Suatu gagasan tidak ada gunanya sebelum diteruskan dan dipahami oleh orang lain. Komunikasi dianggap sempurnah, jika itu terjadi dan diakui keberadaannya bila suatu pikiran atau ide (pesan) diteruskan sehingga gambaran mental yang dipersepsikan penerima, persis sama dengan yang dibayangkan oleh pengirim Robbins (2003). Demikian juga yang diungkapkan oleh Bovee & Thill (2003), bahwa komunikasi yang efektif terjadi jika individu mencapai pemahaman yang sama, merangsang pihak yang dituju (receiver) atau penerima melakukan tindakan, dan mendorong si penerima pesan untuk berpikir dengan cara yang baru. Bagaimanapun kemampuan untuk berkomunikasi secara efektif menambah produktivitas, baik bagi individu maupun organisasi.
Komunikasi yang efektif memerlukan persepsi, ketepatan, kredibilitas, pengendalian dan keserasian. Pedoman efektif untuk mengatasi hambatan dan memperbaiki keterampilan komunikasi Bovee & Thill (2003) yaitu: (1) memelihara iklim komunikasi terbuka, (2) bertekad memegang teguh etika berkomunikasi, (3) memahami kesulitan dalam komunikasi antar budaya, (4) menggunakan pendekatan komunikasi yang berpusat pada penerima, (5) menggunakan teknologi secara bijaksana dan bertanggung jawab untuk memperoleh dan berbagi informasi (6) menciptakan dan memproses pesan secara efektif dan efisien.
Secara keseluruhan strategi komunikasi yang baik, dalam hal ini komunikasi organisasi tergatung pada pemikiran cermat mengenai tiga bagian yang biasa digunakan oleh Aristoteles yang menggambarkan komponen
komunikasi Argenti (1998) yaitu: organisasi itu sendiri, konstituennya dan pesan-pesan serta citra.
Mengukur efektivitas organisasi bukanlah suatu hal yang sangat sederhana, karena efektivitas dapat dikaji dari berbagai sudut pandang dan tergantung pada siapa yang menilai serta menginterpretasikannya. Dipandang dari sudut produktivitas, maka seorang manajer produksi memberikan pemahaman bahwa efektivitas berarti kualitas dan kuantitas (output) barang dan jasa.
Tingkat efektivitas juga dapat diukur dengan membandingkan antara rencana yang telah ditentukan dengan hasil nyata yang telah diwujudkan. Namun, jika usaha atau hasil pekerjaan dan tindakan yang dilakukan tidak tepat sehingga menyebabkan tujuan tidak tercapai atau sasaran yang diharapkan, maka hal itu dikatakan tidak efektif. Richard M. S. dalam Tangkilisan (2005), mengemukakan 5 (lima) kriteria dalam pengukuran efektivitas, yaitu:
produktivitas, kemampuan adaptasi kerja, kemampuan berlaba dan pencarian sumber daya.
Richard M. Strees dalam Tangkilisan (2005) mengemukakan mengenai ukuran efektivitas, sebagai berikut:
1. Pencapaian tujuan, pencapaian adalah keseluruhan upaya pencapaian tujuan harus dipandang sebagai suatu proses. Oleh karena itu, agar pencapaian tujuan akhir semakin terjamin, diperlukan pentahapan baik dalam arti pentahapan pencapaian`bagian-bagian maupun pentahapan dalam arti periodisasinya. Pencapaian tujuan terdiri dari beberapa faktor, yaitu: kurun waktu dan sasaran yang merupakan target kongktit.
2. Integrasi, integrasi yaitu pengukuran terhadap tingkat kemampuan suatu organisasi untuk mengadakan sosialisasi, pengembangan consensus dan komunikasi dengan berbagai macam organisasi lainnya. Integrasi menyangkut proses sosialisasi.
3. Adaptasi, adaptasi adalah kemampuan organisasi untuk menyesuaikan diri dengan lingkungannya. Untuk itu digunakan tolak ukur proses pengadaan dan pengisian tenaga kerja.
C.1 Efektivitas Komunikasi Organisasi
Efektivitas merupakan kemampuan untuk memilih tujuan atau peralatan yang tepat untuk pencapaian tujuan yang ditetapkan. Sigit Winarno dan Sujaya Ismaya (2007) mengungkapkan bahwa efektivitas adalah hubungan keluaran suatu unit kerja (pusat pertanggung jawaban) dengan sasaran yang hendak dicapai. Semakin banyak kontribusi keluaran yang dihasilkan terhadap nilai pencapaian sasaran tersebut, semakin efektif unit kerja tersebut.
Robbins, S. P. (1994) mengungkapkan beberapa pendekatan dalam efektivitas organisasi yaitu :
1. Pendekatan pencapaian tujuan (goal attainment approach). Pendekatan ini memandang bahwa keefektifan organisasi dapat dilihat dari pencapaian tujuannya (ends) daripada caranya (means). Kriteria pendekatan yang popular digunakan adalah memaksimalkan laba, memenangkan persaingan dan lain sebaginya. Metode manajemen yang terkait dengan pendekatan ini dekenal dengan Manajemen By Objectives (MBO) yaiutu falsafah manajemen yang menilai keefektifan organisasi dan anggotanya dengan cara menilai seberapa
jauh mereka mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan.
2. Pendekatan sistem. Pendekatan ini menekankan bahwa untuk meningkatkan kelangsungan hidup organisasi, maka perlu diperhatikan adalah sumber daya manusianya, mempertahankan diri secara internal dan memperbaiki struktur organisasi dan pemanfaatan teknologi agar dapat berintegrasi dengan lingkungan yang darinya organisasi tersebut memerlukan dukungan terus menerus bagi kelangsungan hidupnya.
3. Pendekatan konstituensi-strategis. Pendekatan ini menekankan pada pemenuhan tuntutan konstituensi itu di dalam lingkungan yang darinya orang tersebut memerlukan dukungan yang terus menerus bagi kelangsungan hidupnya.
4. Pendekatan nilai-nilai bersaing. Pendekatan ini mencoba mempersatukan ke tiga pendekatan diatas, masing-masing didasarkan atas suatu kelompok nilai. Masing-masing didasarkan atas suatu kelompok nilai. Masing-masing nilai selanjutnya lebih disukai berdasarkan daur hidup di mana organisasi itu berada.
Kemampuan komunikasi seseorang dalam organisasi diperlukan dalam setiap kondisi misalnya pada saat mempersiapkan sebuah presentasi bisnis, menyampaikan ide-ide atau gagasan dalam suatu rapat, negosiasi bisnis, melatih tim, membangun sebuah tim kerja, dan dalam setiap aktivitas organisasi. Melihat pentingnya komunikasi dalam organisasi, efektivitas komunikasi akan sangat menentukan kesuksesan organisasi baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang (Griffith, 2002).
Menurut Suranto AW (2010), ada beberapa indikator komunikasi efektif yaitu :
1. Pemahaman, yakni kemampuan memahami pesan secara cermat sebagaimana dimaksudkan oleh komunikator.
2. Kesenangan, yakni apabila proses komunikasi itu selain berhasil menyampaikan informasi, juga dapat berlangsung dalam suasana yang menyenangkan kedua belah pihak. Sebenarnya tujuan berkomunikasi tidaklah sekedar transaksi pesan, akan tetapi dimaksudkan pula untuk saling interaksi secara menyenangkan untuk memupuk hubungan insani.
3. Pengaruh pada sikap. Komunikasi dikatakan mempengaruhi sikap, apabila seorang komunikan setelah menerima pesan kemudian sikapnya berubah sesuai dengan makna pesan itu. Tindakan mempengaruhi orang lain merupakan bagian dari kehidupan sehari-hari di perkantoran. Dalam berbagai situasi kita berusaha mempengaruhi sikap orang lain dan berusaha agar orang lain bersikap positif sesuai keinginan kita.
4. Hubungan yang makin baik. Bahwa dalam proses komunikasi yang efektif
secara tidak sengaja meningkatkan kadar hubungan interpersonal. Di perkantoran, seringkali terjadi komunikasi dilakukan bukan untuk
menyampaikan informasi atau hanya mempengaruhi sikap semata, tetapi kadang-kadang terdapat maksud implisit di sebaliknya, yakni untuk membina hubungan baik.
5. Tindakan. Kedua belak pihak yang berkomunikasi melakukan tindakan sesuai dengan pesan yang dikomunikasikan.