KAJIAN TEORI DAN KERANGKA PIKIR
A. Deskripsi Teori
2. Konsep dan Arsitektur ERP
Enterprise Resouce Planning (ERP) merupakan singkatan dari tiga elemen kata Enterprise (Perusahaan/Organisasi), Resource (Sum-ber Daya), Planning (Perencanaan).
Tiga kata tersebut mencerminkan sebuah konsep yang berujung pada kata kerja yaitu Planning. Dengan demikian, berarti ERP menekankan kepada aspek perencanaan.
Integrasi dalam konsep sistem ERP berhubungan dengan inter-pretasi sebagai berikut:
Menghubungkan antara berbagai aliran proses bisnis
Metode dan teknik berkomunikasi
Keselarasan dan sinkronisasi opera si bisnis
Koordinasi operasi bisnis
Perusahaan adalah organisasi yang terstruktur, baik dalam perencanaan maupun dalam pelaksanaan aktivitasnya. Untuk itu, dalam pelaksanaan operasionalnya untuk memperoleh tujuan organisasi, ditentukan keberhasilan dalam menangani faktor eksternal dan fak-tor internal. Salah satu faktor internal adalah Sistem ERP, yang dapat dikatakan sebagai back bone dalam mendukung sistem operasional yang dapat mempengaruhi kemampuan kompetitif perusahaan.
Enterprise digunakan untuk menggambarkan situasi bisnis se-cara umum dalam
satu entitas korporat, dalam berbagai ukuran, mulai dari bisnis ukuran kecil hingga bisnis multinasional. Secara konsep, dapat dikatakan bahwa enterprise dapat digambarkan sebagai sebuah kelompok orang dengan tujuan tertentu yang memiliki sumber daya untuk mencapai tujuan tertentu. Organisasi/Perusahaan dibagi-bagi menjadi unit-unit dengan fungsi-fungsi tertentu, seperti fungsi personalia, keuangan, pemasaran, pengadaan, dan sebagainya. Tiap fungsi tersebut memiliki tujuan dan sasaran masing-masing, sehingga terkesan tiap fungsi memiliki sistem dan koleksi data
dan analisis masing-masing. Enterprise secara keseluruhan organisasi dianggap sebagai sebuah sistem dan masing-masing fungsi adalah subsistem. Informasi mengenai semua fungsi disimpan dan dikelola secara terpusat dan da-pat diakses tiap fungsi sesuai kebutuhan, sehingga terjadi transparansi informasi bag! tiap-tiap fungsi untuk mendukung pekerjaan sebagai upaya mencapai tujuan organisasi secara keseluruhan.
Resourse merupakan sumber daya, yang berupa asset perusahaan, seperti asset
keuangan, sumber daya manusia, konsumen, supplier, order, teknologi, dan strategi.
Resource dapat meliputi semua hal yang menjadi tanggung jawab dan tantangan management untuk dikelola agar dapat menghasilkan keuntungan bagi organisasi secara keseluruhan.
Jadi Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan konsep untuk merencanakan dan mengelola sumber daya perusahaan, yaitu berupa paket aplikasi program terintegrasi dan multi modul yang di-rancang untuk melayani dan mendukung berbagai fungsi dalam perusahaan (to serve and support multiple business functions), sehingga pekerjaan menjadi lebih efisien dan dapat memberikan pelayanan lebih bagi konsumen, yang akhirnya dapat menghasilkan nilai tambah dan memberikan keuntungan maksimal bagi semua pihak yang berkepentingan (stake holder) atas perusahaan.
Konsep dasar ERP dapat diterjemahkan sebagai berikut:
ERP terdiri atas paket software komersial yang menjamin integrasi yang mulus atas semua aliran informasi di perusahaan, yang meliputi keuangan, akuntansi, sumber daya manusia, rantai pasok, dan informasi konsumen.
Sistem ERP adalah paket sistem informasi yang dapat di konfigurasi, yang
mengintegrasikan informasi dan proses yang berbasis informasi di dalam dan melintas area fungsional dalam sebuah organisasi.
ERP merupakan satu basis data, satu aplikasi dan satu kesatuan antar muka di seluruh enterprise.
Gambar 2.1Konsep dasar ERP {Hass -2001]
Financial dan Accounting
Cost Center and Profit Center
Account Payable
Account Receivable
Cash/Bank Management (Cash Flow Management)
Treasury Management
General Ledger (Income Statement & Balance Sheet)
Sales dan Distribution
Sales Quotation
Sales Order
Shipping
Goods Issue
Invoicing
Credit Control
Komisi, Discount, Credit Notes
Manufacturing
Order Production
Bill of material
Plannning Producting Control - Order Production
Master Planning
Scheduling
MRP (material requirement planning)
Product Costing
Inventory
Inventory Movement (transfer)
Inventory Management
Multiple Warehouse Location
Product Category
Product Items
Physical and Valuation Inventory Procurement
Purchase Requisition and Approval
Purchase Order and Approval
Goods Receipt
Invoice verification
Purchase Return
Human Resource
Employee Scheduling
Training
Development Employement
Payroll, Benefit, Bonus, Overt/me
job Description
Self Service HR
Strukwr Organisasi and Workflow analysis
Plant Maintenance
Pengurangan biaya operasional dalam produksi
Peningkatan efisiensi (work clearance management, maintenance execution,
service parts, document management, maintenance budgeting dan integrasi dengan accounting assets)
Customer Relationship Management
Customer Campaign
Customer Interaction Center
Customer Self service online inquiry
Lead and Activity tracking (information, service, charge, account, warranty, help)
Knowledge Base, Sales Report, Sales Support, Sales Qualification
Consistent user experience
Personalization of service
Realtime access enterprise info Business Intelligence
Sistem informasi untuk pengambilan keputusan bagi management, seperti Decision
Support Sistem (DSS), yang Inovatif dan Intuitif Interface untuk kepentingan analisis data transaksi agar memper-oleh kinerja bisnis
Merupakan proses interaktif untuk eksplorasi dan analisis informasi yang terstruktur
dan pada domain tertentu (data warehouse) untuk mengetahui pola bisnis tertentu, sehingga membantu pengambilan keputusan
Perusahaan dalam menanggapi customer demand bisa lebih ter-kontrol dan lebih unggul dari pesaing bisnis yang belum menggunakan sistem ERP. Sistem ERP ini mempunyai arsitektur sebagai berikut:
Client merupakan komputer yang dipakai oleh pengguna sistem ERP. Pengguna sistem ERP ini dapat dalam satu lingkup perusahaan, seperti bagian Finance dan Accounting, pemasaran, produksi, logistik, HRD, dan sebagainya. Secara arsitektur pengguna sistem ERP terse-but berhubungan dengan aplikasi server yang kemudian terhubung ke database server. Untuk sistem ERP tertentu, sudah bisa di akses lewat web/internet. Dalam hal ini tidak menutup kemungkinan bahwa pengguna sistem ERP ini dapat melakukan di luar lingkup perusahaan (web client), yang tentunya dengan otoriasi yang jelas.
Menurut (Daniel O'Leary), Karakteristik Sistem ERP adalah sebagai berikut:
Paket perangkat lunak yang didesain untuk lingkungan pelanggan pengguna
server, apakah secara tradisional atau berbasis jaringan
Memadukan sebagian besar dari proses bisnis
Memproses sebagian besar dari transaksi perusahaan
Menggunakan database perusahaan yang secara tipikal menyimpan setiap data
sekali saja
Memungkinkan akses data secara real time
Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan
Menunjang sistem multi mata uang dan bahasa, yang sangat di-perlukan
perusahaan multinasional
Memungkinkan penyesuaian untuk kebutuhan khusus perusahaan tanpa melakukan pemrograman kembali