BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
4.2 Mekanisme Audit oleh Marketing and Trading Internal Auditor
Marketing and Trading Internal Auditor Pertamina Medan adalah sebagai berikut :
Annual Planning
Perencanaan tahunan yang dilakukan oleh Internal Auditor adalah langkah awal untuk melaksanakan langkah audit yang kegiatannya di bawah ini.
1. Mengatur dan menetapkan penugasan secara keseluruhan yang dilaksanakan oleh Audit Planning and Support, yaitu :
a. memasukkan penaksiran resiko, b. input details and timings,
2. menetapkan Sumber Daya Auditor secara terperinci, yaitu : a. menetapkan peraturan auditor,
b. menetapkan kontrak berapa jam, berapa minggu auditor bekerja, c. menetapkan tim,
d. menambahkan data pribadi auditor.
3. Kapasitas susunan profil melewati Rapid Plan.
Rapid Plan diatur sebelum perencanaan penugasan. Keseimbangan
Auditor dan pemanfaatan dapat terlihat dari Rapid Plan, yaitu : a. mengatur perencanaan penugasan,
b. mengatur Perencanaan sumber daya, c. mengatur ketentuan tambahan.
4. Membuat rencana penugasan yang dilakukan oleh Audit Planning and Support yang selanjutnya akan diserahkan kepada Audit Planning Development & Support Manager.
5. Perencanaan tugas dasar digunakan dalam penjadwalan. Perencanaan penugasan adalah dasar untuk perhitungan kinerja dan jadwal penugasan.
Scheduling
Di dalam penjadwalan, Internal Auditor mengatur jadwal pelaksanaan audit. Kegiatan tersebut adalah di bawah ini.
6. Membuat Jadwal yang dilakukan oleh Audit Planning and Support, yaitu : a. menetapkan awal dan akhir tanggal penjadwalan – wajib,
c. menetapkan peraturan tim ( pengawas dan ketua tim) – pilihan. 7. Sychronise Schedule
Setelah sychronise schedule, seluruh auditor dapat melihat tugas mereka sendiri pada modul penjadwalan.
Assignment Management
Assignment management adalah rangkaian penugasan yang dilakukan Internal Auditor berhubungan dengan pelaksanaan audit.
8. Memulai sebuah penugasan. Ini adalah tahap persiapan penugasan yg diparaf oleh pengawas.
9. Menambahkan rincian tugas yang dilakukan oleh ketua tim sebelum menghasilkan surat perintah.
10. Meninjau rincian tugas yang dilakukan oleh Pengawas. 11. Menyetujui berkas penugasan untuk tahap persiapan.
12. Menghasilkan surat perintah yang dilakukan oleh Ketua tim. 13. Menghasilkan memorandum perencanaan audit.
14. Melampirkan surat perintah dan memorandum perencanaan audit oleh Ketua tim.
15. Melakukan walkthrough. Walkhtrought itu adalah survei pendahuluan. Walkhtrought dilakukan oleh anggota tim, lalu diserahkan kepada anggota tim, kemudian diteruskan kepada ke pengawas.
16. Melampirkan dokumentasi walkthrough ke file penugasan. Template Designer
Di dalam template designer, Internal Auditor melakukan aktivitas kerja audit seperti di bawah ini.
17.Mendesain kerja audit program oleh Ketua tim.
18.Menyetujui dan mengaktifkan program kerja yang dilakukan oleh Pengawas. Hanya program kerja yang aktif yang dapat digunakan dan dipilih pada penugasan.
19.Menambahkan program kerja template ke berkas/data penugasan oleh Ketua tim. Proses prasyarat ini sebelum memulai ke lapangan.
20.Menyetujui data penugasan memulai ke tahap lapangan oleh Penanggung jawab pribadi dari assurance team.
Fieldwork
Sebelum Internal Auditor melaksanakan aktifitas audit, terlebih dahulu membuat fieldwork. Fieldwork yang dilakukan adalah di bawah ini.
21.Memulai membuat data lapangan oleh Ketua tim 22.Melakukan program kerja oleh Anggota tim, yaitu :
a. melakukan program kerja : pendokumentasian kerja telah dilakukan. Auditor seharusnya memasukkan jawaban sebagai tanggapan dari kerja yang telah dilakukan. ( Apakah “passed” atau “failed”),
b. Menambahkan issue/temuan (jika dibutuhkan). 23.Meninjau program kerja oleh Ketua tim, yaitu :
a. seluruh langkah – langkah audit yang telah ditinjau oleh Ketua tim dipilih apakah “passed” atau ‘coaching notes”. Dengan memilih
“coaching notes”, peninjau dapat meletakkan setiap catatan tinjauan ke beberapa langkah audit,
b. coaching notes harus diupdate oleh Anggota tim sebagai tanggapan ke Ketua tim,
c. seluruh langkah – langkah audit harus sudah disetujui oleh Pengawas, sebelum ditinjau kembali oleh Pengawas dari Assurance tim.
24.Meninjau program kerja oleh Pengawas dari Assurance tim, yaitu : a. semua langkah – langkah audit yang telah ditinjau kembali oleh
Pengawas dari assurance tim dipilih apakah “passed” atau “coaching notes”. Dengan memilih “coaching notes”, peninjau dapat meletakkan setiap catatan tinjauan ke beberapa langkah audit,
b. coaching notes harus diupdate oleh Ketua tim sebagai tanggapan ke Pengawas.
25.Menyetujui program kerja oleh Pengawas. Sebuah program kerja dapat disetujui jika hanya semua langkah – langkah audit itu telah “passed” konsolidasi. (jika dibutuhkan)
Assignment management
Assignment management adalah rangkaian penugasan yang dilakukan Internal Auditor berhubungan dengan pelaksanaan audit.
26. Menyetujui issue/temuan oleh Pengawas.
27. Menghasilkan laporan untuk exit meeting oleh Ketua tim. 28. Exit meeting dilakukan diluar dari system MKInsight.
29. Mengupdate status temuan yang didasarkan pada exit meeting. Status diupdate untuk disetujui oleh Management dan tidak disetujui oleh Management, yg telah dilakukan.
30. Menghasilkan laporan “Notulen Exit Meeting” oleh Ketua tim. 31. Mengisi opini audit oleh Ketua tim. Informasi termasuk opini audit
(internal control effectiveness) dan actual key dates.
32. Mengisi ringkasan eksekutif dan tinjauan opini oleh Pengawas dari assurance tim.
33. Menghasilkan Laporan Hasil Audit (LHA) dan memorandum oleh Ketua tim :
a. lembar LHA dan memorandum dihasilkan oleh Ketua tim dan ditinjau kembali oleh Pengawas dari assurance tim,
b. ketua tim harus mengupdate atas sistem MKInsight, c. ketua tim menghasilkan LHA akhir dan memorandum. 34. Melampirkan LHA dan memorandum ke penugasan tertentu.
35. Meninjau seluruh informasi penugasan oleh Pengawas dari assurance tim. Meninjau proses termasuk daftar cek laporan.
36. Menyelesaikan dan mengunci Laporan Hasil Audit (LHA) akhir. 37. Menyelesaikan tugas. Ini akan merubah status dari penugasan “live”
menjadi “complete”.
38. Meninjau seluruh informasi penugasan oleh Pengawas dari assurance tim.
39. Menutup penugasan. Ini akan kembali merubah status dari “complete” menjadi “closed”.
Issue tracking
Kegiatan di dalam issue tracking berhubungan dengan masalah yang ada di dalam audit yang dilaksanakan Internal Auditor.
40. Menindaklanjuti masalah yang dilakukan oleh Ketua tim ke Pengawas. a. menindaklanjuti masalah yang tidak tergantung pada status
penugasan. Baik “live” atau “closed”, status penugasan dapat ditindaklanjuti,
b. menindaklanjuti masalah yang dapat dikerjakan dengan memperbaiki statusnya.
41. Menutup masalah. Menutup masalah dilakukan dengan memilih terminal status (done, irrelevant).