a. Organisasi pelaksanaan kegiatan:
PHP-PTS tahun 2013 di STT Ibnu Sina Batam akan dijalankan oleh suatu organisasi pelaksana dengan struktur seperti bagan di bawah. Organisasi ini terdiri dari Penanggung jawab program hibah (Ketua STT IBnu Sina batam ), Ketua Pelaksana, Bidang Keuangan, 8 orang PIC, Tim Pengadaan Barang dan Jasa, Tim Penerima Barang, serta Tim Monitoring dan Evaluasi (Tim Monevin Internal) yang masing-masing dilengkapi dengan job deskripsi yang jelas. Adapun strukturnya adalah sebagai berikut:
Gambar.1.
Struktur Pengelola PHP-PTS STT Ibnu Sina Batam
Adapun deskripsi tanggung jawab adalah:
Penanggung jawab:
Penannggung Jawab Kegiatan PHP-PTS di STT Ibnu Sina Batam adalah Ketua, yang juga bertanggung kepada kepada Dirjen Dikti/ Direktorata Kelembagaan dan Kerjasama Dikti Jakarta, atas pelaksanaan dan pelaporan PHP-PTS secara keseluruhan.
Proposal Program Hibah Pembinaan PTS (PHP-PTS)
STT Ibnu Sina Batam 2013 Page 34
Ketua Pelaksana:
1. Mengkoordinasikan pelaksanaan seluruh program dan kegiatan PHP-PTS yang telah ditetapkan atau diterima.
2. Memberikan pengarahan dan memonitor perkerjaan-pekerjaan PHP-PTS 21013.
3. Menandatangani surat undangan rapat dan surat pengantar pengiriman dokumen.
4. Menandatangani dokumen-dokumen berkait dengan usulan kegiatan seperti TOR,dokumen pengadaan dan lain-lain yang dianggap perlu persetujuan Ketua Pelaksana
5. Melakukan presentasi pada saat pelaksanaan site visit oleh tim Reviewer DIKT
6. Melakukan teguran baik lisan maupun tertulis kepada PIC, Panitia Pengadaan maupun penerimaan barang yang lalai menjalankan tugas.
7. Menjawab dengan disertai bukti-bukti material dan formal terhadap semua pertanyaan dari tim monevin, monev eksternal maupun auditor
8. Melakukan pemeriksaan dan koreksi terhadap laporan kegiatan PIC. 9. Membuat resume laporan kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan para PIC
secara periodik,dan menyampaikannya pada Penanggung jawab
10.Melakukan presentasi kemajuan fisik pada saat pelaksanaan site visit oleh Tim Monevin maupun Reviewer DIKTI.
b. Mekanisme pelaksanaan kegiatan:
Pelaksanaan PHP-PTS dimulai dengan rapat koordinasi yang dihadiri oleh semua komponen yang terkait, seperti ditunjukkan pada gambar di atas dengan agenda penjelasan umum oleh Ketua Pelaksana mengenai: job deskripsi, cara melaksanakan masing-masingprogram, jadwal, tata cara pengajuan pencairan dana, cara pengadaan barang dan jasa, cara pelaporan, cara pengukuran indikator, monevin dan sebagainya. Selanjutnya setiap komponen PHP-PTS melaksanakan tugasnya sesuai job deskripsi dan jadwal yang telah ditentukan sebagaimana dijabarkan pada bab III. Pada tataran paling bawah (unit terkait) kegiatan dilaksanakan dengan dikoordinasi oleh PIC. Koordinasi pelaksanaan kegiatan dilakukan secara periodik (satu kali dalam satu bulan). Dalam rapat koordinasi tersebut para PIC melaporkan pelaksanaan programnya kepada Ketua Pelaksana, dan laporan keuangannya kepada Bidang Keuangan. Selain itu juga didiskusikan segala sesuatu yang berkaitan dengan pelaksanaan program, untuk mengatasi kesulitan-kesulitan di lapangan serta meningkatkan kualitas pelaksanaan. Dalam hal pengelolaan keuangan, mekanismenya diatur sebagai berikut: permohonan pencairan dana diajukan oleh PIC (dengan format standar) kepada Ketua
Proposal Program Hibah Pembinaan PTS (PHP-PTS)
STT Ibnu Sina Batam 2013 Page 35
Pelaksana dan Penanggung Jawab. Ketua Pelaksana dan Bidang Keuangan secara bersama memeriksa apakah dana tersebut memang sudah saatnya segera digunakan dan besarnya sesuai dengan rincian anggaran yang telah ditetapkan. Jika sudah betul maka dana segera dicairkan dan diterimakan ke PIC. Dalam waktu selambat-lambatnya satu bulan, PIC harus sudah menyampaikan laporan pertanggungjawaban keuangan kepada Bidang Keuangan dan Ketua Pelaksana PHP-PTS. Pada akhir tahun, Ketua Pelaksana dan para PIC menyusun Laporan Kemajuan Tahunan (Yearly Progress Report), yang berisi kemajuan baik dari kemajuan fisik maupun kemajuan keuangan. Rekening yang digunakan untuk PHP-PTS ini menggunakan rekening giro di bank pemerintah, dan tidak tercampur dengan dana STT Ibnu Sina Batam maupun Yayasan. Dalam setiap pencairan dana, cek harus ditandatangani oleh Penanggung Jawab dan Bidang Keuangan, dan dicap dengan stempel PHP-PTS.
Dengan rancangan mekanisme pelaksanaan kegiatan PHP-PTS di STT Ibnu Sina Batam seperti diuraikan di atas, maka pelaksanaan PHP-PTS diharapkan akan berjalan dengan baik. Seluruh program berjalan lancar sesuai desain dan jadwalnya, seluruh indicator (baik indikator outputs maupun outcomes) dapat tercapai, pengelolaan keuangan transparan dan akuntabel. Dengan demikian setelah berakhirnya implementasi PHP-PTS ini ini akan tercapai Good Colege Governance (GCG) dan pada akhirnya kredibilitas STT Ibnu Sina Batam akan meningkat.
c. Mekanisme pengelolaan keuangan;
Mekanisme Pengelolaan Keuanga dilakukan dengan cara: melakukan koordinasi, pengarahan dan pengawasan keuangan terhadap pelaksanaan kegiatan oleh para PIC.Melakukan pemeriksaan dan koreksi terhadap laporan keuangan PIC.Membuat resume laporan keuangan yang dilaksanakan para PIC secara periodik, dan menyampaikannya pada Ketua Pelaksana dan Penanggung Jawab. Melakukan presentasi laporan keuangan pada saat pelaksanaan site visit oleh Tim Monevin maupun Reviewer DIKTI. Menjawab dengan disertai bukti-bukti material dan formal terhadap semua pertanyaan tim monevin, monev eksternal maupun tim auditor terkait dengan pengelolaan keuangan. Bidang Keuangan menyusun laporan keuangan setiap bulan (pada awal bulan berikutnya) dalam bentuk:Buku Kas Umum, Buku Bank, Buku Kas Tunai, Buku Pemungutan dan Penyetoran Pajak, dan Neraca dan dilampiri rekening koran (mengikuti aturan pengelolaan keuangan negara). Laporan Pengelolaan Keuangan tersebut setelah diperiksa dan ditandatangani Ketua Pelaksana, dicopy kemudian dikirimkan ke Dikti dan Tim Monevin. Bidang Keuangan juga membuat rekap pengeluaran dana (tabeldisbursement), dan menyusun laporan kemajuan (rasio antara disbursedterhadap allocated). Ketua Pelaksana menyusun laporan kemajuan kegiatan (progress report), setelah diperiksa dan ditandatangani Ketua Pelaksana dan Penanggung Jawab, dicopy kemudian dikirimkan ke Dikti dan Tim Monevin.
Proposal Program Hibah Pembinaan PTS (PHP-PTS)
STT Ibnu Sina Batam 2013 Page 36
d. Sistem pengadaan barang
Dalam kaitannya dengan pengadaan barang dan jasa maka dilakukan langkah langkah oleh panitia Pengadaan barang dan jasa yang dibentuk oleh institusi. Melaksanakan pengadaan barang dan jasa secara efektif dan efisien.Membuat laporan pengadaan barang dan jasa sesuai dengan peraturan yang berlaku. Panitai penerimaan barang juga melakukan langkah langkah: Melakukan pemeriksaan dan penerimaan barang dengan optimal (sesuai spesifikasi yang ditetapkan), efektif dan efisien. Membuat laporan pemeriksaan dan penerimaan barang sesuai dengan peraturan yang berlaku. Pengadaan Barang dan Jasa pada PHP-PTS ini dilaksanakan oleh Panitia Pengadaan Barang yang dipusatkan di tingkat STT Ibnu Sina Batam yang dikoordinasi oleh Koordinator Kerumah Tanggaan STT Ibnu Sina Batam. Tim Pengadaan Barang dan Jasa terdiri dari beberapa staf yang sudah berpengalaman dalam berbagai kegiatan pengadaan barang dan sebagian sudah bersertifikat pengadaan barang dan jasa. Mekanisme pengadaan barang dan jasa mengikuti Keppres Tahun 2010/2012 dan perubahan-perubahannya serta peraturan-peraturan lain yang berlaku. Penerimaan barang dilaksanakan oleh Panitia Penerimaan Barang yang terdiri dari para staf Kerumah tanggaan yang menguasai (faham) tentang barang-barang tersebut ditambah staf dari end user terkait. Setelah barang diterima oleh Panitia Penerimaan Barang (dengan Berita Acara Penerimaan Barang), selanjutnya diserahterimakan dari Ketua Pelaksana kepada Ketua STT Ibnu Sina Batam untuk diinventarisasi dan dilanjutkan serah terima barang dari STT Ibnu Sina Batam kepada Kerumahtanggaan dan selanjutnya ke end user (Unit Terkait )untuk dimanfaatkan sebagaimana mestinya.
e. Mekanisme monitoring dan evaluasi internal
Dalam melakukan tugasnya Tim Monitoring:.Melaksanakan pendampingan pelaksanaan aktivitas. Melaksanakan pemeriksaan kemajuan fisik dan audit keuangan.Melaksanakan pemeriksaan terhadap pelaksanaan pengadaan barang dan jasa. Melaksanakan asesmen dan evaluasi terhadap pencapaian indikator aktivitas. .Memberikan masukan untuk mengatasi hambatan pelaksanaan aktivitas. Menyampaikan laporan tertulis hasil monevin kepada penanggung jawab PHP-PTS atas pelaksanaan PHP-PHP-PTS secara keseluruhan. Monevin terdiri dari 3 aspek, yaitu aspek kemajuan fisik dan kemajuan keuangan, serta outcome (indikatot Utama/kinerja dan Indikator Penunjang). Laporan kemajuan tersebut disusun oleh Ketua Pelaksana (berdasarkan laporan dari PIC), dan laporan pengelolaan keuangan disusun oleh Bidang Keuangan setiap bulan. Laporan tersebut disampaikan kepada Tim Monevin STT Ibnu Sina Batam setelah diperiksa dan ditandatangani oleh Ketua Pelaksana). Tim Monevin STT Ibnu Sina Batam melakukan review terhadap laporan-laporan tersebut secara berkala. Selain itu Tim Monevin melakukan site visit dan meminta pengelola PHP-PTS (Ketua Pelaksana, Bidang Keuangan Bidang Pengadaan Barang dan Jasa, Bidang PIC, Unit Terkait) untuk dapat hadir dalam pertemuan untuk kegiatan tersebut dan presentasi mengenai pelaksanaan kegiatan PHP-PTS yang dilakukan. Selain Monevin, juga diperlukan adanya monev eksternal dar reviewer Dikti, dan audit oleh Irjen Depdiknas Pusat.
Proposal Program Hibah Pembinaan PTS (PHP-PTS)
STT Ibnu Sina Batam 2013 Page 37
BAB V. REKAPITULASI ANGGARAN
A. Rekapitulasi usulan anggaran program pengembangan dan peningkatan kapasitas serta mutu pendidikan institusi dalam Mendukung Proses Belajar Mengajar Yang Efektif Dan Produktif adalah sebagai berikut :
a. Peningkatan mutu pendidikan dan kapasitas institusi melalui pengadaan dan pengembangan fasilitas teknologi informasi dan komunikasi (TIK) serta fasilitisas laboratorium
b. Peningkatan Mutu SDM dan Pengelola Laboratorium Melalui Pelatihan c. Manajemen Pengelolaan Program
B. Rencana Anggaran Belanja PHP-PTS Tahun Anggara 2013
Institusi : Sekolah Tinggi Teknik (STT) Ibnu Sina Batam Lokasi : Jl. Teuku Umar Lubuk Baja Kota Batam Tabel RAB PHP-PTS 2013
NO Komponen Biaya/Rincian Belanja
Perhitungan Tahun 2013 Volume Harga Satuan (Rp) Jumlah Biaya (Rp) 1 Pengadaan Barang
a. Pengadaan Bahan Pustaka 1 Paket 50.000.000 50.000.000 b. Pengadaan Alat Lab.non TIK 1 paket 120.000.000 120.000.000 c.Pengadaan Peralatan TIK dan
Pendidikan (Komputer)
25 unit 5.200.000 130.000.000 d..Pengadaaan Software Aplikasi 1 paket 185.000.000 185.000.000 e.Pengadaan Furniture 1paket 82.000.000 82.000.000 f.Pengadaan Peralatan Pendukung 1peket 142.254.000 142.000.000 2 Pekerjaan Sipil 1 paket 191.500.000 191.000.000 3 Pengembangan Staf Non Gelar Paket 20.000.000 20.000.000 4 Inhouse Training 5 paket 80.000.000 80.000.000
Jumlah dana Ditjen Dikti 1.000.000.000
5 Dana Pendamping
a. Pengembangan Modul Paket 12.500.000 12.500.000
b. Lokakarya Paket 15.000.000 15.000.000
n P c .pengelolaan Program Paket 25.000.000 25.000.000 - Honorarium Pengelola 10 bulan 350.000 5.500.000 - Honorarium Tim Pengadaan 8 Bulan 350.000 2.800.000 - Honorarium Tim Penerima brg 8 bula 350.000 2.800.000 - Monitoring dan Evaluasi Internal 8 bulan 400.000 3.200.000 - Biaya proses pengadaan (iklan) Paket 5.000.000 5.000.000
- ATK Paket 2.000.000 3.500.000
- Komsumsi Rapat Paket 5.000.000 4.200.000
- Akomodasi dan Transportasi Paket 10.000.000 15.000.000 - Transport Lokal 8 bulan 3.000.000 3.000.000
- ADM Pelaporan Paket 1.000.000 2.500.000