E. ANALISIS KEBUTUHAN Dalam melakukan tahap ini akan dicapai 4 tujuan, yaitu :
2. METODE KEBUTUHAN ANALISIS
Perlu pemilihan metode pengumpulan data yang tepat selama melakukan requirement system. Metode tersebut adalah interview, questionnaires, observation, procedure analysis, dan dokumen survey. Setiap metode akan dijelaskan secara mendalam sebagai berikut :
a. TANYA JAWAB (INTERVIEW)
1. Bagaimana metode itu digunakan. a. Pemilihan potential interviewes
b. Membuat perjanjian terhadap potentian interviewes c. Menyiapkan struktur pertanyaan yang lengkap dan jelas
d. Memilih person yang di interview secara pribadi dan merekamnya
2. Target dari metode
a. Kunci pribadi dalam proses DFD
b. Kadang kala melibatkan orang luar, seperti pelanggan atau vendors
a. Pewawancara dapat mengukur respon melalui pertanyaan dan menyesuaikannya sesuai dengan situasi yanag terjadi.
b. Baik untuk permasalahan yang tidak terstruktur, seperti mengapa anda berfikir hal ini dapat terjadi?
c. Menunjukkan kesan interviewer secara pribadi
d. Memunculkan respon yang tinggi sejak penyusunan pertemuan
4. Kerugian metode
a. Membutuhkan waktu dan biaya yang tidak sedikit
b. Membutuhkan pelatihan dan pengalaman khusus dari pewawancara c. Sulit mkembandingkan laporan wawancara karena subjektifitas
alamiah
5. Kapana metode tersebut baik digunakan
a. Mendapatkan penjelasan atau pandangan dari personal kunci b. Test kredibilitas dari interviewers
c. Mencari interview yang unsuranes atau kontradiktions d. Memantapkan kredibilitas team
Beberapa factor penting dalam interview yang baik yaitu objectives, audience, format, weighting dan combining responses, and documentation.
b. QUESTIONERS
1. Bagaimana metode itu digunakan
- Mendesain dengan menggunakan standar questioner - Questioner dikirimkan ke lingkunga kerja end user. - Struktur respon diringkas dalam statistic distribusi 2. Target dari metode
- Semua end user dengan wawasannya akan dilibatkan dalam proses solusi pemecahan system
- End user dihubungakan dengan proses pemakaian symbol-simbol dalam DFD
3. Keuntungan metode
- Murah dan cepat dari pada interview
- Tidak membutuhkan investigator yang terlatih (hanya satu ahli yang di butuhkan untuk mendesain questioner end user yang terpilih)
- Mudah untuk mensistensis hasil sejak pembuatan questioner
- Dengan mudah dapat meminimalkan biaya untuk semua end user.
4. Kerugian metode
- Tidak dapat membuat pertanyaan yang spesifik bagi end user
- Analis melibatkan kesan sehingga tidak dapat menampakkan pribadi end user
- Tanggapan yang rendah karena tidak adanya dorongan yang kuat untuk mengembalikan questioner
- Tidak dapat menyesuaikan pertanyaan ke end user secara spesifik
5. Kapan metode tersebut baik di gunakan
- Pertanyaan nya sederhana, dan tidak memiliki arti mendua - Membutuhkan wawasan yang luas dari end user.
- Bila memiliki sedikit waktu dan biaya
c. OBSERVASI
1. Bagaimana metode itu digunakan
- Secara pribadi seorang analis mengunjungi lokasi pengamatan
- Analis merekam kejadian dalam lokasi pengamatan, termasuk volume dan pengolahan lembar kerja
2. Target Dari metode
- Lokasi proses secara geografis di tunjukkan dalam DFD
3. Keuntungan metode
- Mendapatkan fakta record dari pada pendapat (opinion) - Tidak membutuhkan kontruksi pertanyaan
- Tidak mengganggu atau menyembunyikan sesuatu (end user tidak mengetahui bahwa mereka sedang di amati) - Analis tidak tergantung pada penjelasan lisan dari end user
4. Kerugian metode
- Jika terlihat, analis mungkin mengubah operasi (end user merasa diamati)
- Dalam jangka panjang, fakta yang diperoleh dalam satu observasi mungkin tidak tepat (representative) dalam kondisi harian atau mingguan.
- Membutuhkan pengalaman dan keahlian khusus dari analis
5. Kapan metode tersebut baik digunakan
- Membutuhkan gambarana kuantitatif seperti waktu, volume dan sebagainya
- Kecurigaan bahwa end user mengatakan suatu kejadian yang sebenarnya tidak terjadi (dibuat-buat)
Tips praktis dalam melakukan observasi :
1. Jangan mengamati dalam jangka waktu yang lama
Terdapat 2 alasan, yaitu dengan waktu yang lama akan mengacau operasi yang sedang diamati, dan akan membiaskan permasalahan yang sebenarnya.
2. Buat catatan yang ringkas
3. Sebelum observasi, beritahukan kepada supervisor dan pemaka yang terlibat tentang apa yang akan dikerjakan dan mengapa dikerjakan, sehingga akan mengurangi gangguan
4. Gunakan chek list yang singkat tentang informasi yang dibutuhkan bersama
5. Jangan melakukan observasi tanpa rencana
d. PROSEDUR ANALISIS
1. Bagaimana metode ini digunakan
- Dengan prosedur operasi dapat mempelajari dan mengidentifikasikan aliran dokumen kunci melalui system informasi, yaitu dengan DFD
- Setiap aliran dokumen kunci menjelaskan prosedur operasi system
- Melalui observasi, analis mempelajari kenyataan dari pada mendeskripsikan kolom distribusi (tinggi, rendah, sedang) dan apa yang selanjutnya dikerjakan terhadap salinan dari dokumen aslinya
2. Target dari metode
- Dokumen utama dan DFD - Proses dalam DFD
3. Keuntungan metode
- Evaluasi prosedur dapat dikerjakan dengan campur tangan (interferensis) yang minimal dan tidak mempengaruhi operasi pemakai
- Prosedur aliran dapat menjadi sebuah struktur chek list untuk melakukan observasi
4. Kerugian metode
- Prosedur mungkin tiudak lengkap dan tidak up to date lagi - Mempelajari bagan aliran dokumen membutuhkan waktu
dan keahlian analis
5. Kapan metode tersebut baik digunakan
- Memutuskan apakah masalah kegagalan system dapat membantu perancangan yang baik
- Team analis tidak secara total famylian dengana liran dokumen
- Mendeskripsikan aliran dokumen yang mengganggu kerjanya fungsi
e. PENGAMATAN DOKUMEN
1. Bagaimana metode itu digunakan
- Mengidentifikasikan dopkumen utama dan laporan (Physical DFD)
- Setiap dokumen atau laporan, digunakan untuk record data meliputi field (ukuran dan type), frekuensi penggunaan dan struktur codingnya (codink struikture)
2. Target dari metode
- Aliran data kunci ditunjukkan dalam DFD
3. Keuntungan metode
- Minimalkan interupsi dari fungsi operasionalnya - Permulaan elemen kamus data
- Sering kali, dapat mempertimbangkan modifikasi major procedural
4. Kerugian metode
- Membutukan waktu yang cukup (terdapat organisasi bisnis yang mengalami kebanjiran dokumen dan laporan)
5. Kapan metode tersebut baik digunakan
- Harus dikerjakan jika sebuah system akan di desain (selama kegiatan analis, dalam memperjelas desain system yang baru dan analis dokumen dapat membantu untuk menentukan tugas perancangan selanjutnya).
3. SAMPLING
Sampling dapat membantu mengurangi waktu dan biaya. Perlu kecermatan untuk memilih sampel dari populasi, sehingga membutuhkan keahlian statistic supaya tidak mengalami kegagalan atau ancaman.