2. Penulis merupakan bagian dari forum pelatihan sehingga diharapkan memahami proses yang terjadi di dalamnya
4.2.3.2 Komponen KMS pada Forum Pelatihan Knowledge System Telkom
Pembahasan forum pelatihan sebagai suatu bentuk KMS dilakukan melalui penjelasan forum pelatihan yang dikaitkan dengan setiap komponen KMS.
Pejelasan setiap komponen KMS untuk forum pelatihan adalah sebagai berikut:
1. Manusia
Forum pelatihan merupakan suatu bentuk organisasi sederhana. Apabila dijabarkan, fungsi-fungsi yang ada dalam forum pelatihan meliputi:
a) Ketua Forum
Merupakan orang yang bertanggung jawab dalam penjadwalan dan pelaksanaan forum pelatihan
b) Pembimbing
Merupakan Manager Data Management yang membimbing pelaksanaan pelatihan knowledge system selama forum berlangsung.
c) Presenter
Merupakan orang yang memberikan presentasi pada suatu pelaksanaan forum pelatihan
d) Peserta forum pelatihan
Merupakan orang-orang yang hadir pada forum. Peserta forum dapat memberikan masukan dan pertanyaan kepada presenter.
Hubungan antara keempat fungsi ini dapat dilihat pada Gambar 3.1 di bawah ini
Gambar 4.1 Hubungan fungsi pada Forum Pelatihan
Ketua forum maupun pembimbing dapat menjadi presenter. Presenter merupakan bagian dari peserta forum. Peserta forum selain presenter merupakan anggota forum yang menjadi pendengar serta memberikan masukan dan pertanyaan terhadap topik yang dipresentasikan oleh presenter.
Di atas telah dijelaskan fungsi-fungsi yang ada dalam forum pelatihan.
Pemahaman mengenai fungsi-fungsi ini kemudian digunakan untuk menjelaskan peran manusia pada KMS forum pelatihan. Peran-peran ini dapat dijelaskan sebagai berikut:
a) Sumber pengetahuan
Sumber pengetahuan utama merupakan presenter pada suatu pelaksanaan forum pelatihan. Selain presenter, sumber pengetahuan berikutnya adalah pembimbing forum pelatihan knowledge system.
b) Pengguna pengetahuan
Pengguna pengetahuan adalah peserta forum yang hadir pada saat presentasi berlangsung.
c) Pengelola KMS
Sampai saat ini, fungsi yang menjadi pengelola KMS adalah ketua forum dan presenter.
2. Proses
Pembahasan mengenai proses pada KMS forum pelatihan mancakup dua hal yaitu proses bisnis dan proses pengetahuan. Proses bisnis dibahas karena ada kebutuhan untuk memahami bagaimana forum pelatihan berjalan.
Kedua proses ini akan dijelaskan sebagai berikut:
a) Proses Bisnis
Proses bisnis yang berjalan pada forum TA dapat digambarkan sebagai berikut:
Gambar 4.2 Proses bisnis pada forum pelatihan
Penjadwalan
Persiapan presentasi
Persiapan forum pelatihan Pelaksanaan forum pelatihan
Dokumentasi forum
Pada Gambar 4.2 dapat dilihat bahwa proses pada forum pelatihan diawali dengan penjadwalan forum pelatihan. Penjadwalan meliputi penentuan hari dan jam pelaksanaan forum pelatihan. Jadwal akan berlaku selama satu triwulan dan rutin diadakan setiap minggunya. Adanya perubahan jadwal hanya dikenakan pada jam pelaksanaannya saja. Proses berikutnya adalah persiapan presentasi. Proses ini diawali dengan penentuan presenter yang akan memberikan presentasi pada suatu hari pelaksanaan forum pelatihan.
Setelah presenter terpilih, yang bersangkutan akan mempersiapkan bahan presentasi. Pada hari pelaksanaan forum presentasi pelatihan, dilakukan persiapan-persiapan seperti menyiapkan ruangan dan proyektor. Bila presenter serta fasilitas telah siap, maka forum pelatihan pada hari itu dapat dilaksanakan. Pelaksanaan forum diawali dengan presentasi yang diberikan presenter kemudian tanya jawab dan pemberian masukan dari peserta forum.
Presenter dalam sehari dapat lebih dari satu. Proses yang berjalan adalah sama, yaitu presentasi lalu Tanya jawab. Pada saat pelaksanaan, presenter akan mendokumentasikan masukan dan pertanyaan yang diberikan kepadanya. Pada akhir pelaksanaan, ketua forum akan mengumpulkan bahan presentasi dan kemudian menyimpannya dalam suatu document management.
b) Proses Pengetahuan
Proses pengetahuan yang berjalan pada forum pelatihan akan dijelaskan menggunakan General Knowledge Management [Newman,1999] dan model SECI [Nonaka,1995] sebagai berikut :
a. Penciptaan pengetahuan
Pengetahuan baru maupun revisi dari pengetahuan lama tercipta saat proses presentasi dan tanya jawab berlangsung.
b. Penyimpanan pengetahuan
Pengetahuan pada forum pelatihan dalam bentuk dokumen presentasi, dokumentasi pertanyaan dan masukan, serta dokumentasi hasil diskusi.
c. Pemindahan pengetahuan
Pemindahan pengetahuan dijelaskan menggunkaan model SECI sebagai berikut:
a. Socialication (tacit ke tacit)
Proses ini dilakukan melalui Tanya jawab dalam presentasi
b. Externalization (tacit ke eksplisit)
Proses ini dilakukan dengan menuliskan apa yang dipikirkan calon presenter ke dalam slide presentasi.
c. Combination (eksplisit ke eksplisit)
Proses ini dilakukan dengan menuliskan esensi tugas akhir dari dokumen tugas akhir ke dalam dokumen presentasi.
d. Internalization (eksplisit ke tacit)
Proses ini dapat dilakukan dengan membaca slide presentasi dan dokumen tugas akhir.
c) Penggunaan Pengetahuan
Pengetahuan dapat dimanfaatkan oleh semua peserta forum, baik presenter maupun forum yang lain. Pengetahuan baru hasil diskusi pada forum dapat digunakan presenter untuk melengkapi pembahasan dalam tugas akhir yang di buat. Sedangkan peserta forum lainnya dapat memperoleh pengetahuan baru terkait topik yang dipresentasikan.
3. Teknologi
Contoh teknologi informasi yang digunakan dalam forum pelatihan adalah email dan instant messenger. Kedua teknologi ini digunakan untuk memberi tahu kepada setiap karyawan anggota forum pelatihan mengenai jadwal pelaksanaan suatu forum pelatihan dan presenter pada jadwal tersebut. Sedangkan untuk penyimpanan pengetahuan, teknologi informasi yang digunakan adalah document management system sederhana untuk menyimpan slide presentasi milik semua presenter. Document management system ini ada di dalam hardisk milik ketua forum.
Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat diambil terkait denga forum pelatihan sebagai studi kasus untuk pemodelan KMS adalah sebagai berikut:
a. Studi kasus dapat digunakan untuk memahami bagaimana memetakan suatu organisasi/kegiatan tertentu ke dalam sebuah model KMS.
b. Penjelasan proses pada studi kasus forum pelatihan meliputi proses bisnis dan proses pengetahuan.
c. Pembahasan proses bisnis pada studi kasus forum pelatihan di lakukan untuk memahami organisasi/kegiatan ini. Pemahaman akan proses bisnis forum pelatihan kemudian dasar untuk membahas proses pengetahuan yang terjadi pada forum pelatihan.
d. Pemodelan KMS untuk forum pelatihan adalah bagaimana memetakan suatu organisasi/kegiatan yang bukan terdefinisi sebagai KMS. Sedangkan pemodelan KMS untuk KMS perusahaan adalah bagaimana menyederhanakan sebuah KMS perusahaan kedalam model KMS yang dapat dimengerti untuk keperluan pengerjaan tugas akhir.