BAB IV TATA CARA EVALUASI PELELANGAN
4.1 METODE EVALUASI
4.1.1 Metode evaluasi dalam Pelelangan ini memakai SISTEM LOWEST RESPONSIVE/COMPLIANT/ACCEPTABLE OFFER.
(1) Penentuan pemenang dilakukan berdasarkan penawaran dari Calon Penyedia Barang/Jasa yang telah dievaluasi dengan hasil :
a. Penawaran memenuhi persyaratan administrasi dan teknis (responsive/compliant/acceptable); dan
b. Menawarkan biaya terendah (lowest cost).
(2) Responsive/compliant/acceptable merupakan pemenuhan keseluruhan Spesifikasi/TOR/Scope of Works (SOW), atau mencapai batas minimum nilai yang disyaratkan dalam spesifikasi/TOR/Scope of Works (SOW).
(3) Tingkat responsiveness/compliance/acceptability dapat dilakukan memakai sistem gugur atau pembobotan nilai.
(4) Penilaian harga dalam responsive/compliant/acceptable tetap memperhitungkan harga dan biaya selama umur ekonomis (Life Cycle Costing/Total Cost of Ownership). (5) Harga adalah jumlah uang yang dibayarkan untuk membeli suatu barang dan jasa.
Biaya adalah jumlah uang yang dibayarkan untuk mengoperasikan suatu barang atau jasa, selama umur ekonomi atau selama durasi Perjanjian/Kontrak.
(6) Selain biaya, juga diperhitungkan biaya transportasi dan asuransi, serta semua pajak dan pungutan Pemerintah yang berlaku.
4.1.2 Evaluasi Administrasi
(1) Evaluasi Administrasi dilakukan terhadap pemenuhan kelengkapan dokumen penawaran sesuai yang dipersyaratkan dan tercantum dalam RKS ini
Evaluasi terhadap data administrasi hanya dilakukan terhadap hal-hal yang tidak dinilai pada saat penilaian kualifikasi. Kelengkapan Dokumen Penawaran menghasilkan 2 (dua) kesimpulan, yaitu LENGKAP/ADA atau TIDAK LENGKAP/TIDAK ADA dokumen yang dipersyaratkan.
(2) Apabila Evaluasi pada butir a) dipenuhi, selanjutnya dilakukan Evaluasi terhadap keabsahan dari masing-masing dokumen.
(3) Untuk penilaian / Evaluasi terhadap keabsahan dari masing-masing dokumen, apabila Tim Pengadaan merasa kurang yakin terhadap kebenaran data dalam dokumen penawaran, dapat mencari informasi dari pihak-pihak terkait lainnya. Tim berhak melakukan klarifikasi dan verifikasi atas kebenaran data kepada pihak ketiga tanpa persetujuan dari peserta lelang.
(4) Kualifikasi peserta dinyatakan GUGUR apabila:
Terlambat/melebihi batasan waktu memasukkan dokumen yang dipersyaratkan dalam waktu yang sudah ditentukan.
Surat penyampaian dokumen yang dipersyaratkan dalam proses pelelangan tidak ditandatangani oleh direktur utama/pimpinan perusahaan atau penerima kuasa dari direktur utama/pimpinan perusahaan yang nama penerima kuasanya tercantum dalam akte pendirian atau perubahannya, atau kepala cabang perusahaan yang diangkat oleh kantor pusat yang dibuktikan dengan dokumen otentik; atau pejabat yang menurut perjanjian kerja sama berhak mewakili perusahaan yang bekerja sama.
surat penawaran memenuhi ketentuansebagai berikut jangka waktu berlakunya surat penawaran tidak kurang dari waktu yang ditetapkan, jangka waktu pelaksanaan pekerjaan yang ditawarkan tidak melebihi jangka waktu yang ditetapkan; dan bertanggal dicap asli di atas kop perusahaan dengan tanda tangan yang berwenang di atas meterai 6000.
Penyedia Barang/Jasa atas nama sendiri atau sebagai anggota Join Operation menyerahkan lebih dari satu dokumen penawaran untuk satu paket pekerjaan. Pemilik modal dan/atau pengurus suatu perusahaan menjadi pemilik modal
dan/atau pengurus perusahaan lain sesama peserta pelelangan dalam satu paket pekerjaan.
Dokumen Penawaran dan lampiran-lampirannya tidak dicap asli dan/atau dicetak di atas kop perusahaan dengan tanda tangan yang berwenang di atas meterai 6000.
Penyedia Barang/Jasa peserta lelang tidak memenuhi Persyaratan berdasarkan RKS ini (Bab I angka 1.10).
Tidak melampirkan seluruh kelengkapan dokumen penawaran yang dipersyaratkan sebagaimana dalam RKS ini (Bab I angka 1.13.).
(5) Penawaran dinyatakan memenuhi persyaratan administrasi, apabila:
Syarat-syarat yang diminta berdasarkan Dokumen Pelelangan/RKS dipenuhi/dilengkapi dan isi setiap dokumen benar serta dapat dipastikan bahwa dokumen penawaran ditandatangani oleh orang yang berwenang.
Jaminan penawaran memenuhi persyaratan sesuai ketentuan Dokumen Pelelangan/RKS. Apabila ada hal-hal yang kurang jelas dan/atau meragukan dalam jaminan penawaran perlu diklarifikasi dengan pihak yang terkait tanpa mengubah substansi dari jaminan penawaran.
(6) Evaluasi Administrasi menghasilkan 2 (dua) kesimpulan, yaitu Memenuhi Syarat Administrasi (lulus) atau Tidak Memenuhi Syarat Administrasi (tidak lulus/gugur).
4.1.3 Evaluasi Teknis
(1) Evaluasi Teknis dilakukan terhadap penawaran yang dinyatakan memenuhi/lulus persyaratan administrasi.
(2) Evaluasi teknis dilakukan dengan cara memberikan nilai angka tertentu pada setiap kriteria yang dinilai dan bobot yang telah ditetapkan dalam Dokumen Kualifikasi (3) Ketentuan kriteria yang dinilai atau faktor-faktor yang dievaluasi pada Evaluasi Teknis
antara lain adalah sebagai berikut : i. Pendekatan dan Metodologi.
Prosedur keamanan Prosedur persiapan
Perlengkapan (Tools, alat angkat angkut) yang digunakan Perlengkapan K3 yang dipakai dalam pekerjaan di area kerja Prosedur K3 bekerja di area ketinggian
Prosedur Mob Demob ii. Rencana kerja dan schedule iii. Struktur organisasi pekerjaan
Kualifikasi dan/atau sertifikasi Tenaga Ahli / Tenaga teknis. iv. Pengalaman Perusahaan.
Kualifikasi dan/atau sertifikasi ISO/OHSAS dll Perusahaan Pekerjaan rehabilitasi struktur truss dan sheet pile
(4) Penawaran dinyatakan memenuhi persyaratan teknis, apabila spesifikasi teknis memenuhi persyaratan yang ditetapkan dalam Dokumen Pelelangan/RKS.
(5) Penyedia Barang/Jasa peserta pelelangan dinyatakan gugur apabila tidak lulus nilai ambang batas 60.
(6) Evaluasi Data Teknis akan menghasilkan 2 (dua) kesimpulan yaitu Memenuhi syarat teknis (lulus) atau Tidak Memenuhi syarat teknis (tidak lulus/gugur).
4.1.4 Evaluasi Harga
(1) Evaluasi Harga dilakukan setelah penawaran dinyatakan memenuhi syarat administrasi dan teknis.
(2) Evaluasi Harga dilakukan terhadap kelengkapan dokumen penawaran sesuai yang dipersyaratkan dalam Penawaran Harga.
(3) Apabila Evaluasi pada butir b) dipenuhi, selanjutnya dilakukan Evaluasi terhadap keabsahan dari masing-masing dokumen.
(4) Evaluasi keabsahan dokumen penawaran harga menghasilkan 2 (dua) kesimpulan, yaitu Memenuhi Syarat Penawaran Harga atau Tidak Memenuhi Syarat Penawaran Harga.
(5) Penyedia barang/jasa yang dinyatakan Memenuhi Syarat Penawaran Harga, selanjutnya dilakukan Evaluasi Harga Penawaran.
(6) Berdasarkan hasil evaluasi kewajaran harga, Pelaksana Pengadaan membuat daftar urutan penawaran yang dimulai dari urutan harga penawaran terendah.
(7) Evaluasi penawaran harga dilakukan dengan metode sistem gugur, penawaran harga akan dibandingkan dengan HPS yang telah ditetapkan dan penawaran harga yang diatas HPS dinyatakan gugur dan tidak akan dievaluasi.
(8) Unsur-unsur yang dinilai dalam Evaluasi Harga meliputi sebagai berikut :
a) Ketentuan mengenai Surat Penawaran sebagaimana tercantum dalam ketentuan-ketentuan dari butir 1.14.1.(3)
b) Daftar Rincian Harga Penawaran dicap asli di atas kop perusahaan dengan tanda tangan yang berwenang di atas meterai 6000 (sesuai Lampiran 5) c) Sebelum evaluasi harga, untuk kontrak harga satuan atau kontrak gabungan
harga satuan dan lump sum dilakukan koreksi aritmatik dengan ketentuan:
volume pekerjaan yang tercantum dalam daftar kuantitas dan harga disesuaikan dengan yang tercantum dalam Dokumen Pemilihan;
apabila terjadi kesalahan hasil perkalian antara volume dengan harga satuan pekerjaan, maka dilakukan pembetulan, dengan ketentuan harga satuan pekerjaan yang ditawarkan tidak boleh diubah; dan
jenis pekerjaan yang tidak diberi harga satuan dianggap sudah termasuk dalam harga satuan pekerjaan yang lain dan harga satuan pada daftar kuantitas dan harga tetap dibiarkan kosong.
(9) Penawaran dinyatakan memenuhi persyaratan teknis, apabila spesifikasi teknis memenuhi persyaratan yang ditetapkan dalam Dokumen Pelelangan/RKS.
(10) Koreksi aritmatik dilakukan sebagai berikut :
a) Volume pekerjaan yang tercantum dalam dokumen penawaran disesuaikan dengan yang tercantum dalam dokumen pengadaan.
b) Apabila terjadi kesalahan hasil perkalian antara volume dengan harga satuan pekerjaan, maka dilakukan pembetulan, dengan ketentuan harga satuan pekerjaan yang ditawarkan tidak boleh diubah.
c) Jenis pekerjaan yang tidak diberi harga satuan dianggap sudah termasuk dalam harga satuan pekerjaan yang lain, dan harga satuan pada surat penawaran tetap dibiarkan kosong.
d) Untuk jenis Perjanjian/Kontrak harga satuan, hasil koreksi aritmatik dapat mengubah nilai atau urutan penawaran menjadi lebih tinggi atau lebih rendah terhadap penawaran semula.
(11) Hasil koreksi aritmatik untuk penawaran kontrak Harga Satuan dapat mengubah nilai penawaran sehingga urutan peringkat dapat menjadi lebih tinggi atau lebih rendah dari urutan peringkat semula.
Koreksi aritmatik untuk penawaran kontrak lump sum yang melampirkan daftar kuantitas dan harga hanya dilakukan untuk menyesuaikan volume pekerjaan yang tercantum dalam daftar kuantitas dan harga dengan yang tercantum dalam Dokumen Pemilihan tanpa mengubah nilai penawaran.
(12) Berdasarkan hasil koreksi aritmatik Pelaksana Pengadaan menyusun urutan dari penawaran terendah.
(13) Hasil koreksi aritmatik diumumkan melalui website.
(14) Untuk evaluasi sistem gugur – pelaksanaan evaluasi harga dilakukan oleh Pelaksana Pengadaan untuk mendapatkan 3 (tiga) penawaran yang memenuhi syarat yang dimulai dengan penawaran terendah setelah koreksi aritmatik.
(15) Evaluasi Harga Penawaran :
a) Dalam hal terdapat penawaran yang tidak wajar yaitu dengan nilai penawaran 80% (delapan puluh persen) di bawah HPS, maka Fungsi Pelaksana Pengadaan harus meminta penjelasan/klarifikasi secara tertulis kepada Calon Penyedia Barang/jasa.
b) Hasil penjelasan/klarifikasi tertulis tersebut disampaikan oleh Fungsi Pelaksana Pengadaan untuk dikaji oleh Value for Money Committee untuk menentukan menerima atau menolak penawaran yang disampaikan oleh Calon Penyedia Barang/Jasa.
c) Dalam hal penawaran di atas HPS, proses pengadaan barang/jasa dapat dilanjutkan dengan melakukan negosiasi kepada seluruh penawar untuk mendapatkan harga Perjanjian/Kontrak maksimal sama dengan HPS, dengan tetap memperhatikan aspek Good Corporate Governance (GCG).
Apabila proses negosiasi kepada seluruh penawar tidak mencapai kesepakatan, maka pengadaan dinyatakan gagal.
d) Dalam hal semua atau sebagian penawaran dibawah HPS, dengan memperhatikan ketentuan negosiasi harga sebagaimana dimaksud butir 4.6.13, maka dapat dilakukan negosiasi kepada penawar terendah dengan tetap memperhatikan aspek Good Corporate Governance GCG.
Apabila proses negosiasi kepada penawar terendah tidak mencapai kesepakatan, maka proses pengadaan tetap dilanjutkan tanpa melakukan negosiasi kepada penawar rendah berikutnya.
e) Harga penawaran ditulis dalam angka dan huruf, apabila terdapat perbedaan antara penulisan nilai dalam angka dan huruf maka nilai penawaran yang diakui adalah nilai dalam tulisan huruf.
f) Dalam hal terjadi perbedaan antara harga penawaran yang tercantum dalam surat penawaran dengan rincian penawaran, maka yang berlaku adalah harga penawaran yang tercantum pada surat penawaran bermaterai cukup.
(16) Evaluasi harga menghasilkan 2 (dua) kesimpulan, yaitu Memenuhi atau Tidak Memenuhi.