mendesain database dalam sistem informasi akuntansi. Model data REA menyediakan struktur dengan 2 cara : Pertama adalah mengidentifikasi apakah kesatuan-kesatuan harus dimasukkan dalam database SIA, kedua adalah penjabaran bagaimana membuat struktur hubungan diantara kesatuan-kesatuan dalam database. Materi pembahasan REA dengan data model, entity relationalship (ER) diagrams untuk mengembangkan diagram REA,
implementasi diagram REA ke database relational menggunakan diagram REA dan
mengintegrasikan diagram REA atas seluruh siklus akuntansi. Tujuan Instruksional Umum : Pada akhir kuliah, mahasiswa mampu berpikir, yaitu dapat tahu mengenai istilah umum, tujuan, ruang lingkup manajemen data bases design Tujuan Instruksional Khusus : Tujuan utama dari mata kuliah ini adalah membekali mahasiswa cara berpikir dan pemecahan persoalan dalam paradigma manajemen data bases design. Mahasiswa harus mampu membuat penyelesaian masalah data bases design diberbagai instansi, baik pemerintahan maupun swasta dan kemudian ia mampu untuk mengeksekusi aplikasi melalui diagram Resource-Event-Agent. Setelah mempelajari bab ini mahasiswa diharapkan dapat : 1.
Menggunakan REA sebagai alat design data base Diktat Kuliah : Sistem Informasi Akuntansi 42
43. 2. Menggunakan REA diagram 3. Membangun seperangkat table data base dari suatu model REA 4. Membaca REA diagram dan mengkaitkannya dengan kegiatan usaha BAB IV BAB 4 MANAJEMEN DESAIN DAN DATABASE MODEL DATA REA
(RESOURCE EVEN AND AGENT)4.1 Model Data dan Rancangan Data Base4.1.1 Model data REA (Resource Event & Agent) Data modeling adalah proses pendefinisian dari sebuah database sehingga mewakilisemua aspek dalam organisasi, termasuk interaksi dengan pihak luar. Model data REA adalahperangkat modeling konseptual yang khususnya didesain untuk menyediakan struktur untukmendesain data base dan sistem informasi akuntansi. Model data REA menyediakan strukturdengan 2 cara : (a) Mengidentifikasi apakah kesatuan-kesatuan harus dimasukkan dalam database AIS. (b) Dengan penjabaran bagaimana membuat struktur hubungan diantara kesatuan-kesatuan dalam database. Jenis-Jenis Kesatuan REA terdiri dari : 1) Sumber daya; Didefinisikan sebagai hal yang mempunyai nilai ekonomis dalam organisasi, contoh : kas, inventori, perlengkapan, peralatan dan tanah.2) Kejadian/Transaksi; Berbagai kegiatan bisnis, yang manajemen lakukan untuk mengumpulkan informasi untuk perencanaan dan pengawasan. Beberapa transaksi secara langsung mempengaruhi kuantitas dari sumber-sumber daya. Sebagai contoh : kegiatan penjualan menurunkan kuantitas inventaris dan kegiatan pengumpulan uang kas meningkatkan sejumlah besar kas.3) Agen ; dalah orang-orang dan organisasi yang berpartisipasi dalam setiap kejadian dan kepada merekalah
informasi dibutuhkan untuk perencanaan, pengawasan dan pengevaluasian.4.1.2 Entity-Relationship Diagrams (E-R Diagram) Adalah satu metode untuk menggambarkan sebuah data base dalam bentuk skema.Disebut REA diagram karena menunjukkan berbagai model kesatuan dan hubungan pentingdiantara mereka. Di dalam sebuah diagram karena
menunjukkan berbagai model kesatuan danhubungan penting diantara mereka. Di dalam sebuah diagram REA, kesatuan muncul dalambentuk segiempat dan hubungan antara
kesatuan-kesatuan digambarkan dalam bentukdiamond, seperti gambar yang tertera di bawah, yaitu sebuah diagram REA dari bagian siklusDiktat Kuliah : Sistem Informasi Akuntansi 43
44. pendapatan untuk menyederhanakan gambar tersebut kita hanya memasukkan dua transaksi,yaitu penjualan merchandise untuk pelanggan dan kumpulan uang kas dari
pelanggan.Resources Evens Agens Inventor Line Items Sales Party Sales person y Ma to Ma de de Customer to to Recei ved Cash Incerase Cash collection from s Recei Cashier ved4.1.3 Mengembangkan Diagram REA by REA memperlakukan sistem akuntansi sebagai
representasi virtual bisnis yangsebenarnya. Dengan kata lain, itu menciptakan objek komputer yang langsung mewakili bendanyata dunia bisnis. Dalam istilah ilmu komputer, REA adalah suatu ontologi. Objek nyatatermasuk dalam model REA adalah: (1) Barang, jasa atau uang, yaitu, sumber daya, (2)Transaksi bisnis atau perjanjian yang mempengaruhi sumber daya, yaitu, kejadian, (3) Orangatau badan-badan manusia lain (perusahaan lain, dll), yaitu, agen. REA sistem biasanyadimodelkan sebagai database relasional, meskipun hal ini tidak wajib. Desain biasanyamenggunakan diagram entitas-hubungan. Pengembangan diagram REA untuk siklus transaksiyang spesifik terdiri dari tiga tahap :1)
Mengidentifikasikan setiap kejadian atau transaksi yang mempengaruhi perubahan dasar ekonomi dalam siklusnya.2) Mengidentifikasi sumber daya yang mempengaruhi setiap kejadian atau transaksi beserta agen-agen yang terlibat.3) Menentukan pokok utama untuk setiap hubungan kerjasama.Tahap – Tahap Model REA :Tahap 1: Mengidentifikasikan peristiwa perubahan ekonomi Dasar REA terdiri dari dua peristiwa, yang satu meningkatkan sumber daya yang lainnya menurunkan sumber daya. Perubahan dasar ekonomi pada siklus pendapatan berhubungan dengan penjualan barang atau jasa dan penerimaan pembayaran kas dari penjualan. Gambaran sebuah diagram REA untuk setiap siklus individu, biasanya dengan membagi kertas kerja menjadi 3 kolom untuk setiap pekerjaan. 1. Kolom kiri untuk sumber daya 2. Kolom tengah untuk peristiwa/transaksi 3. Kolom agen untuk agen adalah sangat penting untuk menentukan apakah masih ada peristiwa binis lainnya dalam siklus tersebut atau tidak.Tahap 2 : Mengidentifikasikan sumber daya dan agen-agen. Satu dan peristiwa penting dapat dispesifikasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh peristiwa tersebut dapat
didefinisikan. Bagaimana dengan Account Receivable? Ini tidak termasuk dalam peristiwa penting tersebut, karena account receivable tidakDiktat Kuliah : Sistem Informasi Akuntansi 44
45. terdapat dalam definisi model data REA. Account Receivable adalah objek yang tidak bebas, tetapi penyajiannya sederhana pada waktu berbeda antara dua peristiwa. Yaitu penjualan dan pengumpulan kas. Konsekuensinya, jika data tentang penjualan dan
pengumpulan kas disimpan dalam data base, maka tidak perlu menyimpan informasi secara berlebihan tentang account receivable.Tahap 3 : Mengidentifikasi jabatan (cardinalitas) Jabatan mengidentifikasikan hubungan beberapa kejadian dalam suatu perusahaan yang dapat dihubungkan dengan kejadian pada perusahaan lain. Beberapa perusahaan dapat
mengimplementasikan kejadian tersebut dalam sebuah table. Pada kenyataannya jabatan dapat menyediakan informasi tentang bagaimana baris- baris dalam table dari hubungan yang lain dapat dihubungkan dengan tiap-tiap baris dalam table tersebut, jabatan seringkali
diekspresikan menjadi 2 yaitu jabatan minimum dan jabatan maksium.4.2 Jenis-Jenis Entitas REA Model REA secara khusus diperugunakan dalam desain database SIA sebagai
alatpembuatan model konseptual yang fokus pada aspek sistemtik bisnis yang mendasari aktivitasrantai nilai organisasi. Model REA memberikan petunjuk dalam desain database dengan caramengidentifikasi entitas apa yang seharusnya dimasukkan kedalam database SIA, dan jenisREA: (1) Sumber daya (resource) yang didapat dan dipergunakan oleh organisasi, (2) Kegiatan(event) aktivitas bisnis yang dilakukan oleh organisasi, (3) Pelaku (agent) pelaku atauhubungan dengan agent unit bisnisTipe-tipe kerjasamaMenurut maksimum jabatan, ada tiga jenis kerjasama yaitu :1. A one-to-one relationship atau hubungan antara satuan, jika jabatan maksimum tiap perusahaan hanya ada satu. A. One-to-one (1:1) Relationship (0,1) (1,1) Cash Sales Pays for CollactionsB. One-to-Many (1:N) Relationship Between Sales and Cash Collection (0,N) (1,1) Sales Pays Cash for CollactionsB. One-to-Many (1:N)
Relationship Between Cash Collection and Sales (0,1) (1, N) Sales Pays Cash for Collactions A. Many-to-Many (M:N) Relationship (0, N) (1, N) Sales Pays Cash for CollactionsDiktat Kuliah : Sistem Informasi Akuntansi 45
46. 2. A one-to-many relationship atau hubungan satuan dengan besaran jika jabatan maksimum dalam suatu perusahaan hanya ada satu dan jabatan maksimum perusahaan lain hanya ada sebanyak N.3. A-many-to-many relationship atau hubungan antara besaran, jika jabatan maksimum di kedua perusahaan sebanyak N.4.2.1 Penerapan diagram REA dalam Database RelationalTahap 1 : Membuat table untuk setiap satuan dan hubungan antara besaranTahap 2 : Mengidentifikasi atribut-atribut untuk setiap tabel : a. Kunci utama.
Perusahaan seringkali membuat identifikator numeric (berupa angka) yang merupakan sumber khusus identifikasi yang unik, kejadian-kejadian dan agen-agen, identifikator numeric ini merupakan kandidat yang baik sebagai kunci utama. Sebagai contoh, S&S dapat
menggunakan nomor invoice sebagai kunci utama pada tabel penjualan dan jumlah
konsumen sebagai kunci utama pada tabel konsumen. b. Atribut-atribut lain. Seperti tanggal dan jumlah dari masing-masing penjualan, diperlukan untuk melengkapi dan mengakuratkan proses transaksi dan produksi pada pengukuran keuangan dan laporan manajerial. Atribut lain disimpan karena mereka memberikan fasilitas pada manajemen secara efektif terhadap suatu sumber organisasi, kejadian dan agen-agen. c. Data harga. Harga disimpan sebagai tabel pada tabel invetaris d. Data komulatif. Jumlah yang tersedia dalam neraca rekening kas tidak perlu dicatat karena keseluruhan dalam database, karena system dapat menghitung mereka
kapanpun diperlukan.Tahap 3 : Penerapan hubungan antara satuan dan hubungan satuan dengan besaran.Pola Dasar REA (Basic REA Templete) Pelak Pelaku Internal Sumber MENERIMA u Arus Daya A Masuk Sumber Daya A Pelak Pelaku u Eksternal Pelak Pelaku Internal Sumber MEMBERI Arus u Daya B Kelua Sumber Daya B r Pelak Pelaku u
Eksternal4.2.2 Penggunaan diagram REA :a. Dokumentasi Diagram REA kegunaanya sangat khusus sekali misalnya dalam dokumentasi pembuatandatabase SIA. Diagram REA
memberikan dua tipe yang penting dalam informasi mengenai database SIA yang tidak digambarkan di dokumentasi lainnya, yaitu informasi tentang hubunganantara data dan informasi tentang pelatihan bisnis organisasi.Diktat Kuliah : Sistem Informasi Akuntansi 46
47. Diagram REA dengan jelas menggambarkan hubungan antara bermacam-macam datayang disimpan di dalam data base akuntansi. Berbeda dengan flowchart yang
hanyamemperlihatkan bagaimana membuat dan menggambarkan karakteristik utama file, sepertibagaimana file diatur dan dicatat. Seperti halnya data flow diagram
menggambarkankandungan atau isi dari masing-masing file dalam sebuah system, tetapi tidak secara jelasmemperlihatkan bagimana file-file itu berhubungan satu dengan lainnya.b. Informasi tentang pelatihan bisnis Mengartikan dengan benar apa yang menjadi utama dalam diagram REA maksudnyaharus mengartikan dengan benar peristiwa apa dalam keseluruhan yang mewakili. Ini selalumudah baik bagi agen maupun bagi transaksi secara keseluruhan. Setiap peristiwa dari agensebuah entitas mewakili orang yang khusus atau organisasi. Sama seperti, setiap peristiwa darikejadian sebuah entitas mewakili aktivitas bisnis yang khusus atau transaksi. Contoh, setiapperistiwa penjualan mewakili transaksi penjualan yang khusus.c. Informasi Tentang Isi Database Diagram REA menggambarkan hubungan antara berbagai data yang disimpan dalam database akuntansi, sebaliknya flowchart hanya
menunjukkan file yang ada dan menggambarkankarakter dasar mereka, sebagaimana mereka dikumpulkan dan disimpan. Diagram dataflowchart (DFD) menunjukkan isi dari tiap file dalam system, tapi tidak menunjukkanbagaimana file-file itu berhubungan satu dan lainnya. Hubungan dalam diagram REA menyediakan informasi yang berguna tentang
keadaanperusahaan dan kebijakan yang dianutnya. Contohnya menyediakan kredit untukpelanggannya dan juga mengijinkan mereka untuk melakukan pembayaran secara berkala. Inijuga mengindikasikan bahwa perusahaan telah menjual barang dalam jumlah yang besar.Resources Evens Agens (1,1) (1,N) Inventor Sales Party Sales person Line Items y (0,N) (1,N) (0,N) to (0,N) (0,N) Made Made to Customer to (0,N) Received (1,N) (1,1) (1,N) (1,1) from Inventor Inceras Cash Collection (1,1) (1,N) y es Received Cashier byTabel nama Contents (primary key, foreign keys, other atributes)Inventory Item #, description, cost, priceSales Invoice #, salesperson #, customer #, data, amount, timeSalesparson Employee #, name, date hired, salaryCashier Employee #, name, date hired, salaryCastomer Customer #, name, street, city, state, credit limitCash Account #, type, locationCash collaction Remittance #, customer #, cashier #, account #, data, amountDiktat Kuliah : Sistem Informasi Akuntansi 47
48. Sales-Inventory Invoice #, Item #, Quality sold, replacement, ageSales-cash collections Invoice #, remittance #, amount Dengan mengetahui tiap-tiap apa yang didapat dari sumber data bagaimanapun, dapatkadang-kadang lebih sulit, ingat bahwa informasi tentang atribut-atribut yang disimpandengan tiap tujuan hubungannya kadang-kadang termasuk dalam diagram REA. Hal ini dapatdigunakan untuk menerjemahkan tujuan dari sumber itu. Dalam Figure 6.7 daftar dari atributinventory yang termasuk kuantitasnya. Ini menggambarkan bahwa tiap baris dari inventorymewakili salah satu macamnya tidak dalam obyek individual. Baris baris tersebut dapat menyimpan data tentang item yang spesifik, contohnya VCDPlayer, dan baris lainnya dapat menyimpan data tentang item spesifik lainnya S&S akanmengetahui berapa banyak tiap produk ini akan di tangan, konsekuensinya,
kuantitas atributdi tangan akan ditemukan di dalam catatan inventory. Sekarang kita kaji hubungan antarapenjualan dan inventory. Hubungan ini disebut garis item dan menunjukkan fakta bahwapenjualan melingkupi satu atau lebih barang persediaan, tiap-tiap mana muncul sebagai garisitem terpisah pada Sales in Voice. Kuantitas penjualan menunjukkan bahwa pelanggan dapatmembeli lebih dari satu barang. Lihat hubungan antara kas dan pengumpulan kas. Tiap barisdalam satuan kas menunjukkan akun yang spesifik, yang mana satu baris menyimpan datatentang kas pemeriksaan reguler S&S, yang lainnya tentang payroll, yang lainnya lagi tentangakan investasi pasar uang dan seterusnya. menggambarkan hubungan
antara kas danpengumpulan kas sebagai kesatuan, semua pengumpulan kas didepositokan ke akun yangsama.4.2.3 Spesifikasi Organisasi tentang Diagram REA Meskipun perkembangan dari diagram REA untuk siklus pendapatan S & S (satu siklus)kelihatannya sudah tegas dan intuitif, model dan dapat menjadi suatu proses yang kompleks.Biasanya diagram REA adalah unik untuk suatu organisasi. Contohnya S&S tidak menerimapesanan dari pelanggan.
Maksudnya, pelanggan hanya dapat membeli barang-barang yangsudah ditentukan sebelumnya. Konsekuensinya siklus pendapatan S&S hanya melengkapi 2item dasar : Penjualan dan pengumpulan kas, sebaliknya perusahaan pesanan lewat suratmenerima pesanan pelanggan, mengambil barangnya di gudang dan melakukan pengapalanpesanan itu pada pelanggannya. Untuk itu diagram REA untuk siklus pendapatan dariperusahaan tersebut melingkupi hal-hal : terima pesanan, mengisi peranan, menghapalkanpesanan dan
mengumpulkan kas. Untuk lebihnya perusahaan retail seperti S&S hanya punyasatu inventory, diagram REA untuk perusahaan manufaktur melingkupi kesatuan terpisahuntuk material dan finished goods inventory. Akhirnya karena S&S menjual barang denganjumlah besar, model diagram REAnya menunjukkan hubungan antara penjualan dan
invetory.Sebaliknya dengan REA untuk penjualan barang seni langka akan menggambarkan hubunganantara penjualan dan pengumpulan kas.4.2.4 Memindahkan Informasi dari SIA Diagram REA yang lengkap juga menunjukkan panduan berguna dalam menggunakandata base SIA. Awalnya menunjukkan nomor-nomor dari elemen-elemen yang ditemukandalam SIA tradisional seperti jurnal, ledger dan informasi tentang klaim, contohnya kunreceivables. Sebenarnya semua informasi itu disajikan, tapi disimpan di format yang berbeda.Informasi biasanya ditemukan dalam jurnal yang disimpan dalam tabel untuk menyimpan dataDiktat Kuliah : Sistem Informasi Akuntansi 48
49. tentang transaksi. Contohnya jurnal penjualan dapat diproduksi dengan
menampilkanmasuknya yang diperlukan dalam tabel penjualan. Ini akan menghasilkan daftar dari semuaperistiwa penjualan, yaitu tunai dan kredit, proses serupa dapat dilakukan
untukmemproduksi pengumpulan kas, pembelian atau jurnal pengeluaran kas. Bentuk
informasisecara tradisional biasanya berisi ledger disimpan dalam data base kombinasi antara sumberdan tabel peristiwa. Tiga jenis hubungan yang terdapat dalam kemungkinan tiga jenis dasar hubungan antarentitas: 1. Hubungan satu-ke-satu (one-to-one relationship) : (1:1) terjadi saat kardinal maksimum untuk setiap entitas dalam hubungan tersebut adalah N 2. Hubungan satu-ke-banyak (one-to-many reletionship) : (1:N) terjadi saat kardinalitas maksimum dari suatu entitas dalam hubungan adalah 1 dan kardinalitas maksimum entitas lainnya dalam hubungan tersebut adalah N. 3. Hubungan banyak-ke-banyak (many-to-many
relationship ) : (M:N) Terjadi saat kardinalitas maksimum kedua entitas dalam satu hubungan adalah N.LATIHAN - 4 1. Apakah yang dimaksud dengan model diagram REA? 2.
Bagimanakah model data REA dalam menyediakan struktur untuk e-commerce ? 3. Sebutkanlah jenis-jenis kesatuan model data REA dalam sistem informasi akuntansi 4. Sebutkanlah bagimana penerapan diagram REA dalam data base relational. 5. Uraikanlah tujuan dokumentasi dalam model date REA 6. Berikan contoh (dari perusahaan yang anda kenal) untuk setiap situasi bisnis yang dideskripsikan oleh kardinalitas hubungan berikut : a. Penjualan (0,N) ke pengumpulan Kas (1,N) b. Penjualan (1,1) ke Persediaan (0,1) c.
Pembelian (0,N) ke pengeluaran Kas (1,N) d. Pembelian (0,1) ke Pengeluaran Kas (1,N) e. Pembelian (1,N) ke Pengeluaran Kas (1,1) f. Pegawai (1,1) ke Departemen (1,N) g.
Pembelian (1,1) ke Penerimaan Persediaan (1,N)SOAL - 41. Uraikanlah dan jelaskan
penggunaan diagram REA melalui teknologi informasi dan jaringan teknologi internet untuk business online.2. Buatlah gambar diagram REA untuk pendapatan dan pengeluaran kas, jelaskan penerapan diagram REA tersebut dalam database relational pendapatan dan pengeluaran kas.3. Jelaskan menurut pendapat anda tujuan dan fungsi penggunaan model diagram REA apabila kita membuat suatu perancangan sistem informasi akuntansi komputer.4. Jelakan spesifikasi organisasi tentang diagram REA dalam sistem informasi akuntansi perusahaan Industri, mulai dari pembelian bahan kemudian pengolahan, kemudian barang jadi dan sampai persediaan barang jadi.Diktat Kuliah : Sistem Informasi Akuntansi 49 50. 5. Buatlah diagram REA dan jelaskan tipe-tipe dalam sistem informasi akuntansi piutang, penjualan dan hutang usaha.6. PT Sanjaya Utama menyediakan perlengkapan (sparepart) dan services untuk berbagai komputer. Pelanggan dapat membeli perlengkapan dan melakukan perbaikan sendiri di rumah, atau mereka boleh membawa komputer mereka untuk diperbaiki di toko tersebut, namum mereka akan membayar biaya perlengkapan mencakup pembelian perlengkapan, hanya saja baia kerja untukservices . Pelanggan individual harus membayar semua pembelian peralatan secara penuh pada saat penjualan. Pelanggan individu harus membayar 50% di depan ketika membawa komputernya untuk diservices dan membayar sisanay pada pada saat mengambil komputer tersebut. Akan tetapi, pelanggan korporat ditagih perbulan untuksemua penjualan (perlengkapan dan services). Meskipun PT Sanjaya Utama memiliki beberapa rekening bank, semua penjualan
dimasukkan kedalam rekening utama. Diminta gambarlah diagram REA DAFTAR PUSTAKA 1. Bodnar, George H. and William S. Hopwood (2004), Sistem Informasi Akuntansi, 9 th ed Andi Yogyakarta. 2. Hall. A James (2004), Accounting Information
Steinbart (2005), Accounting th Information System, 9 ed Salemba Empat Jakarta.Diktat Kuliah : Sistem Informasi Akuntansi 50
