BAB IV PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA
4.1 Deskripsi Umum Organisasi
4.2.2 Klausul 5
Klausul 5 dalam ISO 55001:2014 berfokus kepada penilaian mengenai kepemimpinan. Terdapat 3 sub-klausul dengan 3 pokok pertanyaan yang berbeda yang perlu dikaji untuk mendapatkan keterangan dan bobot yang menunjang penilaian Asset Management Maturity Assessment.
Sub-klausul 5.1 menitikberatkan pada komitmen dan kepemimpinan. Pada sub-klausul ini, indikator pencapaian adalah terkait dengan komitmen dan kapabilitas pimpinan organisasi dalam menggerakan, memperbaiki, serta mengontrol sistem manajemen aset agar dapat mencapai objektif yang ditentukan serta senantiasa melakukan perubahan. Lebih jauh, pimpinan organisasi harus memastikan kesesuaian sistem manajemen aset untuk mencapai objektif perusahaan, serta memastikan integrasi sistem manajemen aset dengan proses bisnis organisasi pada kondisi optimal. Selain itu, pengelolaan resiko yang berkaitan dengan manajemen aset juga harus diintegrasikan dengan pengelolaan resiko organisasi. Keterangan serta bobot dari responden wawancara pada sub-klausul ini adalah sebagai berikut:
Tabel 4.9 Evidence & Tingkat Kematangan Sub-Klausul 5.1
Lv Evidence Maturity
Level
I
Upaya perbaikan dan perubahan terus dilakukan. Namun komitmen terhadap perubahan dan perbaikan ini masih mengalami hambatan dan berbenturan dengan kultur kerja yang telah berjalan lama di tubuh organisasi. Hal ini menyebabkan kontrol terhadap perubahan dan perbaikan tersebut masih belum optimal. Masih banyak mekanisme yang belum berjalan sebagai mana mestinya diakibatkan kultur kerja tersebut.
1
II
Komitmen dalam melakukan perbaikan dan konsistensi dalam melakukan kontrol serta evaluasi senantiasa dilakukan. Namun mengingat masa jabatan yang masih relatif singkat maka pengontrolan dan perbaikan yang dilakukan belum optimal dilakukan.
1
III
Upaya perbaikan sesantiasa dikomunikasikan dan dievaluasi melalui perencanaan pembaruan Direktorat Sarana dan Prasarana sehingga apabila terdapat SDM yang tidak dapat menyesuaikan diri dengan perubahan yang dilakukan dapat diketahui melalui evaluasi dan penilaian yang dilakukan.
3
IV
Saat ini telah dilakukan beberapa evaluasi dan inspeksi terhadap aktivitas yang berkaitan dengan sistem manajemen aset. Namun, upaya perbaikan dan pengembangan sistem manajemena aset dalam cakupan Wakil Dekan Bidang Sumber Daya belum banyak dilakukan mengingat masa bakti yang masih relatif singkat.
1
V Pimpinan divisi umum dan rumah tangga telah senantiasa melakukan upaya perbaikan dari kinerja yang telah dicapai sebelumnya. Namun demikian, hal ini masih terbentur dengan
Lv Evidence Maturity Level
kultur kerja serta pembiaran yang dilakukan apabila terdapat ketidaksesuaian aktivitas dengan mekanisme yang berlaku.
4.2.2.2 Sub-Klausul 5.2
Sub-klausul 5.2 memiliki fokus mengenai mekanisme dan kebijakan. Untuk mencapai tingkat kematangan yang ditentukan oleh ISO 55001:2014, organisasi harus memiliki mekanisme dan kebijakan yang untuk mengatur serta mendukung kinerja sistem manajemen aset yang sesuai dengan objektif organisasi. Aturan dan kebijakan ini harus sudah diterapkan dan dikomunikasikan ke seluruh tingkatan organisasi serta dilakukan tinjauan dan evaluasi secara berkala. Keterangan serta bobot dari responden wawancara pada sub-klausul ini adalah sebagai berikut:
Tabel 4.10 Evidence & Tingkat Kematangan Sub-Klausul 5.2
Lv Evidence Maturity
Level
I
Mekanisme dan aturan-aturan baru untuk melakukan proses bisnis dan pengambilan kebijakan telah mulai dikembangkan, diperbaiki dan beberapa telah mulai diterapkan sejak 2017. Sebelum tahun 2017, mekanisme dan aturan-aturan yang berkaitan dengan manajemen aset belum benar-benar diperhatikan dan belum efektif dalam mendukung tercapainya objektif organisasi.
1
II
Untuk mengatur serta mendukung kinerja sistem manajemen aset, terdapat kebijakan, mekanisme serta aturan yang telah diatur oleh Badan Wakaf UII. Pihak universitas dapat merumuskan mekanisme serta aturan yang menjadi perpanjangan tangan dari yang telah dirumuskan oleh Badan Wakaf UII yang saat ini juga telah dimiliki dsn dilaksanakan secara terus menerus.
3
III
Mekanisme, aturan serta kebijakan mengikuti ketentuan yang diatur oleh Badan Wakaf UII. Mekanisme tersebut masih bersifat umum serta terbatas sambai ke level divisional pada Direktorat Sarana dan Prasarana sehingga dibuat aturan serta mekanisme tambahan untuk level rumah tangga Direktorat Sarana dan Prasarana.
3
IV Mekanisme dan aturan yang berlaku diatur oleh Badan Wakaf UII
Lv Evidence Maturity Level
Sedangkan mekanisme yang diatur secara mandiri yang berjalan saat ini di FTSP masih mengikuti mekanisme lama dan dianggap perlu untuk dievaluasi serta dikaji efektivitas dan efisiensinya.
V
Mekanisme, aturan serta kebijakan yang berkaitan dengan sistem manajemen aset yang saat ini berjalan dianggap telah efektif dan dapat menunjang kinerja organisasi. Divisi umum dan rumah tangga memiliki inisiatif untuk membuat aturan serta kebijakan tambahan yang menjadi perpanjangan tangan dari kebijakan yang diatur oleh Badan Wakaf UII.
3
4.2.2.3 Sub-Klausul 5.3
Sub-klausul 5.3 memiliki fokus mengenai Peran, Tanggungjawab, dan Otoritas dalam Organisasi. Organisasi harus memiliki mekanisme khusus yang mengatur fungsi-fungsi dalam organisasi yang berperan dalam sistem manajemen aset dan mengatur kewenangan serta tanggungjawab fungsi-fungsi tersebut. Keterangan serta bobot dari responden wawancara pada sub-klausul ini adalah sebagai berikut:
Tabel 4.11 Evidence & Tingkat Kematangan Sub-Klausul 5.3
Lv Evidence Maturity
Level
I
Peran, tanggungjawab dan otoritas diatur dalam SOP mengenai kewenangan fungsi-fungsi organisasi. Meskipun telah diatur dalam SOP, pada pelaksanaannya masih banyak terdapat fungsi-fungsi yang tidak efektif kinerjanya karena hal-hal tertentu seperti SDM yang tidak sesuai kriteria dan kompetensi yang ditetapkan dan sebagainya. Namun saat ini organisasi telah mulai menempatkan SDM yang tepat sesuai kebutuhan dalam fungsi-fungsinya.
1
II
Peran, tanggungjawab, dan otoritas Wakil Rektor II Bidang Sumber Daya telah diatur oleh Badan Wakaf UII. Namun, dalam koordinasi terkait manajemen aset, seringkali terjadi kesalahan komunikasi terkait otoritas dalam pengelolaan fasilitas kampus dengan salah satu divisi Badan Wakaf UII yakni Pengelola Fasilitas Kampus (PFK).
Lv Evidence Maturity Level
III
Mekanisme dari Badan Wakaf UII hanya mengatur sampai kepada level divisional. Peran, tanggungjawab serta otoritas fungsi-fungsi yang terdapat didalamnya telah secara mandiri diatur oleh Direktorat Sarana dan Prasarana.
3
IV Peran, tanggungjawab dan otoritas Wakil Dekan Bidang Sumber
Daya telah diatur oleh pihak universitas. 3
V
Terdapat mekanisme yang mengatur tentang pembagian peran dan tanggungjawab dalam divisi umum dan rumah tangga. Namun, mekanisme tersebut sampai saat ini belum sepenuhnya dijalankan dengan sempurna dimana masih terdapat fungsi yang dijalankan sesuai dengan ketersediaan SDM.
2