AGAR SEMUA TERKENDALI
Operasi LLTT terdiri dari puluhan kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari satu bagian di pihak Operator LLTT. Beberapa kegiatan juga mungkin perlu dilakukan oleh lain, seperti oleh mitra operasi dan pengelola operasi IPLT (lihat diagram berikut). Untuk menjamin seluruh kegiatan tersebut berlangsung secara tersinkronisasi dan benar, Operator LLTT perlu memiliki suatu sistem manajemen. Selain untuk mengendalikan keteraturan pelaksanaan dari kegiatan‐kegiatan tersebut, sistem manajemen juga dibutuhkan untuk menjaga kelancaran lalu lintas pertukaran informasi di antara pihak‐pihak yang terlibat di dalam operasi LLTT.
Rangkaian kegiatan dan lalu lintas pertukaran informasi di dalam operasi LLTT. Kelangsungan kegiatan‐kegiatan tersebut perlu melibatkan beberapa pihak, baik di dalam maupun di luar organisasi Operator LLTT.
Saat sekarang, sistem manajemen dapat diterapkan dengan mengandalkan teknologi informasi atau yang biasa disebut Sistem Informasi Manajemen (management
information system atau MIS). Dengan MIS, Operator LLTT dapat mengendalikan
kelangsungan operasinya dan mencatat hasilnya secara real‐time. Lengkapnya, MIS untuk Operator LLTT harus mampu untuk: Menyimpan dan memilah data pelanggan sesuai kebutuhan operasi LLTT, Menyusun daftar pelanggan yang akan mendapatkan layanan penyedotan tangki septik berikut jadwal pelaksanaannya, Menugaskan armada sedot tinja untuk melakukan penyedotan tangki septik sesuai jadwal yang ditentukan,
Mendokumentasikan pelaksanaan operasi penyedotan tangki septik, pengangkutan lumpur tinja dan pembuangan lumpur tinja,
Mencetak rekening LLTT untuk para pelanggannya dan mencatat transaksi pembayaran rekening tersebut, Menghitung besaran uang jasa kompensasi yang harus dibayarkan ke mitra operasi penyedia armada sedot tinja, Menyusun laporan kinerja teknis dan pembayaran LLTT. Operator LLTT perlu memanfaatkan sistem manajemen berbasis teknologi informasi digital agar penyimpanan dan pertukaran informasi dapat berlangsung lebih cepat dan konsisten. MIS LLTT akan membantu Operator LLTT untuk mengendalikan kelangsungan layanan penyedotan, pengangkutan dan pembuangan lumpur tinja agar sesuai sasaran dan waktu yang direncanakan. MIS LLTT juga dapat dimanfaatkan untuk membantu Operator LLTT dalam menilai kinerja dirinya sendiri dan kinerja mitra operasinya. Misalnya, menilai efisiensi penagihan rekening, frekuensi penyedotan tangki septik yang dilakukan mitranya.
BERSANDAR PADA DATABASE
MIS LLTT bersandar pada database pelanggan yang lengkap dan aktual. Dari database tersebut, MIS LLTT dapat memilah informasi pelanggan‐pelanggan yang berhak mendapatkan layanan penyedotan tangki septik sesuai kriteria yang disepakati. Salah satu kriteria tersebut adalah keaktifan pelanggan dalam membayar rekening LLTT. Dari database tersebut, MIS LLTT juga dapat menyusun rencana penyedotan tangki septik yang menyebutkan identitas pelanggan berikut alamat dan jadwal penyedotannya. MIS LLTT juga akan menggunakan informasi pelanggan di dalam database tersebut untuk membuat rekening LLTT bagi tiap pelanggan.
Database pelanggan LLTT setidaknya harus menyimpan informasi terkait a) Identitas pelanggan, yaitu nomor, nama, alamat, nomor telefon dan klasifikasi pelanggan dan b) kondisi tangki septik, yaitu lokasi, aksesibilitas, volume, sumber limbah dan tahun penyedotan terakhir. Jika dibuat konsisten dengan isi kwesionernya, kita dapat memanfaatkan informasi dari survei calon pelanggan untuk mengisi database tersebut.
Langkah 11: Menjalankan Sistem Informasi
MIS LLTT perlu memiliki beberapa modul yang memiliki fungsi untuk mendukung fungsi administrasi, teknis dan finansial dari operasi LLTT. Bagian penting dari MIS LLTT adalah database pelanggan yang akan mendasari fungsi‐fungsi pengendalian dari sistem informasi tersebut.
Program database dapat dibuat sendiri agar struktur informasinya benar‐benar sesuai dengan rancangan LLTT. Pembuatan database baru tentunya tidak dibutuhkan jika LLTT akan melibatkan lembaga operator yang sudah memiliki database pelanggan. Misalnya, jika LLTT akan dioperasikan oleh PDAM yang sudah memiliki database untuk pelanggan layanan air minumnya. Kita perlu mempelajari struktur informasi dari database pelanggan PDAM tersebut. Jika memungkinkan, kembangkan database tersebut sehingga struktur informasinya juga mampu mengelola informasi terkait kondisi tangki septik dari pelanggannya.
MENGALIR SAMPAI MITRA OPERASI
MIS LLTT dirancang agar mampu melakukan pertukaran informasi antar bagian‐bagian di dalam organisasi Operator LLTT, khususnya bagian‐bagian yang terlibat dalam urusan pelanggan, teknis dan keuangan. Pertukaran informasi antar ketiga bagian tersebut dibutuhkan guna menyusun rencana penyedotan tangki septik. Jika Operator LLTT hanya ingin melayani pelanggan yang tidak memiliki hutang rekening LLTT, maka bagian keuangan harus menginformasikan bagian teknis tentang status pembayaran rekening dari para pelanggan.
Pertukaran informasi juga perlu dilakukan antara armada sedot tinja dengan Operator LLTT, khususnya bagian teknis yang memantau kinerja pelaksanaan operasi mereka. Selain menggunakan formulir‐formulir tertulis, pertukaran informasi juga dapat dilakukan secara digital. Awak armada dapat menggunakan smartphone untuk menerima dan mengirimkan informasi melalui jaringan internet.
MIS LLTT DI PDAM KOTA SURAKARTA
LLTT di Kota Surakarta memanfaatkan MIS berbasis teknologi informasi digital. MIS LLTT yang digunakan PDAM Kota Surakarta memiliki 3 bagian, yaitu:
MIS LLTT Web yang digunakan petugas pengendali operasi di pihak PDAM,
MIS LLTT Mobile (Petugas IPLT) yang digunakan petugas IPLT untuk mencatat dan melaporkan lumpur tinja yang diterimanya,
MIS LLTT Mobile (Operator Sedot Tinja) yang digunakan awak armada sedot tinja untuk mencatat dan melaporkan kelangsungan operasi sedot tinja.
Berdasarkan database pelanggan, PDAM membuat daftar pelanggan yang akan dilayaninya. Daftar tersebut disampaikan ke awak armada melalui MIS LLTT Mobile. Saat melakukan penyedotan lumpur tinja, awak armada akan men‐scan
barcode pelanggan dan mengirimkan
informasi pelaksanaan sedot tinja melalui MIS LLTT Mobile. Petugas IPLT akan menggunakan aplikasi MIS LLTT Mobile‐nya untuk mencatat dan mengirimkan informasi pembuangan lumpur tinja ke PDAM. Petugas IPLT sebelumnya men‐scan barcode unit sedot tinja. Semua informasi terkumpul di server, sementara petugas pengendali operasi PDAM dapat memonitornya melalui MIS LLTT Web. Perangkat MIS SLLTT Web yang dioperasikan PDAM memiliki modul‐modul antara lain: Modul Data Operator Penyedotan; untuk mengelola data armada sedot tinjanya. Modul Input Data Permintaan Penyedotan; untuk mengelola permintaan pelanggan yang meminta sedot tinja di luar jadwal yang ditentukan PDAM. Modul Jadwal Penyedotan; untuk menyusun jadwal sedot tinja yang perlu dilakukan armada. Pola penjadwalan dilakukan berdasarkan zona layanan, jenis pelanggan atau keduanya. Modul Laporan Pelaksanaan Penyedotan dan Monitoring; untuk melihat status kegiatan armada, termasuk melihat lokasi dan waktu penyedotan. Posisi juga dapat dilihat di peta. Modul Pendukung; berupa Dashboard untuk melihat kinerja LLTT, seperti rekap lokasi penyedotan, data penyedotan bulanan dan infografis tentang rata‐rata pembuangan limbah. Modul Laporan Keuangan; untuk melihat status invoice dan jumlah yang harus dibayarkan. Modul Pencetakan Rekening Integrasi dengan PDAM; untuk mengintegrasikan data penyedotan dengan sistem rekening PDAM.
PDAM Kota Surakarta menggunakan perangkat komputer desktop Intel Core i5‐4590 untuk mewadahi MIS LT2 Web. Sementara itu, awak armada dan petugas IPLT menggunakan smartphone berbasis Android untuk mengoperasikan MIS LLTT Mobile. Secara keseluruhan, MIS LLTT di PDAM Kota Surakarta memiliki 8 modul aplikasi Web dan 3 modul aplikasi Mobile.