BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
4.6. Komunikasi Organisasi
Komunikasi organisasi berarti proses interaksi antar bagian dalam suatu organisasi dalam rangka melaksanakan suatu pekerjaan atau tugas untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Dalam hal ini, Kantor Kecamatan sebagai organisasi pemerintah yang bertugas memberikan pelayanan adminitratif kepada masyarakat juga memiliki komunikasi internal antar personel maupun dengan instansi-instansi yang dibawahinya seperti halnya kantor-Kantor Kelurahan. Adapun komunikasi organisasi yang terjadi terutama dalam hal pengurusan Surat Keterangan Kelahiran dan Kematian ditunjukkan melalui serangkaian hasil wawancara dengan informan berikut.
“Kami juga melakukan komunikasi internal antar personel sehubungan dengan pengurusan Surat Keterangan Kelahiran dan Kematian. Komunikasi dilaksanakan secara memadai meliputi pemberian wewenang kepada petugas, konsultasi pelaksanaan, serta alur administrasi surat-menyurat. Semuanya ini dilakukan agar tidak terjadi tumpang tindih pekerjaan antar staf yang ada di Kantor Kecamatan Kebayakan.”
(Hasil Wawancara dengan dengan Bapak Marguh Iriansyah, BA, Camat Kebayakan Aceh Tengah)
“Oleh karena kompleksnya urusan yang harus ditangani Kantor Kecamatan, maka perlu dilakukan komunikasi yang intensif dalam rangka distribusi kerja yang efisien dan efektif.”
(Hasil Wawancara dengan dengan Ibu Yuspasar Hasbi, BA, Kepala Seksi Pemerintahan Kecamatan Kebayakan Aceh Tengah)
Menyangkut komunikasi organisasi eksternal antar lembaga pemerintah, maka ada beberapa instansi pemerintah yang memiliki komunikasi organisasi intensif dengan Kantor Kecamatan Kebayakan.
“Oleh karena sifat dan karakteristik Kantor Kecamatan sebagai organisasi induk dari kantor-Kantor Kelurahan yang ada dibawahnya, maka komunikasi organisasi menjadi hal yang mutlak diperlukan.”
(Hasil Wawancara dengan Bapak Armaja, S.Th.I, Staf Pegawai Kecamatan Kebayakan Aceh Tengah)
“Komunikasi organisasi dalam hal pelayanan administrasi kependudukan dalam pengurusan Surat Keterangan Kelahiran dan Kematian dalam hal ini mencakup koordinasi penyampaian data, laporan berkala, dan beberapa upaya koordinasi dalam hal pelaksanaan program dari pusat maupun daerah. Komunikasi dilakukan dengan Kantor Kelurahan dan Kantor Dinas Pencatatan Sipil, serta beberapa lembaga lain untuk beberapa kegiatan insidentil”
(Hasil Wawancara dengan dengan Ibu Ummi Sahra, Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Kecamatan Kebayakan Aceh Tengah)
“Hubungan Kantor Kelurahan dan kecamatan lebih berdasarkan koordinasi tugas dan fungsi selaku organisasi pemerintah yang mempunyai tingkat interaksi paling dekat dengan masyarakat”
(Hasil Wawancara dengan Ibu Siti Fatimah, Staf Pegawai Kecamatan Kebayakan Aceh Tengah)
Penulis lalu menanyakan apakah tidak ada bentuk komunikasi tatap muka sehubungan dengan pelaksanaan pelayanan administrasi kependudukan, salah satu informan kunci memberikan penjelasan.
“Pertemuan bersama baru akan dilakukan apabila ada kegiatan atau program yang diperintahkan oleh Bupati ataupun instansi diatasnya sehubungan dengan administrasi kependudukan, misalnya saja Program Keluarga Berencana yang
dijalankan oleh Badan Koordinasi Keluarga Berencana Nasional bersama Dinas Kesehatan, pihak kelurahan dan kecamatan berkoordinasi pula sehubungan dengan penyiapan tinjauan lapangan dan penyajian data-data awal kependudukan.”
(Hasil Wawancara dengan dengan Ibu Sri Wahyuni, Kepala Sub Bagian Perencanaan Kecamatan Kebayakan Aceh Tengah)
Kerjasama dengan pihak terkait merupakan fungsi koordinasi yang lazim digunakan berbagai instansi dalam meningkatkan kapasitas serta kinerja organisasi yang dipimpinnya. Adapun kerjasama yang terjadi sehubungan dengan pelaksanaan pelayanan administrasi kependudukan dalam pengurusan Surat Keterangan Kelahiran dan Kematian adalah sebagai berikut.
“Secara garis besar, ada 2 pihak yang harus kami koordinasikan sehubungan dengan pelayanan administrasi kependudukan, yaitu Kantor Kelurahan yang berada di wilayah Kecamatan Kebayakan dan Dinas kependudukan Kabupaten Aceh Tengah.”
“Kantor Kelurahan sebagai lembaga yang berada di bawah naungan kecamatan berfungsi untuk memberikan laporan. Dalam hal administrasi kependudukan, harus ada laporan pertinggal bagi Kantor Kecamatan atas administrasi yang telah dilaksanakan di Kantor Kelurahan.”
“Secara fungsi dan tugas, apa yang kami kerjakan saat ini yaitu Surat Keterangan Kelahiran dan Kematian adalah dokumen pendukung dalam rangka pengurusan Akte Kelahiran dan Kematian. Pihak kantor catatan sipil juga tidak akan memproses dokumen apabila tidak ada surat keterangan tersebut”
(Hasil Wawancara dengan dengan Ibu Ummi Sahra, Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Kecamatan Kebayakan Aceh Tengah)
Selain melakukan kerjasama dengan Kantor Kelurahan dan Catatan Sipil, Kantor Kecamatan juga melakukan beberapa kerjasama dengan lembaga lain, seperti yang diungkapkan informan kunci berikut.
“Selain Kantor Kelurahan dan Dinas Kependudukan, kami juga melakukan kerjasama dengan lembaga atau instansi lain. Kerjasama ini lebih bersifat koordinatif atau insidentil sehubungan pelaksanaan program dari pemerintah pusat yang harus dilaksanakan oleh pemerintah daerah. Misalnya saja kami baru saja melakukan koordinasi dengan Badan Koordinasi Keluarga Berencana Nasional (BKKBN) Provinsi Aceh dalam rangka mendukung program pemerintah dalam melaksanakan Program Generasi Berancana, dan program Keluarga Berencana (KB).”
(Hasil Wawancara dengan dengan Bapak Marguh Iriansyah, BA, Camat Kebayakan Aceh Tengah)
“Pihak Badan Pusat Statistik Kabupaten Aceh Tengah setiap tahunnya juga meminta data kependudukan kepada kami, begitu pula dengan Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Aceh Tengah.”
(Hasil Wawancara dengan dengan Ibu Armiati, S.Pd, Sekretaris Kecamatan Kebayakan Aceh Tengah)
Dari penjelasan diatas, maka diketahui bahwa pihak Kantor Kecamatan Kebayakan telah melaksanakan komunikasi organisasi sebagai dalam dua bentuk, yaitu Komunikasi Organisasi Internal yaitu komunikasi antar personil dalam kantor Kecamatan Kebayakan dalam hal pelaksanaan pelayanan pengurusan Surat Keterangan Kelahiran dan Kematian dan Komunikasi Organisasi Eksternal yaitu komunikasi organisasi antar lembaga pemerintah sehubungan dengan koordinasi pelaksanaan pelayanan administrasi kependudukan serta tindak lanjut atas pelaksanaan program-program yang bersifat insidentil.
Dari prinsip komunikasi organisasi diperlukan dalam penerapan pelayanan sebagai bentuk penyampaian dan penerapan pelayanan secara jelas dan konsisten kepada bawahan dan lembaga terkait lainnya agar pelaksanaan pelayanan dapat terwujud. Dalam hal ini, penyampaian informasi pelayanan kepada para bawahan dalam bentuk pendelegasian wewenang, dan konsultasi pelayanan telah dilakukan
dengan cukup memadai sehingga tidak menimbulkan hambatan berarti dalam pelaksanaan tugas sehari-hari.
Kantor Kecamatan Kebayakan telah melakukan berbagai kerjasama terkait pelaksanaan pelayanan administrasi kependudukan. Pihak yang memiliki hubungan kerjasama langsung adalah Kantor Kelurahan dan Dinas Kependudukan Kabupaten Aceh Tengah dalam hal pelaporan data dan administrasi surat-menyurat. Sedangkan untuk keperluan insidentil, pihak Kantor Kecamatan Kebayakan juga menjalin kerjasama dengan Badan Koordinasi Keluarga Berencana Nasional (BKKBN) dan Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Aceh Tengah. Menurut pengamatan penulis, bahwa kerjasama yang dilakukan sehubungan dengan pelayanan administrasi kependudukan telah dilaksanakan dengan seharusn