Program Aplikasi Pengolah Angka
B. Menu dan Ikon Microsoft Excel
3. Menambahkan Ikon atau Menu pada Quick Access Toolbar
Dalam penggunaan Excel 2007 kita membutuhkan tool-tool untuk menyelesaikan pekerjaan Excel agar akses dan eksekusi data menjadi lebih
cepat. Namun, tidak jarang tool-tool yang sering dibutuhkan belum masuk ke
dalam tab.
Anda dapat memasukkan tombol-tombol perintah tersebut ke dalam Quick Access Toolbar dengan cara sebagai berikut.
a. Klik tombol combo box pada baris Quick Access Toolbar b. Berilah tanda ( ) di depan pilihan tombol tersebut.
Jika ternyata dalam pilihan combo box tidak terdapat tool-tool yang kita butuhkan, kita dapat mengakses dan sekaligus memasukkan ke dalam Quick Access Toolbar dengan cara berikut.
1) Klik tombol combo box pada access toolbar.
2) Pilih dan klik pada pilihan perintah More commands.
3) Pilihlah salah satu tombol yang diinginkan, masukkan ke dalam kotak pilihan Quick Access Toolbar.
Gambar .. Tata cara menambahkan toolbar ke dalam Quick Access Toolbar pada Excel 2007
4. Menggunakan menu dan ikon dalam Microsoft Excel 2007
Menu dan ikon yang terdapat pada Microsoft Excel 2007 mempunyai
fungsi sesuai uraian materi sebelumnya. Penggunaan beberapa menu dan ikon
yang terdapat pada Microsoft Excel 2007 akan dibahas pada uraian berikut.
Selanjutnya, Anda dapat mempelajari lebih mendalam tentang penggunaan
menu dan ikon pada materi Penggunaan Microsoft Excel 2007 untuk Menghasilkan informasi di Bab 5.
a. Menyimpan lembar kerja Excel
Lembar kerja Excel yang sudah jadi perlu diamankan agar tidak hilang, yaitu dengan cara disimpan ke hardisk atau disket terlebih dahulu. Lembar kerja yang terdapat dalam sebuah workbook akan disimpan dalam ile Excel, cara menyimpan workbook dengan menggunakan ikon adalah sebagai berikut.
1) Klik ikon pada quick access toolbar.
2) Setelah masuk ke kotak dialog Save As, masukkan pilihan folder untuk
menyimpan lembar kerja di dalam kotak pilihan Save in.
3) Isikan nama ile sesuai dengan keinginan di kotak isian ilename dengan cara menghapus dulu nama iledefault Excel. Sebagai contoh, apabila Anda akan mengganti nama ile menjadi Daftar Nilai, maka yang harus dilakukan adalah menghapus “Book 1” kemudian ketikan “Daftar
Nilai”.
Gambar .. Kotak dialog Save As
4) Apabila Anda menginginkan ile simpanan Anda dapat dibuka kembali pada aplikasi Excel selain 2007 (misalnya di Excel 2003), maka gantilah tipe penyimpanan pada kotak pilihan Save As Type menjadi Excel 97- 2003 workbook. Perhatikan tampilan berikut.
Gambar .. Kotak dialog pilihan type penyimpanan dokumen Excel
5) Setelah selesai klik Save
Dari proses penyimpanan tersebut, hasil lembar kerja Excel yang Anda
simpan memiliki ekstensi xls. Berdasarkan contoh di atas, nama ile yang tersimpan menjadi Daftar Nilai.xls.
b. Menyimpan lembar kerja Excel dengan nama baru
Langkah untuk menyimpan lembar kerja Excel dengan nama baru adalah sebagai berikut.
1) Klik tombol ofice button.
2) Klik Save As sehingga akan tampil kotak dialog Save As.
3) Pada kotak pilihan Save In, pilihlah folder sebagai tempat untuk menyimpan lembar kerja Excel yang baru. Apabila Anda tidak melaku- kan perubahan, maka hasil penyimpanan akan tersimpan dalam folder
yang sama dengan tempat penyimpanan ile yang lama.
4) Pada kotak isian File name, isikan nama ile yang baru, lalu klik save.
c. Menyimpan lembar kerja Excel yang pernah disimpan
Lembar kerja lama yang pernah disimpan dapat pula disimpan kembali
setelah Anda melakukan perubahan-perubahan. Proses penyimpanan ile
ini dilakukan dengan beberapa cara, di antaranya adalah sebagai berikut.
1) Dengan cara mengklik tombol ofice button, kemudian klik Save. 2) Dengan mengklik ikon Save ( ) pada quick access toolbar. 3) Dengan menekan tombol Ctrl + S di keyboard.
d. Menyimpan lembar kerja Excel ke dalam disket dan lashdisk
Selain penyimpanan lembar kerja di dalam hardisk, Anda juga dapat menyimpan lembar kerja Excel ke dalam disket atau lashdisk. Cara penyim- panan lembar kerja Excel dengan menggunakan disket atau lashdisk adalah sebagai berikut.
1) Klik tombol ofice button kemudian klik Save As.
2) Pada kotak pilihan Save in pilih 3½ Floopy (A:) jika Anda akan
menyimpan ke dalam disket, namun apabila Anda akan menyimpan lembar kerja Excel tersebut ke dalam lashdisk, maka pada kotak pilihan
Save in pilih Removable Disk (G:).
3) Ketikkan nama ile lembar kerja Excel yang Anda inginkan pada kotak
isian File name.
4) Apabila sudah selesai, klik tombol Save.
e. Membuka kembali lembar kerja Excel
Apabila Anda ingin membuka kembali lembar kerja Excel yang pernah disimpan di hardisk dengan menggunakan ikon, maka caranya adalah sebagai berikut.
1) Klik ikon pada menu ofice button.
2) Setelah muncul kotak dialog Open, pilih folder dan klik ile yang dicari
melalui kotak isian Look in.
3) Klik tombol Open pada kotak dialog Open atau klik dua kali ile yang
ingin dibuka.
Jika Anda akan membuka ile Excel dari lashdisk caranya adalah sebagai berikut.
1) Klik ikon pada quick access toolbar.
2) Pilih Removable Disk (G:) pada kotak isian Look in. 3) Klik nama ile Excel yang ingin dibuka.
4) Klik tombol Open pada kotak dialog Open atau klik dua kali ile yang
ingin dibuka.
f. Mengedit lembar kerja Excel
Mengedit lembar kerja Excel dapat dilakukan dengan 2 cara, yaitu
dengan menggunakan mouse dan dengan menggunakan ikon. Dalam hal ini proses editing yang dilakukan adalah memindahkan data dalam sebuah sel pada lembar kerja Microsoft Excel. Berikut adalah cara mengedit lembar kerja Excel dengan menggunakan mouse.
1) Blok sel pada data yang ingin dipindahkan.
2) Pada posisi data yang diblok, klik kiri mouse dan tahan.
3) Seret kursor ke sel tujuan yang diinginkan, kemudian mouse dilepas- kan.
Langkah untuk mengedit lembar kerja Excel dengan menggunakan ikon adalah sebagai berikut.
Mari Berlatih .
Jawablah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini dengan tepat!
1. Jelaskan perbedaan toolbar yang terdapat dalam Excel 2007 dengan Excel 2003!
2. Jelaskan fungsi dari submenu clipboard!
3. Jelaskan cara menambahkan ikon ke dalam baris Quick Access Toolbar! 4. Jelaskan kegunaan dari tab Formula!
5. Jelaskan secara singkat cara menutup aplikasi Microsoft Excel 2007! 1) Blok data pada sel yang akan dipindahkan.
2) Klik ikon Cut ( ) pada tab menu Home submenu Clipboard. 3) Aktifkanlah sel tujuan untuk meletakkan data.
4) Klik ikon Paste ( ) pada tab menu Home submenu Clipboard.
Tugas Praktik .
Petunjuk Keselamatan Kerja:
Berhati-hatilah saat Anda mengoperasikan komputer. Pastikan semua perangkat telah tersambung dengan benar. Periksalah sambungan listrik dengan teliti agar terhindar dari bahaya sengatan listrik dan korsleting. Gunakanlah perangkat keras komputer dengan baik dan lindungilah data atau software yang penting dari kerusakan serta ancaman virus.
Kerjakan tugas praktik di bawah ini dengan baik!
1. Identiikasikanlah tab-tab menu pada Microsoft Excel 2007 dan bedakan dengan Microsoft Excel 2003 tentang cara penggunaan dan tata letaknya!
2. Tambahkan ikon-ikon berikut ke dalam Quick Access Toolbar! a. Delete cell e. Open
b. Delete Sheet Columns f. Print Preview c. Delete Sheet Rows g. Quick Print d. New