ANALISIS DAN PEMBAHASAN
6.3. Level Maturity Untuk Domain Delivery and Support (DS)
Domain pelayanan memiliki nilai maturity dengan rata-rata 3, jika dilihat dari beberapa aspek, kondisi ini menandakan :
Proses pelayanan dilaksanakan setelah dilakukannya perencanaan, pemilihan teknologi dan implementasi. Permasalahan pada proses perencanaan dan pemilihan teknologi dan implementasi juga mempengaruhi proses pelayanan. Dalam proses pelayanan, terdapat perbedaan pelayanan antara satu karyawan dengan karyawan lainnya. Hal ini disebabkan ada karyawan yang mengikuti prosedur yang ditetapkan dan ada juga karyawan yang menyimpang dari prosedur
tersebut. Semua ini disebabkan oleh pihak manajer maupun pihak terkait tidak melakukan kontrol di lapangan mengenai bagaimana proses pelayanan standar yang seharusnya diterapkan.
Salah satu cara mengatasi keadaan ini adalah dengan meningkatkan nilai maturity parameter dengan nilai paling rendah pada domain pelayanan yaitu
parameter DS11 (mengelola data). Peningkatan ini diharapkan dapat meningkatkan nilai maturity untuk domain pelayanan.
6.3.1. Parameter DS11 (Mengelola Data)
Tingkat kematangan yang diperoleh pada parameter mengelola data adalah 2, dimana untuk memperoleh kondisi yang lebih optimal, maka posisi ini harus ditingkatkan minimal posisi 4.
Tidak Ada 0 Dioptimalisasi 5 Diatur 4 Ditetapkan 3 Dapat Diulang 2 Inisialisasi 1
Gambar 6.5. Level Maturity Untuk Parameter Mengelola Data
Aspek yang terdapat pada parameter ini adalah aspek informasi. Proses pengelolaan data belum memiliki prosedur baku, serta belum terdapat komunikasi atau pelatihan formal atas prosedur standar, dan tanggungjawab diserahkan pada individu. Terdapatnya kepercayaan yang tinggi pada kemampuan individu, mengakibatkan hanya karyawan tertentu yang dapat mengelola data.
Upaya peningkatkan level maturity untuk parameter mengelola data dari tingkat kematangan 2 menjadi 4 dapat dilihat pada Tabel 6.3 dan Tabel 6.4.
Tabel 6.3. Peningkatan Level Maturity Untuk Parameter Mengelola Data Mencapai Level 3
Atribut
Maturity Usulan Perbaikan
Skill and
expertise
a. Melakukan identifikasi kebutuhan skill dalam mengelola data dan mendokumentasikan secara lengkap
b. Mulai melaksanakan pelatihan formal bagi staf pengelolaan data dalam hal:
a. Pemahaman pada hal-hal yang berkaitan dengan pengelolaan data termasuk backup dan restore.
b. Penerapan prosedur
c. Penggunaan tools
Policies
standards and
procedure
Melakukan pendefinisian dan pendokemuntasian prosedur sebagai acuan dalam melakukan aktivitas penting dalam mengelola data, seperti:
1. Prosedur backup/restorasi dan
Tabel 6.3. Peningkatan Level Maturity Untuk Parameter Mengelola Data Mencapai Level 3 (lanjutan)
Atribut
Maturity Usulan Perbaikan
Goal setting
and
measurement
a. Menetapkan tujuan dan pengukuran dalam pengelolaan data yang dikaitkan dengan tujuan bisnis.
b. Melakukan pengawasan terkait dengan pelaksanaan pengelolaan data, pada sasaran aktivitas berikut:
Goal setting
and
measurement
1. Melaksanakan backup dan pengujian restorasi
2. Mengelola penyimpanan data baik onsite maupun offsite
3. Melakukan penghapusan data dan perangkatnya secara aman.
c. Melakukan pengukuran kinerja mengelola data yang mencakup : Frekuensi pengujian backup dan rata-rata waktu untuk restorasi data.
Responsibilities
and
accountabilities
1. Menetapkan pelaksana yang bertanggunjawab dalam menjalankan: 1. Backup/restore
2. Penghapusan data
3. Penyimpanan dan kearsipan data
Tabel 6.3. Peningkatan Level Maturity Untuk Parameter Mengelola Data Mencapai Level 3 (lanjutan)
Responsibilities
and
accountabilities
3. keamanan data dikendalikan oleh pihak yang
bertangungjawab
4. Melakukan pendefinisian dan penetapan tanggungjawab terhadap perencanaan dan pengujian kinerja perusahaan secara berkelanjutan.
Penetapan tujuan dan pengukuran layanan yang baik sesuai dengan tujuan perusahaan
Tabel 6.4. Peningkatan Level Maturity Untuk Parameter Mengelola Data Mencapai Level 4
Atribut
Maturity Usulan Perbaikan
Skill and expertise
a. Melakukan update secara rutin kebutuhan kompetensi dalam pengelolaan data untuk mendapatkan keahlian dan sertifikasi. b. Menjalankan pelatihan formal dan knowledge sharing bagi staf
pengelolan data yang dilakukan sesuai dengan rencana dalam hal: 1. Pemahaman pada hal-hal yang berkaitan dengan pengelolaan
data
2. Penerapan prosedur 3. Penggunaan tools
Tabel 6.4. Peningkatan Level Maturity Untuk Parameter Mengelola Data Mencapai Level 4 (lanjutan)
Atribut
Maturity Usulan Perbaikan
Policies
standards and procedure
i. Melaksanakan prosedur-prosedur secara lengkap untuk pengelolaan data, yang mengacu pada standar, menerapkan internal best-practice, telah diformalkan dan disosialisasikan secara luas pada semua lingkup organisasi, yang meliputi:
1. Prosedur penyimpanan dan kearsipan data. 2. Prosedur mengelola media library
3. Prosedur pengamanan pada penghapusan media 4. Prosedur backup dan restore
b. Melakukan sharing knowledge berkaitan dengan pelaksanaan prosedur pengelolaan data tersebut.
Goal setting
and
measurement
1. Melakukan kesepakatan dengan pengguna layanan TI atas indikator pencapaian sasaran dan kinerja yang berkaitan dengan kebutuhan bisnis.
2. Menjalankan pengawasan dengan menggunakan proses yang terdefinisi
3. Melakukan perbaikan secara berkelanjutan pada proses pengelolaan data.
Tabel 6.4. Peningkatan Level Maturity Untuk Parameter Mengelola Data Mencapai Level 4 (lanjutan)
Atribut
Maturity Usulan Perbaikan
Responsibilities
and
accountabilities
1. Mendefinisikan tanggungjawab dan kepemilikan dalam pengelolaan data secara jelas.
2. Mengkomunikasikan dalam organisasi atas tanggungjawab kepemilikan dan pengelolaan data yang sudah didefinisikan dan ditetapkan secara jelas.
3. Menumbuhkan budaya memberikan penghargaan bagi pengemban peran yang berprestasi sebagai upaya memotivasi.
Awareness and
communication
a. Memahami kebutuhan manajemen data secara utuh
b. Melakukan sosialisasi mengenai berbagai hal yang berkaitan dengan kebutuhan pengelolaan data.
c. Melakukan komunikasi berkaitan dengan pengelolaan data, untuk dapat mencari solusi permasalahan.
Tools and automation
a. Pemanfaatan tools yang terkini dalam mendukung prosedur pengelolaan data, sesuai dengan rencana standardisasi penggunaan tools, yang meliputi:
1. Backup/Restore, dengan menggunakan utility program yang
terdapat dalam DBMS, atau aplikasi khusus yang ditujukan untuk backup dan restore.
Berikut ini upaya yang dapat dilakukan untuk mengelola data, serta terdapat key indikator yang berfungsi sebagai alat kontrol pencapaian tujuan.
Sasaran Aktivitas
- melakukan back up data dan menguji restorasi. - mengelola penyimpanan data onsite dan offsite. - melakukan penghapusan data secara aman.
KPI
- frekuensi pengujian back up.
- rata-rata waktu untuk restorasi data.
Sasaran Proses - memelihara kelangkapan, akurasi, validitas, aksentabilitas data yang disimpan. - mengamankan data selama penghapusan. - mengelola media penyimpanan secara efektif. KGI Proses - persentase kesuksesan restorasi data. - banyaknya insiden, dimana data masih bisa diambil setelah dilakukan penghapusan. Sasaran TI - mengoptimalkan penggunaan informasi. - memastikan informasi yang kritikal dan konfidensial dari pihak yang tidak berhak. - memastikan kepatuhan IT pada regulasi yang berlaku. KGI TI - kepuasaan karyawan terhadap keresediaan data. - indisen ketidakpatuhan terhadap peraturan disebabkan permasalahan dalam manajemen penyimpanan.
Diukur dengan Diukur dengan Diukur dengan
Gambar 6.6. Rekomendasi Upaya Peningkatan Parameter Mengelola Data Berdasarkan KPI dan KGI