BAB II PROFIL PERGURUAN TINGGI
G. Kinerja Usaha Terkini
Setiap Perguruan Tinggi Negeri mempunyai visi dan misi yang harus dijlankan
sesuai dengan tujuan Perguruan Tinggi Negeri, butuh waktu untuk mencapai itu semua
begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya
agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam
mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin serta
loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong tercapainya hasil yang maksimal diperlukan kinerja
yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah
menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan
berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang
bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian
kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat
agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan
agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia ( SDM ) yang benar-benar memiliki
kualitas yang baik.
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan
hari-hari besar keagamaan ( misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra’Mi’raj, dan
lain-lain) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma
keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.
Untuk mencapai kinerja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menyusun
beberapa langkauh kegiatan sebagai berikut:
a. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus metode dan alat yang digunakan
dapat ditingkatkan.
b. Jumlah lulusan meningkat dan dihapkan lulus tepat waktu, serta indeks
prestasi lebih baik.
c. Melakukan inovasi database Mahasiswa, Kartu Rencana Mahasiswa, Kartu
Hasil Studi, Jadwal Kuliah, Jadwal Ujian Mid Semester, dan Jadwal Ujian
Semester yang telah terprogram.
d. Memperbaiki ruang kuliah Mahasiswa dan Dosen, Departemen dan Ruang
baca.
e. Meningkatkan Kompetensi Mahasiswa, setiap penerimaan mahasiswa baru di
adakan kegiatan kepemimpinan Mahasiswa untuk kegiatan perkenalan dengan
mahasiswa baru.
f. Dosen muda diwajibkan untuk mengikuti Program Pekerti Applied Approach,
Workshop, Seminar, dan Lokakarya.
g. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa harus sesuai dengan kurikulum
i. Melaksanakan penelitian dan pengabdian masyarakat yang harus dirapatkan
oleh Departemen.
j. Memberi dorongan kepada Dosen muda untuk melanjutkan program studi S2
dan S3 baik dalam maupun di luar negeri.
k. Meningkatkan jumlah mahasiswa yang diterima.
l. Meningkatkan kegiatan seminar, lokakarya, kuliah umum yang diadakn
Pimpinan Fakultas.
m. Memberi bimbingan kepada mahasiswa dalam melakukan kegiatan
magang/praktek kerja lapangan agar dapat menghasilkan lulusan yang
berkualitas. Departemen menyiapkan laporan evaluasi per semester untuk
BAB III PEMBAHASAN
A. Mekanisme Pelayanan yang baik
Kegiatan pelayanan adalah suatu aktifitas untuk lebih peduli (care) pada setiap
orang yang membutuhkan kemampuan bantuan kita (petugas layanan). Empati dan
peduli yang diberikan oleh petugas layanan pada orang lain (costumer) bukan bentuk
merendahkan diri melainkan sikap mulia yang akan menempatkan posisi seseorang
(pemberi layanan) dalam tempat yang terhormat di mata orang lain (pelanggan).
Pada prinsipnya dapat disimpulkan bahwa pelayanan yang baik yang dilakukan
oleh suatu organisasi baik pemerintah maupun swasta termasuk bidang ketata usahaan
harus memuat beberapa aspek, antara lain :
a. Keterbukaan, yaitu adanya informasi pelayanan yang berupa loket informasi
yang dimilikinya dan terpampang dengan jelas
b. Kesederhanaan, yaitu mencakup prosedur pelayanan dan persyaratan pelayanan
c. Kepastian, yaitu menyangkut informasi waktu, biaya dan petugas pelayanan
yang jelas
d. Keadilan, yaitu memberi perhatian yang sama terhadap pelanggan tanpa adanya
diskriminasi yang dapat dilihat dari materi atau kedekatan seseorang
e. Keamanan dan kenyamanan hasil produk pelayanan memenuhi kualitas teknis
dan dilengkapi dengan jaminan pelayanan secara administrasi
f. Perilaku petugas pelayanan menyenangkan pelanggan, yaitu harus tanggap dan
peduli dalam memberikan pelayanan dengan tidak mempersulit pelanggan
Paimin Napitupulu (2009 ; 17), mengemukakan adapun ciri-ciri pelayanan yang
baik adalah :
a. Tersedianya sarana dan prasarana yang baik
Dalam melayani mahasiswa salah satu yang paling penting diperhatikan
adalah sarana dan prasarana yang dimiliki instansi seperti meja dan kursi yang
nyaman. Ventilasi udara dalam ruangan juga harus bersih, aman dan sejuk
serta suasana yang kondusif dan tidak berisik. Kelengkapan dan majunya
kecanggihan teknologi sarana dan prasarana yang digunakan mahasiswa, dan
dalam proses belajar mengajar di dalam kelas.
b. Tersedianya para staf pengajar dan staf pegawai yang baik
Kenyamanan mahasiswa diruang belajar pada umumnya tergantung dari cara
dan perilaku petugas staf pengajar memberikan motivasi dan arahan yang
menarik mahasiswa tersebut, staf pegawai yang ramah, sopan, dan menarik
dapat membuat mahasiswa menjadi lebih nyaman dalam segala hal.
Disamping itu, Staf pegawai juga harus cepat tanggap, pandai bicara,
menyenangkan serta pintar. Demikian juga cara kerja harus cepat dan cekatan
sangat perlu, hal ini akan berpengaruh untuk produktifitas yang tinggi.
c. Bertanggung jawab
Dalam melaksanakan tanggung jawab untuk melayani mahasiswa, baik
dibidang akademik dan kemahasiswaan yang memerlukan arahan dan bantuan,
diharapkan petugas agar dapat memberikan yang terbaik bagi setiap
mahasiswa. Dalam menjalankan kegiatan pelayanan, petugas harus mampu
melayani mahasiswa dari awal sampai tuntas atau selesai.
Dalam melayani mahasiswa diharapkan petugas melakukan pelayanan sesuai
dengan prosedur. Layanan yang diberikan sesuai jadwal untuk pekerjaan
tertentu dan jangan membuat kesalahan dalam arti pelayanan yang diberikan
sesuai dengan keinginan mahasiswa.
e. Mampu berkomunikasi
Petugas diharapkan mampu berkomunikasi baik lisan dan tulisan dengan baik
kepada setiap mahasiswa, artinya agar mahasiswa dengan cepat dan mudah
memahami dan mengerti informasi yang dijelaskan oleh petugas.
Berdasarkan uraian diatas terlihat jelas bahwa mekanisme pelayanan pada bagian
kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU saat ini yang diberikan oleh staf petugas masih
belum baik dan berkualitas, antara lain :
a. Penyampaian informasi yang tidak akurat dan sumber yang tidak jelas, membuat
mahasiswa selalu menjadi salah dan bingung dalam bertindak dan melakukan
sesuatu, baik dalam hal pendidikan, administrasi, dan kemahasiswaan serta
adanya sumber pada setiap bagian organisasi dan departemen yang sangat sulit
untuk diminta klarifikasi kebenaran dari informasi tersebut.
b.Penerimaan beasiswa kepada mahasiswa yang sering tidak tepat sasaran,
dikarenakan persyaratan beasiswa yang masih bersifat umum, sehingga tidak
terdapat spesifikasi khusus terhadap mahasiswa yang berprestasi dan kurang
mampu, seperti penyertaan surat keterangan tidak mampu.
c. Segala kegiatan yang dilakukan harus menunggu keputusan dari Biro Rektor
sehingga apabila ada informasi yang kurang jelas memerlukan waktu yang lama
Disamping itu terdapat masalah fasilitas yang sering dijumpai atau terjadi dalam
pekerjaan kantor yang menjadi salah satu faktor penyebab kurang baiknya mekanisme
pelayanan pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut :
a. Virus pada komputer yang sering mengganggu dan memperlambat pekerjaan
pegawai saat pengolahan data dan penyimpanan data yang terganggu.
b. Mesin printer tersedia cukup tetapi tidak berfungsi dengan baik, misalnya tinta
yang tidak bisa jalan.
a). Jumlah lemari untuk penyimpanan arsip yang sangat minim dan sudah sangat
tua usianya, sehingga pegawai sulit untuk mengklasifikasikan arsip lebih
terperinci.
b). Jumlah Filing Cabinet yang terbatas juga mempersulit untuk penyimpanan
arsip berdasarkan klasifikasinya.
B. Lembaga Kemahasiswaan
Lembaga kemahasiswaan merupakan wadah tempat mahasiswa
mengaktualisasikan dirinya dan sebagai wadah untuk membina persekutuan dan
membangun persekutuan tingkat tinggi. Oleh karena itu, lembaga kemahasiswaan pada
awal didirikan sudah diberikan porsi yang sangat besar dalam mengembangkan
kepribadian mahasiswa. Lembaga kemahasiswaan merupakan bagian yang tipikal
(sangat penting), yang mempunyai tujuan membantu Universitas pencapaian visi dan
misi Universitas. Oleh karena itu, tujuan lembaga kemahasiswaan adalah :
a. Menjadi wahana bagi mahasiswa untuk berperan dalam mewujudkan tujuan
b. Menjadi wahana untuk membina persekutuan dan persaudaraan untuk
kesejahteraan mahasiswa.
c. Menjadi wahana untuk mempersiapkan calon-calon pemimpin yang kritis–
analitis–objektif, kreatif-inovatif, adaptif, dinamis, dedikatif dan trampil, yang
religius.
d. Menjadi saluran bicara mahasiswa untuk menyalurkan aspirasi yang konstruktif
dan bertanggung jawab, yang hidup dalam kalangan mahasiswa.
Berdasarkan hal tersebut diatas, lembaga kemahasiswaan sebagai sarana
tempat mahasiswa mengaktualisasikan dirinya, mempunyai peran yang sangat besar
dalam memperjuangkan aspirasi mahasiswa. Konteks lembaga kemahasiswaan pada saat
ini, banyak mengalami pergeseran dan bermunculan suara-suara yang menginginkan
agar lembaga kemahasiswaan melihat ulang formatnya. Hal ini disadari lembaga
kemahasiswaan tidak sesuai lagi dengan konteks saat ini dan sudah tidak mampu
menjaring aspirasi mahasiswa.
Oleh karena itu ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam melihat
format lembaga kemahasiswaan saat ini, dapat dikategorikan dalam tiga bahagian yaitu :
a. Organisasi
Dari sisi organisasi, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan yaitu
sebagai berikut :
a). Lemahnya pemahaman fungsionaris maupun anggota lembaga kemahasiswaan
terhadap aturan-aturan organisasi.
b). Aturan-aturan lembaga kemahasiswaan sebagai norma-norma yang mengatur
lembaga kemahasiswaan terdapat banyak kelemahan didalamnya.
c). Sesuai dengan reformasi yang terus berkembang, lembaga kemahasiswaan
d). Pada saat ini, lembaga kemahasiswaan cenderung berorientasi dalam
melaksanakan program maupun kegiatan, daripada melakukan fungsi / tugas-tugas
lain yang seharusnya juga merupakan tugas lembaga kemahasiswaan.
e). Periode yang tidak simultan juga turut mempengaruhi kinerja lembaga
kemahasiswaan
f). Universitas dan fakultas kurang memberikan dukungan kepada lembaga
kemahasiswaan dalam melaksanakan program maupun kegiatannya.
b. Program
Dari sisi program, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan yaitu sebagai
berikut :
a). Akibat minim pemahaman fungsionaris akan aturan-aturan, lembaga
kemahasiswaan atau fakultas lebih berorientasi pada pencapaian kompetensi
humanistik skill daripada profesional skill.
b). Lembaga kemahasiswaan pada saat ini sangat lemah dalam hal kreativitas
penyediaan program, sehingga cenderung mengikuti atau mengulang
program-program terdahulu.
c). Lembaga kemahasiswaan tidak mempunyai tolak ukur yang jelas dalam menilai
keberhasilan sebuah program maupun kegiatan.
d). Program lembaga kemahasiswaan cenderung tidak simultan dengan program
Universitas maupun fakultas.
c. Anggaran
Ada dua hal yang harus diperhatikan dalam melihat konteks anggaran yang
ada didalam lembaga kemahasiswaan yaitu :
a). Minimnya anggaran lembaga kemahasiswaan
d. Advokasi
Salah satu tugas lembaga kemahasiswaan dalam melayani mahasiswa adalah
melakukan pembelaan terhadap mahasiswa dalam bidang akademik maupun non
akademik. Namun tugas pembelaan tersebut kurang optimal oleh lembaga
kemahasiswaa. Paling tidak ada tiga hal yang menjadi persoalan dalm Lembaga
kemahasiswaan yaitu :
a). lembaga kemahasiswaan kurang memahami peran pembelaan yang harus
dilaksanakan.
b). Mahasiswa kurang mengoptimalkan lembaga kemahasiswaan.
c). Fakultas maupun Universitas tidak memahami peran dan fungsi lembaga
kemahasiswaan dalam melakukan advokasi bagi mahasiswa.
Dalam melihat permasalahan dan konteks lembaga kemahasiswaan saat ini,
tidak hanya ke-4 hal diatas yang menjadi persoalan yang dihadapi lembaga
kemahasiswaa. Masih banyak persoalan-persoalan yang tidak mampu dijawab oleh
lembaga kemahasiswaan saat ini. Lembaga kemahasiswaaan pada saat ini, dihadapkan
pada persoalan-persoalan lain seperti : krisis kepercayaan oleh mahasiswa terhadap
lembaga kemahasiswaan, dan model struktur yang tidak akomodatif.
Lembaga kemahasiswaan sebagai wadah tempat mahasiswa mengembangkan
kepribadian dan tempat membina persekutuan dikalangan mahasiswa, sebenarnya
mempunyai peran dan fungsi yang sangat strategis dalam pengembangan sebuah
Universitas maupun Perguruan Tinggi.
Lembaga kemahasiswaan pada saat ini, merupakan salah satu penentu mutu
sebuah perguruan tinggi. Indikator dalam mengukur keberhasilan mahasiswa adalah
sejauh mana lembaga kemahasiswaan mampu mengembangkan program maupun
Lembaga kemahasiswaan mempunyai peranan dalam melakukan perencanaan,
pelaksanaan, evaluasi kebijakan-kebijakan yang ada pada lembaga kemahasiswaan.
Oleh karena itu, kontrol terhadap pihak Universitas dan yayasan sangat dibutuhkan
dalam mengembangkan dan menjamin mutu berkelanjutan yang ada di Universitas
ini. Hal yang perlu diperhatikan untuk melihat prospek lembaga kemahasiswaan
kedepannya seperti akreditasi nasional. Dimana memberikan point penilaian sebesar
5% kepada kegiatan kemahasiswaan (hal ini menduduki posisi nomor dua setelah
tenaga kerja dosen).
Keinginan masyarakat agar mahasiswa berperan sebagai saluran bicara
mahasiswa yang kritis dalam memperjuangkan aspirasi masyarakat juga merupakan
hal yang penting . Oleh karena itu peranan lembaga kemahasiswaan tidak hanya
berperan untuk dirinya sendiri, tetapi peranan dan kehadirannya juga untuk
masyarakat sekitarnya.
Adapun tugas dari bagian Lembaga kemahasiswaan adalah :
a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan sub bagian dan mempersiapkan
penyusunan rencana kerja dan anggaran tahunan bagian.
b. Mengumpulakan dan mengolah data dibidang kemahasiswaan dan alumni.
c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.
d. Melakukan urusan pemberi izin / rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.
e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan kemahasiswaan.
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.
i. Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni.
k. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
bagian.
C. Pelayanan Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU
Selain dididik untuk mengembangkan kemampuan akademisnya, mahasiswa
juga diberi kesempatan untuk mengembangkan aspirasi, harapan, minat, kegemaran
dan perilaku agar menjadi lulusan plus. Yang dimaksud dengan lulusan plus adalah
lulusan yang memiliki intelektual (IQ) yang bagus, kehidupan sosial ( EQ ) yang
matang serta beragama dan beretika ( SQ ) secara mantap. Pengembangan tersebut
dilakukan dalam wadah organisaasi yang diharapkan dapat menjadi sarana dan
wahana pengembangan diri mahasiswa. Pengembangan tersebut diarahkan untuk
perluasan wawasan dan peningkatan kecendikiawanan serta integritas kepribadian
untuk mencapai tujuan pendidikan tinggi.
Mahasiswa yang berprestasi dalam berbagai kejuaraan, Rektor memberikan
penghargaan berupa piagam penghargaan sebagai mahasiswa berprestasi dan
sejumlah uang sesuai SK Rektor. Pemberian penghargaan ini diberikan pada
peringatan dies natalis USU. Penghargaan ini merupakan bentuk kebanggaan
almamater pada mahasiswanya dan diharapkan akan memacu semangat mahasiswa
yang lain untuk mengukir prestasi yang membanggakan almamaternya.
Selain itu diadakannya program beasiswa, baik pada program Diploma (D-III)
dan program Srata 1 (S-1). Program beasiswa ini diharapkan dapat menjadi motivasi
dalam meningkatkan semangat belajar dan sedikit banyaknya dapat membantu
mahasiswa dalam mengiurangi beban orang tua dalam membayar SPP di setiap
Adapun pelayanan yang diberikan Fakultas Ekonomi USU sebagai penyaluran
bakat atau kemampuan dari mahasiswa tersebut adalah :
a. Bidang Minat dan Kegemaran
Dilingkungan Fakultas Ekonomi USU terdapat pengembangan minat dan
kegemaran mahasiswa baik bidang olahraga, bidang seni maupun bidang yang lain
yang mendukung pengembangan minat dan kegemaran mahasiswa. Melalui
pelayanan ini maka diharapkan mahasiswa Fakkultas Ekonomi USU ikut
berpartisipasi dan mengukir prestasinya di bidang olahraga dan seni baik di tingkat
regional, nasional maupun internasional.
b. Bidang Penalaran dan Keilmuan
Di bidang penalaran dan keilmuan, Fakultas Ekonomi USU selalu mendorong
agar mahasiswa berperan serta pada berbagai kegiatan kompetitif di tingkat lokal,
regional, nasional maupun internasional yang bersifat rutin maupun insidentil. Untuk
kegiatan yang rutin, misalnya Pekan Ilmiah Mahasiswa Nasional (PIMNAS), telah
dibuat penjadwalan yang pasti selama satu tahun.
Selain berpartisipasi dan berprestasi di tingkat lokal, regional dan nasional,
bidang penalaran dan keilmuan mahasiswa juga mengadakan beberapa kegiatan
seperti seminar, workshop, pelatihan dan beberapa kejuaraan ilmiah. Kegiatan
tersebut dilaksanakan melibatkan mahasiswa Fakultas Ekonomi USU. Selain dapat
mengembangkan kemampuan berpikir ilmiah mahasiswa, kegiatan yang melibatkan
external stakeholder (praktisi dan pelajar) seperti yang sudah dilakukan selama ini
juga bermanfaat untuk promosi memperkenalkan Fakultas Ekonomi Universitas
Dengan semakin dikenalnya Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
maka diharapkan kepercayaan masyarakat untuk melanjutkan pendidikan di Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara makin meningkat.
c. Bantuan Untuk Beasiswa
Untuk meringankan beban biaya pendidikan, Fakultas Ekonomi USU bekerja
sama dengan berbagai instansi memberikan bantuan beasiswa. Kategori penerima
beasiswa terdiri atas : mahasiswa berprestasi, mahasiswa berprestasi tetapi kurang
mampu, dan mahasiswa yang kurang mampu. Dengan demikian bagi mahasiswa
penerima beasiswa yang berprestasi akademik tinggi, setelah lulus dapat segera
diserap oleh instansi pemberi beasiswa.
Pemberian beasiswa kepada mahasiswa di pergruan tinggi merupakan
perwujudan dari partisipasi masyarakat, instansi, pemerintah, perusahaan-perusahaan
swasta dalam ikut serta membangun bangsa khususnya dalam bidang pendidikan.
Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat beberapa instansi
pemerintah ( BUMN ) dan perusahaan swasta yang menyalurkan bantuan beasiswa
kepada USU. Mahasiswa yang mendapatkan beasiswa dari berbagai macam beasiswa
D. Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Mekanisme Pelayanan Bagian Kemahasiswaan
Faktor-faktor yang mempengaruhi mekanisme pelayanan bagian kemahasiswaan
yaitu :
a. Fasilitas
Pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
terdapat beberapa fasilitas kerja yang berguna untuk membantu para pegawai dalam
mengerjakan pekerjaannya, dan untuk mambantu produktivitas kerja para karyawan atau
pegawai bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Beberapa fasilitas yang terdapat pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara adalah :
a). Komputer dan perangkatnya
Komputer adalah salah satu alat elektronik yang berfungsi untuk mengolah data
dengan menggunakan suatu program tertentu untuk menghasilkan informasi. Komput er
sangat berperan penting untuk mengerjakan tugas-tugas kantor sehingga dapat
menghasilkan pekerjaan yang efektif dan efisien. Komputer sangat dibutuhkan dan
berguna untuk mendukung tugas-tugas pegawai di kantor.
Pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
terdapat 4 (empat) PC unit computer yang disediakan, yang berada di ruang
kemahasiswaan. Kegunaan komputer pada bagian kemahasiswaan adalah untuk
mengetik data-data mahasiswa dan menyimpan arsip atau dokumen mahasiswa yang
b). Printer
Printer merupakan fasilitas kantor yang digunakan untuk mencetak hasil
pengetikan, baik itu berbentuk data, laporan, maupun surat-surat yang diketik melalui
komputer. Melalui printer hasil ketikan dapat dicetak dan diketahui denagn jelas dan
melalui printer juga data-data dapat diperbanyak selayaknya mesin fotocopy.
Pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universiats Sumatera Utara
terdapat 4 (empat) unit mesin printer yang berada pada ruang kemahasiswaan. Kegunaan
printer pada bagian kemahasiswaan yaitu untuk mencetak hasil-hasil ketikan berupa
dokumen yang telah dibuat sebelumnya.
c). Filling Cabinet
Filling cabinet adalah peralatan kantor yang biasanya berbentuk persegi empat
panjang yang diletakkan secara vertikal dan digunakan untuk menyimpan berkas-berkas
atau arsip-arsip. Adapun yang tersimpan di dalam filling cabinet adalah surat keterangan
aktif kuliah, riset mata kuliah mahasiswa, surat keterangan mahasiswa yang ingin riset
survey.
Pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
terdapat 2 (dua) filling cabinet. Filling cabinet dapat menyimpan berkas-berkas sehingga
penyusunannya tersusun rapi dan terstruktur akan tetapi filling cabinet hanya dapat
menyimpan berkas-berkas dalam jumlah terbatas.
d). Lemari Besi
Pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
dokumen penting lainnya. Adapun isi lemari besi adalah kartu registrasi mahasiswa/i dari
angkatan 2000 sampai dengan 2011.
e). Lemari Kayu
Pada bagian Kemahasiswaan Universitas Sumatera Utara terdapat 3(tiga) lemari
kayu. Lemari kayu yang terdapat pada bagian Kemahasiswaan adalah untuk menyimpan
data beasiswa dan untuk menyimpan surat masuk dan surat keluar dan sebagian lagi
digunakan untuk menyimpan piagam dan piala.
f). Meja
Pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Eknomi Universitas Sumatera Utara
terdapat 9 ( sembilan ) meja. Yang terdiri dari 4 (empat) meja kaca yaitu meja staf
pegawai pada bagian Kemahasiswaan, meja Kasubag, meja Ruang Tamu, meja
Komputer dan 4 (empat) komputer serta 1 (satu) set meja tamu.
Meja adalah sebagian prasarana perkantoran yang harus dimiliki untuk
mempermudah pekerjaan pegawai atau karyawan. Tetapi yang harus dipertimbangkan
bahwa permukaan meja tidak boleh terlalu besar agar segala sudut dapat dijangkau
dengan tangan orang yang mempergunakannya.
g). Kursi
Pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
terdapat 11 (sebelas) kursi. Diantaranya adalah 8 (delapan) kursi yang digunakan untuk
kerja pegawai, sementara 2 (dua) set atau 4 (empat) kursi lainnya sebagai kursi untuk
Walaupun fasilitas pada Kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU
sudah cukup tersedia tetapi masih ada kekurangan-kekurangan yang menyebabkan
lambatnya pelayanan yaitu :
a. Kurangnya pemeliharaan arsip secara khusus agar arsip tersebut tidak rusak.
b. Masih banyak folder-folder dengan nama masalah yang sama.
c. Pembagian pokok masalah masih kurang jelas dan masih terdapat arsip yang
tercampur adukkan sehingga pada saat pencarian masih agak sulit menemukannya.
d. Masih ada file-file yang tidak diarsipkan ke folder karena pokok masalahnya tidak
mencakup dari file tersebut.
h. Susahnya mencapai kembali arsip yang diperlukan.
i. Yang mengetahui letak dari arsip-arsip hanya arsiparis itu pun terkadang masih
harus mencari dengan membongkar beberapa arsip baru dapat ditemukan.
b. Lingkungan Kerja dan Iklim Kerja
Lingkungan kerja sangat penting di perhatikan seperti :
a). Ruang kerja yang kondusif
Ruangan tenang yang tidak terganggu suara bising dari luar.
b). Sistem informasi kurang memadai.
Tidak efektif dan efisien dalam menggunakan mesin printer yang tidak
berfungsi dengan baik.
Pemakaian ruang juga selalu dikaitkan dengan tata ruang. Tata ruang kantor
berupa pengaturan dan penyusunan seluruh peralatan dan perlengkapan kantor mulai dari