lembaran yang ditujukan kepada instansi, pejabat, perorangan atau sekelompok orang yang mempunyai keterkaitan langsung dengan surat sebagaimana dikomunikasikan oleh instansi yang terdapat pada surat dinas Baristand Industri Medan. Tembusan surat dinas sesuai dengan aslinya disampaikan kepada unit kerja terkait atau yang disebut dalam tembusan. Tembusan surat dinas tidak perlu memakai kata penghormatan, cukup dengan menuliskan : Menteri Perindustrian, Sekretaris Jendral Departemen Perindustrian, dan sebaginya tanpa “Yth, Bapak atau Sdr.”

c. Salinan.

Lembaran lain yang dibuat tidak bersama-sama dan tidak sekaligus dengan aslinya, namun bunyinya sesuai dengan isi surat dinas ali seluruhnya.

d. Kutipan (Petikan).

Lembaran yang berisi beberapa bagian/kalimat/hal yang idambil dari surat dinas asli dan dilegalisasi oleh pejabat yang berwewenang. Selain istilah petikan sering pula digunakan kata kutipan.

2. Bobot Informasi Surat Dinas a. Surat Dinas Penting,

Yang isinya mengandung hal-hal yang bersifat strategis, kebijaksanaan dan operasional.

b. Surat Dinas Biasa

3. Pengamanan Surat Dinas,

Tindakan pengamanan yang mencakup pengamanan unsur fisik dan unsur informasinya. Di samping itu, pengamanan surat dinas juga dapat dilihat dari format pengetikan, penggandaan, penggunaan kertas dan amplop serta penyampaiannya.

a. Dilihat dari unsur pengamanan fisik dan informasinya, sifat surat dinas terdiri dari:

1) Sangat Rahasia (SRhs).

Dipakai untuk surat-surat yang sangat erat hubungannya dengan keamanan negara. Jika jatuh ke tangan yang tidak berhak kemudian disebarluaskan akan menyebabkan terganggunya kemanan sekaligus membahayakan negara.

2) Rahasia (Rhs).

Dipakai untuk surat-surat yang sangat erat hubungannya dnegan kepentingan, martabat pejabat dan instansi yang membuatnya. Apabila jatuh ke tangan yang tidak berhak kemudian disebarluaskan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak dapat merugikan kepentingan, martabat pejabat dan instansinya.

3) Terbatas/Konfidential (T)

Kerahasiaannya ditentukan oleh Menteri, Eselon I dan pejabat tertentu yang biasanya berisikan rahasia para pejabat/rahasia jabatan.

4) Biasa.

Surat yang tidak memerlukan pengamanan khusus. Pada dasarnya setiap pejabat dan/atau pegawai pembuat konsep setelah menilai isinya menentukan dan membubuhkan sifat kerahasiaannya, kemudian menentukan kepentingannya (segera atau sangat segera). Sifat naskah dinas diterangkan dalam kolom-kolom “sifat”, misalnya:

- Nomor : 10/M-IND/4/2005 Sifat : Rahasia.

Lampiran : 2 (dua) lembar. Perihal : Usulan Jabatan. - Nomor : 15/SJ-IND.5/10/2005.

Sifat : Terbatas/Konfidential (T). Lampiran : 1 (satu) berkas.

Perihal : Laporan Rapat Koordinasi.

b. Dilihat dari pengetikan, penggandaan, penggunaan kertas dari amplop serta kecepatan penyampaiannya, meliputi:

1) Pengetikan.

a) Pengetikan Manual:

1) Surat dinas biasa diketik oleh staf sesuai dnegan tata cara pengetikan surat dinas biasa.

2) Surat dinas yang bersifat rahasia:

- Diketik oleh staf tertentu yang ditunjuk atau unit kerja tersendiri (bila ada) yang menangani surat dinas rahasia.

b) Pengetikan Komputer:

(1) Untuk membedakan surat asli dengan tembusan surat dinas biasa atau yang bersifat rahasia dipergunakan stempel atau cetakan yang menyebutkan asli atau tembusan.

(2) Khusus surat dinas yang sifatnya rahasia, setelah proses pembuatan surat selesai maka file-nya dihapus atau dapat disimpan dalam vcd surat dinas rahasia yang penyimpanannya secara khusus.

2) Penggandaan.

Penggandaan dapat dilakukan dengan fotocopy, pencetakan, dan sebagainya. Agar hasil penggandaan derajatnya sama dengan surat asli maka harus ditangani oleh pejabat yang berwenang.

3) Penggunaan Kertas dan Amplop

a) Penggunaan kertas baik untuk surat dinas biasa maupun yang sifatnya

rahasia sesuai dengan ketentuan kertasnya: (1) Jenis kertas : HVS

(2) Ukuran kertas : A4 (3) Warna kertas : Putih b) Penggunaan Amplop/Sampul :

(1) Surat Dinas Sangat Rahasia, menggunakan 3 (tiga) sampul: - Sampul pertama (dari dalam)

- Distempel cap jabatan, cap sifat di bawah cap derajat kemudian dimasukkan ke dalam sampul kedua.

- Sampul kedua, sama dengan sampul pertama. - Sampul ketiga, dengan cap.

(2) Surat Dinas Rahasia, menggunakan 2 (dua) sampul:

- Sampul pertama (dari dalam), diperlakukan sama dengan sampul untuk surat dinas rahasia.

- Sampul kedua, dengan cap.

(3) Surat Dinas Terbatas/Konfidential (T), menggunakan 1 (satu) sampuldan di cap.

(4) Surat Dinas Biasa, menggunakan satu sampul dan di cap. 3. Persyaratan Penandatanganan Surat Dinas.

Setiap surat dinas yang konsepnya telah net sebelum ditandatangani harus diparaf terlebih dahulu oleh pejabat pada unit-unit/instansi terkait.

Adapun persyaratan tersebut, sebagai berikut:

a. Pejabat yang mempunyai tanggung jawab atas isi/materi net konsep surat dinas, sebelum net konsep ditandatangani terlebih dahulu membubuhkan parafnya pada sebelah kanan dan sejajar dengan nama jabatan penanda tangan surat dinas.

b. Bagi pejabat dari unit-unit/instansi terkait dengan materi net konsep surat dinas, sebelum net konsep tersebut ditandatangani terlebih dahulu membubuhkan parafnya pada sebelah kiri dan sejajar dengan nama jabatan penanada tangan.

4. Contoh penulisan penandatanganan surat dinas

Contoh 1:

MENTERI PERINDUSTRIAN RI, } } 4 (empat) spasi } } NAMA Contoh 2: SEKRETARIS JENDRAL, } } 4 (empat) spasi } } NAMA Keterangan:

1) Sesudah penulisan nama jabatan diberi tanda koma (,) dan nama jabatan diketik dengan huruf besar seluruhnya

2) Nama jelas penanda tangan, diketik dengan huruf besar seluruhnya

3) Jarak antara nama jabatan dan nama jelas penanda tangan adalah 4 (empat) spasi

4) Surat yang ditandatangani oleh Menteri menggunakan kop surat berlambang Garuda Emas dan bertuliskan Menteri Perindustrian Republik Indonesia berwarna hitam

5) Surat yang ditandatangani oleh Pejabat Eselon I, II dan III menggunakan kop surat masing-masing unit kerja

b. Penulisan penandatanganan surat dinas atas dasar pendelegasian wewenang sebagai berikut:

Contoh 1:

DIREKTUR JENDRAL INDUSTRI KECIL DAN MENENGAH } } 4 (empat) spasi } } NAMA Contoh 2:

KEPALA BIRO UMUM DAN HUMAS } } 4 (empat) spasi } } NAMA Keterangan :

1) Sesudah penulisan nama jabatan diberi tanda koma (,) dan nama jabatan diketik dengan huruf besar seluruhnya.

2) Nama jelas penanda tangan, diketik dengan huruf besar seluruhnya tanpa garis bawah, tanda kurung ( ) dan NIP.

3) Jarak antara nam jabatan dan nama penanda tangan adalah 4 (empat) spasi. 4) Cara penulisan penanda tangan tersebut berlaku untuk Eselon I, II dan III. 5) Menggunakan kertas kop masing-masing unit kerja.

5. Kecepatan Penyampaian Surat Dinas

Penyampaian surat dinas Pada Balai Riset Standarisasi dan Industri (Baristand) Medan terdapat dibedakan dalam 4 (empat) tingkatan, yaitu:

Surat harus dikirim segera setelah selesai dibuat:

- Pengiriman surat kilat di dalam kota bisa denganpetugas khusus jika ditargetkan waktu sampainya surat tersebut. Jika surat dikirim ke luar kota, maka harus digunakan pos udara dengan kode “KILAT” pada sampulnya secara jelas.

- Jika isi surat harus disampaikan secara kilat, seperti surat undangan, panggilan pelantikan dan sebagainya, maka bila dianggap perlu penyampaiannya dapat didahului dengan telex/faximile atau telepon tanpa mengurangi tata krama penyampaian berita. Namun, harus dijelaskan bahwa surat resmi akan dikirimkan.

b) Sangat Segera

Surat harus dikirim secepat mungkin pada hari itu juga. Ketentuan pengiriman, penyampaian pesanan dapat didahului dengan telex/faximile atau telepon speanjang hal itu dianggap perlu.

c) Segera

Surat harus dikirim secepat mungkin dan paling lambat daslam waktu 24 jam. Pengirimannya bisa melalaui petugas khusus, kantor pos dan giro atau perusahaan-perusahaan jasa pengiriman lainnya.

d) Biasa

Surat harus dikirim menurut urutan diterimanya dibagian ekspedisi dan dikirim menurut jadwal waktu perjalanan petugas.

B. Kop Surat Yang Digunakan dan Ketentuan Pokok Penulisan Surat Dinas

Pada umumnya, surat dinas pada Balai Riset Standarisasi dan Industri (Baristand) Medan terdapat yang dibuat dan ditanda tangani oleh Menteri dan Pejabat Eselon I, II dan III menggunakan kertas yang memiliki kop sebagai pengenal unit kerjanya. Tata cara penggunaan kop dimaksud, sebagai berikut:

1. Surat dinas yang dibuat oleh Menteri menggunakan Kop Surat berlambang Garuda Emas dengan bertuliskan Menteri Perindustrian Republik Indonesia berwarna hitam.

2. surat dinas yang dibuat dan ditanda tangani atas nama Mneteri menggunakan Kop Surat Departemen Perindustrian.

3. Surat dinas yang dibuat oleh Pejabat Eselon I, II dan III dengan menggunakan kop surat masing-masing unit kerja.

Surat dinas yang ditulis oleh seorang pegawai/pejabat sangat berkaitan

dengan nama baik unit kerja yang diwakilinya. Oleh karena itu dalam tata penulisannya harus memenuhi bebrapa persyaratan, antara lain:

1. Sistematis. 2. Jelas. 3. Tepat. 4. Singkat.

5. Menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar. 6. Menggunakan format yang telah ditentukan.

C. Bentuk-Bentuk Surat

Bentuk surat adalah penempatan bagian surat pada sebuah surat (Achmad Zaenudin 2007 :17). Secara umum bentuk surat dibagi menjadi tiga bentuk beserta variasinya. Ketiga bentuk surat tersebut adalah:

1. Bentuk lurus (block style) Bentuk ini mempunyai variasi:

a. Bentuk lurus penuh (full block style) b. Bentuk lurus (block style)

c. Bentuk setengah lurus (semi block style) 2. Bentuk lekuk (indented style)

Bentuk ini mempunyai variasi: a. Bentuk lekuk (indented style)

b. Bentuk alinea menggantung (hanging paragraph style) 3. Bentuk resmi (official style)

Bentuk ini mempunyai variasi: a. Bentuk resmi Indonesia lama b. Bentuk resmi Indonesia baru

c. Bentuk Kombinasi dan Lembaga Bahasa Indonesia (LBI)

Rincian mengenai bentuk-bentuk surat dapat dilihat pada bagan-bagan berikut ini.

1.a. Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style) (1) ___________________________ ___________________________ ___________________________ ___________ (2) ___________ (3) ___________ ___________ ___________ (4) ___________ (5) ___________, (6) __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ _______________________ (7) __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ ________________________ (7) ___________ (8) ___________ (9) ___________ (10) ___________ (11) ___________ ___________ (12) ___________ ___________ (13) ___________ (14) Keterangan: