BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
1. DFD Level
PELANGGAN 1.0 PELAYANAN JASA SERVICE 2.0 PENJUALAN SPAREPART
Permintaan sparepart mewakili verbal Arsip Persediaan data Sparepart Data Persediaan data Sparepart
SUPPILER 3.0
PEMBELIAN
Arsip Persediaan Data Sparepart PEMILIK
Data Nota Transaksi permintaan pelayanan service mewakili verbal,
Data Service Pergantian Sparepart Tidak Disetujui,
Data Service Pergantian Sparepart Disetujui
Data Service Pergantian Sparepart, Nota Transaksi
Permintaan sparepart Tidak ada mewakili verbal, Nota Transaksi
Arsip Nota Transaksi Data Nota Transaksi
Data Persediaan data Sparepart
Form Pemesanan Sparepart, Faktur Penjualan, Sparepart Yang Dipesan, Sparepart Yang Telah Diretur
Data Nota Transaksi
Form Pemesanan Sparepart Yang Telah Diisi dan disetujui, Sparepart Yang dipesan Tidak Sesuai/cacat
Biaya Pembelian Sparepart
Data Nota Transaksi
Data Faktur Penjualan
Arsip faktur Penjualan
Data Faktur Penjualan
Data Persediaan data Sparepart Form pemesanan yang telah diisi
Form pemesanan yang telah diisi dan disetujui
Data Persediaan data Sparepart Data Persediaan data Sparepart
Data Persediaan data Sparepart
Berdasarkan gambar 3.6 dapat dilihat bahwa ada 3 (tiga) proses utama yang akan dibahas didalam sistem yang berjalan. Ketiga proses tersebut adalah proses pelayanan jasa service, proses penjualan sparepart, proses pembelian sparepart. Untuk lebih memperjelas dokumen apa saja yang mengalir didalam proses yang sedang berjalan, maka penulis menurunkan DFD Level 0 yang sedang berjalan ke dalam DFD Level 1.0 yang sedang berjalan.
1. Data Flow Diagram Level 1 Proses 1
PELANGGAN
1.1 Cek / memperbaiki motor dan mencatat
data service Permintaan Pelayanan Service Mewwakili Verbal,
PEMILIK 1.2
Memperbaiki dan Mengganti sparepart
dan Mencatat data service
Arsip Persediaan Data Sparepart
1.3 Membuat Nota
Transaksi Data Service Pergantian Sparepart Di Setujui
Data Service Dan Sparepart Data Service Pergantian Sparepart Data Persediaan Data Sparepart
Arsip Nota Transaksi
Data Nota Transaksi
Data Nota Transaksi
Data Service Perbaikan Selesai
Data Service Pergantian Sparepart Tidak Di Setujui
Nota Transaksi
1.3 Mencatat Pengurangan Data
Sparepart Arsip Persediaan Data Sparepart Data Persediaan Data Sparepart
Data Nota Transaksi
Gambar 3.7DFD Level 1 Proses 1 yang sedang berjalan
Berdasarkan gambar 3.7 diatas dapat dilihat bahwa dari satu proses dengan nama proses pelayanan jasa service dapat dipecah lagi menjadi beberapa proses yang berhubungan dengan 2 (dua) entitas luar yaitu entitas pelanggan dan pemilik.
Proses tersebut berhubungan dengan 2 (dua) media penyimpanan yang berupa arsip, yaitu arsip persediaan data sparepart, arsip nota transaksi.
2. Data Flow Diagram Level 1 proses 2.
2.1 Cek Data Sparepart PELANGGAN
Arsip Persediaan Data Sparepart Permintaan Sparepart Mewakili Verbal
2.2 Membuat Nota
Transaksi
PEMILIK
Data Persediaan Data Sparepart
Arsip Nota Transaksi
Permintaan Sparepart Tidak Ada Mewakili Verbal
2.3 Mencatat Pengurangan Data
Sparepart
Data Permintaan Sparepart Tersedia
Data Nota Transaksi
Data Nota Transaksi
Data Nota Transaksi
Data Persediaan Data Sparepart
Data Nota Transaksi Data Nota Transaksi
Gambar 3.8DFD Level 2 Proses 2 yang sedang berjalan
Berdasarkan gambar 3.8 diatas dapat diketahui bahwa didalam proses penjualan sparepart dipecah lagi menjadi beberapa proses yang berhubungan dengan 2 (dua) media penyimpanan berupa arsip yaitu arsip persediaan data sparepart, arsip nota transaksi, dan dua entitas luar yaitu pelanggan dan pemilik.
3. Data Flow Diagram Level 1 proses 3
3.1 Mencatat Pemesanan
Sparepart SUPPLIER
Arsip persediaan data Sparepart
PEMILIK
Form Pemesanan Data Sparepart
Faktur Penjualan, Sparepart Yang Dipesan
Arsip Faktur Penjualan
Sparepart Yang Dipesan Tidak Sesuai / cacat
Faktur Penjualan,
Sparepart Yang Telah Diretur Data Persediaan data spaerpart 3.3 Cek Sparepart 3.4 Mencatat Penambahan Data Sparepart 3.2 persetujuan pemesanan sparepart
Form Pemesanan Sparepart Yang Telah Diisi
Data Faktur Penjualan
Data Faktur Penjualan
Faktur Penjualan, Sparepart Yang Dipesan sesuai
3.5 Melakukan Pembayaran
Pembelian Sparepart
Faktur Penjualan
Faktur Penjualan
Form Pemesanan Sparepart Yang Telah Diisi Form Pemesanan Sparepart Yang Telah Diisi dan disetujui
Biaya Pembayaran
Gambar 3.9DFD Level 3 Proses 3 yang sedang berjalan
Berdasarkan gambar 3.9 diatas dapat diketahui bahwa didalam proses pembelian sparepart dipecah lagi menjadi beberapa proses yang berhubungan dengan 2 (dua) media penyimpanan berupa arsip persediaan data sparepart, faktur penjualan dan 2 (dua) entitas luar yaitu pemilik dan supplier.
3.3.3 Evaluasi Sistem Yang Berjalan
Berdasarkan hasil pengamatan dan penelitian dari sistem informasi jasa layanan service dan penjualan dan pembelian sparepart yang sedang berjalan maka penulis mengevaluasi sistem sebagai berikut :
Tabel 3.1 Evaluasi Sistem yang sedang berjalan.
No Permasalahan Bagian Rencana Penyelesaian
1. Proses transaksi penjualan sparepart dan layanan jasa service masih menggunakan media berbentuk dokumen sehingga data – datanya belum dapat diintegrasikan.
Kasir - Gudang Perlu dibangun sistem informasi pelayanan jasa service, penjualan sparepart dan pembelian , sehingga dapat diintegrasikan dan proses pengolahan data pelanggan dan transaksinya menjadi lebih cepat dan mudah.
2 Terjadi penumpukan arsip dokumen yang tidak teratur dan belum tersedianya tempat penyimpanan arsip, sehingga keamanan dari datanya kurang terjamin rentan dalam hal kehilangan dokumen.
Kasir - Gudang Proses penyimpanan data akan disimpan pada database server yang tersusun secara sistematis.
3 Tidak tersedianya laporan baik laporan penjualan, pembelian dan laporan pelayanan jasa service .
Kasir Perlu dibangun sistem informasi yang dapat menyajikan laporan-laporan tepat waktu dan bisa kapan saja diakses, dan terhindar dari kesalahan penulisan ,penyimpanan dan perhitungan.
4.1 Perancangan Sistem
Perencanaan sistem merupakan syarat untuk melakukan pengembangan sistem. Perencanaan sistem ini menyangkut estimasi dari kebutuhan-kebutuhan fisik, tenaga kerja dan dana yang dibutuhkan untuk mendukung pengembangan sistem serta untuk mendukung operasinya setelah diterapkan. Perancangan sistem dapat diartikan sebagai :
1. Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem. 2. Pendefinisian atas kebutuhan-kebutuhan fungsional. 3. Persiapan untuk rancang bangun implementasi.
4. Menggambarkan sistem yang akan dibentuk, berupa peng-gambaran perencanaan, pembuatan sketsa, pengaturan dari beberapa elemen terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.
5. Konfigurasi komponen software dan hardware sistem.
4.1.1 Tujuan Perancangan Sistem
Perancangan sistem yang akan diaplikasikan ini bertujuan untuk memberikan gambaran secara umum kepada pengguna tentang sistem yang akan dibangun dan mengidentifikasikan komponen-komponen sistem informasi yang akan didesain secara rinci. Tujuan perancangan sistem informasi ini akan diuraikan sebagai berikut :
1. Sistem Informasi Pelayanan Jasa Service, penjualan dan Pembelian Sparepart pada Hens Jaya Moror, ditujukan untuk mempercepat proses-proses yang menyangkut pengelolaan data agar terkomputerisasi dan lebih efektif serta meningkatkan ketepatan, kecepatan dan keakuratan informasi yang dibutuhkan.
2. Dengan adanya Sistem Informasi Pelayanan Jasa Service, Penjualan dan Pembelian Sparepart pada Hens Jaya Moror, diharapkan dapat meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan dan memberikan kemudahan dalam proses pengelolahan data pada Hens Jaya Moror.
4.1.2 Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan
Pada tahap ini dijelaskan tentang pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam suatu kesatuan yang utuh dan berfungsi. Perancangan sistem dibagi menjadi dua, yaitu desain konseptual atau desain secara umum dan desain secara terinci atau desain secara fisik. Desain umum yang akan diaplikasikan adalah bertujuan untuk memberikan gambaran secara umum kepada pengguna tentang sistem yang akan dibangun, desain umum mengidentifikasikan komponen-komponen sistem informasi yang akan didesain secara rinci. Dengan menganalisis dan mengevaluasi sistem yang sedang berjalan maka dibuatlah Sistem Informasi Pelayanan Jasa Service, Penjualan dan Pembelian Spaerepart Hens Jaya Moror.
Pada perancangan sistem ini aplikasi didesain dengan menggunakan sistem database sehingga memudahkan operasional dan pengembangan aplikasi dimasa yang akan datang.
4.1.3 Perancangan Prosedur yang diusulkan
Berdasarkan prosedur pelayanan jasa yang sedang berjalan dapat diuraikan sebagai berikut :
a. Pelayanan Jasa Service yang diusulkan.
1. Pelanggan mengajukan permintaan pelayanan jasa service kepada bagian kasir.
2. Bagian Kasir menginputkan data permintaan pelayanan jasa service ke aplikasi sistem informasi pelayanan jasa service, penjualan dan pembelian sparepart, kemudian mencetak data service dan diserahkan kepada mekanik.
3. Mekanik menerima data service dari bagian kasir, kemudian mekanik mengecek/memperbaiki motor apabila perbaikan motor selesai, mekanik menyerahkan data service perbaikan selesai ke bagian kasir dan apabila ada pergantian sparepart, mekanik meminta persetujan kepada pelanggan. 4. Pelanggan menkofirmasi pergantian sparepart apabila setuju pelanngan
menkonfirmasi ke bagian mekanik dan apabila pergantian sparepart tidak disetujui, pelanggan menkonfirmasi ke bagian kasir.
5. Bagian kasir menerima data service selesai dan data pergantian sparepart tidak disetujui kemudian mencetak pelayanan service dan menyerahkan kepada pelanggan.
6. Mekanik menerima konfirmasi pergantian sparepart dari pelanggan, kemudian mekanik mengganti sparepart dan mencatat data pergantian sparepart dan menyerahkan ke bagian kasir.
7. Bagian kasir menerima data service pergantian sparepart kemudian mengupdate pergantian sparepart ke aplikasi sistem informasi pelayanan jasa service, penjualan dan pembelian kemudian membuat nota pelayanan service dan sparepart dan menyerahkan kepada pelanggan, kemudian bagian kasir membuat laporan dan rekapitulasi pelayanan service dan sparepart kepada pemilik.
b. Penjualan Sparepart yang diusulkan.
1. Pelanggan mengajukan permintaan pembelian sparepart ke bagian kasir. 2. Bagian kasir mengecek barang apakah tersedia atau tidak, jika tidak
tersedia bagian pelanggan mengkonfirmasi kepada pelanggan, jiga ada bagian kasir menginput data permintaan sparepart ke aplikasi sistem informasi pelayanan jasa service, penjualan dan pembelian dan mencetak nota penjualan sparepart dan diserahkan kepada pelanggan, kemudian bagian kasir mencetak laporan penjualan dan rekapitulasi penjualan kemudian diserahkan kepada pemilik.
c. Pembelian Sparepart yang diusulkan
1. Bagian gudang mengecek daftar stok minimal sparepart kemudian menginputkan data pemesanan spraepart dan mencetak data pemesanan sparepart kemudian diserahkan kepada pemilik.
2. Pemilik menerima form pemesanan sparepart untuk melakukan persetujuan pembelian sparepart, kemudian menyerahkan form pemesanan sparepart yang telah diisi dan disetujui ke bagia kasir.
3. Supplier menyerahkan faktur penjualan dan sparepart yang dipesan ke bagian gudang.
4. Bagian gudang mengecek sparepart berdasarkan faktur penjualan apabila terdapat sparepart yang rusak/cacad bagian gudang menginput data retur sparepart kemudian mencetak retur sparepart dan diserahkan kepada supplier dan apabila sparepart yang dipesan sesuai bagian gudang menginputkan data sparepart ke aplikasi pembelian.
5. Supplier menyerahkan sparepart yang telah diretur dan faktur penjualan ke bagian gudang.
6. Bagian gudang menginputkan data sparepart yang telah diretur ke aplikasi terima retur, kemudian faktur penjualan di arsipkan.
7. Bagian kasir mencetak rekapitulasi penjualan, retur dan terima retur sparepart dan laporan penjualan, retur dan terima retur sparepart dan diserahkan kepada pemilik.
4.1.3.1 Flowmap
Flow map dibawah ini menjelaskan tentang sistem informasi pelayanan jasa service, penjualan dan pembelian Sparepart yang diusulkanpada Bengkel Hens Jaya Motor.
Flowmap Pelayanan Jasa Service pada Bengkel Hen’s Jaya Motor yang Diusulkan
Gudang
Kasir Mekanik Pemilik
Pelanggan Permintaan Pelayanan Service Permintaan Pelayanan Service Database Input Data Permintaan Pelayanan Service Cetak Data Service Data Service Data Service Cek/ Memperbaiki Motor Data Service Pergantian Sparepart Persetujuan Pergantian Sparepart Ganti Sparepart Validasi Data Service Perbaikan Selesai T Data Service Pergantian Sparepart Y Data Service Perbaikan Selesai Cetak Nota Pelayanan Service Nota Pelayanan Service Nota Pelayanan Service Pergantian Sparepart Tidak Disetujui Data Service Pergantian Sparepart Disetujui Data Service Pergantian Sparepart Tidak Disetujui
Mengganti Sparepart dan Mencatat pergantian sparepart Data Service Pergantian Sparepart Selesai Data Service Pergantian Sparepart Selesai Update Pergantian Sparepart
Cetak Laporan dan Rekapitulasi Pelayanan Service
Dan Pergantian Sparepart
Cetak Laporan dan Rekapitulasi Pelayanan
Service Dan Pergantian Sparepart
Cetak Laporan dan Rekapitulasi Pelayanan Service Dan Pergantian Sparepart Nota Pelayanan Service dan Pergantian Sparepart Cetak Nota Pelayanan Service Dan Pergantian Sparepart Data Service Pergantian Sparepart Disetujui Y T Nota Pelayanan Service dan Pergantian Sparepart
Flowmap Penjualan pada Bengkel Hen’s Jaya Motor yang Diusulkan
Kasir Gudang Pemilik
Pelanggan Database Permintaan Pembelian Sparepart Permintaan Pembelian Sparepart Input Data Permintaan Sparepart Cetak Nota Penjualan Sparepart Nota Penjualan Sparepart Nota Penjualan Sparepart
Cetak Laporan Penjualan dan Rekapitulasi Penjualan Cetak Laporan Penjualan dan Rekapitulasi Penjualan Cetak Laporan Penjualan dan Rekapitulasi Penjualan Cek Sparepart Tersedia Permintaan Pembelian Sparepart Tidak Ada Permintaan Pembelian Sparepart Ada Y T Permintaan Pembelian Sparepart Tidak Ada
Flowmap Pembelian pada Bengkel Hen’s Jaya Motor yang Diusulkan
Gudang Kasir Pemilik
Supplier Faktur Penjualan Sparepat Yang Dipesan C Cek Sparepart Input Data Sparepart Input Retur Sparepart Cetak retur Sparepart Faktur Penjualan Cek Sparerpart T Y Database Retur Pembelian Sparepart Sparepat Yang Dipesan Tidak Sesuai/Cacat Retur Pembelian Sparepart Sparepat Yang Dipesan Tidak Sesuai/Cacat Cetak Rekapitulasi Pembelian Sparepart, Retur DanTerima Retur Cetak Rekapitulasi Pembelian Sparepart, Retur DanTerima Retur Cetak laporan Pembelian Sparepart, Retur DanTerima Retur Cetak laporan Pembelian Sparepart, Retur DanTerima Retur Cetak laporan Pembelian Sparepart, Retur DanTerima Retur Sparepart Yang Telah Diretur Faktur Penjualan Sparepart Yang Telah Diretur Faktur Penjualan Input Jumlah Sparepart Yang telah Diretur Cetak Rekapitulasi Pembelian Sparepart, Retur DanTerima Retur Persetujuan pemesanan sparepart Cetak Data Pemesanan Sparepart Data Pemesanan Sparepart Data Pemesanan Sparepart Yang Telah Disetujui Data Pemesanan Sparepart Yang Telah Disetujui Data Pemesanan Sparepart Yang Telah Disetujui Faktur Penjualan Sparepat Yang Dipesan Data Pemesanan Sparepart C Input Data Pemesanan Tampilkan Daftar Stok
Minimal Sparepart
Simpan data pemesanan
4.1.3.2 Diagram Konteks
Dibawah ini adalah diagram konteks yang diusulkan secara garis besar dan dapat lihat sebagai berikut :
PELANGGAN SISTEM INFORMASI PELAYANAN JASA SERVICE, PENJUALAN DAN PEMBELIAN SPAREPART SUPPLIER PEMILIK Data Permintaan Pelayanan Service,
Data Pergantian Sparepart tidak Disetujui, Data Pergantian Sparepart Disetujui, Data Permintaan pembelian sparepart.
Data Permintaan Pembelian Sparepart Tidak Ada, Nota Penjualan Sparepart, Data Service Pergantian Sparepart,
Nota Pelayanan Service,
Nota Pelayanan Service Dan Sparepart. Lap. Dan Rekap. Penjualan Sparepart,
Lap. Dan Rekap. Pelayanan Service Dan Sparepart, Lap. Dan Rekap. Pembelian Sparepart,
Lap. Dan Rekap. Retur Sparepart Lap. Dan Rekap. Terima Retur Sparepart, Data Pemesanan Sparepart
Data Pemesanan Sparepart yang telah disetujui,
Sparepart Yang dipesan tidak Sesua/cacati, Data Retur Pembelian Sparepart. Faktur Penjualan,
Sparepart Yang Dipesan, Sparepart Yang Telah Diretur
Data Pemesanan Sparepart yang telah disetujui
Gambar 4.13Diagram Konteks yang diusulkan.
4.1.3.3 Data Flow Diagram
Data Flow Diagram (DFD) merupakan proses yang menggambarkan suatu alir informasi yang lebih detail dan terperinci yang merupakan pengembangan dari diagram konteks. Berikut ini gambar DFD level 0:
4.1.3.3.1 DFD Level 1
Dengan DFD dapat dengan mudah diketahui proses-proses yang terjadi dalam sistem. Data flow diagram level 1 yang diusulkan dari sistem informasi pelayanan jasa service dan pembelian suku cadang dapat dilihat pada gambar 4.14 :
1.0 PELAYANAN JASA SERVICE 2.0 PENJUALAN SPAREPART 3.0 PEMBELIAN PELANGGAN SUPPILER PEMILIK
Permintaan Pelayanan Service, Pergantian Sparepart Tidak Disetujui,
Pergantian Sparepart Disetujui
Nota Pelayanan Service, Nota Pelayanan Service Dan Sparepart,
Data Service Pergantian Sparepart
Permintaan Pembelian Sparepart
Permintaan Pembelian Sparepart Tidak ada, Nota Penjualan Sparepart
Lap. Penjualan Sparepart, Rekap. Penjualan sparepart
Faktur Penjualan, Sparepart Yang Dipesan, Sparepart Yang Telah Diretur
Data Pemesanan Sparepart yang telah disetujui, Data Retur Pembelian Sparepart, Sparepart Yang Dipesan Tidak Sesuai/cacat
Arsip Faktur Penjualan
Data Faktur Penjualan
Data Faktur Penjualan
F. Data Pelayanan_h Data Pelayanan Service dan sparepart
F. Data Penjualan_h Data Pembelian Sparepart
F. Data terima_retur_h F. Data Retur_h
F. Data Pembelian_h Data Pemesanan Sparepart
Data Retur Sparepart
Data Sparepart Yang Telah Diretur
Lap. Dan Rekap. Pembelian Sparepart, Lap. Dan rekap. Retur Pembelian, Lap. Dan rekap Terima Retur Pembelian,
Data pemesanan sparepart. Data pemesanan sparepart yang telah disetujui.
F. Data Pelayanan_d Data Pelayanan Service dan
sparepart F. Data Service F. Data Mekanik F. Kendaraan F. Data Merk_kend F. Data Sparepart Data Merk Kendaraan Data Kendaraan Data Service Data Mekanik Data Sparepart Data Sparepart F. Data Penjualan_h Data Pembelian Sparepart
F. Data Pembelian_d
F. Data Retur_d Data Pemesanan Sparepart
Data Retur Sparepart
F. Data terima_retur_h Data Sparepart Yang Telah
Diretur
F. Data Supplier F. Data Sparepart Data Supplier Data Sparepart
Lap. Pelayanan Service, Rekap. Pelayanan Service
Gambar 4.14DFD Level 0 pelayanan service yang diusulkan.
Berdasarkan gambar 4.14 diatas dapat dilihat bahwa didalam sistem yang diusulkan terdapat beberapa proses diantaranya yaitu proses pelayanan Jasa service, proses penjualan, proses pembelian. Untuk memperjelas aliran data dari proses-proses diatas, maka penulis menurunkan DFD Level 0 ke dalam DFD Level 1 Proses 1, DFD Level 2 Proses 2, DFD Level 3 Proses 3, dibawah ini.
