KINERJA PELAYANAN PENGGUNA PADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS DARMA AGUNG MEDAN
3.1 Sejarah Singkat Perpustakaan Universitas Darma Agung
Universitas Darma Agung berdiri pada tahun 1957 dan memiliki perpustakaan yang berlokasi di jl.Bantam No.21. Pada tahun 2001 perpustakaan tersebut memisahkan diri dan bernama “Perpustakaan Hermina Napitupulu” Universitas Darma Agung dengan luas bangunan 1.392 m perpustakaan ini berlokasi di jl.TD.Pardede No.21, di samping perpustakaan universitas, di beberapa fakultas juga ada perpustakaan fakultas.
Universitas Darma Agung memiliki beberapa fakultas, yaitu: Ilmu Sosial dan Politik, Ekonomi, Keperawatan, Hukum, Teknik, Ilmu Pendidikan dan Keguruan, Sastra, Pasca Sarjana, dan setiap fakultas memiliki berbagai jurusan terbagi kepada setiap masing-masing fakultas tersebut, dengan jumlah mahasiswa sebanyak 7615 orang.
Dengan adanya berbagai jurusan pada Universitas Darma Agung menuntut perpustakaan sebagai unsur penunjang Tridharma Perguruan Tinggi yaitu pendidikan dan pengajaran, penelitian serta pengabdian kepada masyarakat untuk lebih mengutamakan dan menyediakan koleksi perpustakaan sebagai kebutuhan pengguna pada perpustakaan Universitas Darma Agung. Perpustakaan yang merupakan pusat informasi, tidak hanya merupakan tempat penyimpanan bahan pustaka tetapi harus juga merupakan tempat penyimpanan, pelestarian, pengelolahan, pemanfaatan dan penyebaran informasi.
Perpustakaan Hermina Napitupulu Universitas Darma Agung masih dalam proses penataan penyempurnaan. Perpustakaan dikelola oleh 2 (dua) orang yaitu: 1 (satu) orang sebagai kepala perpustakaan dan 1 (satu) orang bertugas pada bagian pelayanan.
Adapun daftar nama petugas Perpustakaan Hermina Napitupulu Universitas Darma Agung adalah seperti yang tertera dibawah ini:
Tabel-1: Nama-nama pustakawan Perpustakaan Universitas Darma Agung Medan
1 Rospika Simarmata S1 Ilmu Komunikasi Kepala Perpustakaan 2 Sorta Tampubolon SE (Sarjana Ekonomi) Staf Pengawai
Kegiatan yang ada pada organisasi Perpustakaan Universitas Darma Agung dapat dikelompokkan menjadi beberapa kelompok kerja:
1. Pelayanan teknis yang meliputi: a. Pengadaan bahan pustaka b. Pengolahan
c. Pembinaan koleksi
2. Pelayanan pengguna yang meliputi: a. Sirkulasi
b. Referensi
Salah satu aspek yang dapat menentukan berhasilnya kinerja layanan perpustakaan selain dari staf, pustakawan, gedung dan fasilitas yang dimiliki adalah tersedianya koleksi yang relevan dengan kebutuhan pengguna.
3.1.1 Pengguna Perpustakaan
Syarat-syarat untuk menjadi anggota perpustakaan adalah sebagai berikut:
1. Terdaftar sebagai mahasiswa, Universitas Darma Agung akademik pada saat itu.
2. Mendaftarkan diri pada perpustakaan Universitas Darma Agung, dengan syarat sebagai berikut:
a. Menunjukkan kartu tanda mahasiswa yang telah berlaku dan melampirkan fotocopy kwitansi pembayaran uang kuliah.
b. Memberikan identitas pribadi ke perpustakaan Universitas Darma Agung. c. Menyerahkan pas photo ukuran 2x3 sebanyak 2 lembar.
d. Membayar uang pendaftaran sebesar Rp.5000.
e. Kartu tanda anggota perpustakaan KTA dipakai sampai tamat kuliah dari Universitas Darma Agung, apabila kartu tersebut hilang diharuskan mengganti mengurus kembali dikenakan biaya Rp.5000.
3.2 Koleksi
Koleksi perpustakaan adalah semua bahan pustaka yang dikumpulkan, diolah dan disimpan untuk disajikan kepada masyarakat guna memenuhi kebutuhan pengguna akan informasi. Jumlah koleksi ditentukan oleh beberapa faktor seperti jumlah program studi, jumlah mata kuliah, dan jumlah pemakai.
Koleksi yang dimiliki perpustakaan Universitas Darma Agung terdiri dari beberapa jenis yaitu:
a. Buku b. Majalah c. Direktori d. Ensiklopedi e. Teks Book f. Skripsi
Adapun jumlah koleksi yang dimiliki Perpustakaan Universitas Darma Agung pada tahun 2007 dan 2008/2009 bisa dilihat dalam tabel-tabel di bawah ini, yaitu:
Tabel-2: Koleksi Perpustakaan Universitas Darma Agung pada tahun 2007
No Koleksi / Fakultas Judul Eksemplar
1 Agama / Theology 301 856 2 Hukum 213 474 3 Teknik Mesin 105 532 4 Teknik Elektro 61 97 5 FKIP 120 305 6 Sosial 96 128 7 Ilmu Keperawatan 185 653 8 Ekonomi 52 107 9 Politik 70 183
10 Sastra 169 202
11 Pertanian 9 84
12 Skripsi 219 219
Jumlah 1600 3840
Tabel-3: Koleksi Perpustakaan Universitas Darma Agung pada tahun 2008/2009
No Koleksi / Fakultas Judul Eksemplar
1 Agama / Theology 616 1015 2 Hukum 410 921 3 Teknik Mesin 211 845 4 Teknik Elektro 88 102 5 FKIP 241 422 6 Sosial 190 203 7 Ilmu Keperawatan 238 1515 8 Ekonomi 75 227 9 Politik 109 479 10 Sastra 181 308 11 Pertanian 25 137
13 Dari Kantor Walikota 23 54
14 Skripsi 453 453
Jumlah 2860 6681
Dapat diketahui bahwa koleksi yang dimiliki perpustakaan Universitas Darma Agung belum memadai bila dibandingkan dengan jumlah mahasiswa 7615 orang.
Koleksi perpustakaan sudah memiliki kartu katalog, sehingga dapat membantu pengguna menelusur informasi. Setiap buku dibuat call numbernya. Nomor kelasnya ditentukan dengan menggunakan DDC edisi 22. Bahan pustaka disusun berdasarkan fakultas atau jurusan masing-masing.
3.3 Sistem Pelayanan
Pada umumnya perpustakaan memberikan pelayanan kepada penggunanya, melalui 2 (dua) sistem pelayanan, yaitu:
a) Sistem Terbuka (Open access)
Sistem terbuka adalah suatu cara memungkinkan pengguna untuk masuk ke ruang koleksi untuk memilih, dan mengambil sendiri koleksi yang sesuai. Untuk itu pengguna harus mengetahui system pengelompokan buku yang dianut oleh perpustakaan.
b) Sistem Tertutup (Close access)
Sistem tertutup adalah suatu cara peminjaman yang tidak memungkinkan pengguna untuk memilih dan mengambil sendiri koleksi perpustakaan yang diinginkannya. Koleksi yang ingin dipinjam terlebih dahulu dilihat melalui katalog yang tersedia. Koleksinya akan diambil oleh petugas, setelah pengguna mencatat nomor buku yang akan dipinjamnya. Dalam sistem ini peran katalog sangat penting.
Sistem pelayanan yang diselenggarakan olah Perpustakaan Universitas Darma Agung adalah system pelayanan terbuka (open access). Pengguna atau pengunjung perpustakaan dapat memilih langsung atau mengambil sendiri koleksi yang ingin di pinjam atau yang dibaca.
Jam buka pelayanan Perpustakaan Universitas Darma Agung adalah sebagai berikut:
a. Senin-sabtu : Pagi 08.00-12.00 WIB b. Senin-sabtu : Siang 14.00-17.00 WIB
Citra perpustakaan terutama ditentukan oleh pendapat masyarakat atas kesanggupan perpustakaan untuk memberikan pelayanan kapada penggunanya. Reputasi perpustakaan didasarkan atas jasa yang diberikannya kepada pengguna perpustakaan. Salah satu kegiatan utama atau jasa utama perpustakaan adalah pelayanan sirkulasi. Pelayanan sirkulasi ini merupakan pelayanan perpustakaan yang berhubungan langsung dengan pengguna.
Adapun pelayanan sirkulasi di Perpustakaan Universitas Darma Agung meliputi: peminjaman, pengembalian, perpanjangan masa pinjam, penagihan, dan sanksi.
3.4.1 Peminjaman
Peminjaman bahan pustaka dapat dilakukan oleh setiap anggota perpustakaan yang telah memiliki kartu anggota perpustakaan. Sedangkan yang bukan anggota perpustakaan tidak dapat meminjam bahan pustaka untuk dibawa keluar perpustakaan. Bahan pustaka yang dapat dipinjam oleh anggota perpustakaan ditentukan oleh perpustakaan sebanyak 2 judul, peminjaman bahan pustaka adalah selama 4 hari, ditambah masa perpanjangan dengan waktu 2 hari.
Syarat-syarat peminjaman buku di Perpustakaan Universitas Darma Agung adalah sebagai berikut:
1. Telah terdaftar menjadi mahasiswa Universitas Darma Agung. 2. Mempunyai kartu tanda mahasiswa (KTM).
3. Mempunyai kartu tanda anggota perpustakaan. 4. Lama waktu peminjaman 4 hari.
5. Perpanjangan peminjaman buku diperbolehkan 2 hari.
6. Mahasiswa berhak dapat meminjaman buku hanya 2 eksemplar.
7. Keterlambatan peminjaman buku dikenakan biaya denda setiap harinya Rp.500, tidak dihitung hari libur. Jika tidak dipulangkan tidak bisa pinjam lagi dan yang rusak harus diganti oleh pengguna.
8. Koleksi refren tidak boleh dipinjam kecuali di fotocopy.
Prosedur peminjaman bahan pustaka yang dilakukan di Perpustakaan Universitas Darma Agung adalah sebagai berikut:
1. Peminjam menunjukkan kartu anggota kepada petugas perpustakaan. 2. Peminjam mencari bahan pustaka yang akan dipinjam.
3. Setelah menemukan bahan pustaka yang akan dipinjam kemudian pengguna menuliskan nama, tanggal pinjam pada kartu buku kemudian menyerahkan bahan pustaka tersebut kepada petugas perpustakaan.
4. Petugas mengecek ulang kartu buku dan kemudian mencatat pada kartu anggota kode bahan pustaka dan tanggal pengembalian.
5. Tanggal pengembalian juga dicatat pada slip pengembalian bahan pustaka. Slip pengembalian ini ditempelkan di halaman pertama buku. Dengan demikian pengguna tidak akan lupa tanggal pengembalian bahan pustaka. 6. Bahan pustaka diberikan kepada pengguna. Kartu buku dan kartu anggota
disusun menurut tanggal pengembalian.
Mengingat pengguna Perpustakaan Universitas Darma Agung banyak dan
petugas yang melayani hanya 2 (dua) orang saja, maka pengguna sistem kartu anggota sangat tepat diterapkan. Keuntungan sistem ini adalah pengguna yang ingin meminjam bahan pustaka tidak perlu menunggu lama.
3.4.2 Pengembalian
Pelayanan pengembalian bahan pustaka di perpustakaan, merupakan kelanjutan dari pelayanan peminjaman bahan pustaka. Apabila masa peminjaman bahan pustaka telah berakhir maka pengguna wajib mengembalikan bahan pustaka yang dipinjamnya.
Prosedur pengembalian bahan pustaka pada Perpustakaan Universitas Darma Agung adalah sebagai berikut:
1. Pengguna mengembalikan bahan pustaka yang telah dipinjam. 2. Petugas menerima bahan pustaka yang dikembalikan.
3. Petugas memeriksa apakah bahan pustaka dalam keadaan baik.
4. Jika tidak terjadi kerusakan maka petugas memeriksa apakah pengembalian bahan pustaka tersebut terlambat atau tidak.
5. Petugas mengambil kartu buku dan kartu anggota dari kotak kartu buku yang sedang dipinjam.
6. Petugas mencantumkan tanggal kembali pada kartu buku kemudian memberi paraf pada kartu buku dan kartu anggota.
7. Kartu buku dimasukkan kekantong buku dan kartu anggota di kembalikan. Pengembalian bahan pustaka pada Perpustakaan Universitas Darma Agung dapat dikatakan baik karena sudah menggunakan kartu buku dan pada bahan pustaka sudah ada slip pengembalian, sehingga peminjaman dapat mengembalikan bahan pustaka tepat pada waktunya.
3.4.2 Perpanjangan Masa Pinjam
Apabila bahan pustaka yang dipinjam telah habis batas masa pinjamannya, maka sipeminjam berkewajiban mengembalikan bahan pustaka tersebut keperpustakaan. Namun pengguna dapat memperpanjang masa pinjamnya apabila bahan pustaka tersebut masih diperlukan.
Prosedur perpanjangan masa pinjam bahan pustaka pada Perpustakaan Universitas Darma Agung adalah sebagai berikut:
1. Peminjam membawa bahan pustaka yang akan diperpanjang.
2. Peminjam menyerahkan bahan pustaka yang akan diperpanjang kepada petugas.
3. Petugas mengambil kartu buku dan kartu anggota dari kotak penyimpanan. 4. Petugas menuliskan tanggal kembali pada kartu buku serta memberi paraf dan
pada kartu anggota diberikan paraf.
5. Petugas menuliskan kembali kode bahan pustaka dan tanggal pengembalian pada kartu anggota sedangkan pada kartu buku dituliskan tanggal peminjaman.
6. Petugas menyerahkan kembali bahan pustaka tersebut kepada peminjam. Batas perpanjangan masa pinjam bahan pustaka selama 2 hari dan pengguna dapat melakukan perpanjangan masa pinjam bahan pustaka cuma 1x (satu kali).
Penagihan adalah pelayanan sirkulasi yang berupa kegiatan meminta kembali bahan pustaka yang dipinjam oleh pemakai setelah melewati batas waktu peminjaman.
Petugas melakukan penagihan apabila bahan pustaka yang dipinjam telah tiba batas waktu pengembaliannya.
Prosedur penagihan di Perpustakaan Universitas Darma Agung adalah sebagai berikut:
a. Nama-nama peminjam yang terlambat mengembalikan buku ditempelkan di papan pengumuman perpustakaan.
b. Jika pengumuman tersebut belum juga ditanggapi, maka akan dikirim pesan pada salah seorang teman terdekat si peminjam, agar disampaikan pada sipeminjam.
3.4.5 Sanksi
Pemberian sanksi biasanya diberikan kepada pengguna yang melanggar peraturan yang telah ditentukan, misalnya keterlambatan dalam pengembalian bahan pustaka. Mengembalikan bahan pustaka dalam keadaan rusak dan sebagainya. Pemberian sanksi yang sering terjadi pada Perpustakaan Universitas Darma Agung adalah keterlambatan pengembalian bahan pustaka yang dipinjam pengguna dan menghilangkan bahan pustaka.
Sanksi yang diberikan adalah sebagai berikut:
1. Bila terlambat mengembalikan bahan pustaka diberikan sanksi sebesar Rp.500,00 per hari per buku.
2. Jika bahan pustaka yang dipinjam pengguna mengalami kerusakan, maka bahan pustaka tersebut harus diperbaiki/diganti oleh peminjam.
3. Jika bahan pustaka yang dipinjam hilang, peminjam wajib mengganti dengan bahan pustaka yang sama atau diganti dengan uang sesuai dengan harganya.
3.4.6 Surat Keterangan Bebas Pinjaman Pustaka
Surat keterangan bebas peminjaman bahan pustaka ini wajib diurus oleh mahasiswa apabila akan menyelesaikan studinya dan surat ini merupakan bukti bahwa tidak ada lagi peminjaman bahan pustaka di Perpustakaan Universitas Darma Agung.
Pada surat keterangan bebas pinjaman bahan pustaka tercantum keterangan sebagai berikut:
a. Nomor surat b. Nama mahasiswa
c. Nomor induk mahasiswa d. Program studi (S1/D3) e. Fakultas
f. Keterangan tidak ada peminjaman buku
g. Tanggal surat dan tanda tangan kepala perpustakaan
Syarat-syarat pengambilan surat keterangan bebas pinjaman bahan pustaka adalah sebagai berikut:
1. Memberikan surat keterangan dari fakultas
2. Menyumbangkan 1 buku sesuai dengan judul masing-masing 3. Memberikan 1 skripsi
3.5 Pelayanan Referens
Jenis koleksi referens khusus dipersiapkan untuk memberikan informasi, penjelasan dalam hal-hal tertentu. Informasi dapat berupa suatu kata, pokok masalah, pustaka, nama tokoh, petunjuk-petunjuk dan sebagainya. Koleksi referens tidak perlu dipelajari secara keseluruhan sebagaimana buku teks maupun fiksi.
Adapun koleksi referens yang dimiliki Perpustakaan Universitas Darma Agung dalam 2 tahun trakhir, yaitu tahun 2007 dan 2008/2009 terdapat pada tabel-tabel di bawah ini adalah:
Tabel-4: Koleksi Refrens Perpustakaan Universitas Darma Agung pada Tahun 2007
No Koleksi Judul Eksemplar
1 Direktori 35 35
2 Kamus Bahasa Inggris-Indonesia 1 1
4 Text Book 105 323
5 Terbitan Pemerintah 48 62
6 Ensiklopedia Americana 130 305
7 Ensiklopedia Nasional Indonesia 31 46
8 Ensiklopedia Britanica 33 89 9 Colliers’s Ensiklopedia 18 36 10 Pictured Ensiklopedia 16 20 11 Majalah 8 24 Jumlah 426 942
Tabel-5: Koleksi Refrens Perpustakaan Universitas Darma Agung pada Tahun 2008/2009
No Koleksi Judul Eksemplar
1 Direktori 48 48
2 Kamus Bahasa Inggris-Indonesia 1 1
3 Kamus Bahasa Indonesia-Inggris 1 1
4 Text Book 121 538
5 Terbitan Pemerintah 65 309
6 Ensiklopedia Americana 132 54
7 Ensiklopedia Nasional Indonesia 35 89
8 Ensiklopedia Britanica 33 36
9 Colliers’s Ensiklopedia 18 23
10 Pictured Ensiklopedia 18 41
11 Majalah 13 41
Jumlah 485 1181
Semua koleksi referens yang ada di Perpustakaan Universitas Darma Agung disusun dalam rak yang berbeda tidak disatukan dengan koleksi lainnya, sehingga dapat dengan mudah menemukannya. Koleksi referens tidak dipinjamkan kepada pengguna.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan
Berdasarkan uraian di atas, maka penulis menarik kesimpulan sebagai berikut: 1. Petugas perpustakaan terdiri dari 2 (dua) orang dan salah satunya
berpendidikan S1 Ilmu Komunikasi.
2. Pelayanan pengguna pada perpustakaan Universitas Darma Agung terdiri dari sirkulasi, referens, dan pelayanan bimbingan pengguna.
3. Pelayanan sirkulasi perpustakaan Universitas Darma Agung meliputi kegiatan keanggotaan, peminjaman, pengembalian, perpanjangan,
penagihan, pemberian sanksi, dan surat keterangan bebas pustaka. Semua kegiatan tersebut memiliki prosedur masing-masing yang terarah dan sangat mudah diikuti.
4. Pelayanan referensi masih mengalami kendala karena koleksinya masih bergabung dengan koleksi lain.
5. Dapat dikatakan koleksi yang ada belum cukup memadai untuk membantu kelancaran proses belajar mengajar dan sivitas akademika Universitas Darma Agung yang digunakan oleh 60 anggota perpustakaan per harinya terdiri dari mahasiswa, dosen, dan tata usaha Universitas Darma Agung.
6. Perpustakaan Universitas Darma Agung menggunakan sistem pelayana terbuka (open access) yang memungkinkan pengguna dapat menelusuri informasi bahan pustaka secara langsung ke rak buku.
7. Bimbingan pengguna pada perpustakaan Universitas Darma Agung diberikan setiap penerimaan anggota baru yang mendaftar sebagai
4.2 Saran
Berdasarkan pembahasan dari observasi dan wawancara yang telah dilakukan, maka penulis mencoba mengemukakan beberapa saran dan masukaan diantaranya, adalah:
1. Agar perpustakaan melakukan fungsinya dengan baik hendaknya
Perpustakaan Universitas Darma Agung menambah petugas yang mempunyai latar belakang pendidikan ilmu perpustakaan sehingga pengelola perpustakaan dapat dilakukan secara professional.
2. Untuk menarik minat pengguna agar datang ke perpustakaan hendaknya dilakukan penambahan koleksi yang relevan dengan kebutuhan pengguna. 3. Sebaiknya untuk meningkatkan pelayanan pengguna, perpustakaan
mempertimbangkan untuk menggunakan catalog on-line agar temu balik bahan pustaka lebih mudah.
4. Sebaiknya koleksi referens dipisahkan dari koleksi yang lain dan disusun dalam ruang khusus.
5. Perpustakaan Universitas Darma Agung hendaknya membuat statistik
pelayanan sirkulasi untuk mengetahui perkembangan kegiatan pelayanan sirkulasi dari satu periode keperiode berikutnya.
DAFTAR PUSTAKA
Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. 2004. Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi. Jakarta : Depdikbud. Lasa, NS. 1994. Jenis-Jenis Pelayanan Informasi Perpustakaan. Yogyakarta : UGM Press.
Sirengar, A. Ridwan. 2004. Perpustakaan Energi Pembangunan Bangsa. Medan : UniversitasSumatera Utara Press.
Soeatminah. 1992 . Perpustakaan Pustakawan dan Kepustakawanan. Yogyakarta : Kanisius.
Sulistyo-Basuki. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta : Gramedia pustaka utama.
Sumardji, P. 1993. Perpustakaan Organisasi dan Tata Kerja. Yogyakarta : Kanisius.
Sutarno NS. 2003. Perpustakaan dan Masyarakat. Jakarta : Yayasan Obor Indonesia.
Sutarno NS. 2006. Manajemen Perpustakaan Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta : Sagung Seto.
Syahrial-Pamuntjak, Rusina. 2000 . Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan. Jakarta : Djambatan.