2. TINJAUAN PUSTAKA
2.3 Estimasi Biaya Konseptual
2.3.4 Kualitas Input Estimasi Biaya Kontruksi Tahap Konseptual
Tersedianya data dan informasi memegang peranan penting dalam hal kualitas perkiraan biaya yang dihasilkan. Pada awal formulasi lingkup proyek karena sebagian data dan informasi belum tersedia atau belum ditentukan, maka perkiraan biaya yang dihasilkan masih berupa perkiraan kasar (order of magnitude). dengan akurasi diatas 50% . Untuk menghitung biaya total proyek hal yang harus dilakukan pertama kali adalah mengindentifikasi lingkup kegiatan yang akan dikerjakan, kemudian mengkalikannya dengan biaya masing-masing lingkup yang dimaksud. Hal ini memerlukan kecakapan pengalaman serta judgement dari estimator. Pada masa awal proyek itulah dimana segala sesuatu masih dalam bentuk konseptual, kecakapan dan pengalaman estimator untuk mengambil judgement yang tepat sangat menentukan hasil akhir suatu perkiraan biaya (Latief, 2001)
Ada 5 (lima) faktor-faktor yang mempengaruhi tingkat akurasi estimasi biaya pada tahap awal (Serpell, 2005). Penentu tingkat akurasi dan keandalan estimasi biaya konseptual tersebut disajikan pada gambar berikut ini :
Gambar 2.7 Alur Proses Estimasi Biaya Tahap Awal Alfredo
Sumber: Alfredo F Serpell (2005)
a. Kualitas Lingkup Proyek
Untuk menghitung estimasi biaya awal proyek biasanya hal yang harus dilakukan pertama kali adalah mengindentifikasi lingkup kegiatan apa saja yang akan dikerjakan, kemudian mengalikannya dengan biaya masing-masing lingkup yang dimaksud. Adapun definisi ruang lingkup proyek itu sendiri terdiri dari kuantitas definisi jenis proyek, pendekatan desain. wilayah proyek, informasi kondisi alam sekitar dan metode serta teknologi yang akan dipakai. Lingkup proyek menggambarkan karakteristik proyek, pada tahap ini estimator menyiapkan perangkat komponen-komponen apa saja yang dibutuhkan dan spesifikasi proyek itu sendiri yang nantinya kesemua informasi yang dikumpulkan akan menjadi dasar proses dalam mengestimasi biaya pada tahap konseptual. Lingkup proyek disiapkan oleh owner atau pemilik dan dilakukan proses pemilihan desain oleh designer.
Dalam proses ini, informasi hanya terdiri dari dengan kebutuhan-kebutuhan proyek secara umum, kebutuhan material dan kebutuhan peralatan, metode atau prosedur konstruksi yang akan digunakan sudah harus bisa diidentifikasi. Lalu kesemua informasi ini dikumpulkan dijadikan satu ke dalam paket definisi lingkup proyek.
Paket ini nantinya sudah berisi seluruh informasi yang cukup penting yang dibutuhkan estimator yang berkaitan dengan detail desain dan proses Engineering (Gibson, 1993). Hal ini berguna untuk meningkatkan tingkat akurasi estimasi tahap awal itu sendiri melalui informasi-informasi spesifikasi dan definisi proyek yang cukup detail karena selain memberikan masukan untuk mendapatkan item-item yang diperlukan yang akan dimasukkan kedalam rencana pekerjaan juga memberikan informasi untuk kebutuhan data historis proyek selanjutnya. Serpell (2005) membagi kualitas lingkup menjadi dua bagian yaitu: Kelengkapan lingkup yang terdiri dari pengalaman tim desain/estimasi, konsistensi dari lingkup dengan kebutuhan proyek dan stabilitas lingkup yang terdiri dari komitmen owner terhadap lingkup itu sendiri dan teknologi yang akan dipakai
b. Kualitas Informasi
Alfredo F Serpell (2005) membagi kualitas informasi menjadi 2 bagian yaitu kualitas informasi historis dan informasi terkini. Tersedianya data informasi yang cukup detail dan lengkap memegang peranan penting dalam hal kualitas perkiraan biaya yang dihasilkan pada tahap awal. Karena biasanya, pada awal formulasi lingkup proyek dikarenakan data dan informasi belum tersedia atau belum ditentukan , maka perkiraan biaya yang dihasilkan masih berupa perkiraan kasar (order magnitude) dengan akurasi diatas 50% oleh karena itu kualitas informasi sangat memegang peranan penting pada tahap ini. Informasi adalah masukan kritis lain dari penafsiran biaya. Dua macam informasi yang sangat diperlukan sebagai acuan pada tahap ini menurut Alfredo F Serpell adalah : informasi sekarang dan informasi historis. Informasi historis merupakan hal yang paling relevan untuk dijadikan suatu patokan. Berdasarkan informasi historis yang ada, dapat membantu estimator memberikan suatu gambaran untuk menjadi acuan estimasi biaya pada saat sekarang. Informasi merupakan sumber daya yang paling prinsip dan sangat diperlukan dalam suatu kegiatan estimasi (Stewart, 1987). Bley (1990) menyatakan bahwa informasi dapat memberikan referensi kepada seorang estimator mengenai
langkah awal untuk memperoleh gambaran biaya dalam hal ini informasi atau data historis. Data historis adalah data yang berhubungan dengan proyek yang sudah diselesaikan sebelumnya, seperti data-data spesifikasi dan data biaya. Data historis dapat dijadikan dasar untuk menentukan biaya yang pada proyek yang baru dengan membandingkan data historis proyek sebelumnya yang sejenis yang telah diselesaikan. Informasi atau data saat ini merupakan elemen kedua dari informasi estimasi biaya tahap konseptual. Sesuai namanya, informasi ini terkait dengan data terbaru dari proyek yang baru, seperti harga dan indeks harga lokal, produktivitas dan kondisi spesifik lapangan. Sumber utama dari informasi saat ini umumnya merupakan data yang dipublikasi. Data saat ini digunakan untuk menyesuaikan estimasi biaya dengan kondisi proyek saat ini.
c. Proses Estimasi
Alfredo F Serpell (2005) membagi proses estimasi menjadi dua bagian, yaitu tersedianya waktu untuk mengestimasi dan tersedianya teknologi. Pada dunia kontruksi banyak dikenal metode estimasi yang sering dipakai pada tahap ini, antara lain : metode analogi, metode parametric, memakai daftar indeks harga dan informasi proyek terdahulu, metode yang menganalisi unsure-unsurnya, dll. Metode estimasi digunakan untuk mengevaluasi lingkup proyek mengatur dan menganalisa informasi yang telah dikumpulkan untuk menghasilkan estimasi biaya tahap konseptual.
d. Tingkat Ketidakpastian
Faktor ketidakpastian juga sangat berperan pada tahap ini dikarenakan kualitas informasi mengenai adanya perubahan harga dasar juga akan mempengaruhi ketepatan estimasi. Untuk itu tingkat ketidakpastian juga sangat mempengaruhi tingkat akurasi estimasi awal biaya proyek.
e. Performa Estimator
Elemen terakhir yang cukup memberikan peran penting dalam proses estimasi pada tahap konseptual adala Estimator. Orang yang bertanggung jawab untuk mengorganisir dan menganalisis seluruh informasi dan memperhitungkannya ke dalam estimasi. Estimator bukan hanya mengorganisir suatu proses, namun juga memasukkan keahlian dan pengalaman ke dalam proses estimasi biaya tersebut.
Dimana pada masa awal proyek itulah dimana segala sesuatu masih dalam bentuk
konseptual, kecakapan dan pengalaman estimator untuk mengambil keputusan yang tepat akan menentukan hasil akhir suatu perkiraan biaya, yang selanjutnya akan mempengaruhi hasil akhir dari proyek dimana akan terlihat kualitasnya. Penilaian ahli akan dibutuhkan untuk menilai input-input yang dimasukkan ke dalam proses estimasi (PMI, 1996). Keahlian tersebut merupakan penguasaan dalam hal kemampuan, kompetensi, pengalaman, keterbiasaan, pengetahuan, ketrampilan dalam bidangnya. Keahlian dalam estimasi biaya memudahkan estimator untuk memahami proyek baru berdasarkan proyek yang telah dilaksanakan sebelumnya, membuat asumsi untuk mengatasi ketidaktersediaan informasi dan menyesuaikan informasi eksisting berdasarkan kondisi saat ini. Kemampuan estimator untuk memvisualisasikan lingkup pekerjaan dari ketidaklengkapan definisi lingkup merupakan faktor penting dalam estimasi tahap konseptual (Bley, 1990).
Gambar 2.8 Elemen Yang Diperlukan Pada Proses Estimasi Biaya Pada Tahap Konseptual
Sumber: Alfredo F Serpell (2005)
Selain faktor-faktor diatas dalam mengestimasi biaya pada tahap awal diperlukan juga suatu informasi tambahan yang dapat mempengaruhi kualitas estimasi awal itu sendiri. Berikut sumber-sumber data tambahan menurut William T.P (1994) yang diperlukan estimator untuk mempermudah estimasi biaya pada suatu proyek:
a. Sumber data kebutuhan (Resource requirements) : sebuah gambaran dari pemilik untuk pemenuhan request type suatu jenis kualitas (seperti : Material finishing atap, apakah menggunakan atap seng, asbes gelombang atau atap zincalum).
b. Sumber data tarif/kurs (Resource rates): Sumber-sumber data yang menyimpan catatan penting tentang adanya perhitungan tarif atau peningkatan kurs.
c. Perhitungan jangka waktu aktifitas (Activity information): Perhitungan perkiraan jangka waktu pelaksanaan proyek itu dimulai dan diselesaikan.
d. Sumber-sumber data terdahulu (Historical information) :File-file proyek terdahulu yang mengarsipkan data-data penting seperti perkiraan biaya, jumlah pekerja, dll.
e. Perhitungan dasar biaya proyek.
f. Pengetahuan/pengalaman tim proyek: catatan-catatan individu dari tim proyek yang dapat mengingat perhitungan dan perkembangan dari proyek yang lalu. Seperti halnya rekoleksi yang dapat dipakai pemilik akan menghasilkan suatu tim yang lebih jauh dapat dipercaya dalam mengelola proyek nantinya.
Sedangkan menurut (Phaobunjong, 2002), informasi tambahan lainnya yang dapat memberikan referensi kepada seorang estimator mengenai langkah awal atau alternatif-alternatif untuk memperoleh gambaran biaya adalah detail pendukung. Detail pendukung tersebut adalah:
a. Deskripsi lingkup pekerjaan proyek yang diestimasi.
b. Dokumentasi dari dasar penentuan untuk estimasi.
c. Dokumentasi untuk setiap asumsi metode, alternatif-alternatif yang akan digunakan.
Detail-detail pendukung tidak hanya memberikan informasi lebih mengenai estimasi tersebut atau penjelasan untuk kegiatan estimasi, melainkan juga meningkatkan kualitas estimasi dengan memberikan informasi lebih mengenai estimasi tersebut.
Dengan detail informasi yang lebih banyak, estimasi dapat memberikan pengetahuan kepada estimator dan pihak manajemen untuk membuat keputusan.