BAB II URAIAN TEORITIS
II. Landasan Teori
II.1. Penilaian Prestasi Kerja II.1.a. Pengertian Prestasi Kerja
Bernardin dan Russel (Ruky, 2001:378) memberikan definisi tentang prestasi kerja sebagai berikut :
“Prestasi kerja didefinisikan sebagai catatan dari hasil-hasil yang diperoleh melalui fungsi-fungsi pekerjaan tertentu atau kegiatan selama tempo waktu tertentu” (Performance is defined as the record of outcome produced on a
specified job function or activity during a specified time period).
Menurut Soeprihanto (2001 : 7), prestasi kerja seorang karyawan pada dasarnya adalah hasil kerja seorang karyawan selama periode tertentu dibandingkan dengan berbagai kemungkinan, misalnya standar (standard), sasaran (target) atau kriteria (criteria) yang telah ditentukan terlebih dahulu dan telah disepakati bersama. Dari definisi tersebut, dapat diketahui
bahwa prestasi kerja lebih ditekankan pada hasil (output) yang diperoleh dari sebuah pekerjaan sebagai kontribusi karyawan bagi perusahaan.
II.1.b Pengertian Penilaian Prestasi Kerja
Hasibuan (2005:87) menyatakan, penilaian prestasi kerja merupakan suatu proses yang dilakukan untuk menilai perbandingan hasil kerja nyata dengan standar operasional, baik dari segi kualitas maupun kuantitas yang dihasilkan setiap karyawan. Penilaian prestasi kerja adalah proses evaluasi prestasi atau unjuk kerja pegawai yang dilakukan oleh organisasi. Melalui kegiatan ini para manajer atau supervisor bisa memperoleh data tentang bagaimana pegawai bekerja (Sirait 2006:128). Jika prestasi pegawai masih di bawah standar maka harus diperbaiki, sebaliknya jika prestasi kerjanya sudah baik, perilaku tersebut harus diberi penguat (reinforcement) supaya pegawai tersebut menampilkan kembali prestasi kerja yang kita kehendaki. Dari beberapa definisi di atas, disimpulkan bahwa penilaian prestasi kerja merupakan cara sistematis untuk mengevaluasi prestasi, kontribusi, potensi dan nilai dari seorang karyawan oleh pihak yang diberi wewenang oleh perusahaan. Penilaian prestasi kerja didefinisikan sebagai suatu prosedur yang mencakup:
a) Menetapkan standar kerja.
b) Menilai prestasi kerja karyawan secara nyata dan dibandingkan dengan standar kerja yang telah diterapkan.
c) Memberikan umpan balik kepada karyawan, dengan tujuan memberikan motivasi kepada karyawan agar meninggalkan prestasi yang buruk dan mempertahankan, bahkan meningkatkan prestasi yang dicapai.
Prestasi kerja yang dicapai oleh karyawan perlu diukur dan diberi penilaian. Penilaian prestasi kerja bertujuan memotivasi karyawan untuk memberikan hasil maksimal dalam menyelesaikan pekerjaannya. Hasil penilaian dimanfaatkan sebagai dasar promosi jabatan di dalam perusahaan. Promosi jabatan yang berdasar pada hasil penilaian prestasi kerja karyawan mendorong karyawan agar lebih disiplin dan berprestasi kerja, sehingga sasaran perusahaan dapat tercapai (Fathoni 2006:165). Karyawan yang mengalami promosi jabatan akan mendapat gaji yang lebih besar serta status sosial yang meningkat. Maka, karyawan perusahaan akan terpacu untuk bekerja secara efektif dan efisien serta meningkatkan produktivitas karyawan.
Metode dan instrumen yang dipergunakan dalam penilaian prestasi kerja harus memenuhi persyaratan tertentu, agar dapat mengungkapkan informasi tentang karyawan dan pelaksanaan atas tugas yang diberikan perusahaan. Nawawi (2003 : 256) menyebutkan bahwa syarat – syarat suatu sistem penilaian adalah sebagai berikut :
a) Relevansi (Relevancy), menyatakan bahwa suatu sistem penilaian digunakan harus sesuai, antara hasil pekerjaan dengan volume dan beban kerja yang dilaksanakan karyawan.
b) Sensitivitas (Sensitivity), menyatakan bahwa sistem penilaian prestasi harus peka dalam membedakan antara pekerjaan efektif dan tidak efektif, yang telah dilakukan oleh karyawan.
c) Reliabilitas (Reliability), bahwa hasil dari sistem penilaian harus konsisten, apabila dilakukan berulang- ulang akan tetap memperoleh hasil yang sama.
d) Dapat diterima (Acceptability), menyatakan bahwa hasil dari sistem penilaian harus dapat diterima dan dapat mendefinisikan secara jelas dan tepat mengenai bentuk dan tingkatan kegiatan kerja di bidang masing- masing.
e) Praktis (Practically), bahwa sistem penilaian prestasi harus dirancang dalam bentuk yang mudah diterapkan.
Program penilaian prestasi yang baik, akan memberikan hasil yang akurat dan dapat dipertanggungjawabkan, maka penilaian prestasi kerja harus berdasarkan fakta dan implementasi kerja karyawan di perusahaan. II.1.c. Indikator Penilaian Prestasi Kerja
Penilaian prestasi kerja harus memiliki indikator tertentu mengenai sifat dan karakteristik kerja karyawan yang dapat diukur (measureable). Menurut Moeheriono (2009:106), dalam mengimplementasikan penilaian prestasi kerja, langkah terpenting adalah menentukan variabel penilaian. Variabel penilaian yang diukur dalam proses penilaian prestasi, yaitu : a) Hasil kerja, pencapaian hasil kerja atau target karyawan sesuai dengan
standar yang telah ditetapkan baik dari segi kualitas maupun kuantitas. b) Kerjasama, kesediaan karyawan untuk berhubungan dan bekerjasama,
secara vertikal maupun horizontal dalam menyelesaikan pekerjaan. c) Sikap kerja (work attitude), sikap karyawan dalam bekerja, semangat
d) Disiplin kerja, sikap karyawan yang mematuhi peraturan perusahaan dan melakukan pekerjaannya sesuai dengan instruksi yang diberikan oleh atasan.
II.1.d. Tujuan Penilaian Prestasi Kerja
Penilaian prestasi kerja karyawan bertujuan untuk mengetahui tingkat efektivitas dalam mempekerjakan karyawan, serta peranan karyawan tersebut dalam mencapai tujuan perusahaan. Tujuan lain dari penilaian prestasi kerja karyawan adalah, memberikan informasi bagi manajemen perusahaan dalam pengambilan keputusan yang berkaitan dengan karyawan, misalnya promosi jabatan dan demosi, kenaikan gaji. Hasibuan (2005:89) menyebutkan tujuan penilaian prestasi kerja sebagai berikut : a) Sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang digunakan untuk
promosi, demosi, pemberhentian dan penetapan besarnya balas jasa. b) Untuk mengukur sejauh mana karyawan bisa berprestasi dalam
pekerjaannya.
c) Sebagai dasar untuk mengevaluasi efektivitas seluruh kegiatan di dalam perusahaan.
d) Sebagai dasar untuk mengevaluasi program latihan dan keefektifan jadwal kerja, metode kerja, struktur organisasi, gaya pengawasan, kondisi kerja dan peralatan kerja.
e) Sebagai alat bagi atasan (supervisor ,managers, administrator) untuk mengobservasi perilaku bawahan (subordinate) agar memahami kebutuhan karyawan.
f) Sebagai alat untuk melihat kelemahan dan kesalahan di masa lampau dan meningkatkan kemampuan karyawan selanjutnya.
g) Sebagai kriteria di dalam menentukan seleksi dan penempatan karyawan.
h) Sebagai alat untuk memperbaiki atau mengembangkan kecakapan karyawan.
i) Sebagai dasar untuk memperbaiki dan mengembangkan uraian pekerjaan (job description).
Manfaat penilaian prestasi kerja bagi karyawan adalah :
a) Para karyawan menyadari bahwa keberadaan mereka diperhatikan dan dinilai oleh perusahaan.
b) Dengan adanya penilaian prestasi kerja akan dapat menimbulkan rasa puas pada diri karyawan.
c) Para karyawan dapat mengetahui kelemahannya sehingga karyawan mengetahui hal apa saja yang harus diperbaiki untuk proses kerja selanjutnya yang akan ia laksanankan.
II.1.e. Metode Penilaian Prestasi Kerja
Hasibuan (2005:96) mengemukakan, metode penilaian prestasi kerja karyawan, pada dasarnya dikelompokkan atas metode tradisional dan metode berorientasi masa depan (modern method).
a) Metode Tradisional (Traditional Method)
Metode ini merupakan metode paling sederhana untuk menilai prestasi kerja karyawan dan diterapkan secara tidak sistematis, maupun dengan sistematis. Yang termasuk dalam metode tradisional adalah :
i. Metode Skala Peringkat (Rating Scale)
Rating Scale merupakan penilaian terhadap seorang karyawan
dilakukan oleh atasan untuk mengukur karakteristik tertentu untuk menilai karyawan, kemudian membentuk tingkatan pada berbagai karakteristik yang dinilai.
ii. Perbandingan antara Karyawan (Employee Comparation)
Penilaian prestasi kerja dilakukan dengan cara membandingkan antara satu individu karyawan dengan karyawan lainnya. Metode ini dibagi atas 3 (tiga) bentuk perbandingan, yaitu :
(a) Alternation Ranking, penilaian dilakukan dengan cara membandingkan satu orang karyawan dengan karyawan lainnya dalam berbagai karakteristik penilaian, dan masing- masing karakteristik memiliki skala tertentu. Kemudian skala tersebut diperbandingkan dengan karyawan- karyawan tertentu untuk mencerminkan tingkat kemampuan terhadap suatu karakteristik. Karyawan yang dinilai dibagi dalam membayar tingkatan mulai dari yang paling tinggi, menengah dan tingkatan terendah dalam struktur.
(b) Paired Comparation, metode penilaian prestasi dengan cara
membandingkan satu karyawan dengan seluruh karyawan lain, sehingga memperoleh berbagai alternatif keputusan yang dapat diambil. Metode ini hanya digunakan pada perusahaan yang memiliki karyawan sedikit. Jumlah perbandingan yang akan diperoleh dapat diketahui dengan rumus :
Keterangan : n = Jumlah karyawan yang dibandingkan Apabila, diketahui n = 6 orang karyawan, maka :
akan dilakukan 15 kali perbandingan.
(c) Porced Comparation / Grading Method merupakan metode
penilaian dengan menetapkan sejumlah faktor yang harus dinilai dari masing- masing individu karyawan. Tingkatan nilai masing- masing faktor telah ditetapkan sebelumnya, misal sangat baik, baik, cukup baik dan kurang baik. Masing- masing tingkatan tersebut juga dapat diberi penjelasan, sehingga mudah untuk dipahami dan dimengerti arti dari tiap tingkatan nilai. Distribusi nilai dari masing- masing faktor telah diketahui terlebih dahulu dengan membuat normal curve, yaitu dengan mendefinisikan nilai menjadi sangat memuaskan 10%, baik 30%, cukup baik 40%, dan kurang baik 20%, bahkan tingkatan nilai keseluruhan yang diperoleh karyawan ditetapkan (konstan) menjadi nilai A = 20%, nilai B = 30%, nilai C = 30% dan nilai D = 20%. Dengan metode ini berarti harus terdapat 20% karyawan yang mendapat nilai “cukup” dan harus terdapat 20% karyawan yang mendapat nilai “sangat memuaskan”.
iii. Check List Method
penilai, dimana penilai hanya perlu melaporkan karyawan. Penilaian atas tingkah laku yang dilaporkan oleh bagian sumber daya manusia atau personalia. Umumnya, metode ini menggunakan formulir yang dapat berupa pertanyaan- pertanyaan mengenai tingkah laku karyawan yang disusun oleh bagian sumber daya manusia (SDM) atau personalia. Bobot nilai, indeks nilai dan kebijaksanaan lanjutan bagi karyawan yang dinilai ditetapkan oleh bagian SDM.
Kelemahan pada metode ini, ialah sulitnya menyusun pertanyaan, terlebih setiap departemen mungkin memerlukan daftar pertanyaan yang berbeda- beda.
iv. Freeform Essay
Dalam metode ini, penilai mengamati dan menilai individu karyawan, kemudian menyusunnya dalam bentuk karangan atau
essay, sesuai dengan hasil pengamatannya.
v. Critical Incident
Metode ini mengharuskan penilai untuk mencatat semua perilaku, cara kerja dan proses kerja yang dijalankan oleh karyawan yang dinilai, dan disusun dalam bentuk laporan catatan khusus. Catatan khusus terdiri dari berbagai kategori atau kriteria yang dinilai, misal, inisiatif, kerjasama, sikap, disiplin dan sebagainya.
b) Metode Modern (Modern Method)
Berorientasi pada kegiatan dan kebutuhan perusahaan di masa depan Metode ini merupakan penyempurnaan dan perkembangan dari metode tradisional. Yang termasuk dalam metode ini, yaitu :
i. Assessment Centre
Metode ini dilakukan dengan pembentukan tim penilai khusus. Tim penilai dapat diperoleh dari eksternal perusahaan , internal perusahaan, maupun kombinasi dari keduanya. Pembentukan tim khusus untuk melakukan penilaian secara lebih objektif. Cara penilaian tim dilakukan dengan wawancara, permainan bisnis, dan lain- lain. Tim penilai menetapkan indeks prestasi yang kemudian dapat digunakan untuk mengambil kebijaksanaan terhadap karyawan, seperti promosi, demosi dan pemberhentian.
ii. Management by Objectives (MBO=MBS)
Dalam metode ini, karyawan diikutsertakan dalam perumusan dan penyelesaian masalah, dengan memperhatikan kemampuan bawahan dalam menentukan sasaran masing- masing sebagai upaya mencapai tujuan perusahaan.
iii. Human Asset Accounting
Nilai karyawan, dalam metode ini yaitu sebagai modal jangka panjang, sehingga karyawan dinilai berdasarkan perbandingan terhadap variabel- variabel yang dapat mempengaruhi keberhasilan perusahaan. Apabila biaya untuk tenaga kerja (karyawan) meningkat maka laba harus meningkat, dengan demikian karyawan dianggap berhasil.
Penilaian prestasi kerja karyawan tidak terlepas dari permasalahan atau kendala di dalamnya. Sirait (2006:152), mengemukakan terdapat beberapa masalah yang sering dijumpai dalam penilaian prestasi, yaitu :
a) Halo Effect
Terjadi jika perasaan/pendapat pribadi si penilai dilibatkan dalam penilaian karyawan, biasanya pada saat penilai harus mengevaluasi sahabat atau orang yang tidak disukai. Penilai (rater) yang baik harus bersifat netral dalam penilaian. Pengawasan pelaksanaan penilaian dapat mengurangi masalah ini.
b) Central Tendency
Terjadi jika penilai tidak berani memberi nilai rendah atau tinggi, sehingga nilai yang diberikan cenderung di tengah-tengah (rata- rata). c) Leniency & Strictness Biases
Leniency dihasilkan jika penilai cenderung memberikan nilai yang
tinggi terhadap karyawan dinilai. Sedangkan strictness biases terjadi jika penilai cenderung memberikan nilai rendah kepada karyawan. d) Recency Effect
Penilai menggunakan ukuran subjektif. Pada saat penilaian, cenderung dipengaruhi oleh tindakan karyawan yang terakhir dan paling diingat, sehingga tindakan- tindakan dan kejadian pada masa lalu dianggap tidak ada.
Untuk mengatasi permasalahan yang timbul saat penilaian prestasi kerja karyawan, Sirait (2006:155) mengemukakan 3 (tiga) cara dalam meminimalisir pengaruh masalah tersebut :
a) Memahami masalah yang dihadapi, hal ini membantu untuk mencegah datangnya permasalahan itu sendiri.
c) Latih pengawas (supervisor) dan penilai (rater) untuk menghilangkan kesalahan- kesalahan penilaian. Latihan untuk penilai menyangkut tiga hal, yaitu :
i. Bias (biases) dan penyebabnya harus dijelaskan.
ii. Peranan penilaian prestasi kerja harus dijelaskan, bahwa hal penilaian ditujukkan untuk hal- hal yang objektif.
iii. Penilai harus mempraktekkan dalam bentuk latihan penilaian. II.2. Promosi Jabatan
II.2.a. Pengertian Promosi Jabatan
Promosi jabatan merupakan unsur penting di dalam perusahaan, karena, pelaksanaan promosi jabatan memberikan motivasi bagi karyawan agar selalu berprestasi kerja baik. Menurut Samsudin (2006:264), suatu promosi jabatan berarti perpindahan dari suatu jabatan ke jabatan yang lain berarti bahwa kompensasi (upah, gaji, dan sebagainya) menjadi lebih tinggi dibandingkan dengan jabatan yang lama. Untuk memperoleh promosi jabatan yang ideal adalah dengan merealisasikannya secara adil. Promosi jabatan, mengarah pada keunggulan yang dimiliki karyawan. Karyawan yang mengalami promosi jabatan akan menghadapi tugas dan tanggung jawab lebih besar saat menduduki jabatan yang lebih tinggi, hal ini diimbangi oleh peningkatan status sosial dan gaji yang lebih tinggi bagi karyawan (Hasibuan,2005:108). Promosi jabatan bertujuan untuk memberikan peluang pengembangan diri dan prestasi karyawan. Selain itu, promosi jabatan diberlakukan dalam hal mengisi jabatan yang kosong di dalam perusahaan.
Jabatan yang kosong dalam struktur organisasi disebabkan adanya karyawan yang meninggal dunia, memasuki masa pensiun atau perusahaan melakukan perluasan (ekspansi). Menurut Sastrohadiwiryo (2001 : 264) terdapat beberapa alasan bagi suatu perusahaan dalam melakukan promosi jabatan, antara lain sebagai berikut :
a) Meningkatnya moral kerja. b) Meningkatnya disiplin kerja.
c) Terwujudnya iklim organisasi yang menggairahkan. d) Meningkatnya produktivitas dan prestasi kerja.
Dalam pelaksanaan promosi jabatan, perusahaan menerapkan syarat tertentu yang harus dipenuhi oleh individu karyawan untuk dapat mengisi suatu jabatan. Tiap jenjang jabatan memiliki kriteria tertentu, sesuai dengan perbedaan tugas dan tanggung jawab yang dipegang kelak.
II.2.b. Indikator Promosi Jabatan
Dalam melaksanakan promosi jabatan, setiap perusahaan perlu menetapkan indikator atau karakteristik tertentu yang dapat dijadikan pedoman pelaksanaan promosi jabatan. Menurut Hasibuan (2005:109) indikator atau karakteristik promosi jabatan, yaitu :
a) Pengalaman (Senioritas)
Promosi dilaksanakan berdasarkan tingginya tingkat pengalaman kerja karyawan. Karyawan yang telah menjalani masa kerja lebih lama dinilai memiliki pengalaman kerja yang lebih banyak dan menjadi prioritas utama sebagai karyawan yang akan dipromosikan. Kelebihan dalam menggunakan pengalaman sebagai dasar promosi yaitu karyawan
merasa perusahaan menghargai masa kerja karyawan, dan bersedia bekerja dalam jangka waktu yang lama dan loyalitas karyawan terjaga. Kelemahan dalam menggunakan pengalaman sebagai dasar promosi yaitu, lamanya masa kerja karyawan tidak menjadi jaminan, kualitas kerja yang dicapai karyawan telah maksimal.
b) Kecakapan (Ability)
Promosi jabatan yang didasarkan pada kecakapan bermakna setiap karyawan yang memiliki kecakapan atau keahlian menjadi prioritas bagi karyawan yang akan dipromosikan.
Program promosi jabatan berdasarkan kecakapan, mempergunakan hasil penilaian yang berdasarkan fakta dan diselenggarakan secara objektif, agar hasil penilaian tersebut dianggap adil untuk menjadi bahan pertimbangan promosi jabatan karyawan.
Promosi jabatan dapat dilaksanakan berdasarkan bauran kedua indikator, yaitu pengalaman (senioritas) dan kecakapan karyawan.
II.2.c. Jenis-jenis Promosi Jabatan
Promosi jabatan merupakan salah satu bentuk umpan balik yang diberikan perusahaan atas prestasi kerja yang mampu dihasilkan oleh seorang karyawannya. Jenis-jenis promosi jabatan menurut Hasibuan (2005: 113), yaitu :
a) Promosi Sementara (Temporary Promotion), karyawan mengalami kenaikan jabatan hanya untuk sementara karena adanya lowongan yang segera diisi.
ke jabatan lebih tinggi karena dianggap telah memenuhi syarat untuk dipromosikan.
c) Promosi Skala Kecil (Small Scale Promotion), yaitu karyawan dipromosikan untuk menempati jabatan yang sulit atau memerlukan keterampilan tertentu, namun tidak disertai dengan peningkatan gaji, wewenang, tanggung jawab.
d) Promosi Kering (Dry Promotion), yaitu karyawan dipromosikan untuk menempati jabatan yang lebih tinggi disertai dengan peningkatan pangkat, wewenang dan tanggung jawab, namun tidak disertai kenaikan gaji atau upah.