PEMELIHARAAN SARANA PRASARANA
5.1. Klasifikasi Pemeliharaan Sarana Prasarana
Pemeliharaan sarana prasarana yang dilakukan di Akbid Harapan Mulya Ponorogo adalah dalam upaya untuk menunjang peningkatan kualitas pelayanan terhadap kegiatan Tri dharma Perguruan Tinggi. Pemeliharaan yang dilakukan oleh Akbid Harapan Mulya Ponorogo tidak saja kepada asset Akbid Harapan Mulya Ponorogo saja melainkan juga asset yayasan yang dipergunakan oleh Akbid Harapan Mulya Ponorogo.
Klasifikasi pemeliharaan atas asset tersebut dapat dibedakan atas : a. Klasifikasi pemeliharaan atas pemakaian bersama
Pemeliharaan atas pemakaian bersama meliputi seluruh asset milik yayasan yang digunakan oleh unit yang berada di bawah naungan yayasan seperti gedung, kendaraan, dan fasilitas umum sosial lainnya. Pelaksana dari pemeliharaan atas asset pemakaian bersama dilaksanakan oleh Pudir II.
1. Gedung dan sarana umum
Gedung dan sarana umum yang ada selalu digunakan secara bersama-sama oleh unit-unit yang ada. Namun secara teknis pemeliharaannya dapat dibedakan sebagai berikut :
a) Untuk gedung yang digunakan oleh Akbid Harapan Mulya Ponorogo maka pemeliharaan akan dibebankan kepada Akbid Harapan Mulya Ponorogo.
39
b) Untuk gedung yang digunakan secara bersama oleh Akbid Harapan Mulya Ponorogo dan perguruan maka pemeliharaan dibebankan kepada Akbid Harapan Mulya Ponorogo dan perguruan secara bersama.
2. Kendaraan dinas
Kendaraan dinas adalah kendaraan dinas milik yayasan yang dikelola oleh Pudi II sebagai penanggung jawab dan dapat digunakan oleh unit-unit yang ada dilingkungan yayasan. Selama pemakaian terhadap kendaraan dinas jika terjadi kerusakan pada kendaraan tersebut menjadi tanggung jawab unit pemakai. Dalam hal ini pemakai dapat menggunakan berita acara kerusakan/kecelakaan berdasarkan ketentuan yang diatur oleh Pudir II.
3. Fasilitas Laboratorium
Pemeliharaan fasilitas laboratorium komputer, laboratorium ilmu-ilmu dasar, laboratorium bahasa, serta peralatan praktikum lainnya yang berada dan menjadi tanggung jawab Pudir II. Akbid Harapan Mulya Ponorogo bersama-sama dengan perguruan sebagai pengguna fasilitas laboratorium akan dikenakan beban biaya pemeliharaan.
4. Fasilitas Perpustakaan
Pemeliharaan fasilitas perpustakaan meliputi buku, majalah, jurnal, skripsi, dan bahan-bahan referensi lainnya yang dikelola menjadi tanggung jawab Pudir II. Akbid Harapan Mulya Ponorogo
40
bersama-sama dengan perguruan sebagai pengguna fasilitas perpustakaan akan dikenakan beban biaya pemeliharaan.
b. Klasifikasi pemeliharaan atas pemakaian milik Akbid Harapan Mulya Ponorogo
Pemeliharaan atas pemakaian milik Akbid Harapan Mulya Ponorogo merupakan pemeliharaan seluruh sarana prasarana yang dibeli dan dikelola oleh Akbid Harapan Mulya Ponorogo untuk mendukung operasional Akbid Harapan Mulya Ponorogo. Pemeliharaan atas pemakaian milik Akbid Harapan Mulya Ponorogo meliputi :
1. Fasilitas Proses Belajar Mengajar
Pemeliharaan fasilitas proses belajar mengajar yang terdiri dari Kursi mahasiswa, kursi dosen, meja dosen, white board, laptop, LCD dan alat peraga lainnya serta ruangan belajar yang dikhususkan pemakaiannya untuk Akbid Harapan Mulya Ponorogo menjadi tanggung jawab Pembantu Direktur II. Dalam melaksanakan proses pengawasan dilapangan, Pembantu Direktur II akan menunjuk petugas sebagai pengawas dan fasilitator di setiap lantai gedung yang digunakan untuk kegiatan perkuliahan.
2. Fasilitas Perkantoran
Pemeliharaan fasilitas perkantoran meliputi seluruh fasilitas yang ada dikantor unit kerja yang meliputi lemari, meja, kursi, komputer administrasi, laptop, scanner, kamera, kipas angin, dan
41
fasilitas kantor lainnya menjadi tanggung jawab Pembantu Direktur II. Dalam melaksanakan tugasnya, Pembantu Direktur II akan menunjuk unit pengguna sebagai pelaksana pengawasan dilapangan. 3. Fasilitas Komputer dan Jaringan
Pemeliharaan fasilitas komputer dan jaringan meliputi seluruh komputer dan jaringan yang digunakan untuk mengelola sistem informasi terintegrasi di lingkungan Akbid Harapan Mulya Ponorogo menjadi tanggung jawab Pudir II. Dalam melaksanakan tugasnya, Pudir II Akbid Harapan Mulya Ponorogo akan menunjuk unit pengguna sebagai pelaksana pengawasan dilapangan.
5. 2. Prosedur Pemeliharaan Sarana Prasarana
a. Prosedur pemeliharaan atas pemakaian bersama 1. Gedung dan sarana umum
a) Untuk gedung yang hanya digunakan oleh Akbid Harapan Mulya Ponorogo, maka pemeliharaan sepenuhnya menjadi tanggung jawab Akbid Harapan Mulya Ponorogo.
b) Untuk gedung yang digunakan oleh Akbid Harapan Mulya Ponorogo tanggung jawab diberikan kepada direktur.
c) Fasilitas umum yang ada selalu digunakan bersama-sama oleh unit yang ada di lingkungan yayasan, sehingga unit pemakai harus mengajukan jadwal pemakain kepada Pudir II sebagai penanggung jawab pemeliharaan, namun secara bersama-sama Akbid Harapan Mulya Ponorogo dan perguruan menanggung atas biaya pemeliharaan.
42
d) Mekanisme pemeliharaan akan diatur oleh Pudir II sebagai pelaksana teknis pemeliharaan.
2. Kendaraan dinas
a) Setiap unit pemakai termasuk Akbid Harapan Mulya Ponorogo dan unit dijajarannya agar mengajukan permohonan pemakaian kendaraan dinas kepada Pudir II minimal 1 hari sebelumnya. b) Segala biaya yang timbul akibat pemakaian adalah menjadi
tanggung jawab unit pemakai.
c) Pemeliharaan atas kendaraan dinas dilaksanakan oleh Ka. BAU. d) Mekanisme pemeliharaan akan diatur oleh Ka. BAU sebagai
pelaksana teknis pemeliharaan. 3. Fasilitas laboratorium
a) Semua hal berkaitan dengan pemeliharaan fasilitas laboratorium ada dalam tanggung jawab Pudir II dengan pelaksananya Kepala laboratorium.
b) Unit penanggungjawab wajib menyampaikan usulan pemeliharaan kepada Ka. BAU
c) Setiap pemakai wajib menjaga dan memelihara semua fasilitas yang dipakai.
d) Mekanisme pemeliharaan akan diatur oleh Ka. BAU sebagai pelaksana teknis pemeliharaan.
43 4. Fasilitas perpustakaan
a) Semua hal berkaitan dengan pemeliharaan fasilitas perpustakaan ada dalam tanggung jawab Ka. BAU dengan pelaksananya Kepala perpustakaan.
b) Unit penanggungjawab wajib menyampaikan usulan pemeliharaan kepada Ka. BAU.
c) Setiap pemakai wajib menjaga dan memelihara semua fasilitas yang dipakai.
d) Mekanisme pemeliharaan akan diatur oleh Ka. BAU sebagai pelaksana teknis pemeliharaan.
Alur pemeliharaan milik bersama dapat digambarkan sebagai berikut :
1 2
b. Prosedur pemeliharaan atas pemakaian milik Akbid Harapan Mulya Ponorogo
1. Fasilitas proses belajar mengajar
a) Semua hal berkaitan dengan pemeliharaan fasilitas proses belajar mengajar ada dalam tanggung jawab Pembantu Direktur II.
b) Unit pemakai wajib melaporkan tentang kondisi fasilitas yang perlu dilakukan pemeliharaan kepada Pembantu Direktur II. c) Pembantu Direktur II menyampaikan usulan pemeliharaan
kepada direktur dengan membuat taksasi biaya.
44
d) Setiap pemakai wajib menjaga dan memelihara semua fasilitas yang dipakai.
2. Fasilitas perkantoran
a) Semua hal berkaitan dengan pemeliharaan fasilitas kantor ada dalam tanggung jawab pimpinan unit yang bersangkutan. b) Unit pemakai wajib menyampaikan usulan pemeliharaan
kepada Pembantu Direktur II dengan membuat taksasi biaya. c) Setiap pemakai wajib menjaga dan memelihara semua fasilitas
yang dipakai.
3. Fasilitas komputer dan jaringan
a) Semua hal berkaitan dengan pemeliharaan fasilitas komputer dan jaringan ada dalam tanggung jawab Ka. BAU
b) Unit pemakai wajib melaporkan tentang kondisi fasilitas yang perlu dilakukan pemeliharaan kepada Ka. BAU
c) KA. BAU melalui Pembantu Direktur II wajib menyampaikan usulan pemeliharaan kepada Direktur dengan membuat taksasi biaya.
d) Pembantu Direktur II menyampaikan usulan pemeliharaan kepada Direktur.
e) Setiap pemakai wajib menjaga dan memelihara semua fasilitas yang dipakai
Alur pemeliharaan milik Akbid Harapan Mulya Ponorogo dapat digambarkan sebagai berikut :
2
Unit Pembantu
45