BAHASAN VIII DESAIN TATA LETAK ( LAYOUT ) 1. TUJUAN UMUM
Gamabar 30. Membangun Demensi dan Tataletak Departemen
D. MANAJEMEN PERSEDIAAN
Manajer operasi dapat menetapkan suatu sistem untuk mengelola persediaan. Pada bagian ini, secara singkat akan diulas mengenai elemen-elemen sistem manajemen persediaan, yang meliputi:
1) Bagaimana mengelompokkan produk-produk persediaan (disebut analisis ABC) dan 2) Bagaimana mempertahankan keakuratan catatan persediaan yang ada. Kemudian,
akan dibahas pengendalian persediaan di sektor jasa. 1. Analisis ABC
Analisis ABC membagi persediaan yang ada ke dalam tiga kelompok berdasarkan volume tahunan dalam jumlah uang. Analisis ABC merupakan penerapan persediaan dari Prinsip Pareto. Prinsip Pareto menyatakan bahwa ada "beberapa yang penting dan banyak yang sepele". Pemikiran yang mendasari prinsip ini adalah bagaimana memfokuskan sumber daya pada bagian persediaan penting yang sedikit itu dan bukan pada bagian persediaan yang banyak namun sepele.
Untuk menentukan nilai uang tahunan dari volume dalam analisis ABC, dilakukan pengukuran permintaan tahunan dari setiap butir persediaan dikalikan dengan biaya per unit. Butir persediaan kelas A adalah persediaan-persediaan yang jumlah nilai uang per tahunnya tinggi. Butir-butir persediaan semacam ini mungkin hanya mewakili sekitar 15% dari butir-butir persediaan total, tetapi mewakili 70% sampai 80% dari total biaya persediaan. Butir persediaan kelas B adalah butir-butir persediaan yang volume tahunannya (dalam nilai uang) sedang. Butir-butir persediaan ini mungkin hanya mewakili 30% dari keseluruhan persediaan dan 15% sampai 25% dari nilainya. Butir-butir persediaan yang volume tahunannya kecil, dinamakan kelas C, yang mewakili hanya 5% dari keseluruhan volume tahunan tetapi sekitar 55% dari keseluruhan persediaan.
Kriteria selain volume tahunan dalam nilai uang dapat menentukan klasifikasi butir persediaan. Misalnya, perubahan teknis yang diantisipasi, masalah-masalah pengiriman, masalah-masalah mutu, atau biaya per unit yang tinggi dapat membawa butir persediaan yang menaik ke dalam klasifikasi yang lebih tinggi. Keuntungan pembagian butir-butir persediaan ke dalam kelas-kelas memungkinkan ditetapkannya kebijakan dan pengendalian untuk setiap kelas yang ada.
Kebijakan yang dapat didasarkan pada analisis ABC sebagai berikut:
1. Perkembangan sumber daya pembelian yang dibayarkan kepada pemasok harus lebih tinggi untuk butir persediaan A dibandingkan butir persediaan C.
secara lebih ketat; mungkin karena butir persediaan A ini ditempatkan di wilayah yang lebih tertutup dan mungkin karena keakuratan catatan persediaannya harus lebih sering diverifikasi.
3. Meramalkan butir persediaan A mungkin harus lebih berhati-hati daripada meramalkan butir (kelas) persediaan yang lain.
4. Peramalan yang lebih baik, pengendalian fisik, keandalan pemasok, dan pengurangan besar stok pengaman dapat dihasilkan oleh semua teknik manajemen persediaan semacam analisis ABC.
2. Keakuratan Catatan Persediaan
Keakuratan catatan mengenai persediaan ini penting dalam sistem produksi dan persediaan. Keakuratan ini memungkinkan organisasi untuk tidak merasa yakin bahwa "beberapa dari seluruh produk" berada di persediaan dan memungkinkan organisasi untuk tidak hanya memfokuskan pada butir-butir persediaan yang dibutuhkan. Bila hanya suatu organisasi dapat secara akurat menentukan barang yang ada di dalam persediaannyalah yang dapat dapat membuat keputusan yang tepat mengenai pemesanan, penjadwalan, dan pengangkutan.
3. Penghitungan Siklus
Walaupun suatu organisasi mungkin telah melakukan berbagai usaha untuk mencatat persediaan secara akurat, catatan atau arsip ini harus diverifikasi melalui pemeriksaan/audit yang berkelanjutan. Audit semacam ini disebut penghitungan siklus (cycle counting). Dulu, banyak penghitungan perusahaan mengambil persediaan fisik tahunan. Hal ini sering berarti penghentian fasilitas siklus produksi dan menyuruh orang-orang yang tidak berpengalaman untuk menghitung komponen dan bahan baku. Arsip persediaan harus diverifikasi melalui perhitungan siklus. Penghitungan siklus menggunakan klasifikasi persediaan yang dikembangkan lewat analisis ABC. Dengan prosedur penghitungan siklus, butir-butir persediaan dihitung, arsip diverifikasi, dan ketidakakuratan didokumentasi secara berkala.
Penyebab ketidak akuratan ini kemudian dilacak dan tindakan perbaikan yang tepat kemudian diambil sesuai klasifikasi butir persediaannya. Butir persediaan A akan dihitung secara rutin, mungkin sekali sebulan; butir persediaan B kurang rutin, mungkin sekali dalam 4 bulan; butir persediaan C akan dihitung mungkin sekali dalam setahun. Item tertentu yang akan dihitung siklusnya dapat dipilih secara sekuensial atau acak setiap harinya. Pilihan yang lain adalah menghitung siklus item ketika item tersebut dipesan ulang. Penghitungan siklus juga mempunyai keuntungan sebagai berikut:
1. Menghilangkan penghentian dan interupsi produksi yang dibutuhkan untuk persediaan fisik tahunan.
2. Menghilangkan penyesuaian persediaan tahunan. 3. Personel terlatih mengaudit akurasi persediaan.
4. Penyebab kesalahan dapat diidentifikasi dan tindakan pembetulan dapat dilakukan 5. Mempertahankan catatan persediaan yang akurat.
4. Pengendalian Persediaan dalam Industri Jasa
Manajemen persediaan di sektor jasa juga perlu dibahas. Walaupun cenderung terdapat anggapan bahwa di sektor jasa tidak ada persediaan, sebenarnya tidak demikian. Misalnya, persediaan yang berlebihan ditahan di bisnis eceran maupun perdagangan besar, sehingga manajemen persediaan menjadi amat penting. Dalam jasa makanan, misalnya, pengendalian persediaan dapat menentukan keberhasilan atau kegagalan. Lebih jauh lagi, persediaan yang singgah atau tidak terpakai di gudang merupakan sesuatu yang nilainya telah hilang. Demikian pula, persediaan yang rusak atau dicuri sebelum berhasil dijual merupakan kerugian.
Dalam bisnis eceran, persediaan yang tidak dicatat di antara penerimaan dan waktu .penjualan dinamakan penyusutan. Penyusutan ini terjadi karena pencurian, ataupun administrasi yang berantakan. Dalam bisnis eceran, pencurian disebut juga penyerobotan. Kerugian persediaan eceran yang berjumlah 1% dari angka penjualan dianggap tidak membahayakan, karena kebanyakan dari toko-toko eceran kerugiannya 3%. Pengaruh kerugian pada profitability sangat substansial, konsekuensinya, keakuratan, dan pengendalian persediaan sangatlah penting. Teknik-teknik yang dapat diterapkan mencakup:
1. Pemilihan karyawan, pelatihan, dan disiplin yang baik. Hal-hal ini tidak pernah mudah dilakukan, tetapi sangat penting dalam bisnis rnakanan, perdagangan besar, dan operasi bisnis eceran di mana karyawan-karyawannya mempunyai akses kepada barang-barang yang langsung dapat dikonsumsi.
2. Pengendalian yang ketat atas kiriman barang yang datang. Hal ini dilakukan berbagai perusahaan melalui pemakaian sistem kode-batang (bar code) yang membaca semua kiriman yang masuk dan secara otomatis memeriksa isinya dengan catatan pesanan pembelian.
3. Pengendalian yang efektif atas semua barang yang meninggalkan dari fasilitas. Hal ini dilakukan dengan kode batang atau barang-barang yang diangkut, garis magnetik di barang dagangan, atau karyawan-karyawan yang ditempatkan di pintu ke luar dan di wilayah-wilayah yang resiko kehilangannya tinggi, seperti kasino di Las Vegas,
melalui pengamatan langsung. Pengamatan langsung berbentuk kaca satu arah, video, atau pengawasan oleh manusia.