BAB III : HASIL PENELITIAN PADA PT (Persero) PELABUHAN
E. Laporan Manajer Pusat Pertanggungjawaban Biaya
Laporan pertanggungjawaban biaya (performance cost report) merupakan alat bagi suatu oganisasi untuk mempertanggungjawabkan operasi perusahaan. Laporan ini sangat berguna bagi atasan perusahaan untuk menilai kinerja bawahannya dan mengetahui sampai sejauh mana pekerjaan dalam pusat biaya telah dilaksanakan.
Pusat pertanggungjawaban biaya sehubungan dengan sistem pelaporan telah menerapkan sistem kode perkiraan dimana hal ini membantu pimpinan pusat biaya untu mengetahui perkiraan mana yang menjadi tanggungjawab. Hal ini juga akan memudahkan pusat pertanggungjawaban biaya dalam hal penggolongan dan pencatatan biaya guna mengetahui kepada siapa atau bagian mana sesuatu biaya harus dibebankan.
Pada dasarnya system pelaporan pertanggungjawaban biaya (performance cost report) menyajikan informasi untuk pengawasan manajemen yang terdiri dari seperangkat laporan yang saling berhubungan yang disediakan oleh para manajer di berbagai pusat pertanggungjawaban biaya di dalam suatu perusahaan. Laporan ini berisikan informasi pertanggungjawaban manajemen tingkat yang lebih rendah kepada tingkat manajemen yang lebih tinggi.
Oleh sebab itu pada setiap tingkatan manajemen, tingkatan yang lebih tinggi akan menerima laporan pertanggungjawaban biaya dari tingkat yang ebih rendah. Sesuai dengan prinsip pelaporan yang baik, semakin tinggi tingkatan manajemen maka semakin ringkas pula isi dari laporan yang harus disampaikan.
Laporan pertanggungjawaban biaya yang disusun oleh pusat biaya disajikan dengan membandingkan rencana dengan realisasi anggaran, sehingga melalui rasio dalam
persentase dapat diketahui beberapa persentase penyimpangan yang terjadi jika realisasi dibandingkan dengan rencana anggaran.
Dalam pelaporan pertanggungjawaban pusat biaya dijelaskan apa yang menjadi penyebab terjadinya penyimpangan-penyimpangan tersebut. Persentase penyimpangan yang berjumlah besarlah yang menjadi bahan perhatian manajemen puncak (General Manager) untuk dibahas dan dilakukan tindakan korektif sehingga dapat menghemat waktu dan pikirannya pada hal-hal yang lebih penting dan dapat lebih meningkatkan kinerjanya.
Selanjutnya, laporan pertanggungjawaban pusat biaya tersebut akan disampaikan ke divisi keuangan untuk diolah bidang akuntansi manajemen menjadi laporan pertanggungjawaban pusat biaya perusahaan secara komperehensif (keseluruhan). Apabila kemudian ada kekeliruan maka dapat meminta koreksi kepada bidang akuntansi manajemen.
1. Laporan Kinerja Atas biaya
Laporan kinerja atas biaya dari masing-masing divisi pada perusahaan ini, berisi mengenai anggaran biaya dan biaya aktual serta perbandingan biaya aktual dengan anggaran.
Berdasarkan hasil penelitian penulis, PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia I Medan Cabang Belawan memiliki jenis klarifikasi laporan pertanggungjawaban biaya yang akan dipertanggungjawabkan manajemen tingkat yang lebih rendah kepada manajemen tingkat yang lebih tinggi.
Adapun jenis-jenis laporan pertanggungjawaban pusat biaya dalam perusahaan ini adalah sebagai berikut :
• Laporan pertanggungjawaban biaya – Tingkat Manajer Sub Divisi.
Laporan ini disajikan untuk para Asisten Sub Divisi.
• Laporan pertanggungjawaban biaya – Tingkat Manajer Divisi.
Laporan ini disajikan untuk para Manajer Divisi.
• Laporan pertanggungjawaban biaya – Tingkat General Manajer.
Laporan ini disajikan untuk pimpinan cabang.
Secara periodic, laporanpertanggungjawaban yang disusun oleh perusahaan ini terdiri dari :
a. Laporan bulanan
Laporan ini merupakan laporan pelaksanaan operasi selama satu bulan yang menggambarkan perbandingan antara realisasi dengan anggaran dari masing- masing divisi yang telah melaksanakan anggaran tersebut dalam kegiatan operasinya.
Contoh dari laporan bulanan ini adalah Laporan Biaya. Laporan ini menunjukkan perbandingan antara biaya-biaya yang dianggarkan dengan biaya-biaya yang dianggarakan dengan biaya-biaya actual yang terjadi selama satu bulan. Dalam prakteknya perusahaan telah menerapkan penyajian laporan pertanggungjawaban biaya ini dan telah mengadakan evaluasi penilaian kinerja atas laporan pertanggungjawaban biaya bulanan.
Laporan ini merupakan hasil laporan bulanan yang direkapitulasi untuk melihat perkembangan dan kemajuan yang telah dicapai. Disamping itu, penyimpangan dari anggaran yang terjadi akan dievaluasi dan dianalisis penyebabnya, kemudian dibuat perbaikan dan kesempurnaan untuk masa triwulan berikutnya. Dalam hal ini penulis tidak dapat melampirkan contoh laporan tersebut.
c. Laporan Tahunan
Laporan ini merupakan laporan mengenai perbandingan antara biaya yang sebenarnya terjadi dengan anggaran yang telah ditetapkan sebelumnya dimulai dari awal tahun anggaran sampai akhir tahun anggaran. Penyajian laporan ini adalah dengan cara merekapitulasi semua laporan-laporan bulanan setelah itu disusun menjadi laporan pertanggungjawaban biaya yang bersifat komprehensif menurut periode anggaran satu tahun. (Tercantum di lampiran 4-11)
2. Laporan Pertanggungjawaban Biaya Dalam Meningkatkan Efisiensi Biaya Operasional.
Dari hasil penelitian penulis terhadap akuntansi biaya perusahaan, dapat diketahui bahwa akuntansi biaya yang diterapkan dalam perusahaan telah menunjukkan perannya dalam melihat peningkatan efisiensi biaya operasional melalui anggaran dan pelaporan.
Penilaian terhadap apakah peningkatan efisiensi biaya operasional pada PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia I Medan Cabang Belawan terjadi atau tidak adalah berdasarkan laporan pertanggungjawaban biaya yang diterima oleh Dewan Direksi dan dilakukan tiap bulanan, triwulan serta tahunan.
Meningkatnya efisiensi dapat dilihat melalui perbandingan antara realisasi biaya dengan anggaran yang telah ditetapkan sebelumnya. Perbedaan atau selisih antara biaya yang sebenarnya dengan biaya yang dianggarkan bias menguntungkan (favourable) dan bisa tidak menguntungkan (unfavourable) disebut penyimpangan, hal ini yang perlu diadakan tindakan korektif apalagi jika penyimpangannya cukup material jumlahnya, karena hal ini dapat mengancam tujuan perusahaan secara keseluruhan.
Perbedaan yang tidak menguntungkan ini akan diminta tanggung jawab oleh Dewan Direksi atas kelebihan biaya yang terjadi, dan bila pimpinan / pusat biaya tidak dapat mempertanggungjawabannya maka akan diambil tindakan tegas dengan memberikan peringatan atau menurunkan jabatan maupun memecatnya dari jabatan.
Tetapi jika perbedaan itu menguntungkan maka akan diberi bonus dan penghargaan, karena itu merupakan hak bagi pimpinan pusat pertanggungjawaban biaya yang mampu memberikan kinerja yang tebaik dari pusat pertanggungjawaban biaya yang dipimpinnya dalam hal ini pusat biaya.
