3.1 Sejarah Singkat Perpustakaan UMSU
Lahirnya Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara (UMSU) kampus III dilatar belakangi oleh lahirnya kampus III UMSU. Pada awalnya UMSU hanya memiliki dua kampus pada lokasi yang berbeda, yaitu kampus I terletak di Jalan Medan Area, sedangkan kampus II terletak di Jalan Demak Medan.
Usaha mendirikan gedung pada kampus III didasari oleh tuntutan kebutuhan dengan meningkatnya jumlah mahasiswa yang mendaftar pada tahun 1982. Hal ini didasari oleh pihak pimpinan UMSU Medan dengan berupaya untuk menyediakan dan mendirikan kampus baru.
Atas bantuan dari H. Probo Sutedjo selaku Dewan Rektor UMSU Medan, berdirilah kampus III yang terletak di Jalan Kapten Muchtar Basri, BA No. 3 (Kampus Mercubuana) dengan luas bangunan ± 2 hektar. Pada tahun 1992 kampus III UMSU diresmikan pemakaiannya oleh Mentri Penerangan Harmok yang sekaligus meresmikan tiga unit gedung yaitu unit rektorat, gedung Fakultas Ekonomi dan gedung Fakultas Hukum yang tergabung dengan Fakulultas IsIpol serta Rektorat UMSU Medan yang semua berada pada kampus I pindah ke kampus III.
Perpustakaan UMSU sebenarnya telah berdiri dilingkungan kampus I sejak tahun 1957 tepatnya pada tahun 17 Februari bersamaan dengan berdirinya Fakultas Filsafat, sebagaimana yang telah diuraikan di atas, oleh karena meningkatnya jumlah manusia yang mendaftar ke UMSU Medan di mulai pada tahun 1982, pusat penyelengaraan akademik UMSU Medan yang sebelumnya berada pada kampus I pindah ke kampus III termasuk gedung Rektorat UMSU Medan.
Untuk melengkapi fasilitas dan sarana pendidikan dilingkungan kampus III, maka pada tahun 1994 Pimpinan UMSU mendirikan sebuah perpustakaan baru. Perpustakaan didirikan dengan tujuan untuk mendukung dan menunjang
24
misi pendidikan yang di emban lembaga induknya. Di samping itu untuk mempermudah pengguna mamanfaatkan perpustakaan. Dengan berdirinya perpustakaan dilingkungan kampus III, maka civitas akademik menjadi lebih mudah dalam memanfaatkan fasilitas perpustakaan.
Pimpinan Perpustakaan UMSU kampus III Medan bernama T. Syah Bakar Umri, SE. Dipimpin oleh Bapak Taufan Iskandar, SH. Kepala perpustakaan bertanggung jawab kepala kepada biro. Untuk melakukan kegiatan perpustakaan sehari-hari kepala perpustakaan dibantu beberapa pegawai yang menangani setiap bagian di perpustakaan kampus III.
3.2 Visi dan Misi Perpustakaan UMSU a. Visi
Menjadi pusat keunggulan dalam penyelengaraan dan pengembangan keislaman, ilmu pengetahuan dan profesionalitas, kesenian dan teknologi berwawasan global.
b. Misi
1. Menyelenggarakan pendidikan dan pengajaran, penelitian, pengabdian dan pembinaan nilai-nilai hidup islami.
2. Mengembangkan kebebasan befikir ilmiah yang dijiwai dengan semangat ketauhidan.
3. Mengembangkan jiwa kemandirian dalam berbagai ilmu pengetahuan, 4. Keahlian/ketrampilan, teknologi dan seni.
5. Menyelenggarakan kegiatan dakwah islam sebagai bagian integral dari tujuan Muhammadiyah.
3.3 Tujuan Perpustakaan UMSU
1. Terwujudnya Intelektual yang beriman, berakhlak mulia, percaya pada diri sendiri serta dapat beramal sesuai dengan bidang ilmu dengan ikhlas demi terwujudnya masyarakat utama yang diridhai oleh Allah SWT.
2. Terwujudnya manusia yang berkualitas secara intelektual, spiritual dan emosional, menguasai ilmu pengetahuan, teknologi dari/atau seni,
25
berdasarkan pada semangat nasionalisme, moral, sistem nilai dan budaya bangsa. Yang mendukung peningkatan daya saing bangsa. 3. Terwujudnya intelektual yang memiliki kemampuan berbahasa dan
berkomunikasi dalam rangka penyetaraan dalam pergaulan global. 4. Terwujudnya intelektual dalam berbagai bidang yang berjiwa
wirausaha dan memiliki keunggulan kompetitif.
5. Mewujudkan kader persyarikatan, kader umat, kader bangsa dalam rangka mewujudkan cita-cita Muhammadiyah sebagai gerakan dakwah amar ma’ruf nahi munkar yang berpedoman kepada Al-Quran dan Sunnah.
3.4 Struktur Organisasi Perpustakaan UMSU
Dalam menjalankan segala jenis kegiatan dalam sebuah organisasi atau lembaga sangat diperlukan adanya suatu struktur organisasi yang jelas, termasuk dalam hal ini struktur organisasi Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara (UMSU) Medan.
Dengan adanya struktur organisasi yang jelas, maka akan diketahui jenjang jabatan dan bertangung jawab serta jenis kegiatan serta hubungan kerja dan masing-masing bagian atau unit kerja yang ada.
Tugas perpustakaan tertuang dalam struktur organisasi yang terdiri dan beberapa bagian yaitu:
1. Seketaris/sub. bagian tata usaha. 2. Divisi pengatalogan.
3. Divisi perawatan dan layanan pengguna
Adapun tugas masing-masing sub bagian tersebut adalah sebagai berikut
1. Bagian pengatalogan, memilih bahan pustaka yang hendak dimasukan keadaan daftar koleksi perpustakaan yang sesuai dengan kurikulum pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat dengan memperhatikan keseimbangan koleksi dan menentukan jenis koleksi. 2. Bagian pengelolahan, mengatalog dan mengklasifikasi bahan pustaka
serta membuat kelengkapan dan bahan pustakan tersebut hingga bahan pustaka tersebut siap untuk dimanfaatkan pengguna.
26
3. Layanan pengguna, melaksanakan layanan sirkulasi, referensi dan deposit.
Gambar 3.1: Struktur Organisasi Perpustakaaan UMSU Sumber : Perpustakaan UMSU, 2015
3.5 Staf Manajemen Koleksi
Staf tenaga perpustakaan yang menangani manajemen koleksi sebanyak 5 Orang dan yang bertanggung jawab dalam kegiatan manajemen koleksi adalah kepala perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara.
3.6 Waktu Pelayanan Perpustakaan
Waktu pelayanan Perpustakaan UMSU Medan adalah sebagai berikut: Senin-Jum’at : Pukul 08:00 s/d 21:00 Wib
Sabtu : Pukul 09:00 s/d 20:00 Wib
Kepala Perpustakaan Irfan Bustami, SH. M. Hum
KTU/Ka. Divisi Sirkulasi dan Pelayanan
Pengguna Kampus III KTU Kampus III Sub.
Bag. Tata Usaha
Ka. Divisi Pengatalogan dan Perawatan Kampus III
Ka. Divisi Sirkulasi dan Pelayanan
Pengguna Kampus III
Ka. Divisi Teknologi Informasi dan
Komunikasi Kampus III
Pengadaan Buku dan Jurnal
Keanggotaan Layanan Automasi
Pengatalogan Buku dan Non Buku
Sirkulasi Utama Layanan Online Layanan Pengguna
Perawatan Pustaka Layanan Serial Refrensi dan Deposit
27
Berdasarkan uraian diatas diketahui bahwa jam buka Perpustakaan UMSU memiliki 2 (dua) shif dan sudah cukup memadai dengan jumlah pengunjung perpustakaan. Dilihat dari pengunjung yang berkisar 400 orang/hari dan biasanya perpustakaan melakukan pelayanan sirkulasi sebanyak 135 orang/hari. Jam buka perpustakaan juga dianggap sudah memadai karena pelayanan sirkulasi bisa dilakukan malam hari dan UMSU juga mempunyai jam perkuliahan pada malam hari. Jadi mahasiswa yang jam perkuliahannya pada malam hari dapat memanfaatkan fasilitas dan layanan perpustakaan.
3.7 Koleksi Perpustakaan
Untuk menjadi perpustakaan yang baik, maka suatu perpustakaan tersebut ditinjau dari jumlah koleksi bahan pustakanya. Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara (UMSU), memiliki jumlah koleksi terdiri dari koleksi buku (9.893 judul dan 19051 eksamplar).
Tabel 4: Jumlah Koleksi Bahan Pustaka
No Bidang Ilmu Jumlah Judul Jumlah
Eksemplar 1 Fakultas keguruan dan
pendidikan 1.248 2.603
2 Fakultas Agama Islam 1.460 2.275
3 Fakultas Ilmu sosial Politik 1.231 2.002
4 Fakultas Pertanian 1.254 2.663
5 Fakultas Ekonomi 1.693 3.839
6 Fakultas Hukum 1.751 3.046
7 Fakultas Teknik 1.256 2.623
Total 9.893 19.051
Sumber : Perpustakaan UMSU
Selain jumlah koleksi bahan pustaka dalam bentuk teks, Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara juga memiliki bahan koleksi dalam bentuk lain yaitu :
No Koleksi Judul/Bidang
1 Majalah Ilmiah Ilmu-Ilmu Humaniora MENTARI, VISI.
2 Jurnal
Manajemen, Penelitian Humaniora, Penelitian dan Pengembangan Telekomunikasi, Ilmiah Manajemen dan Bisnis, Spirit Publik Jurnal Ilmu Administrasi.
3 Koran Waspada, Sinar Indonesia Baru, POS.
28
No Koleksi Judul/Bidang
Mukjizat Islam, Pengetahuan Populer, Geograafi, dan Al-Qur’an.
5 Skripsi
Akuntansi, Manajemen, Ekonomi Perbankan, Perpajakan, Komunikasi, Administrasi Negara, Bahasa Inggris, Matematika, Mesin.
6 CD Pengantar Ekonomi, Mikro, Tehnik Statistik dalam Bisnis dan
Ekonomi, Akuntansi Biaya.
3.8 Anggaran Perpustakaan
Salah satu faktor pengembangan koleksi perpustakaan adalah keberadaan dana ataupun anggaran yang memadai. Faktor ini sangat penting dalam menambah dan memperbanyak jumlah koleksi di perpustakaan.
Besar kecilnya dana bagi suatu perpustakaan secara umum berbeda-beda, hal itu ditentukan oleh kebutuhan perpustakaan itu sendiri, dan dari hasil pengamatan, anggaran biaya pada Perpustakaan UMSU diperoleh dari Universitas yaitu Rp. 750.000.000,-/Tahun, sedangkan hasil dan sanksi denda peminjamaan buku biasanya digunakan untuk fasilitas dan peralataan Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara. Namun anggaran biaya untuk Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara tidak menyebutkan total biaya anggaran perpustakaan per tahun.
3.9 Weeding (Penyiangan)
Berdasarkan hasil wawancara dengan petugas perpustakaan kegiatan weeding dilakukan 5 tahun sekali dan terakhir melakukan kegiataan weeding pada tahun 2013. Dengan prosedur penyiangan yang dilakukan di Perpustakaan Utama Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
1. Pustakawan menyusun daftar koleksi yang akan dikeluarkan dari rak.
Penyiangan bahan pustaka di perpustakaan utama diawali dengan proses stock opname atau perawatan. Setelah melakukan stock opname biasanya akan menghasilkan beberapa buku yang kurang layak dipakai, seperti out of date, rusak, tidak bisa dijilid dan kekurangan-kekurangan lainnya. Jadi, awalnya para pustakawan bagian layanan teknis mendata semua buku yang ada.
Setelah semua data terkumpul, pustakawan biasanya terbagi dalam beberapa orang atau kelompok kecil untuk mendata dan menganalisa setiap bahan
29
pustaka, apakah masih layak untuk dipakai ataukah masuk kriteria penyiangan. Bahan pustaka yang masih layak akan diberi tanda khusus, dan untuk bahan pustaka yang sudah tidak layak langsung masuk kriteria penyiangan dan dalam formnya akan diberiketerangan ‘disiangi’ atau ‘weeding’.
2. Daftar koleksi yang akan disiangi kemudian dilaporkan kepada Kepala Perpustakaan untuk memberi keputusan/ persetujuan.
Prosedur selanjutnya adalah bahan pustaka yang sudah selesai didata dan dianalisa oleh para petugasnya kemudian diserahkan kepada kepala perpustakaan. Kepala perpustakaan utama akan membaca dan mengecek hasil laporan tersebut, dan jika bahan pustaka yang siap disiangi sudah sesuai dengan kebijakan yang ada maka kepala perpustakaan akan langsung menandatangani atau menyetujuinya. Setelah itu proses penyiangan weeding bisa langsung dilaksanakan. Kemudian untuk mempermudah penyeleksian, para staf yang membagi koleksi menjadi dua kategori, yaitu koleksi umum dan koleksi Islam. Dari data tersebut dijadikan sebagai acuan melakukan stock opname dan weeding. Dalam proses penyiangan (weeding), pustakawan menggolongkannya dalam beberapa golongan dan setiap golongan diberi tanda khusus. Tanda-tanda tersebut adalah sebagai berikut.
Tabel 2
Tabel Tanda-tanda dalam Penyiangan
A Rusak parah dan penggunaan masih tinggi B Rusak parah dan penggunaan rendah C Rusak ringan dan penggunaan tinggi D Rusak ringan dan penggunaan rendah
E Out (out of date, rusak dan tidak dapat diperbaiki lagi)
3. Bahan pustaka yang akan dikeluarkan dari koleksi, nomor katalognya dibiarkan namun koleksinya dianggap tidak tersedia.
Saat ini perpustakaan utama sudah menggunakan katalog online, dan maksud dari prosedur ini adalah bahan pustaka yang akan disiangi harus dikeluarkan dari katalog online. Namun, dalam hal ini perpustakaan tidak benar-benar mengeluarkannya, perpustakaan hanya memberi tanda khusus untuk bahan pustaka yang ditarik tersebut. Biasanya dalam katalog online ada tiga tanda khusus; yaitu tersedia, rusak dan hilang. Jika bahan pustaka ditarik untuk disiangi,
30
maka dalam katalog online tanda “rusak” akan di-check list. Lebih jelas mengenai tanda-tanda tersebut akan dijelaskan berikut ini.
4. Bahan pustaka yang masih bisa diperbaiki dikembalikan ke dalam rak koleksi.
Untuk memastikan bahwa bahan pustaka memang layak disiangi, maka perlu dilakukan pengecekan dan analisa yang benar. Bahan pustaka yang selayaknya masih bisa dijilid bisa dikembalikan ke rak koleksi setelah dijilid ulang. Kemudian bahan pustaka yang eksemplar atau copyannya lebih dari dua dan memiliki banyak peminat, perpustakaan utama menyediakan kurang lebih lima duplikasi. Sedangkan bahan pustaka yang kurang tampak (sedikit) diminati oleh pemustaka, maka bahan pustaka yang jumlahnya lima eksemplar oleh petugas pemeliharaan akan ditarik tiga eksemplar dan menyisakan dua eksemplar di dalam koleksi. Kalaupun ada koleksi yang sama sekali tidak pernah dipinjam, bukan berarti koleksi tersebut akan sepenuhnya ditarik dari koleksi. Petugas pemeliharaan akan tetap menyisakan dua eksemplar sebagai koleksi, walaupun di dalam akumulasi peminjaman buku selama satu tahun buku ini hanya tercatat satu kali peminjaman saja. Hal ini dilakukan karena mempertimbangkan minimnya koleksi yang ada di perpustakaan.
5. Bahan pustaka yang sudah out of date, kurang diminati dan rusak atau sudah mendapat gantinya bisa disiangi.
Dari semua data yang masuk kategori ‘disiangi’ biasanya masih dilihat dan dianalisa ulang. Semua bahan pustaka yang masuk daftar tersebut belum tentu benar-benar layak disiangi. Ada bahan pustaka yang masih bisa diperbaiki akan dijilid ulang.
3.10 Stock Opname
Banyaknya jumlah koleksi yang ada di suatu perpustakaan tentu akan membuat pendataan bahan pustaka sulit. Tidak saja pendataan koleksi lewat induk, tetapi secara langsung ditempat koleksi tersebut berada. Pendataan ulang kembali jumlah koleksi dalam frekuensi waktu tertentu dapat dikataan sebagai stock opname. Setiap perpustakaan perlu melakukan stock opname agar mengetahui jumlah koleksi bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan.
31
Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara melakukan kegiatan stock opname baru 1 (satu) kali yaitu pada Tahun 2012. Langkah-langkah stock opname Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara Yaitu;
1. Mempersipakan personil yang terdiri dari maksimal 6 orang.
2. Siapkan semua buku yang ada di perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara
3. Siapkan daftar inventaris
4. Siapkan daftar buku yang pernah dipinjam oleh pemustaka
5. Lakukan kegiatan penyiangan bahan pustaka yang ada di Muhammadiyah Sumatera Utara
6. Lakukan pendataan mengenai buku yang sudah tidak relevan (buku yang masuk gudang)
3.11 Shelving
Pelaksanaan shelving koleksi di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara dilakukan berdasarkan mekanisme dan ketentuan berikut ini:
1) Prioritas shelving pada:
a. Prioritas pertama, koleksi yang telah dibaca/digandakan oleh pemustaka saat itu;
b. Prioritas kedua, koleksi hasil kegiatan manajemen koleksi, seperti koleksi pasca-fumigasi, koleksi hasil perbaikan (karena rusak ringan), dan koleksi yang dijilid ulang;
c. Prioritas ketiga, koleksi baru perpustakaan (yang dikirim dari bagian pengolahan literatur);
d. Prioritas keempat, koleksi yang telah dipinjam/digunakan pemustaka Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara.
2) Acuan shelving pada:
a. Acuan pertama, koleksi disusun berdasarkan jenis koleksi, misalnya koleksi umum, referensi, jurnal/ majalah, laporan penelitian, tesis/ disertasi, serta majalah popular.
32
b. Acuan kedua, koleksi disusun berdasarkan nomor klasifikasi, dari urutan terkecil hingga terbesar (klasifikasi dengan sistem DDC 000 – 900).
c. Acuan ketiga, koleksi disusun menurut huruf, nomor, atau kode lain (selain sistem DDC) yang tercantum pada label koleksi (kode panggil), misalnya kode panggil pada koleksi laporan penelitian, tesis/disertasi. d. Acuan keempat, koleksi didusun menurut abjad/alfabet 3 huruf
pertama dari nama penulis/pengarang (perlu dicek secara cermat dan teliiti mulai huruf pertama sampai ketiga).
e. Acuan kelima, koleksi disusun menurut abjad/alfabet 1 huruf pertama dari judul koleksi.
f. Acuan keenam, koleksi disusun/diurutkan berdasarkan jilid, cetakan, atau volume terbitan;
g. Acuan ketujuh, koleksi disusun di rak/tempat lain dari sebelah kiri ke kanan dalam satu rak dari atas ke bawah (lihat sekat rak).
3) Pelaksanaan shelving dilakukan secara cermat dan baik yang dilaksanakan setiap hari.
3.12 Perawatan Bahan Pustaka
Kegiatan perawatan bahan pustaka yang dilakukan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara:
1. Laminasi
Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara melakukan laminasi bagi bahan pustaka yang menguning dan tidak bisa diperbaiki dengan cara menambal dan menyambung. Hal ini dilakukan agar bahan pustaka dapat bertahan selama mungkin.
2. Pembersihan Noda
Noda yang ada pada kertas selain memberi kesan kotor, menimbulkan karat dan asam juga dapat menyebabkan tumbuh jamur. Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara biasanya melakukan pembersihan noda dengan kuas dan penghapus karet. Penghapus digunakan untuk menggosok permukaan bahan pustaka yang kotor dan kemudian bersihkan dengan kuas.
33 3. Perbaikan
Kerusakan bahan pustaka pada Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara memiliki tingkat kerusakan yang relatif kecil hal ini dapat dilihat langsung dari keadaan persediaan buku-buku di rak ataupun di lemari yang ada. Namun bukan berarti tidak ada bahan pustaka yang mengalami kerusakan. Kerusakan-kerusakan yang terjadi pada bahan pustaka dapat diatasi dengan baik oleh pustakawan Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara.
Pada Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara tidak memiliki ruangan khusus untuk melakukan kegiatan perbaikan bahan pustaka yang mengalami kerusakan. Pustakawan memperbaiki bahan pustaka yang mengalami kerusakan hanya menggunakan sebuah meja khusus yang disediakan oleh pihak perpustakaan dimana pada meja tersebut telah tersedia beberapa peralatan yang diperlukan untuk digunakan dalam proses perbaikan bahan pustaka yang mengalami kerusakan. Peralatan yang dimaksud adalah berupa gunting, lem kertas, selotip, pisau, sampul plastik dan lain-lain.
Ada beberapa kegiatan yang dilakukan dalam melakukan proses perbaikan bahan pustaka yang telah rusak yang ada pada Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara.
1. Menyampul kembali bahan pustaka yang sampulnya telah rusak dan usang 2. Menjilid kembali bahan pustaka yang jilidanya telah terlepas
3. Melakukan fotocopi terhadap bahan pustaka yang rusak ataupun lembaran-lembaran bahan pustaka yang telah hilang.
3.13 Pengamanan Koleksi
Perpustakaan Universitas Sumatera Utara menerapkan beberapa perangkat keamanan dan sumber daya manusia untuk menjaga keamanan koleksinya, diantaranya:
1. Barcode
Pengawasan sirkulasi adalah semua kegiatan yang berkaitan dengan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka, kegiatan ini berhubungan dengan pengontrolan peredaran koleksi perpustakaan. Perpustakaan
34
Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara menempelkan barcode ke koleksi buku.
Gambar 3.2 : Barcode Buku 2. Barcode Scanner
Perpustakaan Muhammadiyah Sumatera Utara menggunakan barcode scanner, karena dapat mempermudah perkerjaan dari pustakawan bagian sirkulasi. Barcode scanner dapat membaca informasi/data dengan kecepatan yang jauh lebih tinggi daripada mengetikkan data dan barcode scanner memiliki tingkat ketelitian yang lebih tinggi dalam melakukan pembacaan.
Gambar 3.3: Barcode Scanner Dan Kartu Anggota Perpustakaan UMSU. 3. CCTV
CCTV diletakkan di titik-titik ruangan perpustakaan, namun di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara masih belum ada orang yang secara khusus mengawasi dan memantau perangkat CCTV tersebut, sehingga dalam pengawasan dan pemantauan CCTV belum dilakukan secara maksimal. CCTV yang ada di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara digunakan untuk merekam kegiatan pengguna perpustakaan. Saat ini CCTV diawasi oleh petugas sirkulasi yang khusus mengawasi kegiatan pengguna yang ada di dalam perpustakaan.
35 BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN