Bab ini berisikan Kesimpulan berdasarkan pembahasan dan hasil penelitian yang dilakukan di bagian Sekretarit Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumater Utara dan beberapa saran yang bermanfaat dikemudian hari.
BAB II
PROFIL FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Fakultas Ekonomi USU lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada saat itu adalah Dr.Teuku Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya berada di bawah Presiden Sumatera Utara (istilah nama pimpinan pada saat itu).
Sejak Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara didirikan di Medan dan memperoleh status Negeri dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No. 64/1961 tentang penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan kedalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961. Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I. No.0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan Tinggi No. 131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul dengan Surat Keputusan No.23/DIKTI/Kep/1987, No.25/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 dan Program Pendidikan D-III. Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 ( tiga ) Departemen, yaitu :
a. Departemen Ekonomi Pembangunan b. Departemen Manajemen
c. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma III terdiri dari : a. Jurusan Kesekretariatan
b. Jurusan Keuangan c. Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut : a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang
ilmu ekonomi. Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar.
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatakan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN
d. Senantiasa berusaha meningkatakan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain yang bertaraf nasional dan internasional.
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional.
b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian dan pengabdian pada masyarakat dan responsif terhadap perkembangan/perubahan.
B. Struktur Organisasi
Dalam berorganisasi, diketahui struktur organisasi. Struktur organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini
dihubungkan dengan pencapain tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.
Struktur organisasi yang baik akan mengatur pelaksanaan kegiatan, sehingga efisiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan melalui kerjasama dan koordinasi yang baik dengan demikian tujuan organisasi dapat dicapai. Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dikelola dan berfungsi untuk melalukan serangkaian kegiatan tertentu
Struktur organisasi mempunyai 3 (tiga) fungsi yaitu :
1. Menciptakan kesuksesan bagi suatu lembaga, dengan memiliki struktur organisasi kita telah berimajinasi seperti apa diinginkan di masa mendatang
2. Memudahkan pengembangan sumber daya manusia, dengan struktur organisasi kita mampu melihat bagian-bagian yang membutuhkan SDM dan menempatkannya sesuai dengan keahliannya
3. Melalui struktur organisasi dapat dilakukan pelimpahan pekerjaan atau wewenang kepada orang yang tepat.
Struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1
_ _ _ _ _ _
Gambar Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU Sumber : Fakultas Ekonomi USU
Rektor dan Pembantu Rektor
Ketua dan Sekretaris Departemen Dekan dan Pembantu
Dekan Dewan Pertimbangan Fakultas Unit Penunjang Fakultas Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas Ketua Program Studi Inter Departemen Ketua Lab/ Study bengkel Kepala Sub Bagian Tata Usaha Departemen Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas Ketua Program Studi Intra Departemen Sekretariat Dekan
Pejabat Pimpinan Fakultas Ekonomi terdiri dari :
1. Pimpinan Fakultas Ekonomi USU
Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga,M.Ec Pembantu Dekan I : Drs. Arifin Hamzah,MM,Ak
Pembantu Dekan II : Fahmi Natigor Nasution,SE,M.Acc,Ak Pembantu Dekan III : Ami Dilham,SE,MSi
2. Dewan pertimbangan Fakultas Ekonomi USU
Ketua : Drs.Erwin Abubakar,MBA,Ak
Sekretaris : Dra.Komariah Pandia,MSi Anggota : Prof.Bachtiar Hassan Miraza
Prof.Moenaf H.Regar,M.Acc Prof.Dr.Amrin Fauzi
Prof.Dr.Arnita Zainuddin,MSi
Prof.Dr.Ade Fatma Lubis,MAFIS,MBA,Ak Prof.Dr.Ritha Dalimunthe,SE,MSi
Prof.Dr.Azhar Maksum,M.Ec,Acc,Ak Prof.Dr.Paham Ginting,MS
Prof.Dr.SyaadAfifuddinS,M.Ec Prof.Dr.Ramli,MS
Ami Dilham,SE,MSi
Drs.Hasan Sakti Siregar,MSi,Ak Wahyu Ario Pratomo,SE,MEc
Prof.Dr.lic.reg.reg.Sirojuzilam,SE 3. Departemen
a. Ekonomi Pembangunan
Ketua : Wahyu Ario Pratomo,SE,M.Ec
Sekretaris : Dr.Irsyad Lubis,SE.M.SocSe b. Manajemen
Ketua : Prof.Dr.Ritha Dalimunthe,SE,MSi
Sekretaris : Nisrul Irawati,SE,MBA c. Akuntansi
Ketua : Drs.Hasan Sakti Siregar,MSi,Ak
Sekretaris : Mutia Ismail,SE,MM.Ak 4. Program Diploma III
a. Keuangan
Ketua : Prof.Dr.Paham Ginting,MS
Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang,SE,MSi b. Akuntansi
Ketua : Drs.Hasan Sakti Siregar,MSi,Ak
Sekretaris : Iskandar Muda,SE,MSi c. Kesekretariatan
Sekretaris : Dr.Arlina Nurbaity Lubis,SE,MBA
5. Bagian Tata Usaha
Kepala Bagian Tata Usaha : Sofia Anita,SE
Kasub.Personalia : Kamariah,SE
Kasub.Keuangan : Eka Juliani,SE
Kasub.Umum dan Perlengkapan : M.Simba Sembiring,SE,MSi
Kasub.Akademik : Fepty Aniar,SE
Kasub.Kemahasiswaan : Zailiana,S.Sos
Bendaharawan Gaji : Maslan,SE
PUMC : Suparyo,SE
6. Lembaga-lembaga Penunjang Puslitbank
Pengarah : Drs.Jhon Tafbu Ritonga,MEc
Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo,SE,MEc
Kepala Unit Pelayanan : Hotmal Dja’far,SE,MM,Ak
C. Job Description
Adapun uraian tugas dari setiap bagian pada struktur organisasi Fakultas Ekonomi adalah :
1. Dekan
Tugas umum dari Dekan adalah :
a. Memimpin penyelenggaraan dan pengembangan pendidikan dan pengajaran, penelitian, pengabdian kepada masyarakat
b. Membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi dan administasi fakultas
c. Bertanggung jawab kepada Rektor
d. Menandatangani ijazah, transkip nilai, surat keterangan dan skripsi mahasiswa e. Menetapkan tanggal ujian skripsi/komprehensif dan panitia penguji
f. Mendisposisi surat-surat masuk
g. Menghadiri wisuda mahasiswa Fakultas Ekonomi 2. Pembantu Dekan
a. Pembantu Dekan I
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan akademik atau pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masayarakat.
b. Pembantu Dekan II
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan kegiatan di bidang administrasi umum dan keuangan
c. Pembantu Dekan III
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam pelaksanaan kegiatan dibidang pembinaan serta pelayanan kesejahteraan mahasiswa, alumni dan kerjasama.
3. Kepala Tata Usaha a. Bagian Tata Usaha
Tugasnya adalah :
1) Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas
2) Menghimpun dan Menelaah peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan
3) Mengumpulkan dan mengelola data ketatausahaan dibidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan
4) Melaksanakan urusan surat menyurat, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan, dan kearsipan
5) Melaksanakan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas
6) Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat
7) Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas 8) Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan dilingkungan fakultas 9) Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi
10) Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas
b. Sub Bagian Akademik Tugasnya adalah :
1) Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
2) Mengumpulkan dan mengelola data di bidang pendidikan, penelitian, dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat
3) Melakukan administrasi akademik
4) Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik
5) Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum 6) Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah dilingkunagan fakultas
7) Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat dilingkungan fakultas.
c. Sub Bagian Umum dan Keuangan Tugasnya adalah :
1) Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
2) Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggan 3) Melakukan urusan persuratan dan kearsipan dilingkungan fakultas
4) Melakukan urusan penerimaan tamu Pimpinan, rapat dinas, dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas
6) Melakukan peneriamaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan
7) Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya
8) Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan
9) Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan
10) Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
d. Sub Bagian Kepegawaian Tugasnya adalah :
1) Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
2) Melaksanakan proses pengadaan dan pengakatan pegawai 3) Melaksanakan urusan mutasi pegawai
4) Memverifikasi usulan angka kredit jabatab fungsional
5) Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usulan kenaikan jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, ijin dan cuti
6) Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai 7) Memproses SK jabatan structural dan fungsional
9) Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
e. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugasnya adalah :
1) Menyusun Rancana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
2) Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni 3) Melakukan administrasi kemahasiswaan
4) Melakukan urusan pemberian izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan 5) Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi
6) Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas
7) Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan mahasiswaan
8) Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembianaan kemahasiswaan 9) Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni
10) Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan dan alumni
11) Menyusun laporan kegiatan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
f. Sub Bagian Perlengkapan Tugasnya adalah :
2) Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan
3) Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan
4) Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan perlengkapan
5) Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan 6) Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan
7) Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian
RINCIAN TUGAS SEKRETARIS DEKAN FE USU
Nama Pekerjaan rutin Volume Waktu Catatan
Esa Setiana SE, MSi
Memasukkan surat masuk untuk Dekan FE USU ke buku agenda
5 surat perhari 5 menit -
Membuat surat atau menulis nomor surat keluar
10 nomor perhari 10 menit -
Yunita Indriati, SE
Menjadwal kegiatan Dekan
2 kali perhari 2 menit
Sesuai kegiatan Menstempel surat dan
membuat tanggal surat keluar
20 berkas perhari 30 menit -
Menerima tugas akhir mahasiswa yang akan ditandatangani Dekan
5 tugas perhari 5 menit -
Mengantar surat masuk yang telah diproses Dekan ke bagian lain
5 surat perhari 30 menit -
Mengarsip surat masuk dan surat keluar
D. Jaringan Usaha/Kegiatan
Fakultas merupakan unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan kepada masyarakat dan pembinaan civitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan lembaga Perguruan Tinggi yang menghasilkan jasa pendidikan non profit (tidak
dikirim ke bagian lain
Mengetik surat keluar 3 surat perhari 30 menit
Sesuai kegiatan Menerima telepon 15 telepon perhari 15 menit -
Menerima fax 3 kali perhari 10 menit
Sesuai kebutuhan Memproses program
Dekan dan team Sesuai jadwal Disesuaikan
Konsentrasi tugas oleh Esa Memantau kenyamanan keserasian dan kelengkapan ruangan kerja Dekan, sekretaris, ruang rapat
sama dengan perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu:
1. Penyelenggaraan Pendidikan 2. Pengadaan Penelitian dan, 3. Pengabdian kepada masyarakat
Dengan demikian, diharapkan lulusan–lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik sehingga mampu bersaing dilapangan kerja nantinya, serta dapat mengabdikan dirinya kepada bangsa dan negaranya.
E. Kinerja Usaha Terkini Pada Fakultas Ekonomi USU
Setiap lembaga mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan yang diinginkan, dibutuhkan waktu untuk mencapai tujuan itu, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara berupaya agar tujuan yang telah digariskan dapat terwujud. Dibutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin, dan loyalitas untuk mewujudkannya.
Untuk mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi, kinerja usaha terkini yang dijalankan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian ilmiah
khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan sumber daya manusia (SDM) yang benar–benar memiliki kualitas yang baik.
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya : Natal, Paskah, Idul Firi, Isra’ mi’raj, dll) sehingga para
civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam
menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain adalah sebagai berikut :
1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil 2. Perkuliahan semester genap/ganjil
3. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil 4. Wisuda Mahasiswa
BAB III PEMBAHASAN
A. Pengertian Surat
Unsur kerjasama baik kedalam maupun keluar organisasi sangat penting artinya dalam mencapai tujuan organisasi. Agar kerjasama dapat terlaksana dengan baik, maka perlu adanya komunikasi. Salah satu cara berkomunikasi yang dipergunakan oleh organisasi yaitu dengan cara tertulis, misalnya dengan melalui surat.
Menurut Sedarmayanti (2001:162), surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan berita.
Menurut Bratawidjaja (1995:5), surat adalah satu sarana untuk menyampaikan pernyataan atau informasi secara tertulis dari satu pihak kepada pihak yang lain
Menurut Moekijat (1995 : 43), surat adalah helai kertas yang ditulis (pada waktu ini pada umumnya diketik) atas nama pribadi penulis, atau atas nama kedudukannya dalam organisasi yang ditujukan kepada suatu alamat tertentu dan memuat sesuatu bahan komunikasi.
Dari beberapa pendapat ini dapat disimpulkan bahwa pengertian surat adalah suatu alat komunikasi tertulis yang digunakan sebagai sarana penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lain baik perorangan maupun organisasi.
B. Fungsi surat
Surat mempunyai peranan yang sangat penting sebagai alat komunikasi tertulis dalam kehidupan bermasyarakat dewasa ini. Sepucuk surat selain berfungsi sebagai alat-alat penyampaian pesan dapat pula berfungsi sebagai alat-alat pengingat (warkat) dan arsip serta sebagai alat bukti. Tetapi yang perlu digaris bawahi adalah tidak semua surat dapat disebut sebagai warat, arsip dan dokumen. Surat baru dapat disebut sebagai warkat, arsip dan dkumen apabila surat tersebut berfungsi sebagai alat pengikat.
Surat sebagai alat komunikasi mempunyai fungsi sebagai berikut : 1. Wakil dari pengirim / penulis
2. Bahan pembukti
3. Pedoman dalam mengambil tindakan yang lebih lanjut 4. Alat pengukur kegiatan organisasi
5. Sarana memperpendek jarak (Sedarmayanti , 2001:162)
C. Jenis Surat
Pada bagian Sekretariat Dekan setiap jenis surat masuk dipisahkan menjadi 5 (lima) kelompok, yaitu:
a. Surat penting adalah surat yang isinya mengandung kepentingan yang mengikat, dan surat tersebut memerlukan tindak lanjut dan mengandung informasi yang sangat diperlukan organisasi dalam jangka waktu lama.
b. Surat rahasia adalah surat yang dapat merugikan kepentingan martabat pimpinan dan organisasi yang bersangkutan apabila jatuh ke tangan orang yang tidak betanggungjawab.
c. Surat segera adalah surat yang harus diproses dan disampaikan kepada pimpinan paling lambat 1 x 24 jam
d. Surat biasa adalah surat yang tidak memerlukan tindak lanjut karena surat tersebut mengandung informasi yang tidak penting. Surat biasa hanya memiliki kegunaan pada saat itu juga dan relatif singkat sehingga tidak perlu disimpan.
e. Surat rutin adalah surat yang kegunaannya relatif singkat sehingga tidak perlu disimpan terlalu lama.
D. Bentuk Surat
Menurut Bratawidjaja (1995:7) yang dimaksud dengan bentuk surat ialah tata letak atau posisi bagian-bagian surat. Masing–masing bagian surat itu mempunyai posisi tertentu sesuai dengan fungsi dan peranannya, terutama sebagai petunjuk atau identifikasi untuk memproses surat tersebut.
Pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara bentuk surat yang digunakan pada pembuatan surat keluar adalah bentuk lurus ( Block style )
E. Bagian Surat
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan suatu instansi yang menjalankan aktivitas dengan korespondensi. Surat yang merupakan alat komunikasi bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdiri dari bagian-bagian surat yang membentuk satu kesatuan surat yang utuh. Adapun bagian-bagian surat pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
a. Kop surat
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS EKONOMI
Jln. Prof. T. M. Hanafiah, SH. Kampus USU Medan Telp. 8214545 Fax. ( 061 ) 8214545
Kop surat yang digunakan Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdiri dari :
1. Nama organisasi 2. Alamat lengkap 3. Lambang/logo 4. Nomor telepon
b. Tanggal surat
Penulisan tanggal surat pada surat masuk maupun keluar di Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara letaknya berada di bawah kepala surat, disebelah kanan sejajar dengan nomor surat.
c. Nomor surat
Nomor surat ditulis dibawah kepala surat. Contoh nomor surat yang digunakan Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
Nomor : 6325/H5.2. 1. 5/SDM/2009
d. Lampiran
Kata lampiran ditulis dibawah nomor surat dan berada disebelah kiri. Contoh penulisan lampiran:
Lamp : Satu lembar e. Hal
Penulisan kata hal atau perihal untuk surat keluar pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dicantumkan dibawah kata lampiran secara vertikal.
Nomor urut surat keluar Kode unit kerja USU
Kode unit kerja Unsur Pelaksana Akademik
Kode unit kerja Fakultas
Kode unit kerja Pembantu Dekan II Fakultas Ekonomi
Kode perihal Sumber Daya Manusia Tahun pembuatan surat
f. Salam Pembuka
Salam pembuka yang sering digunakan pada penulisan surat keluar dibagian Sekretariat Dekan adalah “ Dengan hormat “.
g. Isi Surat
Sebelum mengeluarkan surat keluar, Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terlebih dahulu mengkonsep isi surat, hal ini berfungsi untuk menyusun materi naskah yang akan disampaikan sehingga apabila surat sudah selesai dikonsep diharapkan isi surat dapat tersusun secara singkat, jelas, lengkap, benar, dan sopan.
h. Salam penutup
Didalam surat yang di keluarkan Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tidak digunakan salam penutup, karena surat-surat pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara bersifat resmi. Pada surat-surat resmi biasanya tidak dicantumkan salam penutup melainkan cukup disebutkan nama jabatan, kemudian dicantumkan nama terang, selain itu juga dituliskan nomor induk pegawai.
i. Tanda tangan penanggung jawab surat
Surat yang dikeluarkan Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ditandatangani oleh Pejabat yang berwenang, yaitu Dekan Fakultas Ekonomi USU.
j. Tembusan
Surat pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara biasanya terdapat tembusan. Tembusan digunakan apabila ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui isi surat tersebut (Rektor, Pembantu Dekan, Pegawai).
F. Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar di Fakultas Ekonomi USU
Mengurus dan mengendalikan surat pada suatu kantor merupakan kegiatan yang penting. Pengorganisasian pengurusan surat di suatu kantor berbeda dengan kantor lainnya. Mengurus dan mengendalikan surat adalah kegiatan penanganan surat masuk dan surat keluar yang meliputi penerimaan, pencatatan, pengarahan, pendistribusian, pemrosesan lebih lanjut.
Pada suatu kantor pengurusan surat dilakukan oleh sekretaris atau suatu bagian khusus yaitu bagian arsip atau ekspedisi. Tujuan penanganan dan pengendalian surat adalah supaya surat dapat dengan cepat dan tepat sampai kepada alamat yang dituju atau