Karyawan memiliki kompetensi terhadap bidang ilmu pada masing-masing pekerjaannya termasuk untuk memenuhi ketentuan untuk mendapatkan izin dan memenuhi peraturan atau perundang-undangan yang berlaku. Dalam kaitannya dengan K3 dapat dibuktikan dengan adanya sertifikasi ahli K3 umum, K3 kimia, K3 kebakaran, K3 teknisi listrik, Dokter dan Perawat hygiene perusahaan dan kesehatan kerja (Hiperkes), serta K3 boiler.
Dalam meningkatkan produktivitas karyawan, pengetahuan, keterampilan dan kemampuan sesuai pekerjaannya dilakukan training yang terkait dengan aktivitas kerja secara berkesinambungan. Untuk itu dibuatlah rencana pelatihan (aster training program) yang didasari dari kebutuhan pelatihan setiap bagian atau personel (training needs analysis) yang merupakan hasil monitoring dari penilaian efektivitas pelatihan tahun sebelumya atau standar yang berlaku.
Training internal yang berkaitan dengan K3 dilakukan di setiap bagian dan juga kepada karyawan yang baru masuk melalui induction training, dengan topik diantaranya kebijakan perusahaan terutama dari segi kepedulian terhadap K3 dan lingkungan, tata cara pembuangan sampah sesuai dengan karakteristiknya, penggunaan APAR, material safety data sheet (MSDS), kesiagaan atau keadaan tanggap darurat dan jalur evakuasi (assembly point) dan pengenalan terhadap rambu-rambu lingkungan dan K3
yang ada di dalam lingkungan perusahaan. Prosedur yang mengatur pelaksanaan pelatihan adalah dokumen 100K-SIS-12. Untuk internal karyawan dilakukan juga pelatihan untuk pihak kontraktor yang akan bekerja di lingkungan perusahaan, pelatihan ini merupakan salah satu persyaratan dalam memberikan izin kerja sesuai prosedur baku 100K-IKER-01.
Sebagai kepedulian terhadap K3, perusahaan telah menunjukkannya dengan cara berikut :
1. Usaha untuk memenuhi peraturan perundangan lingkungan dan K3, serta persyaratan lainnya yang terkait.
2. Perlindungan keselamatan dan kesehatan kerja karyawan, kontraktor, vendor atau pemasok dengan menerapkan prosedur kerja yang aman sesuai kebijakan perusahaan.
3. Evaluasi kepatuhan terhadap perundangan serta tinjauan keefektifan sistem yang dikomunikasikan melalui forum QSHE council dan manajemen review.
4. Pembentukan organisasi P2K3.
Klausul 4.4.3. Komunikasi, partisipasi dan konsultasi Klausul 4.4.3.1. Komunikasi
Secara umum hal-hal yang dikomunikasikan pada pihak internal maupun eksternal, yaitu :
1. Informasi mengenai produk, lingkungan dan K3 seperti kebijakan.
2. Jawaban pertanyaan yang diajukan dari pihak-pihak yang berkepentingan.
3. Klarifikasi ketidakjelasan kontrak, atau addendum. 4. Informasi kinerja perusahaan.
5. Informasi keikutsertaan karyawan dalam suatu program yang terkait dengan kinerja perusahaan.
Dalam mengkomunikasikan K3 seperti bahaya-bahaya, risiko, ataupun sistem manajemennya dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang telah ada. Misalnya, dokumen identifikasi aspek bahaya yang baru atau
telah direvisi oleh kepala bagian harus disampaikan melalui training terlebih dahulu baru disahkan oleh pihak QA.
Dalam mengkomunikasikan hal-hal mengenai K3, P2K3 dan Bagian Environment and safety selalu melakukan induction training tentang K3, JSA kepada kontraktor dan Karyawan baru. Begitu juga dengan tamu, perusahaan memberikan induction training, atau minimal memberi petunjuk melalui surat tanda izin masuk yang diberi oleh bagian keamanan sebelum tamu memasuki kawasan.
Klausul 4.4.3.2. Partisipasi dan konsultasi
Partisipasi dan konsultasi tentang K3 dapat dilakukan melalui komunikasi dari atas ke bawah ataupun sebaliknya. Hal tersebut telah berjalan dengan baik karena dapat dilihat dari adanya catatan mengenai “partisipasi karyawan tentang K3 di lingkungan perusahaan” yang disampaikan secara langsung maupun media lain seperti intranet perusahaan. Catatan tersebut berupa laporan dari karyawan akan adanya sumber bahaya yang memungkinkan adanya ancaman terhadap K3, atau stakeholder yang berada dalam lingkungan tersebut.
Melalui intranet perusahaan, dalam Public Folder telah disediakan “Forum K3” sebagai wadah informasi K3 bagi seluruh karyawan. Sebagai wadah partisipasi karyawan terhadap masalah K3, maka karyawan tersebut dapat memberikan saran, masukkan dan hal lain secara langsung kepada perwakilan Anggota Tim P2K3 (Panitia Pembina K3) yang berada di Divisinya masing-masing maupun langsung kepada Ketua dan Sekretaris P2K3, termasuk kepada Seksi Safety dari Bagian Environment and Safety. Saran, masukan, atau hal-hal lain yang bersangkutan tentang K3 tersebut akan diselesaikan dan dicari jalan keluarnya dalam rapat Tim P2K3.
Klausul 4.4.4. Dokumentasi
Pelaksanaan dari kesisteman yang diterapkan khususnya sistem K3 dapat berjalan sesuai dengan kebijakan dan aturan yang ada. Untuk itu maka diperlukan pedoman dan prosedur yang menjelaskan seluruh aktivitas yang dikerjakan secara garis besar. Struktur dokumentasi yang terdapat dalam perusahaan ini terdiri atas :
1. Manual
Manual merupakan dokumen tingkat pertama yang berisi tentang kebijakan perusahaan dalam rangka memenuhi persyaratan ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, cara produksi obat yang baik (CPOB), Association of South East Asia Nation Good Manufacturing Practice (ASEAN GMP), WHO GMP dan mengikuti perkembangan persyaratan GMP secara global. Manual perusahaan ini terdiri dari dua, yaitu : a. Manual I PT. X seperti visi, misi, kebijakan dan tujuan.
b. Manual II PT. X seperti bisnis proses yang utama (penerimaan order, pengadaan. Produksi, pengujian, pengemasan dan distribusi). 2. Pedoman
Pedoman merupakan dokumen tingkat kedua yang berisi pedoman untuk mengimplementasikan kebijakan yang ada pada manual. Pedoman dibuat untuk setiap aktivitas sesuai aliran bisnis proses perusahaan.
3. Dokumen pendukung
Dokumen pendukung merupakan dokumen tingkat ketiga yang berisi prosedur atau langkah detail untuk menjalankan suatu pekerjaan. Isi dari dokumen pendukung mencakup : prosedur baku, formula induk, spesifikasi, protokol, formulir data dan catatan atau record.
Dokumen tingkat I terdiri dari dua (2) dokumen, yaitu Manual 1 dan manual 2. Kemudian dokumen tingkat II berjumlah 135 dokumen pedoman SM.S.20 yaitu manajemen risiko korporat. Untuk tingkat III terdapat 4494 dokumen dimana dokumen tersebut merupakan dokumen pendukung (prosedur baku). Dokumen yang menyangkut K3 yang ada dalam perusahaan ini, yaitu :
1. 100K-SIS-IAP : Identifikasi Aspek/Bahaya dan Dampak/ Risiko. 2. 100K-SIS-JSA : Analisa Keselamatan Kerja
3. 100K-PAK-01 : Penyakit Akibat Kerja
4. 100K-KK-01 : Penanganan Kecelakaan Kerja. 5. 100K-SIS-08 : Pemantauan Kesehatan Karyawan. 6. 100K-SIS-12 : Pelatihan Karyawan
7. 214K-KTD-01 : Kesiagaan dan Tanggap Darurat
8. 214K-APDK-01 : Alat Pemadam Kebakaran dan Deteksi Kebakaran. 9. 100K-SP-01 : Safety Patrol.
10. 100K-IKER-01 : Izin Kerja.
11. 100K-MonC-01 : Monitoring catering. 12. 100K-LOTO-01 : Lock out tag out.
13. 100K-PRKL-01 : Penyediaan rambu K3 dan lingkungan. 14. 100K-SIS-31 : Cuci tangan.
15. 100K-SIS-34 : Penanganan luka akibat gigitan, cakaran, goresan di fasilitas hewan.
16. 100K-SIS-36 : Pembatasan akses.
17. 100K-SIS-EK : Evaluasi kepatuhan terhadap hukum dan peraturan perundangan lingkungan dan K3.
18. 100S-LK3-01 : Spesifikasi pemantauan dan pengukuran Lingkungan dan K3.
19. 100K-SIS-08 : Prosedur Pemantauan Kesehatan Karyawan.