BAB III GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
E. Mekanisme Komunikasi
Sistem komunikasi yang digunakan PT. Varia Sekata Pancurbatu adalah berdasarkan kerjasama dari setiap karyawan dan atasan yang mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab yang berbeda. Dengan demikian arus komunikasi berjalan dengan lancar, baik antara atasan dengan bawahan, maupun antara satu unit kerja dengan unit kerja lainnya. Untuk melaksanakan komunikasi yang efektif diupayakan adanya saling tukar informasi antara seluruh pihak.
Secara vertikal, komunikasi pada PT. Varia Sekata Pancurbatu menunjukkan bahwa komunikasi dari atasan kepada bawahan berupa pengarahan, instruksi, petunjuk / penjelasan, nasehat / saran dan briefing pada waktu-waktu tertentu. Sedangkan secara horizontal, komunikasi pada PT. Varia Sekata Pancurbatu berlangsung antara satu unit kerja dengan unit kerja lainnya berupa koordinasi kerja dan pertukaran informasi.
PT. Varia Sekata Pancurbatu mengadakan suatu pertemuan rutin untuk memberikan informasi laporan kerja unit secara menyeluruh. Pertemuan ini dilaksanakan satu kali dalam sebulan dan direktur bertindak sebagai pimpinan rapat. Pertemuan ini bertujuan untuk saling tukar menukar informasi dari satu unit kerja dengan unit karja lainnya, menganalisa dan mengevaluasi laporan kerja dari masing-masing unit kerja, serta menyelesaikan permasalahan yang muncul dalam perusahaan.
Pada waktu-waktu tertentu, pertemuan juga dilakukan oleh masing-masing unit kerja. Dari pertemuan ini diharapkan agar seluruh karyawan dapat mengerti dan mengetahui apa yang menjadi tugas dan tanggung jawab pekerjaannya serta hubungannya secara langsung maupun tidak langsung dengan unit kerja lain. Komunikasi yang demikian akan menciptakan iklim kerja yang sehat dan dinamis, sehingga seluruh karyawan dapat lebih mengerti apa dan bagaimana sebenarnya tugas dan tanggung jawab karyawan PT. Varia Sekata Pancurbatu secara luas. Dengan demikian pada PT. Varia Sekata Pancurbatu tercipta suatu mekanisme komunikasi yang nyata dan terlaksananya komunikasi yang efektif.
Komunikasi yang dilakukan oleh PT. Varia Sekata Pancurbatu antara lain adalah :
1. Komunikasi Intenal
Komunikasi internal dilakukan melalui komunikasi personal/pribadi yang dilakukan oleh dua orang yang bertatap muka langsung ataupun menggunakan media komunikasi yang ada, misalnya telepon, papan pengumuman, dan lain- lain. Selain itu komunikasi internal juga dilakukan melalui komunikasi kelompok/group yang dilakukan antara seseorang dengan sekelompok orang maupun antara satu unit kerja dengan unit kerja lainnya dalam situasi tatap muka.
Komunikasi internal itu dapat berupa :
a. Instruksi perintah atau petunjuk yang dikeluarkan pimpinan untuk dilaksanakan para karyawan, yang harus memunyai sasaran yang jelas. b. Laporan pertanggung jawaban dari masing-masing unit kerja kepada
pimpinan, sampai sejauh mana tugas telah dilaksanakan.
c. Laporan-laporan dalam bentuk buletin yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk suatu masalah tertentu.
d. Pertukaran informasi antara satu unit kerja dengan unit kerja lainnya. e. Pertemuan yang dilaksanakan dalam rangka membicarakan masalah-
masalah yang sedang dihadapi dan mencari solusi untuk pemecahan masalah tersebut.
2. Komunikasi Eksternal
Komunikasi eksternal yang dilakukan oleh PT. Varia Sekata Pancurbatu adalah komunikasi dengan pihak-pihak yang bekerja sama dengan perusahaan, seperti pemasok bahan baku maupun pihak perusahaan yang menjadi distributor pemasaran produk perusahaan tersebut.
F. Jenis Komunikasi Perusahaan
Pimpinan yang mengepalai seluruh unit kerja di PT. Varia Sekata Pancurbatu mempunyai tugas dan tanggung jawab yang luas guna berjalannya kegiatan operasional perusahaan secara lancar. Tugas dan tanggung jawab setiap pimpinan perusahaan, yaitu memimpin dan mengelola seluruh kegiatan perusahaan serta bertanggung jawab atas anggaran dan rencana kegiatan perusahaan.
Pimpinan memberikan instruksi, pengarahan, nasehat, dan penilaian kepada bawahan serta memberi informasi kepada karyawan tentang tujuan dan kebijakan organisasi dalam pelaksanaan kerjanya sehari-hari. Komunikasi ini lebih bersifat pengarahan dan pengawasan yang dimaksudkan untuk menggerakkan para karyawan untuk melaksanakan pekerjaan secara sadar dan termotivasi guna mencapai tujuannya perusahaan. Dengan terciptanya hal seperti ini diharapkan para karyawan mengerti tentang informasi yang diberikan secara cepat dan tepat agar pelaksanaan pekerjaannya lebih efisien dan efektif.
Laporan-laporan dari setiap unit kerja kepada pimpinan merupakan pelaksanaan tugas yang diberikan kepada masing-masing unit kerja sesuai dengan wewenang yang diterimanya dalam rangka pencapaian tujuan. Disamping laporan pertanggung jawaban yang diberikan oleh para bawahan kepada atasan secara priodik, ada juga penjelasan, gagasan, dan permintaan untuk diberi keputusan oleh pimpinan dalam menangani kasus-kasus tertentu yang tejadi diluar kemampuan bawahan.
Semua jenis pelaporan tersebut merupakan feed back yang berharga bagi pimpinan untuk menilai hasil kerja secara keseluruhan. Jika ada hasil kerja yang
menyimpang, maka pimpinan berupaya untuk memberikan penjelasan agar karyawan atau unit kerja yang melakukan penyimpangan dapat mengerti hasil kerja yang sebenarnya. Dengan diupayakannya hal tersebut maka semangat kerja karyawan akan terangsang dan hasil dari pekerjaan yang merupakan tujuan, baik secara unit kerja individu maupun perusahaan, dapat dicapi dan terus dikembangkan demi peningkatan nilai perusahaan.
Hubungan antar unit kerja dalam tugas akan membentuk komunikasi yang bersilang. Demikian juga halnya pada PT. Varia Sekata Pancurbatu, bahwa setiap unit kerja mengadakan hubungan kerja dengan unit kerja lain dalam batas-batas wewenang yang dimilikinya. Hubungan komunikasi ini meliputi pemberian informasi, pengesahan, dan persetujuan unit lain guna melengkapi hasil kerja yang mendukung hasil laporan kepada atasan. Hal seperti ini sering menimbulkan komunikasi informal karena bersifat koordinatif.
Komunikasi timbal balik antara pimpinan dengan karyawan maupun antara unit kerja akan membuat instruksi, kebijakan, perintah yang diberikan dapat dimengerti dan diterima dengan baik. Untuk membina hubungan dan memperbaiki komunikasi formal yang berkesan agak kaku maka PT. Varia Sekata Pancurbatu juga mengembangkan komunikasi yang bersifat informal dimana hubungan ini tidak tergambar secara struktural tetapi peranannya sangat vital bagi kelancaran pelaksanaan tugas sehari-hari.
Komunikasi dalam forum informal yang bertujuan koordinatif, juga terdapat forum informasi yang bertujuan mengurangi kejenuhan kerja, mempererat hubungan kekeluargaan diantara sesama karyawan. Kegiatan yang dilakukan dalam usaha memupuk kebersamaan ini antara lain berupa kegiatan
ibadah bersama, arisan, olahraga, istirahat, makan siang, atau kegiatan lainnya. Komunikasi ini dibangun tidak berdasarkan siapa yang seharusnya berbicara atau terhadap siapa individu-individu tersebut berkomunikasi tetapi terbentuk melalui hubungan-hubungan sosial dari para karyawan.