Sebagai tindak lanjut dilakukannya evaluasi dan analisa terhadap hasil wawancara, observasi, dokumentasi dan penyebaran kuesioner pada PT. Multi Megah Mandiri yang telah dijabarkan sebelumnya, penulis menemukan adanya beberapa temuan permasalahan dalam proses pengendalian intern atas fungsi pembelian dan pengelolaan persediaan.
Adapun temuan-temuan tersebut akan dijabarkan berdasarkan “Kondisi” dari kelemahan pengendalian intern perusahaan tersebut yang menyimpang dari “Kriteria” yang seharusnya terjadi serta penjabaran mengenai “Sebab” dari terjadinya kelemahan tersebut sehingga berpotensi menimbulkan “Akibat” yang dapat merugikan perusahaan. Penulis juga akan memberikan “Rekomendasi” perbaikan atas kelemahan yang terjadi tersebut guna membantu pihak
94 management dalam memperbaiki dan menyusun sistem pengendalian intern perusahaan yang kuat.
Beberapa temuan atas kelemahan pengendalian intern yang didapat penulis, yaitu:
1. Adanya perangkapan tugas antara yang melakukan penerimaan bahan baku dengan yang melakukan penyimpanan yang dilakukan oleh Bagian Gudang. Kondisi:
Penerimaan dan penyimpanan persediaan bahan baku yang dibeli dilakukan oleh bagian yang sama yaitu Bagian Gudang. Barang yang telah tiba diterima kemudian diterima oleh petugas gudang untuk kemudian disimpan di dalam gudang. Petugas gudang tidak hanya bertanggung jawab terhadap penerimaan bahan baku tetapi juga bertanggung jawab terhadap penyimpanan barang di dalam gudang.
Sebab:
Perusahaan beranggapan bahwa Bagian Gudang mampu untuk menangani kedua fungsi tersebut. Perusahaan juga beranggapan bahwa akan lebih efisien apabila penerimaan dan penyimpanan barang yang dibeli dari supplier dilakukan oleh orang yang sama yaitu Bagian Gudang, yang mana akan memudahkan dan mempercepat perusahaan jika ingin bertanya mengenai persediaan yang ada karena pertanyaan hanya akan ditujukan langsung kepada Bagian Gudang.
Akibat:
Dengan adanya penggabungan kedua fungsi tersebut dan dilihat dari keahlian masing-masing bagian yang berbeda, tidak memungkinkan bahwa hanya
95 dengan seorang saja dapat menguasai seluruh fungsi tersebut. Penggabungan ini akan menyebabkan kegiatan penerimaan bahan baku menjadi tidak optimal dan dapat menyebabkan kekeliruan baik mengenai kuantitas maupun kualitas bahan baku.
Kriteria:
Seharusnya ada pemisahan tugas antara bagian penerimaan dengan bagian penyimpanan barang karena masing-masing bagian memiliki keahlian yang berbeda. Bagian Penerimaan bahan memiliki keahlian dalam memeriksa kualitas, kuantitas dan syarat pembelian, sedangkan Bagian Penyimpanan memiliki keahlian dalam pengelolaan penyimpanan persediaan. Pemisahan ini juga dilakukan agar masing-masing bagian dapat lebih berkonsentrasi pada tugasnya dan memiliki tanggung jawab yang lebih pada apa yang telah menjadi kewajiban kerjanya.
Rekomendasi:
Sebaiknya pelaksanaan beberapa tugas atau fungsi tidak dilakukan oleh satu bagian karena memungkinkan dapat terjadinya penyalahgunaan wewenang dan kecurangan-kecurangan yang dapat merugikan perusahaan dan tidak dapat terciptanya sistem pengendalian intern yang baik dalam perusahaan.
2. Kegiatan pembelian bahan baku tidak didasarkan pada kuantitas pemesanan yang ekonomis (EOQ).
Kondisi:
Dalam melakukan pembelian bahan baku untuk melakukan kegiatan operasionalnya, perusahaan tidak berdasarkan kuantitas pemesanan yang
96 ekonomis. Dalam menentukan jumlah pesanan bahan baku yang akan dibeli, perusahaan hanya melihat apakah persediaan yang tertera pada kartu stok telah mencapai titik persediaan yang minimum.
Sebab:
Perusahaan menganggap bahwa perhitungan ekonomis ini tidak penting karena perusahaan menganggap bahwa teori dan praktek di lapangan kadang berbeda, sehingga akan lebih efektif jika kuantitas pembelian ditetapkan berdasarkan persediaan minimum.
Akibat:
Perusahaan tidak dapat menciptakan biaya pengendalian atas persediaan yang efisien dan tidak dapat mengetahui apakah kuantitas pesanan atas pembelian yang dilakukan ekonomis atau tidak.
Kriteria:
Kuantitas pembelian perusahaan seharusnya ditetapkan berdasarkan kuantitas pemesanan yang ekonomis. Hal ini dapat membantu perusahaan dalam menghemat biaya persediaan sehingga investasi dalam persediaan dapat ditekan seoptimal mungkin.
Rekomendasi:
Dalam melakukan pembelian disarankan agar perusahaan menggunakan suatu perhitungan yang ekonomis dalam upaya meminimalkan biaya pengendalian persediaan dan menghindari terjadinya keterlambatan proses produksi karena keterlambatan pengiriman bahan baku oleh supplier.
97 3. Kurangnya pengawasan yang ketat terhadap gudang persediaan.
Kondisi:
Tidak adanya pengawasan yang ketat terhadap pihak-pihak yang masuk ke dalam gudang.
Sebab:
Tidak terdapat petugas keamanan yang melakukan pengawasan dan penjagaan secara khusus atas gudang sehingga memungkinkan pihak-pihak yang tidak berwenang dan tidak mempunyai kepentingan akan gudang persediaan dapat masuk ke dalam gudang.
Akibat:
Tidak adanya pertanggung jawaban yang penuh apabila terjadi hal-hal yang tidak diinginkan, misalnya kehilangan atau kerusakan yang diakibatkan oleh perbuatan manusia.
Kriteria:
Seharusnya ada penjagaan yang khusus terhadap gudang persediaan. Gudang tidak boleh dimasuki oleh pihak-pihak yang tidak berkepentingan dan tidak bertanggung jawab atas gudang.
Rekomendasi:
Perusahaan seharusnya menempatkan satpam sebanyak satu atau dua orang untuk menjaga gudang secara khusus. Hal ini dimaksudkan supaya jika terjadi hal-hal yang tidak diinginkan terhadap gudang persediaan dapat diketahui secara cepat. Gudang seharusnya hanya boleh dimasuki oleh orang yang berwenang dan memiliki tanggung jawab penuh atas gudang. Pihak manajemen juga harus sering melakukan pengawasan terhadap cara kerja
98 bawahannya saat sedang bekerja, apakah sudah sesuai dengan standard yang ditetapkan perusahaan atau belum menyangkut persediaan yang terdapat dalam gudang.
4. Perusahaan tidak memiliki prosedur dan kebijakan serta uraian tugas (job desk) yang jelas secara tertulis khususnya pada bagian-bagian terkait fungsi pembelian dan pengelolaan persediaan.
Kondisi:
Melalui proses wawancara terhadap beberapa karyawan terkait atas fungsi pembelian dan pengelolaan persediaan dalam perusahaan ditemukan adanya kelemahan dalam hal prosedur dan kebijakan serta uraian tugas. Prosedur dan kebijakan terkait fungsi pembelian dan pengelolaan persediaan hanya diberitahukan secara informal. Sama hal nya dengan uraian tugas secara tertulis yang tidak diperoleh oleh para karyawan baik pada saat akan mulai bekerja maupun selama mereka berkerja di perusahaan. Uraian tugas disosialisasikan hanya secara lisan oleh manajemen. Manajemen belum membuat SOP (Standard Operating Procedure) secara baku yang merupakan suatu prosedur standar mengenai langkah-langkah kegiatan dan aktivitas operasional yang harus dijalankan oleh setiap fungsi di dalam perusahaan. Sebab:
Perusahaan menganggap daftar uraian tugas (job desk) secara tertulis tidak lah perlu untuk dibuat karena akan lebih mudah untuk menjelaskan dan menyampaikannya secara lisan dan dapat langsung dimengerti oleh para karyawan. Perusahaan juga berpendapat bahwa kebijakan dan prosedur yang
99 diterapkan dalam perusahaan sudah lazim digunakan dimana pun sehingga sangat mudah untuk disosialisasikan.
Akibat:
Hal-hal yang mungkin ditimbulkan dari kelemahan ini yaitu tidak terdapatnya kejelasan prosedur ataupun aturan yang dijadikan sebagai acuan atau landasan pokok bagi para karyawan dalam melakukan pekerjaannya sehingga secara otomatis akan sangat sulit bagi perusahaan atau manajemen untuk melakukan penilaian sejauh mana sejauh mana peraturan tersebut telah dilaksanakan karena tidak terdapatnya suatu standar yang jelas. Selain itu tidak terdapat kejelasan akan tugas, tanggung jawab dan wewenang yang dapat dipertanggung jawabkan secara formal apabila di kemudian hari terjadi kesalahan atau masalah dalam perusahaan.
Kriteria:
Sebuah perusahaan yang berskala cukup besar seperti PT. Multi Megah Mandiri seharusnya memilik prosedur dan kebijakan yang tidak hanya disosialisasikan secara lisan tetapi juga secara tertulis. Hal ini bertujuan agar terdapat kejelasan dan kepastian akan peraturan maupun kebijakan mengenai aktivitas-aktivitas yang terjadi di perusahaan yang dapat dipertanggung jawabkan secara formal. Selain itu daftar uraian tugas (job desk) juga harus tersedia bagi semua karyawan pada setiap bagian di dalam perusahaan untuk dapat memperjelas daftar uraian tugas dan tanggung jawab yang dimiliki oleh masing-masing karyawan di tiap bagian guna mencegah terjadinya kerancuan terhadap batasan tugas dan tanggung jawab serta wewenang masing-masing
100 karyawan serta untuk mencegah kemungkinan terjadinya kerja yang tumpang tindih yang dilakukan oleh karyawan pada bagian atau fungsi yang berbeda. Rekomendasi:
Manajemen sebaiknya membuat sebuah prosedur dan kebijakan yang mengatur segala langkah-langkah kegiatan dan aktivitas operasional yang harus dijalankan oleh setiap fungsi di dalam perusahaan secara tertulis atau yang biasa disebut sebagai Standard Operating Procedure (SOP), sehingga akan mempermudah manajemen dalam mengukur kinerja aktivitas yang sedang berjalan di perusahaan apakah telah sesuai dengan standar yang telah ditetapkan atau menyimpang dari SOP perusahaan. Selain itu juga agar setiap fungsi di dalam perusahaan dapat menjalankan tugas dan tanggung jawabnya dengan baik dan jelas karena setiap fungsi dapat mengetahui, mengerti dan mengingat langkah-langkah apa saja yang menjadi standard dalam pekerjaannya.
5. Tidak adanya pemeriksaan secara seksama terhadap penerimaan. Kondisi:
Bagian penerimaan barang hanya melakukan pencocokkan antara PO dengan surat jalan atas penerimaan barang dari supplier. Tidak dilakukan tindakan pengecekan lebih lanjut terhadap kualitas maupun kuantitas atas bahan baku yang dibeli.
Sebab:
Barang-barang yang dipesan dari para supplier sering datang pada saat yang bersamaan sehingga kualitas dan kuantitasnya tidak dapat diperiksa secara
101 optimal dikarenakan jumlah pesanan yang cukup banyak. Oleh karena itu hanya dilakukan pencocokan antara PO dengan surat jalan.
Akibat:
Pihak perusahaan mengalami kerugian karena kualitas yang dipesan dari supplier tidak sesuai dengan pesanan perusahaan. Hal tersebut diketahui sewaktu bahan tersebut akan digunakan untuk proses produksi.
Kriteria:
Bagian Penerimaan seharusnya melakukan pemeriksaan secara teliti dan seksama terhadap barang yang diterimanya dari supplier, sehingga apabila terdapat kesalahan dalam kuantitas maupun kualitas barang dapat segera melakukan complain ke supplier.
Rekomendasi:
Penerima sebaiknya melakukan pemeriksaan atas barang yang dibeli secara teliti dan seksama. Apabila terdapat jumlah kuantitas yang banyak, dapat dilakukan dengan teknik sampling, yaitu pengambilan beberapa jenis bahan untuk diketahui kualitasnya.
6. Kelebihan bahan baku yang digunakan oleh Bagian Produksi tidak dikembalikan ke Gudang.
Kondisi:
Bagian Produksi tidak mengembalikan kelebihan bahan baku ke Gudang sehingga sering terjadi kelebihan penetapan harga pokok produksi karena
102 Bagian Gudang akan tetap mencatat mutasi persediaan bahan baku sejumlah dengan pengeluaran pada awal produksi.
Sebab:
Bagian Produksi menganggap bahwa bahan baku yang sudah diminta untuk proses produksi tidak perlu dikembalikan ke gudang sehingga akan memudahkan jika suatu saat bahan baku tersebut dibutuhkan untuk proses produksi lainnya.
Akibat:
Perusahaan tidak berjalan ekonomis dan efisien serta mengalami kelebihan penetapan harga pokok produksi karena setiap pengeluaran bahan baku dari Bagian Gudang ke Bagian Produksi dilakukan pencatatan atas transaksi tersebut dalam harga pokok produksi oleh Bagian Akuntansi. Jika ada kelebihan yang tidak dikembalikan maka tidak akan terjadi pengurangan harga pokok produksi. Tentu saja hal tersebut akan membuat produk yang dihasilkan perusahaan akan menjadi lebih mahal dari yang seharusnya dan perusahaan akan mengalami kesulitan dalam mendapatkan laba yang tinggi. Kriteria:
Apabila terjadi kelebihan bahan baku pada Bagian Produksi maka bahan tersebut seharusnya dikembalikan ke dalam gudang.
Rekomendasi:
Bagian Produksi seharusnya mengembalikan kelebihan bahan baku tersebut ke gudang sehingga dapat dilakukan penyesuaian oleh Bagian Akuntansi untuk catatan akuntasi yang terkait terutama untuk penetapan harga pokok. Selain itu, kelebihan bahan baku yang dikembalikan ke gudang akan
103 menjadikan proses produksi menghasilkan barang secara ekonomis, apabila ada kelebihan penggunaan dan memperkecil harga pokok produksi barang tersebut.
7. Tidak adanya petugas gudang yang mengatur kebersihan gudang. Kondisi:
Bagian Gudang tidak memiliki jadwal yang mengatur petugas untuk membersihkan gudang.
Sebab:
Kepala Bagian Gudang menganggap bahwa gudang sudah dalam keadaan bersih sehingga tidak perlu lagi untuk dibersihkan.
Akibat:
Gudang persediaan tidak terjaga kebersihannya sehingga terlihat kotor. Hal ini dapat berakibat pada berkurangnya daya tahan, kualitas atau pencemaran persediaan, selain itu pencarian persediaan menjadi tidak mudah untuk dilakukan.
Kriteria:
Gudang seharusnya selalu berada dalam keadaan yang bersih dan teratur guna untuk menjaga kebersihan bahan baku dan mempermudah pencarian barang.
104 Rekomendasi:
Perusahaan seharusnya menyusun jadwal petugas untuk membersihkan gudang, karena fungsi gudang adalah sebagai tempat penyimpanan persediaan yang nantinya digunakan untuk kegiatan produksi perusahaan maka gudang harus selalu dalam keadaan bersih dan nyaman.