BAB II URAIAN TEORITIS
II.1.2 Public Relations
II.1.2.5 Media Internal
Majalah organisasi (house magazine, house organ, company publication) merupakan sarana yang penting dalam kegiatan public relations dalam rangka memelihara dan membina hubungan yang harmonis antara pimpinan organisasi dengan publik internal maupun dengan publik eksternal. Berdasarkan publik yang dituju, maka majalah organisasi diklasifikasikan sebagai, majalah internal, majalah eksternal, dan majalah eksternal-internal. Majalah internal berarti majalah tersebut hanya akan ditujukan kepada internal dari perusahaan atau organisasi. Majalah eksternal, majalah yang akan ditujukan kepada eksternal dari perusahaan atau organisasi, sedangkan untuk eksternal-internal ditujukan kepada kedua belah pihak publik yang ada baik secara internal maupun eksternal (Effendy, 1993:156).
Sebuah majalah internal di dalam perusahaan atau organisasi harus mampu menampung dan mengakomodir informasi yang ada, sehingga dapat memenuhi kebutuhan informasi antara top manajemen dan karyawan atau perusahaan dengan publiknya. Selain itu, majalah internal juga harus mampu membuat para karyawan merasa dirinya “termasuk organisasi” (belong to organization) dan memupuk rasa saling pengertian dan tenggang rasa antara pimpinan dengan karyawan dan antara karyawan dengan karyawan. Ketika ini dijalankan dengan baik, maka komunikasi dua arah (two way communication) akan terjalin dengan baik di dalam perusahaan atau organisasi. Karena untuk menjalankan komunikasi dua arah (two way communication) di dalam sebuah perusahaan atau organisasi membutuhkan iklim yang penuh rasa saling percaya satu sama lain (Cutlip, 2009:273).
Salah satu media komunikasi public relations yang diterbitkan sendiri adalah house journal (bulletin, majalah, surat kabar, newsletter, atau koran dinding perusahaan). House journal adalah salah satu bentuk media komunikasi public relations yang paling tua, telah ada sekitar 150 tahun yang lalu. Orang-orang Amerika menjadi pionir dalam pembuatan media internal dengan munculnya house journal bernama The Lowell Offering (1842), The I.M Singer&Co’s Gazette (1855) dan The Travelers Insurance Companies dengan Protector (1865) (Soemirat dan Elvinaro, 2004:21). Kehadiran house journal ini membuktikan bahwa penerbitan media internal ini bukan kegiatan baru bagi
public relations atau hanya kegiatan penunjang saja melainkan sebuah kegiatan yang memang penting adanya di dalam perusahaan atau organisasi.
Frank Jefkins menyebutkan terdapat lima bentuk utama house journal, yaitu:
1. The Sales Bulletin, sebuah bulletin sebagai media komunikasi regular antara seorang sales manajer dengan salesman-nya di lapangan. Terbit secara mingguan.
2. The Newsletter, berisi pokok-pokok berita yang diperuntukkan bagi pembaca yang sibuk.
3. The Magazine, berisikan tulisan berbentuk feature, artikel dan gambar, foto, diterbitkan setiap bulan atau triwulan.
4. The Tabloid Newspaper, mirip surat kabar popular (umum) dan berisikan pokok-pokok berita yang sangat penting, artikel pendek, dan ilustrasi. Diterbitkan mingguan, dwimingguan, bulanan, atau setiap dua bulan sekali.
5. The Wall Newspaper, bentuk media komunikasi staf/karyawan di satu lokasi pabrik, perusahaan, atau pasar swalayan. Di Indonesia lebih dikenal dengan surat kabar/majalah dinding (Jefkins, 2003:147). House Journal adalah media korporat atau media perusahaan yang dipergunakan oleh public relations officer untuk keperluan publikasi dan sarana komunikasi yang ditujukan untuk kalangan terbatas, seperti karyawan, relasi bisnis, nasabah, atau konsumennya dan tidak untuk diperjualbelikan seperti halnya media massa (Ardianto, 2011:141). House Journal sudah seharusnya diarahkan kepada pencapaian tujuan dari perusahaan atau organisasi itu sendiri, yaitu membangun citra positif publik terhadap perusahaan atau organisasi dengan harapan untuk mendapat dukungan dari publiknya. Selain itu juga, keberadaan media internal seperti house journal diharapkan dapat membangun hubungan komunikasi internal yang baik antara individu dalam perusahaan/organisasi.
Dalam mengelola suatu media internal house journal perusahaan atau organisasi, terdapat beberapa fungsinya, antara lain :
1. Sebagai media hubungan komunikasi internal dan eksternal yang diedarkan secara gratis. Dengan tujuan untuk penyampaian
pesan-pesan, informasi, dan berita mengenai aktivitas perusahaan, produk barang atau jasa yang ditawarkan, dan publikasi lainnya yang ditujukan kepada publik-publik yang berkaitan dengan perusahaan. 2. Sebagai ajang komunikasi antar karyawan, yang secara tidak langsung
dapat membina komunikasi yang baik. Seperti mengucapkan selamat ulang tahun, merayakan Idul Fitri, Natal, dan hari besar lainnya. Kemudian kegiatan olahraga, wisata, dan hingga berita duka cita serta kegiatan sosial yang dilakukan perusahaan atau organisasi.
3. Sebagai sarana media untuk pelatihan dan pendidikan dalam bidang tulis-menulis bagi karyawan.
4. Terdapat nilai tambah (value added) bagi departemen public relations, untuk menunjukkan kemampuan dalam menerbitkan media internal sendiri yang bermutu, berkesinambungan, dengan penampilan yang profesional baik segi kualitas maupun kuantitas (Ruslan, 2003:180-181).
Dalam membuat dan menerbitkan house journal ada beberapa faktor yang harus diperhatikan oleh tim pembuat house journal atau public relations, yaitu :
1. Readers (pembaca)
Pembuat house journal atau redaksi harus mengetahui secara pasti siapa yang menjadi target sasaran pembacanya, apakah manajemen, eksekutif, atau karyawan.
2. Quantity (eksemplar, oplah)
Jumlah oplah dari house journal yang diterbitkan tentunya harus disesuaikan dengan jumlah konsumen. Oplah akan mempengaruhi cara produksi, kualitas bahan dan isi.
3. Frequency (waktu terbit atau edisi)
Dari fasilitas dan biaya yang ada dapat diputuskan untuk menerbitkan sebuah house journal dengan waktu edisi terbit, harian, mingguan, bulanan atau dengan waktu yang jarang, dwibulanan, triwulanan. 4. Policy (kebijakan redaksi)
public relations secara menyeluruh sehingga tercapai sasaran yang hendak dicapai oleh suatu organisasi atau perusahaan dalam memelihara dan meningkatkan citra positif.
5. Title (nama house journal)
Nama dan logo house journal termasuk dalam rancangan, dimana nama itu harus mencerminkan kekhasan atau memiliki karakteristik tersendiri, mudah diingat, dan komunikatif.
6. Proses percetakan
Proses percetakan akan ditentukan oleh faktor-faktor, antara lain bentuk dan lebarnya house journal, jumlah eksemplar, penggunaan warna, dan jumlah gambar atau foto.
7. Style (format/gaya/bentuk)
Hal-hal yang mempengaruhi gaya house journal adalah ukuran halaman, berapa banyak kolom, keseimbangan berita, feature dan artikel.
8. Free issue or cover price
Ada dua pendapat mengenai hal ini, pertama house journal tidak dijual, sedangkan yang lainnya berpendapat bahwa apabila house journal itu ingin dihargai maka harus dijual. Ini bergantung sejauhmana house journal tersebut mewakili kepentingan, baik top manajemen, karyawan, atau pelanggan/pembeli.
9. Advertisement (iklan)
House journal mempu menyerap iklan, hal ini bergantung kepada karakteristik pembaca dan jumlah oplah yang dimiliki house journal agar bisa menarik bagi pemasang iklan. Namun, tidak semua house journal perusahaan menerima iklan, ini tergantung terhadap kebijakan perusahaannya sendiri.
10.Distribution (sirkulasi)
Penyampaian house journal bisa dikirim melalui kurir, via pos, atau digabung dengan sirkulasi pers komersial (Soemirat dan Elvinaro, 2004:24).
Selain dari hal-hal diatas, di dalam sebuah majalah perusahaan juga biasanya akan terdiri dari:
1. Masthead, berisi tentang informasi penerbitan, susunan para redaktur, alamat, nama percetakan, dan lain sebagainya. Biasanya ini akan ada di halaman depan majalah serta dalam bentuk kotak.
2. Daftar isi majalah, memuat judul tulisan, rubrik dan kolom berita, laporan, artikel hiburan atau pengetahuan, dan lain sebagainya.
3. Kolom pembuka, berisi tentang pengantar dari meja penerbit.
4. Mempunyai sampul muka dan belakang sebagai daya tarik dari majalah perusahaan tersebut. Biasanya akan dilengkapi dengan gambar dengan kualitas yang baik dan dicetak dengan kualitas kertas yang mengkilap.
5. Editorial atau tajuk rencana, memuat bahasan atau pernyataan sikap, opini dari pimpinan redaksi mengenai sesuatu yang sedang aktual, faktual, dan merupakan informasi yang sedang dibicarakan oleh banyak kalangan.
6. Majalah perusahaan diperbolehkan memasang iklan, tetapi dibatasi sekitar 10% dari jumlah halaman seluruhnya. Namun, tidak semua juga majalah perusahaan membuat ini. Selain itu, bahasa yang digunakan adalah bahasa jurnalistik yang baik dan sopan (Ruslan, 2003:196-197).
Untuk pembuatan sebuah house journal, misi dan visi house journal dalam setiap perusahaan atau organisasi bisa mencerminkan kebijakan manajemen, alat manajemen, atau provokasi buruh. Namun, kebanyakan perusahaan di Indonesia masih menggunakan media komunikasi house journal untuk kepentingan atau alat manajemen perusahaan atau organisasi tersebut. Idealnya media komunikasi house journal dapat mencerminkan kepentingan kedua belah pihak yang ada, antara kepentingan manajemen dan karyawan di dalam perusahaan atau organisasi. Sehingga informasi yang akan disampaikan tidak akan timpang antara sisi satu dengan yang lainnya, sesuai dengan tujuan awal dari pembuatan house journal yaitu untuk menjadi jembatan antara manajemen dengan karyawan
Dalam pembuatan house journal perusahaan atau organisasi, house journal akan terdiri dari beberapa rubrik yang telah ditentukan oleh tim pembuat house journal. Rubrikasi inilah yang akan diisi dengan berbagai informasi dari perusahaan/organisasi, baik itu yang sifatnya mendidik, menghibur ataupun sekedar menginformasikan kepada manajerial maupun untuk karyawan. Muatan informasi yang disajikan dalam rubrikasi house journal seyogyanya dapat disesuaikan, agar dapat mencerminkan dua sisi kepentingan yang ada. Dalam hal ini, Elvinaro dan Soemirat merumuskan muatan informasi di dalam house journal, antara lain manajerial 50% dan karyawan 50% atau 60% dan 40%, 70% dan 30%, 80% dan 20% atau komposisi ini bisa dibalik. Dalam hal karakter informasi media house journal dapat dibagi menjadi tiga sifat informasi, yaitu : informatif, edukatif, dan hiburan (Soemirat dan Elvinaro, 2004:28).
Tabel 2.1
Matriks Proporsi House Journal Jenis Informasi/ Sifat Informasi Manajerial 60 % Karyawan 40% Rubrikasi Rubrikasi Informatif Edukatif Hiburan 3 Halaman 2 Halaman 1 Halaman 2 Halaman 1 Halaman 1 Halaman
Sumber : Soemirat dan Elvinaro, hal 24