BAB IV TEMUAN PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
2. Mengidentifikasi permasalahan bisnis utama organisasi
Tahapan identifikasi permasalah kegiatan utama Institut PTIQ Jakarta dilakukan dengan cara wawancara kepada Kepala Unit Pelayanan Teknis Teknologi Informasi dan Komunikasi (UPT-TIK), bagian administrasi akademik dan tata usaha, serta telaah dokumen blueprint pengembangan, pengelolaan dan pemanfaatan sistem informasi Institut PTIQ Jakarta 2017-2021. Adapun hasil identifikasi permasalahan pada kegiatan utama di Institut PTIQ Jakarta adalah seperti diuraikan pada Tabel IV.7. Permasalahan Penerimaan Mahasiswa Baru, Tabel IV.8. Permasalah Kegiatan Perkualiahan, dan Tabel IV.9. Permasalahan Kegiatan Wisuda Mahasiswa sebagai berikut:
Tabel IV.7. Permasalahan Penerimaan Mahasiswa Baru
Aktivitas Permasalahan
a. Mengisi Formulir Pendaftaran
- Calon mahasiswa datang ke kampus untuk melakukan pendaftaran
- Pengisian formulir pendaftaran dilakukan secara manual
Akibatnya:
- Data pendaftaran mahasiswa baru tidak terintegrasi dan tidak bisa diakses secara online
- Tidak paperless
- Tidak hemat waktu dan biaya bagi calon mahasiswa dan panitia penerimaan mahasiswa baru
- Susah di audit
- Proses penerimaan mahasiswa baru kurang efektif dan efisien
b. Membayar biaya Pendaftaran
- Calon mahasiswa membayar melalui ATM atau aplikasi mobile banking lainnya, selanjutnya menyerahkan bukti
Aktivitas Permasalahan
pembayaran ke bagian Administrasi Akademik
Akibatnya:
- Tidak hemat waktu bagi mahasiswa - Susah di audit
- Proses kurang efektif dan efisien c. Verifikasi
Persyaratan Pendaftaran
- Calon mahasiswa harus datang ke kampus untuk menyerahkan persyaratan dokumen
- Verifikasi persyaratan dilakukan secara manual
Akibatnya: - Tidak paperless
- Tidak hemat waktu dan biaya bagi mahasiswa dan bagian Administrasi Akademik
- Susah di audit
- Proses kurang efektif dan efisien d. Evaluasi dan
Persetujuan Calon Peserta Ujian
- Dilakukan secara manual Akibatnya:
- Tidak paperless
- Tidak hemat waktu bagi pejabat berwenang
- Pengambilan keputusan lebih lama - Susah di audit
- Proses kurang efektif dan efisien e. Pengumuman
Peserta Ujian Mahasiswa Baru
- Pengumuman ditempel di papan pengumuman kampus
- Pengumuman dimuat di website kampus secara manual
- Pengumuman dikirim lewat SMS - Pengumuman dikirim lewat aplikasi
Aktivitas Permasalahan Akibatnya:
- Data calon peserta ujian tidak saling terintegrasi dalam database
- Tidak paperless
- Tidak hemat waktu dan biaya bagi panitia penerimaan mahasiswa baru - Susah di audit
- Proses pengumuman peserta ujian kurang efektif dan efisien
f. Mencetak Kartu Ujian Calon Mahasiswa Baru
- Dilakukan secara manual Akibatnya:
- Tidak paperless
- Tidak hemat waktu bagi calon mahasiswa baru
- Susah di audit
- Proses kurang efektif dan efisien g. Ujian Tulis Calon
Mahasiswa Baru
- Hanya dapat di lakukan di kampus dan manual.
Akibatnya:
- Konvensional, kurang dapat mengikuti kebutuhan sistem perkuliahan masa kini, sehingga kurang efektif dan efisien h. Ujian wawancara
Calon Mahasiswa Baru
- Hanya dapat di lakukan di kampus dan manual.
Akibatnya:
- Konvensional, kurang dapat mengikuti kebutuhan sistem perkuliahan masa kini, sehingga kurang efektif dan efisien i. Entri Hasil Ujian - Input data dilakukan di aplikasi computer
client. Akibatnya:
Aktivitas Permasalahan - Tidak hemat waktu bagi bagian
aministrasi akademik - Susah di audit
- Proses entri data dua kali, kurang efektif dan efisien
j. Evaluasi dan Persetujuan Hasil Ujian
- Dilakukan secara manual Akibatnya:
- Tidak paperless
- Tidak hemat waktu bagi pejabat berwenang
- Pengambilan keputusan lebih lama - Susah di audit
- Proses kurang efektif dan efisien k. Pengumuman
Hasil Ujian Penerimaan Mahasiswa Baru
- Pengumuman ditempel di papan pengumuman kampus
- Pengumuman dimuat di website kampus secara manual
- Pengumuman dikirim lewat SMS - Pengumuman dikirim lewat aplikasi
sosial media (WhatsApp dan Facebook) Akibatnya:
- Data hasil ujian tidak saling terintegrasi dalam database
- Tidak paperless
- Tidak hemat waktu dan biaya bagi panitia penerimaan mahasiswa baru - Susah di audit
- Proses pengumuman hasil ujian kurang efektif dan efisien
l. Pendaftaran Ulang Calon Mahasiswa Baru
- Calon mahasiswa baru harus datang ke kampus untuk melakukan pendaftaran Ulang
- Pengisian formulir pendaftaran ulang dilakukan secara manual
Aktivitas Permasalahan Akibatnya:
- Data mahasiswa baru tidak terintegrasi dan tidak bisa diakses secara online - Tidak paperless
- Tidak hemat waktu dan biaya bagi calon mahasiswa dan panitia penerimaan mahasiswa baru
- Susah di audit
- Proses pendaftaran ulang kurang efektif dan efisien
m. Membayar
pendaftaran ulang
- Calon mahasiswa membayar melalui ATM atau aplikasi mobile banking lainnya, selanjutnya menyerahkan bukti pembayaran ke bagian Administrasi Akademik
Akibatnya:
- Tidak hemat waktu bagi mahasiswa - Susah di audit
- Proses kurang efektif dan efisien n. Verifikasi
Perysaratan
Pendaftaran Ulang
- Calon mahasiswa harus datang ke kampus untuk menyerahkan persyaratan dokumen
- Verifikasi persyaratan dilakukan secara manual
Akibatnya: - Tidak paperless
- Tidak hemat waktu dan biaya bagi mahasiswa dan bagian Administrasi Akademik
- Susah di audit
- Proses kurang efektif dan efisien o. Mencetak Kartu
Mahasiswa
- Dilakukan secara manual Akibatnya:
Aktivitas Permasalahan - Tidak hemat waktu bagi calon
mahasiswa baru - Susah di audit
- Proses kurang efektif dan efisien p. Sinkronisasi
dengan Aplikasi Lain
- Tidak terintegrasi dengan aplikasi SIAKAD yang dimiliki saat ini - Tidak terintegrasi dengan aplikasi
FEEDER Akibatnya:
- Data mahasiswa baru dimuat ke aplikasi SIAKAD dan FEEDER secara manual - Tidak paperless
- Tidak hemat waktu dan biaya bagi panitia penerimaan mahasiswa baru karena harus mengetik ulang - Susah di audit
- Proses sinkronisasi data dengan aplikasi SIAKAD dan FEEDER kurang efektif dan efisien
Tabel IV.8. Permasalah Kegiatan Perkualiahan
Modul Permasalahan
a. Entri Mata Kuliah - Input data dilakukan dua kali, yaitu di aplikasi computer client dan di aplikasi FEEDER PDDIKTI
- Hanya bisa diakses di Computer Client, LAN dan WAN
Akibatnya:
- Duplikasi database, karena database di aplikasi computer client dan di FEEDER PDDIKTI tidak saling terintegrasi - Tidak hemat waktu bagi bagian
Modul Permasalahan - Susah di audit
- Proses entri data dua kali, kurang efektif dan efisien
b. Entri Kurikulum - Input data dilakukan dua kali, yaitu di aplikasi computer client dan di aplikasi FEEDER PDDIKTI
- Hanya bisa diakses di Computer Client, LAN dan WAN
Akibatnya:
- Duplikasi database, karena database di aplikasi computer client dan di FEEDER PDDIKTI tidak saling terintegrasi - Tidak hemat waktu bagi bagian
aministrasi akademik - Susah di audit
- Proses entri data dua kali, kurang efektif dan efisien
c. Entri Mata Kuliah ke Kurikulum
- Input data dilakukan dua kali, yaitu di aplikasi computer client dan di aplikasi FEEDER PDDIKTI
- Hanya bisa diakses di Computer Client, LAN dan WAN
Akibatnya:
- Duplikasi database, karena database di aplikasi computer client dan di FEEDER PDDIKTI tidak saling terintegrasi - Tidak hemat waktu bagi bagian
aministrasi akademik - Susah di audit
- Proses entri data dua kali, kurang efektif dan efisien
d. Entri Kelas Ke Perkuliahan
- Input data dilakukan dua kali, yaitu di aplikasi computer client dan di aplikasi FEEDER PDDIKTI
Modul Permasalahan
- Hanya bisa diakses di Computer Client, LAN dan WAN
Akibatnya:
- Duplikasi database, karena database di aplikasi computer client dan di FEEDER PDDIKTI tidak saling terintegrasi - Tidak hemat waktu bagi bagian
aministrasi akademik - Susah di audit
- Proses entri data dua kali, kurang efektif dan efisien
e. Entri Dosen Ke Kelas Perkuliahan
- Input data dilakukan dua kali, yaitu di aplikasi computer client dan di aplikasi FEEDER PDDIKTI
- Hanya bisa diakses di Computer Client, LAN dan WAN
Akibatnya:
- Duplikasi database, karena database di aplikasi computer client dan di FEEDER PDDIKTI tidak saling terintegrasi - Tidak hemat waktu bagi bagian
aministrasi akademik - Susah di audit
- Proses entri data dua kali, kurang efektif dan efisien
f. Evaluasi dan Persetujuan Kurikulum
- Dilakukan secara manual Akibatnya:
- Tidak paperless
- Tidak hemat waktu bagi pejabat berwenang
- Pengambilan keputusan lebih lama - Susah di audit
Modul Permasalahan
g. Menyusun KRS - Dilakukan oleh bagian Administrasi Akademik pada saat Registrasi Akademik
- Input data dilakukan dua kali, yaitu di aplikasi computer client dan di aplikasi FEEDER PDDIKTI
- Hanya bisa diakses di Computer Client, LAN dan WAN
Akibatnya:
- Duplikasi database, karena database di aplikasi computer client dan di FEEDER PDDIKTI tidak saling terintegrasi - Tidak hemat waktu bagi bagian
aministrasi akademik - Susah di audit
- Proses entri data dua kali, kurang efektif dan efisien
h. Membayar biaya administrasi akademik
- Mahasiswa membayar melalui ATM atau aplikasi mobile banking lainnya,
selanjutnya menyerahkan bukti pembayaran ke bagian Administrasi Akademik
Akibatnya:
- Tidak hemat waktu bagi mahasiswa - Susah di audit
- Proses kurang efektif dan efisien i. Verifikasi
persyaratan Administrasi Akademik
- Mahasiswa harus datang ke kampus untuk menyerahkan persyaratan dokumen
- Verifikasi persyaratan dilakukan secara manual
Akibatnya: - Tidak paperless
Modul Permasalahan
- Tidak hemat waktu dan biaya bagi mahasiswa dan bagian Administrasi Akademik
- Susah di audit
- Proses kurang efektif dan efisien j. Evaluasi dan
Persetujuan Registrasi Akademik
- Dilakukan secara manual Akibatnya:
- Tidak paperless
- Tidak hemat waktu bagi pejabat berwenang
- Pengambilan keputusan lebih lama - Susah di audit
- Proses kurang efektif dan efisien k. Kegiatan
Perkuliahan
- Hanya dapat di lakukan di kampus dan manual
Akibatnya:
- Konvensional, kurang dapat mengikuti kebutuhan sistem perkuliahan masa kini, sehingga kurang efektif dan efisien l. Ujian - Hanya dapat di lakukan di kampus dan
manual. Akibatnya:
- Konvensional, kurang dapat mengikuti kebutuhan sistem perkuliahan masa kini, sehingga kurang efektif dan efisien m. Entri Nilai Ujian - Input data dilakukan dua kali, yaitu di
aplikasi computer client dan di aplikasi FEEDER PDDIKTI
- Hanya bisa diakses di Computer Client, LAN dan WAN
Modul Permasalahan
- Duplikasi database, karena database di aplikasi dan di FEEDER PDDIKTI tidak saling terintegrasi
- Tidak hemat waktu bagi bagian aministrasi akademik
- Susah di audit
- Proses entri data dua kali, kurang efektif dan efisien
n. Evaluasi dan Persetujuan Hasil Ujian
- Dilakukan secara manual Akibatnya:
- Tidak paperless
- Tidak hemat waktu bagi pejabat berwenang
- Pengambilan keputusan lebih lama - Susah di audit
- Proses kurang efektif dan efisien o. Mencetak KHS - Mahasiswa harus datang ke kampus
- Mencetak KHS hanya dapat dilakukan oleh bagian Administrasi Akademik Akibatnya:
- Tidak paperless
- Tidak hemat waktu dan biaya bagi mahasiswa dan bagian Administrasi Akademik
- Susah di audit
- Proses kurang efektif dan efisien q. Sinkronisasi
dengan Aplikasi Lain
- Tidak terintegrasi dengan aplikasi FEEDER
Akibatnya:
- Data dimuat ke aplikasi FEEDER secara manual
Modul Permasalahan
- Tidak hemat waktu dan biaya bagi panitia penerimaan mahasiswa baru karena harus mengetik ulang - Susah di audit
- Proses sinkronisasi data dengan aplikasi FEEDER kurang efektif dan efisien
Tabel IV.9. Permasalahan Kegiatan Wisuda Mahasiswa
Modul Permasalahan
a. Mendaftar Wisuda - Mahasiswa datang ke kampus untuk melakukan pendaftaran
- Pengisian formulir pendaftaran dilakukan secara manual
Akibatnya:
- Data pendaftaran tidak terintegrasi dan tidak bisa diakses secara online
- Tidak paperless
- Tidak hemat waktu dan biaya bagi mahasiswa dan bagian Administrasi Akademik
- Susah di audit
- Proses kurang efektif dan efisien
b. Membayar Wisuda - Mahasiswa membayar melalui ATM atau aplikasi mobile banking lainnya,
selanjutnya menyerahkan bukti pembayaran ke bagian Administrasi Akademik
Akibatnya:
- Tidak hemat waktu bagi mahasiswa - Susah di audit
Modul Permasalahan c. Memeriksa
Persyaratan Administrasi Wisuda
- Mahasiswa harus datang ke kampus untuk menyerahkan persyaratan dokumen
- Verifikasi persyaratan dilakukan secara manual
Akibatnya: - Tidak paperless
- Tidak hemat waktu dan biaya bagi mahasiswa dan bagian Administrasi Akademik
- Susah di audit
- Proses kurang efektif dan efisien d. Mencetak
Transkrip dan Ijazah
- Mengikuti kebijakan organisasi dan peraturan yang berlaku
e. Mengikuti Wisuda - Mengikuti kebijakan organisasi dan peraturan yang berlaku
r. Sinkronisasi dengan Aplikasi Lain
- Tidak terintegrasi dengan aplikasi SIAKAD yang dimiliki saat ini - Tidak terintegrasi dengan aplikasi
FEEDER Akibatnya:
- Data mahasiswa baru dimuat ke aplikasi SIAKAD dan FEEDER secara manual - Tidak paperless
- Tidak hemat waktu dan biaya bagi panitia penerimaan mahasiswa baru karena harus mengetik ulang - Susah di audit
- Proses sinkronisasi data dengan aplikasi SIAKAD dan FEEDER kurang efektif dan efisien