BAB II: KAJIAN PUSTAKA
C. Komunikasi Organisasi
Ilmu komunikasi mempertanyakan bentuk komunikasi apa yang berlangsung dalam organisasi, metode dan teknik apa yang dipergunakan, media apa yang dipakai, bagaimana prosesnya, faktor-faktor apa yang menjadi penghambat, dan sebagainya.
Menurut Goldhaber yang dikutip oleh Arni menjelaskan bahwa komunikasi organisasi adalah: “ Proses menciptakan dan saling menukar pesan dalam suatu jaringan hubungan yang saling tergantung satu sama lainnya untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau yang selalu berubah-ubah.”30
Wayne berpendapat bahwa komunikasi organisasi pertunjukan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu.31
Berdasarkan defenisi di atas terdapat beberapa hal yang dapat kita ambil makna, yaitu kata proses, pesan, jaringan, saling tergantungan, hubungan, lingkungan dan ketidakpastian.
Dari penjelasan di atas Sasa Djuarsa menambahkan hal tersebut dengan fungsi komunikasi organisasi yang hampir sama dalam melakukan komunikasi organisasi. Fungsi komunikasi organisasi tersebut meliputi:
29
Hari Lubis dan Martani Huseini, Teori Organisasi Suatu Pendekatan Makro (Jakarta: PAU Ilmu Sosial Universitas Indonesia. 1987 ), h. 8-9.
30
Arni, Komunikasi Organisasi, h. 67.
31
R. Wayne Pace, Komunikasi Organisasi: Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan, Terj. Deddy Mulyana, at all. ( Bandung: Remaja Rosda Karya, 2010 ), h.31
1. Fungsi regulatif. Fungsi ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Terdapat dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif, yaitu:
a) Berkaitan dengan orang-orang yang berada dalam tataran manajemen, yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Juga memberi perintah atau intruksi supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya.
b) Berkaitan dengan pesan. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.
2. Fungsi persuasif. Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.
3. Fungsi integratif. Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi yang dapat mewujudkan hal tersebut, yaitu:
a) Saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (buletin, newsletter) dan laporan kemajuan organisasi.
b) Saluran komunikasi informal seperti perbincangan antar pribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga, ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan
menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.32
Dari beberapa penjelasan di atas dapat diambil benang merah bahwa komunikasi organisasi dapat dilihat perannya sangat menjadi titik tumpu dalam proses pelaksanaan organisasi di suatu lembaga. Terkadang tidak semua organisasi berlaku hal seperti ini, sebab mereka menganggap bahwa hal itu tidak perlu dilakukan selagi masih dalam jumlah karyawan yang sedikit.
Senada dengan itu pernyataan Ruben yang dikutip oleh Pawito menjelaskan bahwa, Komunikasi organisasi atau institusional berkenaan dengan komunikasi yang berlangsung dalam jaringan kerjasama antar pribadi dan atau antar kelompok dalam suatu organisasi atau institusi.33
Pendapat Lasikar yang dikutip oleh Alfikri bahwa ada empat faktor yang mempengaruhi keefektifan komunikasi organisasi, yaitu meliputi:
1. Saluran komunikasi formal, merupakan cara komunikasi yang didukung dan mungkin dikendalikan oleh manajer. Contohnya adalah newsletter, memo reguler, laporan, rapat staf dan lainnya.
2. Struktur wewenang, perbedaan status dan kekuasaan dalam organisasi membantu menentukan siapa yang akan berkomunikasi dengan siapa. Selain itu isi dan akurasi komunikasi juga dipengaruhi oleh perbedaan wewenang.
3. Spesialisasi pekerjaan, biasanya akan mempermudah komunikasi dalam kelompok yang berbeda-beda.
4. Kepemilikan informasi, setiap individu mempunyai informasi yang unik dan pengetahuan mengenai pekerjaan mereka, yang merupakan semacam kekuasaan bagi individu-individu yang memilikinya.34
32
Sasa Djuarsa Sendjaja, et.all. Teori Komunikasi ( Jakarta: Pusat Penerbitan Universitas Terbuka, 2004 ), h. 136.
33
Pawito, Penelitian Komunikasi Kualitatif ( Yogyakarta, LKiS Yogyakarta, 2008 ), h.10.
34
Muhammad Alfikri, Komunikasi Organisasi: Dalam Syukur Kholil, (Ed), Teori
Hal di atas memaparkan bahwa setiap komunikasi didalam organisasi pasti akan selalu dipengaruhi oleh faktor-faktor yang mengikat terhadap korganisasi tersebut. Banyak orang tidak paham akan komunikasi di sebuah organisasi yang mengatur didalamnya, sehingga banyak yang berasumsi bahwa organisasi itu tidak kooperatif kepada yang lain.
Udai Pareek memberikan kepandangan yang berkaitan dengan tujuan dari komunikasi keorganisasian, yaitu:
a. Memberikan Informasi,
Mengirimkan informasi dari suatu sumber kepada orang-orang atau kelompok-kelompok alamat komunikasi. Misalnya kebijakan organisasi, peraturan-peraturan, hadiah-hadiah dan ganjaran-ganjaran khusus yang diberikan.
b. Umpan balik,
Membantu usaha mengambil langkah-langkah perbaikan dan penyesuaian yang diperlukan, dan memberikan motivasi kepada orang-orang untuk mengembangkan rencana-rencana yang menantang dan realistis.
c. Pengendalian,Hal ini diberikan untuk menjamin pelaksanaan rencana-rencana sesuai dengan maksud semula dan membantu terlaksananya pengendalian seperti itu.
d. Pengaruh,
Informasi memerlukan kekuasaan. Satu tujuan komunikasi ialah mempengaruhi orang. Dengan demikian makin tinggi tingkat manajemennya maka makin besar peranannya untuk menggunakan pengaruh tersebut.
e. Memecahkan Persoalan,
Dalam banyak hal komunikasi bertujuan memecahkan persoalan. Banyak pertemuan kelompok diadakan sebagai sumber sarana guna mendapatkan penyelesaian-penyelesaian alternatif bagi suatu persoalan dan sampai kepada terpilihnya suatu penyelesaian tertentu.
f. Pengambilan Putusan,
Untuk mencapai suatu putusan diperlukan beberapa macam komunikasi, misalnya pertukaran informasi, pendapat, alternatif-alternatif yang ada,
segi-segi menguntungkan dan tidak menguntungkandari setiap alternatif dan sebagainya.
g. Mempermudah Perubahan,
Efektivitas suatu perubahan yang diadakan dalam suatu organisasi sebagai besar tergantung pada kejernihan dan spontanitas komunikasi. Komunikasi antara para konsultan dan para manajer, antara para menejer dan para karyawan, dan di antara para karyawan membantu mengenai kesulitan dalam perubahan yang direncanakan dan dalam mengambil tindakan perbaikan. h. Pembentukan Kelompok,
Komunikasi membantu pembangunan hubungan. Bahkan dalam perselisihan yang berat, hubungan baik hanya dapat dikembalikan jika proses komunikasi terus dilanjutkan.
i. Menjaga Pintu
Komunikasi membantu membangun hubungan organisasi dengan dunia luar. Organisasi dapat menggunakan lingkungannya untuk meningkatkan efektivitasnya dan organisasi dapat mempengaruhi lingkungan itu sendiri.35
Beberapa di antara persoalan penting yang menjadi minat dari bidang komunikasi organisasi adalah peran tanggung jawab organisasi, kontrol organisasi, jaringan komunikasi dalam organisasi, struktur dan fungsi organisasi, serta budaya dan iklim organisasi. Dari itu semua pandangan-pandangan komunikasi organisasi atau institusi ini melibatkan hampir semua teori komunikasi antar pribadi dan komunikasi kelompok.