BAB II KAJIAN PUSTAKA
2.3 Komunikasi Organisasi
Berbicara tentang komunikasi organisasi maka gambaran kita langsung dikaitkan dengan peranan dan status dari setiap orang dalam organisasi karena peranan dan status seseorang menentukan bagaimana cara dia berkomunikasi dengan orang lain, dan bagaimana cara kita berkomunikasi dengan dia, oleh karena itu kitapun sering menghubungkan peran dan status dengan pekerjaan yang beragam. Keragaman dalam organisasi tersebut dapat dilihat melalui pembagian kerja dimana setiap orang akan berkerja menurut bakat dan kemampuan sehingga dia bertanggungjawab atas pekerjaan itu. Ketika jumlah atau jenis pekerjaan semakin banyak dan beragam maka dbutuhkan hubungan seorang pemimpin dengan bawahan atau bawahan dengan pemimpin untuk membentuk sebuah kekuatan yang besar untuk menghasilkan keluaran yang berkualitas.
Komunikasi adalah sebuah tindakan untuk berbagi informasi, gagasan ataupun pendapat dari setiap partisipan komunikasi yang terlibat didalamnya guna
mencapai kesamaan makna. Tindak komunikasi tersebut dapat dilakukan dalam beragam konteks, antara lain dalam lingkup organisasi.
Dalam konteks organisasi, pemahaman mengenai peristiwa-peristiwa komunikasi yang terjadi didalamnya, seperti apakah instruksi pimpinan sudah dilaksanakan dengan benar oleh karyawan ataupun bagaimana bawahan mencoba mencoba menyampaikan keluhan pada atasan, memungkinkan tujuan organisasi yang telah ditetapkan dapat tercapai sesuai dengan hasil yang diharapkan. Terdapat beberapa pilihan-pilihan jenis komunikasi yang dapat diaplikasikan, namun dikatakan bahwa organisasi adalah suatu sarana kekuasaan yang dilaksanakan melalui komunikasi, dan dengan demikian menciptakan tindakan yang terorganisasi (R. Wayne Pace : 2005).
Komunikasi organisasi adalah proses pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam organisasi baik yang terjadi di dalam kelompok formal maupun kelompok informal di dalam organisasi (Safaria 2004 : 133). Kemampuan komunikasi merupakan fakor penentu kesuksesan setiap individu maupun organisasi untuk bertahan dalam persaingan bisnis yang sangat kompetitif saat ini. Kemampuan komunikasi seseorang dalam setiap kondisi misalnya pada saat mempersiapkan sebuah presentasi bisnis, menyampaikan sebuah ide-ide atau gagasan dalam suatu rapat, negosiasi bisnis, melatih tim, membangun sebuah tim kerja, dan dalam setiap aktivitas organisasi. Melihat pentingnya komunikasi dalam organisasi, efektivitas komunikasi akan sangat menentukan kesuksesan organisasi baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang.
Wayne Pace dan Don F. Faules (dalam Suranto AW 2005: 33) memberikan definisi komunikasi organisasi sebagai sebuah proses penciptaan dan pengiriman pesan oleh komunikator yang dilaksanakan secara berkelanjutan untuk mencapai tujuan bersama para anggota organisasi.
Goldhaber (dalam Muhammad 2009 : 67) memberikan definisi komunikasi organisasi sebagai berikut :
“organizational communication is the process of creating and exchanging
message within a network of interdependent relationship to cope with
environmental uncertainty.”
Dalam definisi ini terlihat bahwa komunikasi organisasi adalah proses menciptakan dan saling menukar pesan dalam satu jaringan hubungan yang saling tergantung sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau yang selalu berubah-ubah. Pengertian lainnya tentang komunikasi organisasi disebutkan oleh Katz dan Khan (dalam Muhammad 2009 : 65) adalah merupakan arus informasi, pertukaran informasi dan pemindahan arti di dalam suatu organisasi.
Dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa :
a. Komunikasi organisasi terjadi dalam suatu sistem terbuka yang kompleks yang dipengaruhi oleh lingkungannya sendiri baik internal maupun eksternal.
b. Komunikasi organisasi meliputi pesan dan arusnya, tujuan, arah dan media
c. Komunikasi meliputi orang dan sikapnya, perasaannya, hubungan dan keterampilan/skillnya.
2.3.1 Komunikasi Efektif di dalam organisasi
Di dalam lingkungan organisasi, komunikasi efektif ini menjadi sebuah kebutuhan. Banyak aturan yang harus dilengkapi penjelasan, dimaksudkan agar kesalahpahaman interpretasi dapat dihindarkan. Apabila salah seorang pegawai kantor merasa belum jelas dengan informasi yang diterimanya, maka lebih baik meminta penjelasan. Hal ini disebabkan, komunikasi yang tidak efektif di kantor bisa jadi mengakibatkan dampak negatif dan kerugian yang serius.
Komunikasi efektif ( Suranto AW 2005 : 104-105) di dalam organsasi akan sangat membantu peningkatan kinerja dan ketepatan dalam penyelesaian suatu urusan. Ada beberapa indikator komunikasi efektif, ialah :
1. Pemahaman, ialah kemampuan memahami pesan secara cermat sebagaimana dimaksudkan oleh komunikator. Dalam hal ini komunikasi dikatakan efektif apabila mampu memahami secara tepat. Sedang komunikator dikatakan efektif apabila berhasil menyampaikan pesan secara cermat.
2. Kesenangan, yakni apabila proses komunikasi itu selain berhasil menyampaikan informasi, juga dapat berlangsung dalam suasana yang menyenangkan kedua belah pihak. Sebenarnya tujuan yang menyenangkan kedua belah pihak. Sebenarnya tujuan berkomunikasi tidaklah sekedar transaksi pesan, akan tetapi dimaksudkan pula untuk saling interaksi secara menyenangkan untuk memupuk hubungan insan. 3. Pengaruh pada sikap, apabila seorang komunikan setelah menerima
pesan kemudian sikapnya berubah sesuai dengan makna pesan itu. Tindakan mempengaruhi orang lain merupakan bagian dari kehidupan sehari-hari di perkantoran. Dalam berbagai situasi kita berusaha mempengaruhi sikap orang lain dan berusaha agar orang lain bersikap positif sesuai keinginan kita.
4. Hubungan yang makin baik, bahwa dalam proses komunikasi yang efektif secara tidak sengaja meningkatkan kadar hubungan interpersonal. Di perkantoran, seringkali terjadi komunikasi dilakukan bukan untuk menyampaikan informasi atau mempengaruhi sikap semata, tetapi kadang-kadang terdapat maksud implisit di sebaliknya, yakni untuk membina hubungan baik.
5. Tindakan, kedua belah pihak yang berkomunikasi melakukan tindakan sesuai dengan pesan yang dikomunikasikan.
2.3.2 Tujuan Komunikasi Organisasi
Ada 3 (tiga) tujuan utama dari komunikasi organisasi (Liliweri 2004 : 64) yaitu : 1. Sebagai tindak koordinasi.
Komunikasi dalam organisasi bertujuan untuk mengkoordinasikam sebagian atau dibagi-bagi dalam bagian atau sub bagian yang melaksanakan visi dan misi organisasi di bawah pimpinan seorang pemimpin atau manajer serta para bawahan mereka. Tanpa komunikasi maka organisasi hanya merupakan kumpulan orang-orang yang terbagi dalam tugas dan fungsi masing-masing yang melaksanakan aktivitas mereka tanpa keterkaitan satu sama lain (tanpa sinkronisasi dan harmonisasi). Organisasi tanpa koordinasi, organisasi tanpa komunikasi sama dengan organisasi yang menampilkan aspek individual dan bukan menggambarkan aspek kerjasama.
2. Membagi Informasi (information sharing)
Sala satu tujuan komunikasi yang penting adalah menghubungkan seluruh aparatur organisasi dengan tujuan organisasi. Komunikasi mengarahkan manusia dan aktivitas mereka dalam organisasi. Sebuah informasi atau pertukaran informasi berfungsi untuk membagi kemudian menjelaskan informasi tentang tujuan organisasi, arah dari suatu tugas, bagaimana usaha untuk mencapai hasil, dan pengambilan keputusan.
3. Komunikasi bertujuan untuk menampilkan perasaan dan emosi
Manusia dalam organisasi mempunyai keinginan bahkan kebutuhan untuk menyatakan kegembiraan atas pekerjaan dan prestasi yang mereka telah lakukan, mungkin mereka ingin mengatakan perasaan marah karena mereka telah gagal bertugas sebagai seorang pemimpin, mereka juga dapat mengungkapkan kekhawatiran dan kecemasan yang akan dihadapi baik oleh diri sendiri, kelompok dan unit kerja bahkan oleh organisasi.
Bagan 2.1
Tujuan Komunikasi Organisasi
Sumber : (Liliweri 2004 : 65) Tindakan
Koordinasi
Membagi Informasi demi : 1. tujuan organisasi 2. mengarahkan tugas 3. hasil suatu usaha 4. pengambilan
keputusan
Menyatakan
2.3.3 Fungsi Komunikasi Organisasi
Menurut Liliweri (2004 : 66) fungsi komunikasi organisasi terbagi dua yaitu fungsi umum dan fungsi khusus.
A. Fungsi Umum :
1. To tell. Komunikasi berfungsi untuk “menceritakan” informasi terkini mengenai sebagian atau keseluruhan yang berkaitan dengan pekerjaan. Kadang-kadang komunikasi merupakan proses pemberian informasi mengenai bagaimana seorang atau sekelompok orang harus mengerjakan satu tugas tertentu.
2. To sell. Komunikasi berfungsi untuk “menjual” gagasan dan ide, pendapat, fakta, termasuk menjual sikap organisasi, sikap tentang sesuatu yang merupakan subjek layanan.
3. To learn. Komunikasi berfungsi untuk meningkatkan kemampuan para karyawan agar mereka bisa “belajar” tentang atau dari orang lain (internal), belajar tentang apa yang dipikirkan, dirasakan, dan dikerjakan orang lain, tentang apa yang “dijual” atau yang “diceritakan” oleh orang lain tentang organisasi.
4. To decide. Komunikasi berfungi untuk “menentukan” apa dan bagaimana organisasi membagi pekerjaan, atau siapa menjadi atasan dan siapa menjadi bawahan, besaran kekuasaan dan kewenangan, menentukan bagaimana menangani sejumlah orang, bagaimana memanfaatkan sumberdaya, mengalokasikan manusia, mesin, metode dan teknik dalam organisasi.
B. Fungsi Khusus :
1. Membuat para karyawan melibatkan diri ke dalam issu-issu organisasi lalu menerjemahakan ke dalam tindakan tertentu di bawah sebuah “komando”. 2. Membuat para karyawan menciptakan dan menangani “relasi” antara sesame
bagi peningkatan produk organisasi.
3. Membuat para karyawan memiliki kemampuan untuk menangani atau mengambil keputusan-keputusan dalam suasana yang “ambigu dan tidak pasti”.
Dengan kata lain, menurut Condrad (1985) terdapat 3 (tiga) fungsi komunikasi organisasi sebagaimana terlihat dalam tabel di bawah ini (dalam Liliweri 2004 : 67) :
Tabel 2.1
Fungsi Komunikasi Organisasi
Fungsi Komando Fungsi Relasi
1. Mengarahkan dan membatasi tindakan
2. Menangani dan memelihara tampilan yang dekat melalui umpan balik
3. Menggunkan publikasi dan instruksi
1. Menciptakan dan
melanjutkan sifat impersonal dalam organisasi
2. Membuat negosiasi antar unit kegiatan
3. Menentukan dan mendefinisikan peran organisasi
Fungsi komunikasi untuk mengambil keputusan dalam suasana yang ambigu dan tidak pasti
1. Menjaga keseimbagan antara kepentingan organisasi dengan kepenitngan individual
2. Mengelola pelbagai akibat yang ditinggalkan atau memelihara tradisi organisasi
3. Menciptakan perspektif bagi peluang pembagian pengalaman/pemerkayaan kerja.
Sumber : Liliweri 2004 : 67