Ketua Bahagian/ Pusat/ Unit/ Pengurus Asrama

1.0 TUJUAN

Proses kerja ini diwujudkan berkaitan pengurusan pentadbiran di Bahagian HEP

2.0 SKOP

Proses kerja ini meliputi aktiviti pentadbiran, perkhidmatan dan aktiviti yang merangkumi keperluan jabatan di Bahagian Hal Ehwal Pelajar

3.0 DEFINISI

3.1 Ketua Bahagian/ Pusat/ Unit/ Pengurus Asrama

Seseorang pegawai yang telah dilantik oleh Timbalan Naib Canselor HEP untuk mengetuai sesuatu Bahagian/ Pusat/ Unit/ Kolej Kediaman dalam pengurusan HEP.

3.2 Singkatan

TNC HEP - Timbalan Naib Canselor HEP

TPK - Timbalan Pendaftar Kanan

KTP - Ketua Timbalan Pendaftar

PP - Penolong Pendaftar

PPK - Penolong Pendaftar Kanan

KK - Kerani Kanan

K - Kerani

Tajuk : Pengurusan Surat Pentadbiran

No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/F.09

4.0 RUJUKAN

1. Perintah Am Bab A – Bab G

2. Arahan Perkhidmatan Bab 1 – Bab 8

3. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam 1991 – 2006 4. Pekeliling Naib Canselor UiTM

5. Pekeliling Pendaftar UiTM 6. Pekeliling TNC HEP 7. Pekeliling Bendahari UiTM

5.0 PROSES KERJA

5.1 Pengurusan Surat Pentadbiran

Bil Proses Kerja Pegawai Yang

Melulus/Dirujuk

Seksyen Undang-undang/Peraturan

1. Menerima surat bersama arahan

(lisan/bertulis) yang perlu diambil tindakan dari ketua bahagian

TNC/KTP/PPK

2. Meneliti arahan dan membuat

perancangan bagi tindakan yang perlu diambil

TPK/PPK/PE

3. Mendapatkan fail yang berkaitan dari

kerani fail sebagai rujukan bagi surat yang berkaitan

KK/K

4. Menghubungi pegawai yang berkaitan

jika perlu bagi urusan perbincangan dan pengesahan

TPK/PPK/PE

5. Menyediakan surat bagi tindakan

susulan ^TNC/KTP/PPK

6. Mendapat kelulusan /tandatangan

ketua Bahagian ^TNC/KTP/PPK

7. Menyerahkan kepada kerani bagi

tujuan rekod dan Pembantu Opersai bagi urusan penghantaran kepada penerima

BAHAGIAN HEP UiTM SHAH ALAM

MANUAL PROSEDUR KERJA

BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR

Tajuk : Pengurusan Surat Pentadbiran

No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/F.09

3 6.0 CARTA ALIR

6.1 Pengurusan Surat Pentadbiran

Tanggung

jawab ^{Aliran Kerja} ^{Proses Kerja} ^{Rekod Kualiti}

TNC/KTP/PPK

Menerima surat bersama arahan (lisan/bertulis) yang perlu diambil tindakan dari ketua bahagian Fail Am, 100, 200, 300, 400, 500 dan 600 (yang berkaitan Pejabat Pentadbiran HEP)

TPK/PPK/PE Meneliti arahan dan membuat

perancangan bagi tindakan yang perlu diambil

KK/K

Mendapatkan fail yang berkaitan dari kerani fail sebagai rujukan bagi surat yang berkaitan

TPK/PPK/PE

Menghubungi pegawai yang berkaitan jika perlu bagi urusan perbincangan dan pengesahan

TNC/KTP/PPK Menyediakan surat bagi

tindakan susulan

TNC/KTP/PPK Mendapat kelulusan

/tandatangan ketua Bahagian

Menyerahkan kepada kerani bagi tujuan rekod dan Pembantu Opersai bagi urusan penghantaran kepada penerima

Tamat Pembetulan

Tiada Pembetulan& ditandatangan

Tajuk : Pengurusan Surat Pentadbiran

No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/F.09

7.0 PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

7.1 Perintah-Perintah Am dan Arahan Pentadbiran.

7.2 Arahan Perkhidmatan Bab 3, Bab 4 dan Bab 5.

8.0 BORANG TINDAKAN KERJA

Tiada

9.0 BORANG SENARAI SEMAKAN

BAHAGIAN HEP UiTM SHAH ALAM

MANUAL PROSEDUR KERJA

BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR

Tajuk : PEMILIHAN JAWATANKUASA PEWAKILAN PELAJAR (JPP) No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/F.10

Mula surat 1 daripada 05 STATUS DOKUMEN Petunjuk Nombor Mukasurat Nombor Keluaran Nombor Pindaan Tarikh Kuatkuasa 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 1.0 TUJUAN

Dokumen ini adalah untuk mengendali dan melaksanakan aktiviti yang berkaitan dengan Pemilihan Jawatankuasa Pewakilan Pelajar (JPP)di UiTM Shah Alam

2.0 SKOP

Proses Kerja ini adalah meliputi urusan Pemilihan Jawatankuasa Perwakilan Pelajar UiTM Shah Alam.

3.0 DEFINISI

3.1 Jawatankuasa Perwakilan Pelajar (JPP)

Badan eksekutif peringkat pelajar yang dipilih melalui Pilihanraya Kampus

3.2 Singkatan:

NC – Naib Canselor

TNC HEP – Timbalan Naib Cancelor (HEP) UiTM – Universiti Teknologi MARA Shah Alam JPP – Jawatankuasa Pewakilan Pelajar

Tajuk : PEMILIHAN JAWATANKUASA PEWAKILAN PELAJAR (JPP) No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/F.10

4.0 RUJUKAN

4.1 Garis Panduan dan Tatacara Am Pemilihan JPP

5.0 PROSES KERJA

Bil Proses Kerja Pegawai Yang

Melulus/Dirujuk

Seksyen Undang-undang/Peraturan 1. Menyediakan kertas kerja cadangan

tarikh pemilihan JPP kepada MEU

TNCHEP Garis Panduan Pemilihan Jawatankuasa Perwakilan Pelajar (JPP)

2. Pembubaran Majlis Perwakilan Pelajar NC/TNCHEP

3. Pelantikan Jawatankuasa Induk Pemilihan JPP

TNCHEP

4. Pelantikan Jawatankuasa Pelaksana Pemilihan JPP

TNCHEP

5. Borang Pencalonan Dikeluarkan J/K Pelaksana Pemilihan JPP

6. Penerimaan Borang Pencalonan J/K Pelaksana Pemilihan JPP

7. Mesyuarat Jawatankuasa Pengesahan Calon Bertanding

J/K Pelaksana Pemilihan JPP

8. Pengumuman Penamaan Calon J/K Pelaksana Pemilihan JPP

9. Kempen Pemilihan J/K Pelaksana Pemilihan JPP

10. Pembuangan Undi J/K Pelaksana Pemilihan JPP

11. Pengiraan Undi J/K Pelaksana Pemilihan JPP

12. Pengumuman Keputusan J/K Pelaksana Pemilihan JPP

BAHAGIAN HEP UiTM SHAH ALAM

MANUAL PROSEDUR KERJA

BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR

Tajuk : PEMILIHAN JAWATANKUASA PEWAKILAN PELAJAR (JPP) No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/F.10

Mula surat 3 daripada 05 6.0 CARTA ALIR

Tanggung Jawab

Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Kualiti

Menyediakan kertas kerja cadangan tarikh pemilihan JPP kepada MEU Garis Panduan Pemilihan Jawatankuasa Perwakilan Pelajar (JPP) Pembubaran Majlis Perwakilan Pelajar Pelantikan Jawatankuasa Induk Pemilihan JPP Pelantikan Jawatankuasa Pelaksana Pemilihan JPP Borang Pencalonan Dikeluarkan Penerimaan Borang Pencalonan Mesyuarat Jawatankuasa Pengesahan Calon Bertanding Pengumuman Penamaan Calon Kempen Pemilihan Pembuangan Undi Pengiraan Undi Pengumuman Keputusan

Tajuk : PEMILIHAN JAWATANKUASA PEWAKILAN PELAJAR (JPP) No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/F.10

7.0 PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

Garis Panduan Pemilihan Jawatankuasa Perwakilan Pelajar (JPP)

8.0 BORANG TINDAKAN KERJA

Borang JPP/HEP/01/2019 – Kertas Pencalonan Pemilihan JPP UiTM (SULIT) Borang JPP/HEP/02/2019 – Borang Butir -Butir Calon Pemilihan JPP UiTM (SULIT)

Borang JPP/HEP/03/2019 – Borang Permohonan Menjadi Wakil Calon Pemilihan JPP UiTM (SULIT)

9.0 BORANG SENARAI SEMAKAN Tidak berkaitan.

BAHAGIAN HEP UiTM SHAH ALAM

MANUAL PROSEDUR KERJA

BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR

Tajuk : Kelulusan Permohonan Latihan Staf HEP

No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/F.11

Muka surat 1 daripada 04 STATUS DOKUMEN Petunjuk Nombor Mukasurat Nombor Keluaran Nombor Pindaan Tarikh Kuatkuasa 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 1.0 TUJUAN

Manual Prosedur Kerja ini adalah bertujuan untuk menjelaskan perancangan dan pembangunan sumber manusia di Bahagian Hal Ehwal Pelajar

2.0 SKOP

Prosedur kerja ini meliputi meliputi proses merancang penempatan staf di BHEP serta perancangan latihan mengikut jawatan dan skim jawatan di BHEP.

3.0 DEFINISI

3.1 Jadual Perancangan Latihan

Jadual yang disediakan oleh ketua-ketua unit bagi tujuan pengenalpastian jenis-jenis latihan yang perlu diikuti oleh setiap staf di bawah seliaan pada tahun berkenaan.

3.2 Jumlah Jam latihan

Iaitu kiraan jam latihan keseluruhan yang telah diikuti oleh seseorang staf dalam tempoh satu tahun. Jumlah sasaran jam latihan yang ditetapkan untuk setiap staf UiTM ketika ini ialah sebanyak 42 jam setahun.

3.3 Penilaian Keberkesanan Latihan

Penilaian yang perlu dibuat oleh ketua setiap unit untuk setiap latihan yang diikuti oleh seseorang staf. Penilaian bertujuan bagi memastikan staf telah mempelajari sesuatu yang dapat meningkatkan prestasi kerjaya dan prestasi unit berkenaan. Ia juga bagi memastikan sumber jabatan tidak dibazirkan untuk latihan yang tidak relevan atau tiada hasil. Kaedah penilaian ini perlu ditentukan oleh ketua-ketua unit dan perlu didokumenkan.

Tajuk : Kelulusan Permohonan Latihan Staf HEP

No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/F.11

3.5 Singkatan

UiTM - Universiti Teknologi MARA HEP - Hal Ehwal Pelajar

TNC - Timbalan Naib Canselor PPKU - Pengarah Pusat Kesihatan

KU - Ketua Unit

PE - Pegawai Eksekutif

4.0 RUJUKAN 1. Perintah Am

2. Rancangan Malaysia ke

3. Pekeliling- Pekelilig Kerajaan Malaysia 4. Pekeliling Naib Canselor UiTM

5. Pekeliling Pendaftar UiTM 6. Pekeliling TNC HEP 7. Pekeliling Bendahari UiTM

5.0 PROSES KERJA

Kelulusan Permohonan Latihan Staf HEP

Bil Proses Kerja ^{Pegawai Yang}

Melulus/Dirujuk

Seksyen Undang-undang/Peraturan 1. ^{Menerima surat permohonan latihan}

daripada PTJ ^TPK/PE

Semak permohonan yang dipohon untuk pelaksanaan latihan yang telah

dirancang

PE/PP/TPK

Jika tidak diluluskan, keluarkan surat tidak diluluskan kepada PTJ yang memohon dan tamatkan proses.

TNC/TPK/PP/PE

Jika diluluskan, keluarkan surat

kelulusan beserta senarai program yang diluluskan kepada PTJ yang memohon.

BAHAGIAN HEP UiTM SHAH ALAM

MANUAL PROSEDUR KERJA

BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR

Tajuk : Kelulusan Permohonan Latihan Staf HEP

No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/F.11

Muka surat 3 daripada 04 6.0 CARTA ALIR

KELULUSAN PERMOHONAN LATIHAN STAF HEP Tanggung

Jawan ^{Aliran Kerja} ^{Proses kerja} ^Rekod

TPK/PE

Terima surat permohonan daripada PTJ

Surat permohonan

latihan PTJ

PE/PP/TPK ^{Semak permohonan untuk}

pelaksanaan latihan

TNC/TPK/PP/PE

Jika tidak diluluskan, keluarkan surat tidak diluluskan kepada PTJ yang memohon dan tamatkan proses.

PP/PE ^{keluarkan surat kelulusan}

beserta senarai program yang diluluskan kepada PTJ yang memohon.

Rekod

Rekod latihan Mula

Tajuk : Kelulusan Permohonan Latihan Staf HEP

No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/F.11

7.0 PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN Pekeliling Naib Canselor Bil 4 Tahun 2017

8.0 BORANG TINDAKAN KERJA Tiada

9.0 BORANG SENARAI SEMAKAN Tiada

BAHAGIAN HEP

UiTM SHAH ALAM

MANUAL PROSEDUR KERJA

Dalam dokumen KANDUNGAN. C1 Latar Belakang Jabatan/Pejabat C2 Objektif Jabatan/Pejabat C3 - Piagam Pelanggan Jabatan/Pejabat (Halaman 44-56)