BAB 12 Pengelolaan Resiko Proyek
12.2 Mengevaluasi Resiko Portfolio
Pertimbangan resiko pertama dalam setiap proyek adalah resiko yang berasal dai proyek.
Apa yang mungkin terjadi pada organisasi jika proyek selesai?
Apa yang akan terjadi jika proyek tidak selesai?
Apa rintangan terhadap penyelesaian keberhasilan proyek?
Anda dapat mengevaluasi resiko dengan beberapa cara, bisa mulai dari matriks empat kuadran sederhana sampai spreadsheet resiko sebanyak 12 halaman. Tetapi, semua cara itu intinya berusaha mengevaluasi seberapa besar kemungkinan keberhasilan proyek.
Untuk melakukan analisis ini Anda perlu melihat pada berbagai faktor resiko dan bagaimana faktor-faktor itu akan memengaruhi proyek tertentu. Bagian selanjutnya di bawah ini akan rnendiskusi-kan faktor-faktor tersebut dan bagaimana menggunakannya untuk mengevaluasi resiko proyek.
Organisasi Anda mungkin sudah punya template (pedoman) evaJuasi resiko yang siap untuk dipakai.
Menentukan faktor resiko
Ketika Anda pertama kali memikirkan evaluasi resiko portofolio Anda, Anda perlu menentukan faktor mana yang akan menjadi resiko bagi organisasi Anda. Meski aspek yang dipertimbangkan akan sama di semua organisasi, namun masing-masing organisasi akan bereaksi secara berlainan terhadap aspek itu. Misalnya, satu faktor resiko yang umum adalah jumlah lokasi geografis yang berhubungan dengan proyek. Misalkan bahwa proyek Anda akan memengaruhi lima tempat yang berbeda. Jika perusahaan Anda tidak banyak pengalaman bekerja dalam tempat yang berbeda-beda, maka proyek ini akan beresiko tinggi bagi Anda, sedangkan bagi organisasi yang sudah biasa menangani proyek yang memengaruhi 10 tempat yang berbeda, resikonya akan kecil. Faktor resiko ini sering kali dikelompokkan menjadi tiga kategori, yakni faktor ukuran proyek, faktor stabilitas, dan faktor pengalaman. Mari kita lihat masing-masing kategori ini dan faktor-faktor yang ada di dalamnya. Kita mulai dengan faktor ukuran. Ukuran proyek dapat diukur dalam tiga cara: biaya, durasi, dan jumlah sumber daya (manusia). Biaya proyek bisa mulai dari ribuan dollar sampai jutaan dollar. Proyek bernilai lebih besar akan beresiko lebih besar pula karena proyek itu merepresentasikan investasi yang besar ketimbang proyek lainnya. Perubahan kecil dalam sebuah proyek
kecil mungkin membutuhkan biaya $ 1.000, tetapi perubahan kecil dalam proyek senilai
$100 juta mungkin membutuhkan biaya jutaan dollar.
Durasi yang lebih panjang akan membuat proyek lebih beresiko karena adanya faktor konsep perencanaan horison seperti yang telah kita diskusikan dalam Jam Kesatu,
“Memahami Manajemen Proyek.” Menyusun estimasi biaya dan waktu yang reliable lebih sulit untuk proyek berdurasi lebih lama. Demikian pula halnya dalam pengelola-an dinamika proyek dengan jangka waktu yang panjang. Sumber daya manusia yang lebih banyak akan membuat proyek lebih beresiko karena akan menambah saluran komunikasi. Potensi kesalahpahaman pekerjaan akan meningkat. Semakin banyak SDM juga cenderung memperbesar variasi level keahlian dari SDM tersebut, dan menyebabkan meningkatnya potensi problem kualitas.
POLBAN
B 1 P
PeennggeelloollaaaannReRessiikkooPrProoyyeekk
Meski ketiganya adalah faktor-faktor utama dalam ukuran, namun masih ada pertimbangan ukuran lainnya, seperti misalnya jumlah departemen yang terlibat dalam proyek, jumlah tempat geografis yang terpengaruh, dan jumlah stakeholder, serta jumlah interface dengan proyek lainnya. Semakin banyak jumlah faktor-faktor ini akan semakin besar resikonya.
Faktor stabilitas adalah faktor yang berhubungan dengan jumlah perubahan yang potensial atau yang diharapkan untuk cakupan dan persyaratan proyek. Faktor stabilitas antara lain deinisi yang jelas tentang_persyaratan/kebutuhan proyek, sponsor yang diidentiikasi secara jelas, sponsor resmi, sponsor yang berpengaruh, klien yang diidentiikasi dengan jelas, dan klien kuat (strong client) yangmen-dukung proyek. Faktor lainnya adalah prioritas proyek yang berhubungan dengan proyek perusahaan lain, jumlah perubahan yang diperlukan oleh proyek, dan stabilitas teknologi dasarnya.
Jika salah satu dari faktor stabilitas ini tidak ada, rintangan ke-berhasilan proyek akan mengecil. Proyek dengan prioritas rendah, proyek yang memerlukan perubahan besar dalam kebijakan/prosedur perusahaan, dan proyek yang menggunakan teknologi yang tidak stabil atau teknologi yang belum teruji akan memperbesar resiko.
Kategori terakhir adalah faktor pengalaman. Faktor ini antara lain pengalaman anggota tim dengan tipe proyek, pengalaman mereka dengan teknologi yang dipakai, pengalaman mereka dalam meng-hadapi satu sama lain, pengalaman mereka dengan konsumen, pengalaman mereka dengan vendor, dan pengalaman mereka dengan kontraktor luar. Level pengalaman yang rendah akan membuat proyek lebih beresiko.
Meskipun kita melihal pada resiko portofolio dengan teknik manajemen resiko Jainnya yang didiskusikan dalam Jam ini, biasanya isu feasibilitas dipertimbangkan selama inisiasi proyek.
Menyusun matriks evaluasi
Setelah Anda menentukan faktor mana yang akan dianggap resiko proyek, Anda siap untuk menata faktor-faktor ini dalam matriks evaluasi. Matriks ini umumnya disusun dengan mendaftar faktor-faktor berurutan menurun di dalam kolom kiri dan berbagai pilihan faktor berurutan ke kanan di matriks bagian atas.
POLBAN
Menentukan bobot evaluasi
Matriks resiko ini biasanya mencakup bobot (ukuran) untuk masing membuat Anda bisa menjelaskan perbedaan organisasional seperti yang telah contoh lima tempat yang be
sebagian lainnya.
Biaya mungkin merupakan area lain di mana or
menggunakan bobot yang berbeda. Proyek bernilai sejuta dollar untuk organisasi berpendapatan hanya sejuta dollar per tahun akan menjadi proyek yang sangat be
dollar untuk perusahaan berpendapatan triliunan per tah tersebut.
B 1
P
PeennggeelloollaaaannReRessiikkooPrProoyyeekk
Tabel 12. 1 Faktor-faktor resiko
Menentukan bobot evaluasi
ini biasanya mencakup bobot (ukuran) untuk masing
membuat Anda bisa menjelaskan perbedaan organisasional seperti yang telah dikemukakan dalam contoh lima tempat yang beresiko tinggi bagi sebagian organisasi dan be
Biaya mungkin merupakan area lain di mana organisasi yang berbeda menggunakan bobot yang berbeda. Proyek bernilai sejuta dollar untuk organisasi berpendapatan hanya sejuta dollar per tahun akan menjadi proyek yang sangat be
dollar untuk perusahaan berpendapatan triliunan per tahun akan beresiko rendah bagi perusahaan ini biasanya mencakup bobot (ukuran) untuk masing-masing faktor. Ini dikemukakan dalam dan beresiko rendah bagi ganisasi yang berbeda menggunakan bobot yang berbeda. Proyek bernilai sejuta dollar untuk organisasi berpendapatan hanya sejuta dollar per tahun akan menjadi proyek yang sangat beresiko. Proyek sejuta rendah bagi perusahaan
POLBAN
B 1 P
PeennggeelloollaaaannReRessiikkooPrProoyyeekk
Manajemen resiko di banyak industri kini telah menjadi disiplin ilmu •y’^’if yang terstruktur. Periksa dan lihat apakah ada orang di dalam organisasi Anda yang mempunyai spesialisasi di bidang ini dan dapat membantu Anda untuk mengevaluasi proyek Anda.
Tabel di halaman berikut ini menunjukkan kemungkinan kombinasi faktorfaktor yang telah kita diskusikan di atas dan beberapa bobot potensial dari faktorfaktor tersebut. Untuk melengkapi tabel ini pilihlah salah satu dari opsi dan tulislah angkanya di dalam kolom pilihan.
Kemudian kalikan pilihan itu dengan bobot untuk men-dapatkan skor faktor. Tambahkan pada masing-masing bagian, kemudian letakkan totalnya di bawah header bagian yang sesuai dan jumlahkan semuanya untuk mendapatkan hasil total. Banding-kan angka itu dengan angka di dalam kolom evaluasi resiko untuk menentukan apakah proyek mengandung resiko rendah, medium, atau tinggi.
Perhatikan bahwa kisaran resiko rendah, medium, dan tinggi didasar-kan pada nilai bobot tertentu dan akan perlu disesuaikan jika Anda mengubah bobotnya atau jika Anda menambahkan atau menghilang-kan faktor.