DESKRIPSI DAN OBJEK PENELITIAN
A. Gambaran Umum Perusahaan 1. Sejarah Singkat Perusahaan
1. Mekanisme Penyusunan Dokumen Ekspor
a.Purchase Order
Purchase Order (PO) adalah daftar pesanan atas suatu barang dari
pemesan ke supplier. Purchase Order merupakan salah satu jenis surat bisnis yang digunakan para eksportir untuk mengetahui secara detail produk apa saja yang dipesan. Purchase Order berguna untuk mengatasi kesalahan dalam memproduksi pesanan. Pada umumnya PO diterbitkan dalam 3 (tiga) rangkap. Lembar pertama untuk supplier, lembar kedua untuk file purchase dept, dan lembar ketiga untuk
account dept. Divisi account dept harus menerima salinan PO karena
setelah PO diterbitkan, supplier pasti akan menerbitkan Invoice yang akan digunakan untuk menagih pembayaran kepada buyer. Di dalam
Purchase Order harus memuat dengan jelas jenis produk yang dipesan,
jumlah, spesifikasi / permintaan khusus bila ada, tanggal pengiriman, serta yang tidak kalah pentingnya adalah harus mencantumkan nomor PO. Dalam Purchase Order tersebut Javadoor Ltd, biasanya melampirkan design hang tag, packaging, sticker yang berisi logo The
Forest Trust, type pintu, nomer barcode dan dimensi.
b. Surat Perintah Kerja
Surat Perintah Kerja adalah surat perintah untuk mengerjakan produksi pesanan buyer yang berdasarkan pada purchase order yang dipesan oleh buyer. Surat tersebut dibuat oleh divisi PPIC, dimana divisi tersebut yang membuat design produk yang akan dikerjakan.
commit to user
48 c. Surat Penyerahan Barang (kitir)
Surat Penyerahan Barang atau biasa diberi istilah kitir oleh para staff.
Surat tersebut diserahkan dari satu divisi ke divisi selanjutnya dimana penyerahan surat tersebut dilakukan setelah kegiatan di divisi tersebut telah diselesaikan.
d. Daftar Pallet
Salah satu proses produksi di tahap finishing untuk produk pintu adalah dengan memasang pallet sebelum eksportir melakukan stuffing.
Pallet tersebut dimaksudkan untuk memudahkan menyusun dalam
container agar kapasitas container terisi dengan maksimum. Di setiap satu pallet pintu diberi stiker nomer pallet. Nomer pallet tersebut akan digunakan untuk mengklasifikasikan deskripsi barang yang ditulis dalam Packing List.
e. Shipping Instruction
Shipping Instruction (SI) adalah perintah pengapalan dari eksportir
barang kepada perusahaan Freight Forwarder sebagai perintah untuk mengapalkan barang. Fungsi Shipping Instruction adalah sebagai tanda bukti bahwa agen / pengirim telah melakukan reservasi dan konfirmasi mengenai jenis dan jumlah barang secara rinci kepada pihak Freight
Forwarder. Shipping Instruction ini memuat antara lain :
1) Shipper Pengirim (Nama dan alamat lengkap)
2) Consignee Penerima (Nama dan alamat penerima)
3) Nama lengkap pelabuhan asal keberangkatan
commit to user
49
5) Requested Routing / Requesting booking
6) Marks and kind of packages (Jumlah total kemasan dan tipe
kemasan)
7) Description of goods (Deskripsi barang)
8) Gross Weight (Berat Kotor)
9) Measurement (Ukuran Panjang, lebar, tinggi)
10)Declared value for customs
11)Insurance amount requested
12)Date / signature
f. Delivery Order
Delivery Order adalah dokumen yang diterbitkan pihak shipping atau
forwarder kepada shipper atau penerima barang sebagai tanda bukti
pengambilan container kosong atau tanda bukti pengiriman barang dari gudang shipper ke UTPK atau warehouse.
h. Surat Pengantar Barang
Surat Pengantar Barang atau biasa disebut surat jalan adalah dokumen yang berfungsi sebagai surat pengantar atas barang yang tercantum di dalamnya yang ditujukan kepada buyer atau penerima yang ditentukan oleh buyer dan mempunyai kekuatan hukum atas legalitas yang diperlukan di jalan raya mulai dari keluar perusahaan sampai memasuki wilayah milik customer sehingga barang dengan quantity,
spesifikasi yang disertai dengan informasi lainnya yang diterima oleh
commit to user
50
i. Pengantar Ekspor Barang, Nota Penerbitan Ekspor
Pengantar Ekspor Barang (PEB) adalah dokumen pemberitahuan transaksi ekspor barang, yang ditandatangani oleh eksportir untuk disahkan oleh bea cukai. Adapun fungsi dari PEB adalah :
1) Sebagai pencatatan data ekspor
2) Untuk difiatmuatkan leh bea dan cukai agar barang dapat dimuat di atas kapal
3) Sebagai dasar perhitungan pajak
Pemberitahuan Ekspor Barang dibuat oleh eksportir ke Bea dan Cukai. Kemudian Bea dan Cukai memberikan persetujuan ekspor dengan menerbitkan Nota Pelayanan Ekspor. Nota Pelayanan Ekspor tersebut digunakan eksportir sebagai bekal untuk mengangkut empty container dan masuk ke pelabuhan.
j. Certificate of Origin
Surat Keterangan Asal (Certificate of Origin) adalah suatu pernyataan yang ditandatangani untuk membuktikan asal dari barang-barang yang diekspor dan bahwa barang-barang tersebut benar-benar hasil produksi dari negara eksportir.
Surat Keterangan Asal (SKA) diterbitkan oleh Departemen Perindustrian dan Perdagangan Kamar Dagang. Namun untuk PT.
Indo Veneer, pengurusan SKA menggunakan jasa Freight
Forwarder. SKA yang digunakan PT. Indo Veneer Utama adalah
jenis SKA Form A.
commit to user
51
k. Bill of Lading
Bill of Lading adalah dokumen pengapalan yakni surat yang
membuktikan bahwa barang yang tercantum didalamnya sudah termuat di dalam kapal dan berfungsi sebagai :
1) Bukti tanda penerimaan oleh carrier dari shipper.
2) Bukti kontrak pengangkutan dan penyerahan barang antara
pihak pengangkut dan pengirim.
3) Bukti pemilikan (document of title) yang menyatakan bahwa orang yang memegang B/L adalah merupakan pemilik syah dari barang yang tercantum dalam B/L.
l. Invoice dan Packing List
Invoice sangat esensial dalam perdagangan, sebab di dalam invoice
tercantum data-data tentang nomor perincian tentang barang-barang yang dijual, harga barang-barang, nama dan alamat pembeli, cara pengapalan, nomor post tarif dan sebagainya. Sedangkan Packing List adalah dokumen yang menerangkan uraian barang-barang yang dipak, dibungkus, atau diikat dalam peti, kaleng, kardus dan sebagainya yang fungsinya untuk memudahkan pemeriksaan Bea dan Cukai atau pada waktu pembongkaran di negara tujuan. Nama dan uraian barang yang terdapat di Packing List harus sesuai dengan Invoice. Penerbitan dua dokumen ini setelah buyer
commit to user
52 Gambar 3.3
Skema Mekanisme Penerbitan Dokumen Ekspor \Sumber : Staff Exim, PT. Indo Veneer Utama
Keterangan :
1. Javadoor Ltd selaku buyer melakukan korespodensi kepada PT. Indo Veneer Utama dengan mengirimkan purchase order kepada
staff marketing PT. Indo Veneer Utama melalui (fax, email, telp,
dll) yang berisi berupa permintaan barang / jenis barang, jenis pengangkutan, cara penyerahan, komoditi, cara pembayaran Bank,
design pintu, design packaging, stiker yang berisi type pintu,
barcode, dimensi, dan logo.
2. Sistem Pembayaran Ekspor yang digunakan PT. Indo Veneer
commit to user
53
kepada PT. Indo Veneer Utama sebesar 50% . Jika bagian
accounting sudah menerima bukti pembayaran dari Bank, maka
staff accounting mengirimkan email kepada staff exim. Staff Marketing mengemailkan Purchase Order yang berisi spesifikasi pintu yang dipesan oleh Javadoor Ltd kepada staff PPIC.
3. Dari Purchase Order tersebut staff PPIC membuat Surat Perintah Kerja kepada staff Logistik, staff produksi, dan staff Gudang Barang Jadi.
4. Staff Logistik menyiapkan bahan baku produksi dengan memesan
log kayu ke beberapa supplier, seperti PT. Hutan Lestari, PT. Surya Saritama, UD. Wijaya Loka yang terletak di Surabaya Jawa Timur. Kayu yang digunakan adalah jenis kayu meranti, merbau, matoa, kamper, jati, dan lain-lain. Setelah bahan baku telah siap diproduksi maka staff logistik menyerahkan Surat Penyerahan Barang.
5. Divisi Produksi mengerjakan produksi pintu sesuai klasifikasi pintu pesanan Javadoor Ltd. Jika produk telah siap, maka staff produksi membuat Surat Penyerahan Barang kepada Divisi Gudang Barang Jadi.
6. Divisi Gudang Barang Jadi menyusun pintu-pintu yang siap diekspor dengan menggabungkan beberapa pintu yang memiliki dimensi yang sama menjadi satu pallet. Pallet-pallet tersebut kemudian ditulis dalam daftar pallet. Daftar Pallet yang dibuat oleh staff Gudang Barang Jadi kemudian dikirimkan ke staff exim.
commit to user
54
7. Staff Exim membuat Shipping Instruction dan mengirimkannya via email kepada freight forwarder untuk melakukan booking ruang kapal dan peti kemas. SI dikirim setelah barang ekspor telah siap untuk diekspor dan telah dipacking.
8. Freight Forwarder menerbitkan DO (Delivery Order), DO tersebut
kemudian dikirim ke EMKL untuk pengambilan empty container
(peti kemas kosong). Setelah menerima DO dari Freight
Forwarder, pihak EMKL segera mengambil peti kemas di tempat
penumpukkan peti kemas (DEPO).
9. Staff Gudang Barang Jadi dan Staff Expor Impor melakukan
stuffing. Selama stuffing, staff exim membuat commercial invoice
dan packing list.
10.Container naik ke kapal dan berangkat ke pelabuhan tujuan di Rotterdam, Holland.
11.Setelah kapal berangkat, shipping menerbitkan Bill of Lading
dokumen angkutan atau biaya kapal.
12.Buyer melakukan kewajibannya dengan melunasi 50% sisa
pembayaran yang telah disepakati.
13.Jika EMKL telah mengirimkan PEB, NPE, dan COO melalui jasa
pengiriman barang. Dokumen ekspor yang meliputi Invoice,
Packing List dan Bill of Lading dari shipping dikirim oleh
eksportir kepada buyer dengan mengirimkan soft file dokumen tersebut melalui email. Alasan PT. Indo Veneer Utama menggunakan email sebagai media untuk mengirimkan dokumen
commit to user
55
ekspor kepada buyer karena email lebih cepat sehingga
menghemat waktu dalam hubungan bisnis.
Berikut ini adalah anatomi dari lembar pertama Invoice PT. Indo Veneer Utama :
commit to user
56 Gambar 3.4
Invoice PT. Indo Veneer Utama
Sumber : PT. Indo Veneer Utama
Keterangan:
1. Tanggal Invoice
Invoice diatas diterbitkan pada tanggal 18 Februari 2012
2. Nama dan alamat buyer
Nama Importir menurut Invoice di atas adalah Javadoor Ltd, selaku buyer
untuk produk pintu dan kusen dari PT. Indo Veneer Utama yang beralamatkan di Nerine Chamber, PO. BOX 905 Road Town Tortola, British Virgin Islands
3. Nomor Invoice
Nomor Invoice diatas adalah 004/JAVA/2012
4. Makapai Pelayaran, Nomor Container dan Eta
Maskapai Pelayaran yang digunakan PT. Indo Veneer Utama adalah Hecny. Nomor seri container adalah UACU 3107577 nomor seri container pada umumnya terdiri dari 11 digit angka. Sedangkan Eta adalah
Estimation Time of Arrival atau perkiraan tanggal kedatangan kapal yaitu
tanggal 23 Maret 2012
5. Nama Pelabuhan Muat, Nama Pelabuhan Bongkar dan Nama Kapal
Pelabuhan Muat PT. Indo Veneer Utama di Semarang, Indonesia. Sedangkan Pelabuhan Bongkar Javadoor Ltd, adalah di Rotterdam, Holland. Kapal yang digunakan adalah MV. Itha Bhum dan voyage atau
commit to user
57
yang biasa disingkat dengan V atau Voy merupakan nomor keberangkatan kapal, nomor keberangkatan kapal harus selalu ada di belakang nama kapal.
6. Nomor dari Pembelian (Sales Contract)
Invoice ini adalah gabungan dari beberapa PO. Nomor Kontraknya terdiri dari 1023761, 1023762, 1023763, 1023758
7. Deskripsi barang, Harga satuan barang,
Berdasarkan Invoice diatas, Pintu yang dipesan oleh Javadoor Ltd, penyusunan urutan deskripsi barang diklasifikasikan menurut nomor PO, Di dalam satu nomor PO terdapat beberapa klasifikasi menurut nomor seri dan type pintu yang berbeda. Harga satuan barang disebutkan dengan dua mata uang yang berbeda USD dan Euro, namun karena harga satuan produk dan total harga pada Invoice di atas milik PT. Indo Veneer Utama merupakan rahasia perusahaan, maka penulis memberikan efek blur pada kolom harga satuan dan total harga dalam mata uang Euro dan USD agar harga produk tidak terlihat nominalnya dan tetap terjaga kerahasiaan perusahaan.
Berikut ini adalah contoh anatomi dari lembar pertama Packing List
dengan data yang sama dengan Invoice sebelumnya dari PT. Indo Veneer Utama :
commit to user
58 Gambar 3.5
Packing List PT. Indo Veneer Utama
commit to user
59 Keterangan :
1. Tanggal Packing List
Packing List diatas diterbitkan tanggal 18 Februari 2012.
2. Nomor Packing List
Nomor Packing List diatas adalah 004/JAVA/2012.
3. Nama dan Alamat Buyer
Nama buyer untuk Packing List nomor 4 diatas adalah Javadoor Ltd dan beralamatkan di Nerine Chambers PO BOX 905 Road Town Tortola British Virgin Islands.
4. Shipping Company, Nomor Container dan tanggal perkiraan ekspor
Shipping company oleh Hecny dengan Nomor Container UACU 3107577,
sedangkan ukuran container 20’ dan untuk tanggal perkiraan kedatangan kapal atau Estimation Time of Arrival adalah tanggal 23 Maret 2012. 5. Nama Vessel (kapal), Sailing on or about
Kapal yang digunakan MV. Itha Bhum, dengan nomer keberangkatan kapal atau voyage FK111RN Sailing on or about adalah tanggal perkiraan pengapalan, yaitu tanggal 24 Februari 2012.
6. Nama Pelabuhan Muat, Pelabuhan Bongkar, Nomor Bill of Lading (B/L) dan tanggal B/L
Nama Pelabuhan muat yang tertera pada Packing List diatas adalah Semarang, Indonesia dengan tujuan ke Pelabuhan Bongkar di Rotterdam, Holland. Sedangkan nomor B/L NSRG12020053 dan tanggal penerbitan B/L adalah tanggal 24 Februari 2012.
commit to user
60
Produk pintu yang dipesan Javadoor adalah campuran dari beberapa nomor Kontrak yaitu nomor 1023761, 1023762, 1023763, 1023758
8. Deskripsi Barang
Cara penyusunan deskripsi barang di Invoice berbeda dengan Packing List. Dalam Packing List, penulisan deskripsi berdasarkan nomor pallet ini bertujuan untuk memudahkan pemeriksaan oleh bea cukai atau pada pembongkaran di negara tujuan.