Untuk memulai pembangunan sistem ini, anda dikehendaki memasukkan software Microsoft Access ke dalam komputer peribadi anda. Kemudian, anda telah siap untuk membangunkan sistem. Caranya adalah seperti berikut :
1. Buka software Microsoft Access.
2. Klik menu "file" dan kemudian klik "new" untuk memulai pembangunan pangkalan data baru.
3. Kemudian, satu window baru akan dipaparkan. Terdapat dua bagian pada window tersebut iaitu "General" dan "Databases". (gambar 14)
1. Databases adalah bagian dimana terdapat template untuk pembangunan sistem. Anda hanya perlu mengisi data yang diperlukan dan kemudian sistem tersebut siap digunakan.
2. General adalah bagian untuk membentuk dan membangun sistem pada tahap awal. Walaupun ia lambat, namun ia lebih fleksibel berbanding dengan sistem yang anda buat secara template atau wizard.
Gambar 14. Menu Membuat Databse Baru
4. Untuk membangunkan sistem ini, anda dikehendaki memilih "Database" dalam menu "General".
5. Kemudian anda dikehendaki memasukkan nama pangkalan data (nama database) sistem yang ingin anda buat. Sebagai contoh, letakkan nama sistem tersebut sebagai "Book Address" (gambar 15)
Gambar 15. Nama File Database
Di bagian kiri window tersebut, terdapat beberapa bagian objects yaitu tables, queries, forms, reports, pages, macros, modules.
1. Tables - bagian ini merupakan tempat untuk membuat tabel untuk sistem.
2. Queries - bagian ini merupakan tempat untuk mengeluarkan paparan berdasarkan kekangan dan ciri-ciri tertentu.
3. Forms - bagian ini merupakan tempat untuk membuat antaramuka form untuk memudahkan pengguna memasukkan data ke pangkalan data.
4. Reports - bagian ini merupakan tempat untuk membuat laporan untuk dijadikan rujukan kepada pengguna.
5. Pages - bagian ini pula merupakan tempat untuk membuat antaramuka form dalam bentuk webpage.
6. Macros - bagian ini merupakan tempat untuk membuat set-set arahan kepada sistem. Contoh set arahan adalah seperti kotak pesan (message) dan pemberitahuan kepada pengguna.
7. Modules - bagian ini merupakan tempat untuk membuat pemprograman terhadap sub-fungsi untuk tujuan tertentu. Bagian ini juga tidak akan disentuh dalam perbincangan kali ini.
Di dalam latihan ini, kita hanya akan menyentuh bagian tables, forms dan reports saja.
3.1. Membuat Tabel
Bagi memulai membuat tabel, pengguna diberikan 3 jenis pilihan. Untuk contoh ini, pengguna disarankan memilih "Create Table in Design View". Apabila pilihan tersebut dipilih, satu window baru akan dibuka. Terdapat 3 slot utama dalam bagian ini iaitu :
1. Field Name : Slot ini adalah slot untuk nama attribut sebagai contoh no_id , nama, alamat dan no_tel. Sembarang huruf boleh dimasukkan kecuali huruf khas termasuk jarak (space bar) dan juga titik.
2. Data Type : Jenis data bagi data tersebut. 3. Description : Keterangan bagi data tersebut.
Sebagai contoh, masukkan data berikut ke dalam tempat yang disediakan :
Field Name Data Type Description 1 NoID Autonumber bil data pengguna 2 Nama Text nama pengguna 3 Alamat Text alamat pengguna 4 NoTel Text no telephon pengguna 5 Email Text alamat e-mail pengguna
Katakunci merupakan data unik bagi seseorang pengguna. Ia amat penting dalam proses pencarian pengguna. Dalam sistem ini jadikan NoID sebagai primary key (katakunci). Caranya dengan klik kanan lajur NoID dan kemudian klik pada pilihan "primary key". Seterusnya, "save" tabel tersebut dengan nama "Utama".
3.2. Membuat Form
Dalam contoh kali ini, anda akan belajar membuat form menggunakan wizard. Untuk membuat form, klik pada bagian form disebelah kiri window. Kemudian, ambil pilihan "Create Form By Using Wizard".
Gambar 16. Membuat Form Menggunakan Wizard
Satu window baru akan dipaparkan, masukkan ke semua item dalam "Available Fields" ke dalam "Selected Fields" dengan klik pada simbol ">>". Kemudian, klik pada buton "Finish". Maka selesailah satu form baru. Kemudian, tutup form tersebut.
Gambar 17. "Available Fields" ke dalam "Selected Fields"
Untuk memperbaiki tampilan form tersebut, klik kanan pada nama form dan pilih menu "Design". Untuk menambah fungsi tambah dan buang data anda dikehendaki untuk membuat buton (tombol) sendiri.
Gambar 18. Design Form
Cara membuat buton, pergi ke window "Toolbox" seperti yang terletak dibagian kanan gambar rujukan. Pilih objek di baris ke-3, lajur ke-3 dan klik ke dalam bagian detail form. Satu window baru akan keluar, anda dikehendaki memilih kategori "Record Operation" dan pilih actions "Add New Records". Kemudian, tekan buton "Finish" maka selesailah buton tambah rekod. Buat kaedah yang sama tetapi kali ini pilih action "Delete Record" untuk buat buton tambah rekod.
Gambar 19. Record Operation
Seterusnya, setelah selesai membuat bentuk laporan pada topik seterusnya nanti buat buton pada bagian ini dengan memasuki "Report Operation" dan pilih menu "open report". Pastikan pada praktek ini dapat selesai membentuk laporan.
Untuk bagian memperbaiki tampilan, anda hanya memilih rekord dengan menggunakan navigation button yang terletak dibagian bawah form. Untuk melihat paparan form, klik kanan pada nama form dan klik open.
3.3. Membuat Laporan
Dalam latihan kali ini, anda akan mencoba membuat laporan menggunakan wizard. Untuk membuat laporan, klik pada bagian report disebelah kiri window. Kemudian, ambil pilihan "Create Report By Using Wizard".
Satu window baru akan dipaparkan, masukkan ke semua item dalam "Available Fields" ke dalam "Selected Fields" dengan klik pada simbol ">>". Kemudian, klik pada buton "Finish". Maka selesailah satu form baru. Kemudian, tutup klik tersebut.
Gambar 20. Create Report By Using Wizard
Untuk mengemaskini paparan report tersebut, klik kanan pada nama report dan pilih menu "Design".
Kemudian, balik ke bagian form dan buat buton untuk membuka laporan ini.