Prosedur (SOP) Penilaian
Kinerja Pendamping
Profesional
A. Pendahuluan
Pendampingan Desa yang dilaksanakan dalam rangka implementasi Undang-undang Nomor 6 Tahun 2014 tentang Desa akan dinilai kinerjanya secara rutin. Evaluasi kinerja pendamping Desa Profesional merupakan bagian dari rangkaian manajemen
pengelolaan pendampingan Desa. Mengingat kondisi rentang manajemen (span of
management), Kementerian Desa, PDT dan Transmigrasi selaku pemberi kerja melalui Satker Provinsi tidak dapat secara terus-menerus mengawasi kinerja pendamping profesional dikarenakan lokasi tugas antara kedua pihak saling berjauhan.
Penilaian kinerja secara reguler yang dilakukan setiap smester merupakan sarana untuk menilai unjuk kerja pendamping profesional dalam memenuhi tugas dan tanggung jawabnya. Hasil evaluasi kinerja adalah simpul pendapat pemberi pekerjaan tentang kelayakan terhadap kontrak kerja pendamping professional untuk dipertahankan, atau sebagai masukan untuk mengambil langkah koreksi dan perbaikan implementasi kebijakan. Penilaian akan dilakukan terhadap pendamping profesional agar dapat menjalankan tugasnya sesuai dengan TOR.
B. Tujuan
Penilaian kinerja pendamping profesional dilakukan dengan menggunakan data faktual yang diperoleh dari beberapa sumber agar memberikan hasil penilaian yang objektif sesuai dengan TOR. Penilaian kinerja ditujukan untuk menilai tingkat pencapaian kinerja, menentukan kemampuan dan kelayakan yang dicapai sebagai pendamping profesional. Hasil penilaian kinerja ini diharapkan juga akan memberikan umpan balik (feed back) sebagai masukan untuk pembimbingan dan peningkatan kapasitas pendamping profesional.
Tujuan penilaian kinerja pendamping profesional, adalah:
1. Menilai kinerja pendamping profesional berdasarkan tugas pokok dan fungsinya
(Tupoksi);
2. Menjadi alat ukur peningkatan kinerja dan menjadi bagian dari analisis kebutuhan
pelatihan pendamping;
3. Menjadi alat menegakkan aturan pekerjaan;
4. Menjadi dasar yang objektif untuk mempromosikan pendamping tingkat Desa,
Kecamatan, dan Kabupaten ke jenjang yang lebih tinggi;
5. Menjadi dasar objektif untuk pemberian peringatan, prasyarat melanjutkan
kontrak, dan atau pemutusan hubungan kerja (PHK).
C. Mekanisme Penilaian Kinerja
1. Mekanisme
Mekanisme penilaian kinerja pendamping professional disusun sebagai berikut:
1. Penilaian kinerja dilakukan secara hirarkis dari jenjang pemerintahan tingkat
Kabupaten/Kota, Provinsi, hingga tingkat Pusat (Kementerian Desa, PDT dan Transmigrasi);
2. Camat/Kasi yang membidangi pendampingan bertanggungjawab:
a) Melakukan evaluasi kinerja terhadap PD;
b) Melakukan evaluasi kinerja terhadap PLD;
c) Bersama PD memfasilitasi “Forum Konsultasi Masyarakat” (FKM) yang
dituangkan dalam Berita Acara. FKM bertujuan untuk memberi penilaian terhadap PLD. Peserta FKM terdiri dari Kades, BPD, tokoh masyarakat dan tokoh perempuan yang dilakukan pada setiap akhir periode evkin;
3. Pemerintah Kabupaten/Kota melalui SKPD yang membidangi pendampingan
Desa dibantu Tenaga Ahli di Kabupaten secara kolektif bertanggungjawab:
a) Melakukan evaluasi kinerja PD;
b) Mengirim hasil rekap evkin menilai dan mengirimkan rekap evkin PD dan
PLD kepada Satker P3MD Provinsi dan;
c) Mendokumentasikan rekap evkin PD dan PLD yang bertugas di wilayah
kabupatennya.
4. Pemerintah Provinsi melalui Sarker P3MD Provinsi bertanggungjawab:
a) Melakukan evaluasi kinerja TA kabupaten;
c) Mengirim hasil rekap Evkin TA kabupaten, PD dan PLD kepada Satker P3MD Ditjend PPMD Kementerian Desa PDT dan Transmigrasi dan;
d) Mendokumentasikan rekap evkin TA, PD dan PLD yang bertugas di wilayah
propinsinya.
5. Satker P3MD Ditjend PPMD Kementerian Desa PDT dan Transmigrasi:
a) Melakukan review dan mengesahkan terhadap rekapitulasi laporan evaluasi
kinerja dan rekomendasi yang disusun oleh pemerintah Provinsi. Review ini
dimaksudkan untuk menghimpun masukan dan pembelajaran (lesson
learned);
b) Menentukan tindak lanjut rekomendasi evaluasi kinerja yang disampaikan
Satker Provinsi;
c) Melakukan pemantauan terhadap pelaksanaan Evkin.
2. Aspek Penilaian
Aspek penilaian dalam evaluasi kinerja pendamping profesional mencakup 4 (empat) aspek utama yaitu: kinerja pendampingan, kinerja supervisi, kinerja koordinasi, dan kinerja administrasi.
a. Kinerja Pendampingan
1)
Kewajiban Pendampingan.Kinerja pendampingan adalah unjuk kerja pendamping profesional dalam bekerja sesuai Tupoksi. Untuk itu, pendamping profesional berkewajiban memenuhi pelaksanaan Tupoksi dengan mengacu pada:
Etika profesi sebagai pendamping profesional;
Norma kebijakan yang secara substansial terkandung dalam asas-asas
Undang-undang Nomor 6 Tahun 2014 tentang Desa yakni, rekognisi, subsidiaritas, keberagaman, kebersamaan, gotong royong, kekeluarga-an, musyawarah, demokrasi, kemandirikekeluarga-an, partisipasi, kesetarakekeluarga-an, pemberdayaan dan keberlanjutan;
Uraian tugas, yakni paparan tugas teknis penjabaran Tupoksi
pendamping profesional.
2)
Indikator Penilaian.Kinerja pendampingan oleh pendamping profesional dinilai berdasarkan
pencapaian output sesuai dengan Tupoksi setiap individu dengan rincian
indikator penilaian sebagai berikut:
Konsistensi dan ketegasan pendamping profesional menerapkan etika
Kemampuan pendamping profesional dalam memfasilitasi pelaksanaan Undang-undang Nomor 6/2014 tentang Desa dan peraturan pelaksanaannya;
Kemampuan pendamping profesional untuk memfasilitasi penggunaan
data dalam pengambilan keputusan;
Kemampuan pendamping profesional untuk menganalisis situasi untuk
mengambil tindakan yang tepat dan memberikan solusi terhadap masalah yang terjadi.
b. Kinerja Supervisi
1)
Kewajiban SupervisiKinerja supervisi adalah unjuk kerja pendamping profesional dalam bekerja sesuai Tupoksi sebagai Supervisor. Untuk itu, Pendamping profesional berkewajiban memenuhi pelaksanaan Tupoksi dengan mengacu pada:
Norma kebijakan yang secara sistematik terkandung dalam asas-asas
Undang-undang Nomor 6/2014 tentang Desa yakni: rekognisi, subsidiaritas, keberagaman, kebersamaan, gotong royong, kekeluargaan, musyawarah, demokrasi, kemandirian, partisipasi, kesetaraan, pemberdayaan dan keberlanjutan;
Uraian tugas, yakni paparan tugas teknis penjabaran Tupoksi pendamping
profesional sebagai supervisor.
2)
Indikator PenilaianKinerja supervisi oleh pendamping profesional dinilai berdasarkan pencapaian
output sesuai dengan Tupoksi sebagai supervisor untuk setiap individu dengan rincian indikator penilaian sebagai berikut:
Kemampuan pendamping profesional dalam melakukan pelatihan dan
peningkatan kapasitas masyarakat;
Kemampuan pendamping profesional dalam memberikan bimbingan kerja
dan umpan balik;
Kemampuan pendamping profesional dalam memantau pelaksanaan
kegiatan;
Jumlah kunjungan lapangan dalam rangka supervisi pendampingan sesuai
wilayah tugasnya.
c. Kinerja Koordinasi
Pendamping profesional berkewajiban untuk berkoordinasi dan bekerja sama dengan pihak lain seperti; birokrasi, supervisor, sesama pendamping, lembaga lain dan tokoh masyarakat dalam setiap kegiatan seperti: pendampingan masyarakat, supervisi, pelatihan, penanganan masalah dan lain-lain.
2)
Indikator PenilaianPendamping profesional dinilai kinerjanya terkait kualitas koordinasi dan kerjasama dengan pihak lain berdasarkan indikator penilaian sebagai berikut:
Kemampuan pendamping profesional dalam kerjasama dengan SKPD
Kabupaten/Kota, Camat, Kepala Desa, pendamping profesional lainnya serta pemangku kepentingan terkait;
Kemampuan pendamping profesional memanfaatkan peluang kerjasama dan
koordinasi secara optimal;
Kemampuan pendamping profesional untuk bekerja secara sistematis dan
terkontrol sesuai standar pelayanan maupun prosedur kerja sehingga pihak-pihak yang berkoordinasi dapat bekerja sama secara baik;
Kemampuan pendamping profesional dalam memfasilitasi kerjasama Desa
dengan SKPD Kabupaten/Kota dan kerjasama Desa dengan pihak lain;
Kepemimpinan pendamping profesional dalam pengelolaan pekerjaan secara
kolektif.
d. Kinerja Administrasi
1)
Kewajiban AdministrasiPendamping profesional berkewajiban memenuhi tanggung jawab administrasi yang meliputi:
Lembar Waktu Kerja (LWK) sebagai bukti kehadiran di lokasi tugas
Laporan Individu (Rencana dan Realisasi Kegiatan Bulanan)
Form Kunjungan Lapangan
Laporan Kegiatan.
Rencana Kerja Tindak Lanjut (RKTL)
SPPD dan laporan hasil kunjungan (jika ada kegiatan kunjungan lapangan)
2)
Indikator Penilaian Kepatuhan pendamping profesional pada standar pelayanan maupun prosedur kerja;
Ketaatan dan kedisiplinan dari pendamping profesional dalam menyusun dan
menyampaikan laporan, dokumen dan bukti-bukti administrasi kepada Satker Provinsi melalui supervisor secara reguler;
Kemampuan pendamping profesional untuk menyusun laporan, dokumen
dan bukti-bukti administrasi secara benar sesuai dengan format yang berlaku;
Akurasi pendamping profesional dalam pembuatan laporan, dokumen
administrasi secara lengkap sesuai ketentuan yang ditetapkan;
Kemampuan pendamping profesional untuk menyampaikan dokumen
administrasi secara cepat dan tepat waktu sesuai jadwal yang ditetapkan.
D. Siklus Penilaian Kinerja
Semua tenaga pendamping profesional, baik tingkat desa maupun tingkat pusat akan dievaluasi kinerjanya dalam periode setiap 6 (enam) bulan sekali oleh supervisor yang membawahinya. Supervisor berkewajiban mengirimkan hasil evaluasi kinerja (dalam
bentuk soft copy dengan format PDF yang sudah ditandatangani) kepada supervisor di
atasnya, dengan ketentuan sebagai berikut:
1. Camat dengan dibantu koordinator PD mengirimkan rekapitulasi hasil evaluasi
kinerja PLD kepada SKPD Kabupaten/Kota yang menangani pendampingan Desa melalui Koordinator TA Kabupaten/Kota maksimal tanggal 5 bulan berikutnya dari setiap periode evaluasi kinerja;
2. SKPD Kabupaten/Kota yang menangani pendampingan Desa dengan dibantu
Koordinator TA Kabupaten/Kota mengirimkan rekapitulasi hasil evaluasi kinerja PLD dan PD kepada Satker Provinsi melalui TL Provinsi maksimal tanggal 10 bulan berikutnya dari setiap periode evaluasi kinerja;
3. Satker P3MD Provinsi dengan dibantu Team Leader (TL) Provinsi mengirimkan
rekapitulasi hasil evaluasi kinerja PLD, PD, TA Kabupaten/Kota yang sudah disahkan oleh Satker propinsi kepada Satker P3MD Pusat melalui KPW Pusat, maksimal tanggal 15 bulan berikutnya dari setiap periode evaluasi kinerja.
E. Sistem Penilaian Kinerja
Cara penilaian kinerja pendamping professional dilakukan dengan menggunakan angket/format yang harus diisi oleh supervisor dan pejabat yang membidangi pendampingan Desa sesuai jenjang penugasan para pendamping professional. Format penilaian kinerja tersebut mengacu pada indikator penilaian kinerja yang dirumuskan dengan menggunakan pertanyaan-pertanyaan yang hasilnya untuk mengukur capaian kinerja sesuai dengan indikator kinerja yang ditetapkan. Penilai diminta memberikan
angka (kuantitatif) untuk selanjutnya dikonversi dalam nilai kualitatif, sejauhmana seorang pendamping professional telah melaksanakan tugasnya.
Untuk memastikan apakah kompetensi tersebut tercapai atau tidak, maka setiap kompetensi dasar yang terdiri dari berbagai macam indikator kinerja disusun untuk mengetahui apakah seorang pendamping profesional memiliki pengetahuan, keterampilan dan sikap yang dibutuhkan. Setiap pendamping profesional akan dinilai oleh supervisor (atasannya) dan oleh SKPD Kabupaten/Kota yang membidangi pendampingan, serta Satker P3MD Provinsi.
Untuk menentukan sejauhmana tugas dilaksanakan, maka pihak penilai memberikan skor dari angka 1 (satu) sampai angka 5 (lima) untuk setiap indikator yang dinilai.
Definisi skor dijelaskan sebagai berikut:
Skor 5 = kinerja sangat baik;
Skor 4 = kinerja baik;
Skor 3 = kinerja cukup baik;
Skor 2 = kinerja kurang baik (dapat diterima walaupun ada kelemahan);
Skor 1 = kinerja buruk (harus diperbaiki secepatnya);
X = tidak relevan atau belum saatnya untuk dinilai, atau tidak tahu.
Dalam memberikan penilaian, supervisor (PD, TA Kabupaten/Kota, TA Provinsi dan TL Provinsi) kemudian menggabungkan nilai-nilai dari semua penilai baik dari unsur pendamping maupun pihak SKPD Kabupaten/Kota yang membidangi pendampingan dan Satker P3MD Provinsi dalam satu tabel (Rekapitulasi Evaluasi Kinerja Kecamatan, Kabupaten/Kota maupun Provinsi). Hasil penilaian akhir rata-rata akan digunakan untuk menentukan kelayakan pendamping; misalnya layak untuk dilanjutkan, layak untuk dipromosikan, atau kurang layak untuk dilanjutkan. Hasil „penilaian akhir rata-rata akan berupa nilai “A” sampai “D”. Tingkat kehadiran kurang dari 25% (akumulatif selama 1 periode kinerja) akan mendapatkan nilai D.
Nilai A, B, C, atau D ditentukan dengan skala skor sebagai berikut:
Nilai A = 3,50 s.d. 5,00
Nilai B = 2,50 s.d. 3,49
Nilai C = 1,50 s.d. 2,49
Nilai D = 0,00 s.d. 1,49
Penilaian tingkat pencapaian kinerja dilakukan dengan sistem scoring yang diuraikan dalam format peniaian (terlampir). Untuk menghitung nilai rata-rata, nilai yang diisi dalam angket dijumlahkan dan kemudian dibagi oleh jumlah indikator yang dinilai (kecuali yang diberitanda X).
Mengingat kondisi lapangan yang bervariasi antar Provinsi, Kabupaten/Kota dan lokasi-lokasi kegiatan, maka pelaksanaan sistem penilaian kinerja ini harus disesuaikan dengan keadaan daerah masing-masing. Oleh karena itu, panduan ini hanya menguraikan dan menjelaskan kewajiban dan prosedur dasar yang dibutuhkan untuk menjalankan sistem ini. Namun, dalam pelaksanaannya TL Provinsi, TA Provinsi dan
para TA Kabupaten/Kota serta PD dapat mengatur metode dan jadwal sesuai situasi dan kondisi di lokasi masing-masing.
Masukan/penilaian dari masyarakat dituangkan dalam “Berita Acara Forum Konsultasi Masyarakat”. Jika ada masukan dari masyarakat yang perlu perhatian khusus maka supervisor segera menindaklanjuti atas masukan tersebut dengan mengacu pada SOP pendampingan.
F. Manajemen dan Administrasi Penilaian Kinerja
Satker Provinsi, menjadi tanggung jawab penuh TA Pengelolaan SDM (HRD) tingkat Provinsi di bawah pengendalian TL Provinsi. Pengarsipan angket dan rekapitulasi di kantor TL Provinsi juga menjadi tanggungjawab TA Pengelolaan SDM (HRD) tingkat Provinsi. Sedangkan dokumen Berita Acara hasil penilaian Forum Konsultasi Masyarakat (FKM) cukup didokumentasikan oleh supervisor di tingkat kecamatan.
Sistem penilaian kinerja ini sangat tergantung pada format/angket penilaian. Oleh karena itu dokumentasi penilaian harus dijaga dan diarsipkan secara rapi agar dapat dipakai sebagai umpan balik, pembimbingan, analisis kebutuhan pelatihan, promosi pendamping dan pemberian sanksi. Dokumen-dokumen tersebut juga akan secara berkala diperiksa oleh Satker P3MD Provinsi dan Tim Audit Konsultan Nasional, Seknas dan Satker P3MD Ditjend PPMD Kementerian Desa, Pembangunnan Daerah Tertinggal dan Transmigrasi.
G. Pihak yang Dinilai
Sistem penilaian kinerja ini digunakan untuk menilai para pendamping di tingkat Desa, Kecamatan, Tenaga Ahli di Kabupaten/Kota dan Provinsi oleh supervisor dan Satker di masing-masing jenjang. Supervisor yang menjadi atasan langsung bertanggungjawab atas penilaian pendamping di bawahnya setiap 6 (enam) bulan.
Secara singkat, pihak yang akan dilibatkan untuk menilai setiap pendamping profesional adalah:
a) Pendamping Lokal Desa akan dinilai oleh:
1.
Pendamping Desa;2.
Camat/Kasi yang membidangi pendampingan desa, dengan masukan dariperwakilan masyarakat di tingkat Desa melalui forum konsultasi masyarakat.
b) Pendamping Desa akan dinilai oleh:
1. Tenaga Ahli di Kabupaten/Kota (secara kolektif);
2. Camat/Kasi yang membidangi pendampingan desa;
3. SKPD Kabupaten/Kota yang membidangi pendampingan desa, dengan
c) Tenaga Ahli di Kabupaten/Kota akan dinilai oleh:
1. Team Leader Provinsi;
2. SKPD Kabupaten/Kota yang membidangi pendampingan desa;
3. Satker P3MD Provinsi.
d) Tenaga Ahli di Provinsi akan dinilai oleh:
1. Konsultan Pendamping Wilayah (KPW) Pusat;
2. Satker P3MD Provinsi;
3. Satker P3MD Ditjend PPMD Kemendesa, PDT dan Transmigrasi.
e) Tenaga Ahli yang berkedudukan di pusat dan semua jajaran di Seknas/ Konsultan
Nasional akan dinilai oleh Satker P3MD Ditjend PPMD Kemendesa, PDT dan Transmigrasi sesuai dengan tupoksinya masing-masing.
H. Penutup
Standar Operasional Prosedur (SOP) evaluasi kinerja pendamping profesional ini merupakan dokumen yang ditetapkan oleh Kementerian Desa, PDT dan Transmigrasi sebagai dokumen Pemerintah Republik Indonesia. Dan SOP ini merupakan salah satu tolak ukur keberhasilan dari pengelolaan program secara umum, oleh karenanya semua pihak yang berkepentingan harus menggunakan SOP ini dalam melakukan evaluasi kinerja terhadap pendamping profesional.