BAB II KAJIAN TEORITIS
2.5 Jenis Layanan
Perpustakaan berupaya untuk menyediakan berbagai layanan yang sesuai dengan kebutuhan pengguna. Pada umumnya pelayanan yang diselenggarakan perpustakaan perguruan tinggi adalah layanan referensi, layanan sirkulasi, layanan audiovisual, layanan terbitan berseri, layanan deposit.
2.5.1 Layanan Referensi
Pada dasarnya pelayanan referensi merupakan pemberi bantuan oleh petugas referensi kepada pengguna perpustakaan dalam menelusur, merujuk informasi dalam berbagai subjek. Dengan adanya pelayanan ini memungkinkan pengguna lebih mudah mendapatkan informasi secara optimal dan relevan sesuai dengan kebutuhannya. Adapun Sumardji (1992, 111) menyatakan bahwa layanan referensi sebagai berikut:
1. Salah satu kegiatan pokok yang dilakukan di perpustakaan yang khusus menyajikan koleksi referensi kepada para pemakai perpustakaan. 5. Suatu kegiatan layanan untuk membantu para pemakai/pengunjung
perpustakaan menemukan informasi dengan cara:
6. Menerima pertanyaan-pertanyaan dari para pemakai perpustakaan dan kemudian menjawab dengan menggunakan koleksi referensi
7. Memberikan bimbingan untuk menemukan koleksi referensi yang diperlukan untuk menemukan informasi yang dibutuhkan oleh pemakai 8. Memberikan bimbingan kepada pemakai perpustakaan bagaimana
menggunakan setiap bahan pustaka koleksi referensi.
Ada persamaan dengan apa yang dinyatakan oleh Rahayuningsih (2007, 103) dalam pendapatnya bahwa: Layanan referensi adalah suatu kegiatan untuk membantu pengguna perpustakaan dalam menemukan informasi yaitu dengan cara menjawab pertanyaan dengan menggunakan koleksi referensi, serta memberikan bimbingan untuk menemukan dan memakai koleksi referensi.
Keterangan pendapat para ahli di atas dapat disimpulkan bahwa pelayanan referensi merupakan kegiatan pokok yang dilakukan di perpustakaan dengan cara membimbing dan membantu para pengguna dalam menggunakan bahan pustaka koleksi referensi.
Menurut Rahayuningsih (2007, 104) pelayanan referensi mempunyai tujuan, fungsi dan penunjang, pemaparan tersebut diuraikan sebagai berikut:
1. Tujuan layanan referensi
a. Memungkinkan pengguna menemukan informasi secara cepat dantepat.
b. Memungkinkan pengguna menelusur informasi dengan pilihah yang lebih luas.
c. Memungkinkan pengguna menggunakan koleksi referensi denganlebih tepat guna.
2. Fungsi layanan referensi
a. Informasi, Memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan atau kebutuhan pengguna perpustakaan akan informasi.
b. Bimbingan, Memberikan bimbingan untuk menemukan bahan pustaka yang tepat sesuai dengan minat pengguna.
c. Pengarahan/instruksi, Memberikan pengarahan dan bantuan pada pengguna mengenai cara menggunakan perpustakaan maupun koleksi referensi.
3. Penunjang, Untuk menunjang tujuan dan fungsi layanan referensi, diperlukan:
a. Petugas perpustakaan yang cakap.
b. Koleksi referensi yang memadai dan disajikan dalam rak terbuka serta mudah dicapai.
c. Kerja sama antar perpustakaan.
Keterangan pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa pelayanan referensi memiliki beberapa tujuan, fungsi dan penunjang dalam tercapainya kegiatan layanan referensi yaitu sebagai pemberi pengarahan dan bantuan menggunakan perpustakaan maupun koleksi referensi.
Menurut Sumardji (1992, 28) setiap bahan pustaka koleksi referensi. Berdasarkan macam dan isi informasinya uraian berikut merupakan bentuk dari jenis koleksi referensi, yaitu: Almanak, Buku pegangan, Buku tahunan, Direktori, Ensikloped, Kamus, Sumber biografi, Sumber geografi, Bibliografi, Indeks dan abstrak, Lain-lainnya seperti : terbitan pemerintah pusat, penerbitan pemerintah daerah, karya-karya ilmiah/penelitian, kliping atau guntingan artikel tentang berbagai bidang berita/informasi/pengetahuan tertentu dari surat-surat kabar, brosur-brosur, pamflet, press release, dan lain-lain.
Dari uraian para ahli di atas dapat dinyatakan banyak ragam terdapat jenis koleksi referensi dan kesemuanya itu hanya sebagai bahan rujukan yang dapat dibaca di tempat dan tidak dapat dipinjam atau dibawa keluar dari perpustakaan. 2.5.1 Layanan Sirkulasi
Kata sirkulasi berasal dari bahasa inggris “circulation” yang mempunyai arti perputaran, peredaran. Sedangkan dalam ilmu perpustakaan, kata sirkulasi sering dikenal dengan pemanfaatan bahan pustaka. Menurut Bafadal-Ibrahim (2000, 24) “Pelayanan sirkulasi adalah kegiatan kerja yang berupa pemberian bantuan kepada pemakai perpustakaan dalam proses peminjaman dan pengembaliaan bahan pustaka.”
Menurut Buku Pedoman Umum Pengolahan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (1999, 34) “Layanan sirkulasi adalah kegiatan peredaran koleksi perpustakaan diluar perpustakaan. ”Menurut Sjahrial-Pamuntjak (2000, 97) “Sirkulasi adalah kegiatan peredaran koleksi perpustakaan, baik untuk dibaca didalam perpustakaan maupun dibawah keluar perpustakaan.”
Dari beberapa uraian diatas dapat disimpulkan bahwa pelayanan sirkulasi adalah kegiatan yang harus ada di dalam perpustakaan yang berhubungan dengan bagiaan peminjaman dan pengembaliaan bahan pustaka agar dapat dipergunakan oleh pengguna secara maksimal. Agar perpustakaan dapat memainkan peranya dengan baik/berdaya guna maka perpustakaan harus didukung oleh sarana, prasarana serta tenaga kerja pengelolah yang handal. Untuk itu tenaga pengelolah perpustakaan perguruan tinggi perlu dibekali pengetahuan dan keterampilan mengelolah perpustakaan perguruan tinggi khususnya pada bagian pelayanan sirkulasi.
Berdasarkan Buku Pedoman Perpustakaan Perguruaan Tinggi (2004, 6) Pelayanan sirkulasi adalah kegiatan melayangkan koleksi perpustakaan kepada para pemakai atau pengguna perpustakaan dengan berbagai macam kegiatan seperti:
1. Membuat peraturan mengenai pemakaian/peminjaman koleksi, misalnya yang mengatur :
a. Siapa saja yang boleh ,memakai fasilitas perpustakaan b. Syarat-syaratnya apa saja
c. Hak-haknya apa saja
d. Lamanya jangka waktu peminjaman
e. Banyaknya koleksi bahan pustaka yang boleh dipinjam keluar oleh setiap orang/anggota perpustakaan.
f. Sanksi-sanksi bila terlambat mengembalikan pinjaman bahan pustaka ataupun bila terjadi pelanggaran terhadap peraturan perpustakaan.
2. Membuat pengumuman tentang pendaftaran anggota perpustakaan langsung tertulis diperpustakaan.
3. Melakukan penagihan kepada para anggota perpustakaan yang belum mengembalikan pinjamannya, padahal sudah habis batas waktu peminjamanya dengan cara ditagih langsung ataupun lewat surat tagihan.
4. Mencatat dengan tertib dan teratur semua pemasukan uang pendaftaran anggota perpustakaan maupun uang denda keterlambatan
pengembalian koleksi pustaka, untuk kemudian menyetorkannya kepada yang berwenang ataupun pimpinan perpustakan.
5. Melayani permintaan “Surat Bebas Pinjaman Pustaka(SBPP)” kepada para anggota perpuastakan yang memerlukan untuk keperluan studi. 2.5.2.1 Prinsip dan Tujuan Pelayanan Sirkulasi
Layanan sirkulasi adalah sebagai salah satu layanan pengguna. Prinsip- prinsip utama pelayanan pengguna yang baik tetap dipergunakan sebagai pedoman sebagaimana yang dinyatakan dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruaan Tinggi (2004, 7) bahwa prinsip-prinsip pelayanan pemakai adalah :
a. Berorientasi kepada pemakai:
Pemilihan sistem, bentuk dan pelayanan pemakai lebih ditekankan atas dasar kebutuhan dan kepentingan pemakai.
b. Bersifat universal:
Pelayanan pemakai yang baik adalah yang memandang pemakai sebagai keseluruhan dan bukannya sebagai individu. Oleh sebab itu keseragaman keadilan dan pemerataan haruslah diperhatikan dalam pelayanan.
c. Menggunakan disiplin:
Pelaksanaan pelayanan pemakai dan berfungsi secara maksimal apabila diikuti dengan kedisiplinan baik pada pihak pemakai maupun pada pihak petugas perpustakaan.
d. Cepat, tepat dan mudah:
Pelayanan pemakai yang baik adalah dapat dilaksanakan dengan cepat, tepat dan mudah sehingga untuk itu perlu diselenggarakan tertib administrasi yang teratur, terarah, cermat, tetapi tidak membingungkan.
Adapun tujuan dari pelayanan sirkulasi menurut Sjahrial-Pamuntjak (2000 , 99) antara lain:
1. Supaya mereka mampu memanfaatkan koleksi tersebut semaksimal mungkin
2. Mudah untuk mengetahui siapa yang meminjam koleksi tersebut, dimana alamatnya serta kapan koleksi itu harus kembali. Dengan demikian apabila koleksi itu diperlukan peminat lain maka akan segera dapat diketahui alamat sipeminjam atau dinantikan pada waktu pengembalian.
3. Terjaminya pengembalian pinjaman dalam waktu yang jelas, dengan demikian keadaan pustka akan terjaga.
4. Diperoleh data kegiatan perpustakaan terutama yang berkaitan dengan pemanfaatan koleksi.
5. Apabila terjadi pelanggaran segera diketahui.
Dengan adanya tujuan pelayanan sirkulasi maka pemakaian koleksi dapat secara efektif, pengawasan terhadap bahan pustaka akan kemudahan dilakukan dan koleksi perpustakaan akan terjaga karena diketahui siapa peminjam koleksi, waktu pengembalian yang jelas dan pelanggaran dapat diketahui dengan segera. 2.5.2.2 Fungsi dan Tugas Pelayanan Sirkulasi
Untuk dapat melaksanakan kegiatan perpustakaan maka harus disesuaikan fungsi dan masing-masing petugas pelayanan sirkulasi. Fungsi dan tugas pelayanan sirkulasi sangat penting karena dapat membantu pengguna perpustakaan memperoleh bahan pustaka dan dapat melindungi bahan pustaka.
Adapun fungsi perpustakan perguruan tinggi menurut Buku Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Umum (2000, 5) adalah sebagai berikut:
1. Pusat pelestariaan ilmu pengetahuan 2. Pusat belajar
3. Pusat pengajaran 4. Pusat penelitian
5. Pusat penyebaran informasi
Untuk dapat melaksanakan fungsi tersebut diatas, maka bagian pelayanan sirkulasi melaksanakan tugas sebagai berikut :
a. Menerima bahan pustaka dari bagian pengelolahan.
b. Menyimpan bahan pustaka menurut susunan yang sesuai dengan peraturan.
c. Menyimpan kartu katalog pada rak/lemari katalog sesuai dengan peraturan.
d. Melakukan pendaftaran peminat/pengguna bahan pustaka. e. Melayani calon dan anggota perpustakaan.
f. Melayani peminjaman dan penagihan.
h. Secara berkala meneliti dan menggumpulkan bahan pustaka yang rusak untuk diperbaiki.
i. Membuat laporan tertulis dan statistik secara berkala. j. Menyampaikan laporan kepada kepala perpustakaan.
Dengan adanya rincian tugas layanan sirkulasi diatas, diharapkan pustakawan dapat memahami dan melakukan tugasnya dengan baik, sehingga informasi yang dicari pengguna dapat diperoleh dengan cepat.
2.5.1 Layanan Terbitan Berseri
Menurut buku Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (1999, 40) pelayanan terbitan berseri adalah “Kegiatan melayankan terbitan berseri kepada pengguna perpustakaan misalnya jurnal, surat kabar, majalah, dan terbitan lain yang mempunyai kala terbit tertentu”.
Dalam pelayanan terbitan berseri, baik surat kabar, tabloid, jurnal ataupun majalah mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut:
1. Tata ruang
Perpustakaan perlu menentukan ruang untuk koleksi terbitan berseri. Ruang tersebut dapat bergabung dengan ruang koleksi buku atau dipisahkan antara ruangan untuk koleksi buku dan terbitan berseri. 2. Akses pengguna terhadap koleksi
Koleksi hendaknya diusahakan agar ditempatkan pada tempat yang strategis dan mudah dijangkau oleh pengguna, misalnya dengan menempatkan koleksi terbitan berseri didekat pintu masuk perpustakaan.
3. Informasi susunan koleksi
Perpustakaan hendaknya membuat informasi tentang susunan koleksi atau berupa petunjuk nomor klasifikasi atau abjad.
4. Promosi terbitan berseri
Informasi yang ada pada terbitan berseri hendaknya dipromosikan agar informasi terkini dapat tersampaikan kepada pengguna dengan cepat. Promosi dapat dilakukan dengan display/ pemajangan terbitan berseri, fotokopi daftar isi jurnal atau majalah, atau fotokopi artikel (Rahayuningsih 2007, 122).
Berdasarkan uraian di atas dapat diambil kesimpulan bahwa dalam menempatkan terbitan berseri pada perpustakaan perlu memperhatikan tata ruang dalam penempatannya serta perlu pengolahan dalam penyajian koleksinya agar dapat dimanfaatkan dengan cepat. akses pemakai terhadap koleksi, informasi susunan koleksi, dan mengadakan promosi terhadap koleksi tersebut demi tercapainya tujuan ahir dari perpustakaan itu sendiri.
Terbitan berseri dapat dikelompokkan ke dalam beberapa bagian. Pengelompokkan terbitan berseri tergantung pada informasi yang terdapat di dalamnya. Pengelompokkan tersebut antara lain: 1. Majalah komersial, 2. Majalah ilmiah, 3. Majalah lokal atau lingkungan sendiri, 4. Advances in…Year’s work in, 5. Surat kabar, 6. Buku tahunan, 7. Seri monograf., 8. Proseding., 9. Transaction dan memoar. (Saleh 1996, 9).
Berdasarkan penggolongan terbitan berseri menurut para ahli, maka dapat diketahui layanan terbitan berseri sangat perlu dimiliki perpustakaan karena terbitan berseri lazimnya memuat informasi yang cepat dan peristiwa yang aktual dan mutahir. Selain hal tersebut frekuensi terbitan berseri umumnya lebih cepat dari pada buku, sehingga pengguna dapat mengetahui jenis dari terbitan berseri yang cocok dan sesuai kebutuhannya.
2.5.2 Layanan Audiovisual
Sebagai pusat sumber informasi, perpustakaan tidak hanya memiliki pelayananan sirkulasi, referensi dan terbitan berseri akan tetapi, juga menyediakan layanan audiovisual. Koleksi pada layanan ini memerlukan sarana pendukung dalam penyajian informasi yang dikandungnya.
Adapun tujuan penyelenggaraan layanan audiovisual dalam buku Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004, 90) adalah :
1. Menyediakan media khusus untuk tujuan pendidikan, pengajaran, penelitian, dan rekreasi.
2. Memotivasi pengguna agar lebih banyak memanfaatkan fasilitas perpustakaan.
3. Meningkatkan kualitas penyampaian informasi dan pesan pendidikan. 4. Meningkatkan daya ingat pengguna melalui bahan pustaka audiovisual
disamping bahan bacaan.
Pada layanan audiovisual juga memiliki bahan dan perlengkapan sebagai sarana pendukung dalam sistem operasinya dan memiliki kriteria yang dapat dibedakan atas tiga kelompok:
1. Bahan perpustakaan yang melalui perlengkapannya hanya menampilkan citra, misalnya slaid, beningan (transparancy), dan bahan perpustakaan renik.
2. Bahan perpustakaan yang melalui perlengkapannya hanya mengeluarkan bunyi, misalnya kaset audio, piringan hitam, cakram optik.
3. Bahan perpustakaan yang melalui perlengkapannya menampilkan citra disertai bunyi, misalnya, kaset/cakram video melalui mesin video, film suara melalui proyektor film. (Buku Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Perguruan Tinggi 2004, 90).
Dari pemaparan para ahli di atas memberi makna bahwa layanan audiovisual adalah salah satu pelayanan yang terdapat pada perpustakaan bertujuan sebagai sarana dalam memotivasi pengguna memanfaatkan fasilitas perpustakaan dan meningkatkan kualitas penyampaian informasi pendidikan, pengajaran, penelitian dan rekreasi. Koleksi audio visual harus memiliki sarana pendukung dalam sistem operasinya dan memiliki kriteria dalam menampilkan informasinya.
2.5.3 Layanan Deposit
Layanan deposit berfungsi menyimpan hasil karya yang diterbitkan suatu daerah. Menurut Hasmaniah (1998, 15) “Deposit yaitu pusat penyimpanan bahan pustaka yang menyangkut suatu daerah baik yang diterbitkan disuatu daerah maupun di tempat lain”. Sedangkan dalam Buku Panduan Koleksi Perpustakaan Daerah (1992, 30) “Koleksi deposit adalah pusat penyimpanan bahan pustaka yang diterbitkan di wilayah propinsi dimana perpustakaan daerah berdominasi : bahan perpustakaaan yang berisi tentang aspek-aspek di wilayah tersebut”.
Adapun dasar hukum penyelenggaraan layanan deposit adalah Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 70 Tahun 1991 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 4 Tahun 1990 Tentang Serah Simpan Karya Cetak Dan Karya Rekam pada Pasal 1 dinyatakan bahwa: “Perpustakaan Daerah adalah perpustakaan yang berkedudukan di ibukota Propinsi yang diberikan tugas untuk menghimpun, menyimpan, melestarikan, dan mendayagunakan semua karya cetak dan karya rekam yang dihasilkan Daerah”. Selanjutnya dalam peraturan tersebut dinyatakan bahwa:
1. Setiap penerbit yang berada di wilayah Negara Republik Indonesia yang menghasilkan karya cetak, wajib menyerahkan karya cetaknya sebanyak 2 (dua) buah setiap judulnya kepada Perpustakaan Nasional dan sebuah kepada Perpustakaan Daerah yang bersangkutan.
2. Setiap warga negara Indonesia yang hasil karyanya diterbitkan di luar negeri, wajib menyerahkan 2 (dua) buah setiap judul kepada Perpustakaan Nasional.
3. Penyerahan hasil karya cetak sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dan ayat (2) selambat-lambatnya 90 (sembilan puluh) hari setelah diterbitkan.
Salah satu jenis koleksi deposit merupakan hasil serah-simpan yang dilaksanakan sesuai dengan Undang-undang Republik Indonesia No 4 Tahun 1990 Pasal 2 dinyatakan bahwa :
1. Setiap pengusaha rekaman yang berada di wilayah negara Republik Indonesia wajib menyerahkan sebuah rekaman dari setiap judul karya rekam yang dihasilkan kepada Perpustakaan Nasional, dan sebuah kepada Perpustakaan Daerah yang bersangkutan selambat-lambatnya 3 (tiga) bulan setelah proses rekaman selesai.
2. Dalam hal karya rekam tersebut menggunakan bahan baku yang memerlukan penyimpanan secara khusus, maka kewajiban menyerahkan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), dilakukan kepada Perpustakaan Nasional atau badan lain yang ditetapkan oleh Pemerintah.
3. Ketentuan mengenai badan penyimpanan hasil rekaman sebagaimana dimaksud dalam ayat 2 diatur lebih lanjut dengan Peraturan Pemerintah.
Berdasarkan pengertian dasar hukum penyelenggaraan layanan deposit di atas dapat diketahui bahwa perpustakaan daerah mempunyai tugas untuk menghimpun, menyimpan, melestarikan, dan mendayagunakan semua karya cetak dan karya rekam yang dihasilkan daerah. Selain itu penerbit dan pengusaha rekaman berkewajiban menyerahkan hasil karya cetak dan karya rekam kepada Perpustakaan Nasional dan Perpustakaan Daerah. Jika di lihat dari pandangan perpustakaan perguruan tinggi layanan deposit adalah layanan yang diberikan suatu perpustakaan dengan hasil karya yang diterbitkan oleh sivitas akademika untuk dilayankan kepada pengguna.
Sintesis: yang dimaksud dengan Pemanfaatan koleksi perpustakaan adalah aktivitas/kegiatan dalam menggunakan atau memanfaatkan koleksi perpustakaan yang tersedia di perpustakaan untuk mencapai tujuan tertentu. Dengan indikator yang digunakan sebagai berikut: 1). Intensitas kunjungan mahasiswa ke
perpustakaan 2). Koleksi perpustakaan 3). Pelayanan perpustakaan 4). Fasilitas perpustakaan yang tersedia.
