PENCATATAN DAN PENGISIAN REKAM MEDIS
VIII.1. Laporan Internal
Laporan Intern berupa laporan rutin VIII.1.1 Laporan Rutin
Laporan Rutin dilaksanakan pada minggu pertama setiap bulannya antara lain:
Laporan bulanan kunjungan pasien rawat jalan, rawat inap, perdokter dan penunjang medis.
Laporan bulanan dan triwulan kinerja (KPI).
Laporan triwulan program standar mutu (PPM).
Laporan tentang efisiensi pelayanan rawat inap, BOR, LOS, BTO, TOI, GDR, NDR.
Laporan bulanan 10 penyakit terbesar Rawat Jalan dan Rawat Inap.
Laporan bulanan 10 dokter terbesar, dokter obgyn dan anak. VIII.2. Laporan Eksternal
b. Untuk berbagai data yang dikumpulkan oleh Unit Rekam Medis digunakan formulir standar pelaporan sebagai berikut :
RL 1, Data Kegiatan Rumah Sakit
Formulir RL 1 merupakan formulir rekapitulasi yang mencakup berbagai kegiatan Rumah Sakit seperti rawat inap, rawat jalan, pelayanan Unit darurat, kegiatan bedah dan non bedah, pelayanan kesehatan gigi, kegiatan radiologi, penguji kesehatan, rujukan, rehabilitasi medik, latihan kerja, keluarga berencana, immunisasi, pelayanan kesehatan jiwa, dsb.
RL2a, Data Keadaan Morbiditas Pasien Rawat Inap
formulirulir RL2a memuat data kompilasi penyakit/morbiditas pasien rawat inap yang dikelompokkan menurut Daftar Tabulasi Dasar KIP/10. Untuk masing-masing kelompok penyakit dilaporkan mengenai jumlah Pasien Keluar menurut golongan umur dan menurut seks, serta jumlah pasien mati untuk masing-masing kelompok.
RL2b, Data Keadaan Morbiditas Pasien Rawat Jalan
Formulir RL2b memuat data kompilasi penyakit/morbiditas pasien rawat jalan yang dikelompokkan menurut Daftar Tabulasi Dasar KIP/10. Untuk masing-masing penyakit dilaporkan mengenai jumlah kasus baru menurut golongan umur dan menurut seks dari kasus baru tersebut dan jumlah kunjungan.
RL2a1, Data Keadaan Penyakit Khusus Pasien Rawat Inap Rumah Sakit Formulir RL2a1 memuat data keadaan penyakit khusus pasien rawat inap rumah sakit.
RL2b1, Data Keadaan Penyakit Khusus Pasien Rawat Jalan Rumah Sakit Formulir RL 2b1 memuat data keadaan penyakit khusus pasien rawat jalan rumah sakit.
RL2.1, Data Individual Morbiditas Pasien Rawat Inap Obstetri, RL2.2, Data Individual Morbiditas Pasien Rawat Inap Umum, dan RL2.3, Data Individual Morbiditas Pasien Rawat Inap Perinatologi
Formulir RL2.1, RL2.2, RL2.3 memuat data individual morbiditas pasien rawat inap Obstetrik, Umum dan Perinatologi setiap pasien pulang dari tanggal 1 – 10 pada periode khusus yaitu bulan Februari, Mei, Agustus dan November.
RL2c, Data Status Immunisasi
Formulir RL2c memuat data status immunisasi sebagai lampiran dari formulir RL2a
RL3 tentang Data Dasar Rumah Sakit
Formulir RL3 memuat data identitas Rumah Sakit, Surat Izin, Penyelenggara, Direktur Rumah Sakit, Fasilitas Kesehatan Gigi, Fasilitas Tempat Tidur, Fasilitas Rawat Jalan
RL4, Data Ketenagaan Rumah Sakit
Formulir RL4 memuat data Ketenagaan Rumah Sakit, Tenaga Kesehatan Medis, dan Tenaga Non Kesehatan Rumah Sakit.
RL5, Data Peralatan Medis Rumah Sakit
Formulir RL5 memuat semua data peralatan medis yang ada di rumah sakit
RL6, Pelaporan Data Infeksi Nosokomial
Formulir RL6 memuat data Infeksi Nosokomial yang ada di rumah sakit.
Laporan Keluarga Berencana
Laporan Kematian
a) Mengingat kebutuhan informulirasi yang lebih terperinci untuk keperluan analisa dan penilaian upaya pelayanan Rumah Sakit maka telah ditetapkan formulirulir standar data individual mengenai keadaan penyakit pasien rawat inap dan ketenagaan Rumah Sakit yang dikirimkan hanya ke Departemen Kesehatan Direktorat Jenderal Pelayanan Medik.
b) Data individual mengenai penyakit pasien rawat inap terdiri dari tiga (3) macam sesuai dengan jenis pasien yaitu pasien umum, pasien obstetri dan bayi baru lahir,
yaitu :
Pasien umum (RL 2.1)
Pasien obstetri (RL 2.2)
Bayi baru lahir/lahir mati (RL 2.3) VIII.2.1 Periode Laporan Eksternal
Pada Sistem Pelaporan Rumah Sakit periode laporan disesuaikan dengan jenis data yang dikumpulkan :
1. Data Kegiatan Rumah Sakit – formulir RL1
Formulir RL1 dibuat setiap triwulan oleh masing-masing Rumah Sakit berdasarkan pencatatan harian yang dikompilasi setiap bulan. Data yang dilaporkan mencakup keadaan mulai tanggal 1 bulan pertama sampai dengan tanggal 30/31 bulan ketiga pada setiap triwulan yang bersangkutan. 2. Data Keadaan Morbiditas – formulir RL2a, RL2b
Data morbiditas pasien rawat inap dan rawat jalan dibuat setahun sekali pada akhir tahun laporan. Data yang dilaporkan mencakup keadaan mulai tanggal 1 bulan Januari sampai dengan tanggal 31 bulan Desember tahun laporan.
3. Data Keadaan Penyakit Khusus – formulir RL2a1, RL2b1 dan RL2c
Data keadaan penyakit khusus rawat inap dan rawat jalan serta data status immunisasi dibuat setiap bulan. Data yang dilaporkan keadaan mulai tanggal 1 sampai dengan tanggal 30/31 setiap bulan yang bersangkutan. 4. Data Inventarisasi – formulir RL3
Formulir RL3 diisi satu kali dalam setahun. Data yang dilaporkan pada RL3 merupakan data dasar sesuai dengan keadaan pada tanggal 31 Desember setiap tahunnya.
5. Khusus untuk data yang hanya dikirimkan ke Departemen Kesehatan seperti formulir data individual, mengenai penyakit pasien rawat inap (formulir RL2.1, RL2.2, dan RL2.3), dibuat bagi setiap pasien yang keluar Rumah Sakit (hidup dan meninggal) pada tanggal 1-10 bulan Februari, Mei, Agustus dan November.
VIII.2.2 Jadwal Pengiriman Laporan Eksternal
Agar data yang dikumpulkan dapat diolah sesuai dengan jadwal yang ditentukan, maka pengiriman formulir standar yang telah diisi dari Rumah Sakit dilakukan paling lambat 15 hari sesudah jangka waktu data yang dilaporkan.
VIII.2.3 Saluran Pengiriman Laporan Eksternal
a. Formulir standar (kecuali RL2.1,RL2.2,RL2.3,serta RL 2a1, RL2b1 dan RL2c) dibuat rangkap 6. Rangkap pertama dikirimkan ke Departemen Kesehatan cq. Ditjen Pelayanan Medik dengan alamat :
Bagian Informulirasi Pelayanan Medik Dit.Jen Pelayanan Medik Depkes RI Jl.HR. Rasuna Said Kav.X5 No.4-9 Kuningan Jakarta Selatan
b. Rangkap kedua dan seterusnya dikirimkan kepada semua instansi kesehatan didaerah dan untuk arsip Rumah Sakit yang bersangkutan sebagai berikut:
Kepala Kantor Wilayah Depkes RI Propinsi
Kepala Dinas Kesehatan Daerah Tk.
Kepala Kantor Depkes Kab/Kodya
Kepala Dinas Kesehatan Daerah Tk.II
Puskesmas dan BKKBN
Bagi Rumah Sakit yang tidak diselenggarakan oleh Depkes/Pemda satu, exemplar laporan dikirimkan kepada pemilik/penyelenggara Rumah Sakit yang bersangkutan.
Arsip Rumah Sakit Khusus formulir individual pasien rawat inap (RL2.1, RL2.2, RL2.3) dibuat rangkap dua.
Lembaran pertama dikirimkan ke Depkes, sedangkan lembaran kedua untuk arsip Rumah Sakit.
c. Khusus untuk data RL2a1, RL2b1 dan RL2c dibuat rangkap dua, lembaran pertama untuk Dinas Kesehatan Dati II dan lembaran kedua untuk arsip.
Tetapi saat ini RSIA Buah Hati belum mengirim Laporan sampai ke Departemen Kesehatan hanya sampai Dinas Kesehatan Tangerang Selatan. Yaitu Laporan mingguan survilens terpadu, laporan bulanan yaitu KIA dan Imunisasi serta pemakaian KB da kematian dan jadwal laporan diserahkan awal minggu pertama tiap bulannya.