3.1 Metode Penelitian
Dalam mengumpulkan data, keterangan dan rancangan program yang dibutuhkan untuk penyusunan Penelitian ini, menggunakan 2 (dua) metode, yaitu :
1. Metode Lapangan (Field Research)
Metode ini dilakukan penulis secara langsung untuk mengumpulkan data yang berhubungan dengan data pegawai dan data gaji pegawai pada UD.H.ALI MAKKI. Data-data tersebut dikumpulkan dengan cara :
a. Observasi (Pengamatan Langsung)
Metode dengan melakukan pengamatan langsung ke perusahaan. Tujuan observasi ini dilakukan, agar mendapatkan data-data dan informasi yang lebih lengkap dan akurat.
b. Interview (Wawancara)
Metode dengan melakukan wawancara kepada pihak yang berkompeten di perusahaan. Untuk mendapatkan penjelasan dari masalah-masalah yang sebelumnya kurang jelas, dan untuk menyakinkan bahwa data yang diperoleh benar-benar akurat.
2. Metode Studi Pustaka (Study Research)
Pada metode ini dilakukan dengan cara mengumpulkan, mempelajari, dan mengutip file, dokumen atau arsip, serta bacaan yang berkaitan dengan pelaksanaan Penelitian yang dilaksanakan di UD.H.ALI MAKKI. Hal ini dimaksudkan untuk memberikan landasan teori yang kuat melalui literatur yang tersedia di perpustakaan, baik berupa bahan-bahan kuliah dan brosur yang berhubungan dengan penulisan penelitian ini.
Rancangan Sistem Informasi Data Pegawai Dan Perhitungan Gaji Pegawai dilakukan dengan 2 proses perancangan sistem, yang terdiri dari :
3.2 Rancangan DFD (Data Flow Diagram)
Hal yang paling dominan adalah ketika perancangan sebuah sistem dilakukan untuk memodelkan kebutuhan pemakai. Maka dari itu digunakan pemodelan dengan DFD (Data Flow Diagram) menggunakan Sybase Power Designer 6.0 32
bit. Sybase ini adalah sebuah paket program desain tools yang digunakan untuk
membuat Visualisasi, dokumentasi dan mendesain suatu sistem perangkat lunak, karena model ini menggambarkan fungsi sistem. DFD dalam hal ini bisa berarti yang digunakan pada model environment yaitu context diagram atau yang digunakan pada penurunan level yaitu leveled.
Adapun DFD dari Sistem Informasi Data Pegawai Dan Perhitungan Gaji Pegawai pada UD. H. ALI MAKKI adalah sebagai berikut :
1. Context diagram
Ga mbar 3.1 Contex Diagram SIPG
Dalam Context Diagram diatas dijelaskan terdapat 3 (tiga) aktor yaitu Pegawai, Petugas Absensi dan Admin, yang masing-masing aktor tersebut mempunyai data sebagai berikut :
a. Pegawai
Data input : Login Pegawai
Data output : Laporan Pegawai
b. Petugas Absensi
Data input : Login Petugas Absensi
Data output : Laporan Absensi
c. Admin
Data input : Login Admin
Data output : Laporan DIPG
*DIPG : Data Infor masi Pegawai dan Gaji
2. DFD Level 1
Ga mbar 3.2 DFD Level 1 SIPG
Pada DFD level 1 diatas menjelaskan proses-proses yang terjadi pada Sistem Informasi Data Pegawai dan Perhitungan Gaji Pegawai, diantara proses proses tersebut adalah sebagai berikut :
a. Proses Login
Data input : Username dan Password yang dimasukkan oleh Admin, Petugas
Data output : Form Master, Change Password, dan Report pada SIPG Admin, sedangkan Form Pegawai dan Report pada Sistem Informasi Pegawai dan Gaji Pegawai, dan Form Petugas Absensi dan Report pada Sistem Informasi Pegawai dan Gaji Petugas Absensi.
b. Proses SIPG Admin
Data output : Laporan Data Informasi Pegawai dan Gaji, Password Baru
c. Proses SIPG Pegawai
Data output : Laporan Pegawai dan Password Baru
d. Proses SIPG Petugas Absensi
Data output : Laporan Absensi dan Password Baru
3. DFD Level 2
Admin
DFD level 2 ini merupakan alur dari proses SIPG Admin. Pada proses ini dijelaskan dari Login pada admin masuk ke SIPG sebagai admin. Yang diinputkan oleh admin berupa data pegawai disimpan pada tabel pegawai (tbl_pegawai), data periode disimpan pada tabel periode (tbl_periode), data absensi bulanan disimpan pada tabel absensi bulanan (tbl_absensi_blnan), data absensi mingguan disimpan pada tabel absensi mingguan (tbl_absensi_mgguan), laporan gaji bulanan disimpan pada tabel laporan gaji bulanan (tbl_lap_gaji_blnan), dan laporan gaji mingguan disimpan pada tabel laporan gaji mingguan (tbl_lap_gaji_mgguan).
Selain itu, admin juga bisa merubah password yang data-datanya disimpan pada tabel data pengguna (tbl_admin). Semua tabel tersebut tersimpan dalam
database yang bernama “ipayroll”. Kemudian dari inputan tersebut dihasilkan
outputan berupa Laporan Pengguna, Laporan Pegawai, Laporan Periode, Laporan Absensi bulanan, Laporan Absensi Mingguan, Laporan Gaji bulanan, Laporan Gaji Mingguan serta Password Baru pada bagian admin.
Admin mempunyai hak akses yang lebih luas dibandingkan user. Hak akses admin meliputi Form Master yang terdiri atas Form Pegawai, Form Periode,
Form Absensi Bulanan, Form Absensi Mingguan, Form Laporan Gaji Bulanan, Laporan Gaji Mingguan serta Form Pengguna yang berfungsi untuk merubah
username dan password serta membatasi hak akses pada masing masing user
sesuai dengan kebutuhan pegawai dan pekerjaan yang di lakukan pada tiap pegawai.
Pegawai
Pada proses ini dijelaskan dari Login pada pegawai masuk ke SIPG sebagai
user. Yang diinputkan oleh pegawai berupa data pegawai disimpan pada tabel pegawai (tbl_pegawai). Tabel tersebut tersimpan dalam database yang bernama “ipayroll”. Kemudian dari inputan tersebut dihasilkan outputan berupa Laporan Pegawai, pada bagian pegawai. Pegawai hanya mempunyai hak akses Form
Pegawai,
Petugas Absensi :
Gambar 3.5 DFD Level 2 SIPG Petugas Absensi
Pada proses ini dijelaskan dari Login pada petugas absensi masuk ke SIPG sebagai user. Yang diinputkan oleh petugas absensi berupa data periode disimpan pada tabel periode (tbl_periode), data absensi bulanan disimpan pada tabel absensi bulanan (tbl_absensi_blnan), data absensi mingguan disimpan pada tabel absensi mingguan (tbl_absensi_mingguan). Semua tabel tersebut tersimpan dalam database yang bernama “ipayroll”. Kemudian dari inputan tersebut dihasilkan outputan berupa Laporan Periode, Laporan Absensi Bulanan, dan Laporan Absensi Mingguan pada bagian petugas absensi. Petugas absensi hanya mempunyai 3 hak akses yaitu Form Periode,
4. DFD Level 3 Admin
Gambar 3.6 DFD Level 3 Data Pengguna
Pada DFD level 3 ini admin dapat menambah data, melihat data, mengubah data, menghapus data, dan mencari data pada data periode. Jika admin akan menambah data maka kemudian admin memberi inputan data pengguna yaitu meliputi : Username, Password dan beberapa pilihan seperti menu data pengguna, menu data pegawai, menu data periode, menu data absensi bulanan, menu data absensi mingguan, menu laporan gaji bulanan, dan laporan gaji mingguan, dari beberapa menu tersebut admin centang salah satu atau beberapa menu untuk dipilih sesuai hak akses dan kebutuhan dari masing-masing user. Setelah semua data tersebut di isi kemudian disimpan pada tabel pengguna sehingga admin mendapat outputan dari SIPG admin berupa Laporan Pengguna.
Gambar 3.7 DFD Level 3 Lapor an Ga ji Bulanan
Gambar 3.8 DFD Level 3 Lapor an Gaji Mingguan
Pada proses ini dijelaskan admin memasuki aplikasi pada SIPG admin, yaitu proses mengisi data gaji pegawai, pada aplikasi ini gaji pegawai dibagi menjadi 2 yaitu terdiri dari gaji bulanan dan gaji mingguan. Kemudian admin memberi inputan data gaji pegawai meliputi : Hari Kerja, Potongan Gaji, Tambahan Gaji dan Total Gaji. Setelah semua data tersebut telah di isi kemudian disimpan pada tabel data gaji. Jika data gaji bulanan maka disimpan
pada tabel data gaji bulanan begitu juga sebaliknya jika data gaji mingguan maka disimpan pada tabel data gaji mingguan sehingga admin mendapat
outputan dari SIPG admin berupa Laporan Gaji Pegawai Bulanan dan
Laporan Gaji Mingguan.
Pada proses perhitungan gaji di atas potongan gaji dan tambahan gaji di peroleh dari data jam masuk dan jam keluar pegawai, apabila pegawai masuk melebihi dari batas jam masuk yang di tentukan maka gaji pegawai tersebut akan dipotong dan jika pegawai pulang melebihi batas jam yang di tentukan maka gaji akan di tambah atau di hitung lembur. Berikut ini adalah rincian gaji dan ketentuan perhitungan gaji pada perusahaan :
a. Hari Kerja
Pada perusahaan ini hari kerja efektif adalah mulai hari senin - sabtu pada jam 08:00 hingga 16:00, rincian hari kerja pada tiap pegawai masuk atau tidak pegawai tersebut dapat dilihat pada data absensi pegawai.
b. Potongan Gaji
1. Jika pegawai masuk lebih dari jam yang telah ditentukan perusahaan atau pulang lebih awal 15 menit dari jam kerja maka gaji akan dipotong Rp 10.000.
2. Jika keterlambatan lebih dari 15 menit pada jam yang telah ditentukan maka pegawai tersebut tidak boleh masuk.
3. Jika pulang lebih awal lebih dari 15 menit dari jam kerja (sebelum jam 15:45) maka gaji akan dipotong setengah dari gaji perhari.
c. Tambahan Gaji
1. Jika pegawai masuk pada hari minggu atau hari libur.
2. Jika pegawai pulang lebih dari jam yang ditentukan, maka per jamnya akan mendapat tambahan gaji Rp 5.000.
3. Jam lembur hingga jam 20:00. d. Total Gaji
Perhitungan pada tiap pegawai :
Pegawai
Ga mbar 3.9 DFD Level 3 Data Pegawai
Pada proses ini pegawai dapat menambah data, melihat data, mengubah data, menghapus data, dan mencari data. Jika pegawai akan menambah data maka kemudian pegawai memberi inputan data pegawai yaitu meliputi : NIP, Nama, Tempat Tanggal Lahir, Jenis Kelamin, Agama, Alamat, Telp, Jabatan, Gaji, dan Jenis. Setelah semua data tersebut di isi kemudian disimpan pada tabel pegawai sehingga pegawai mendapat outputan dari SIPG pegawai berupa Laporan Pegawai.
Petugas Absensi
Pada proses ini petugas absensi yaitu proses mengisi data periode, data periode adalah data untuk perhitungan gaji sesuai dengan perjanjian awal saat akan masuk kerja pada perusahaan dimana data periode ini di bagi menjadi 2 bagian yaitu ; periode mingguan dan periode bulanan. Maksud dari periode mingguan atau bulanan ini adalah apakah gaji yang akan diterima nanti diambil setiap minggu atau setiap bulan. Pada periode mingguan di hitung mulai hari senin-sabtu dan gaji di terima pada hari sabtu sedangkan pada periode bulanan di hitung mulai tanggal 1 - akhir bulan dan gaji di terima pada tanggal 31 atau setiap akhir bulan.
Petugas Absensi memberi inputan data periode meliputi : awal periode, akhir periode, dan jenis. Setelah semua data tersebut telah di isi kemudian disimpan pada tabel data periode jika data bulanan maka disimpan pada periode bulanan, jika data mingguan maka disimpan pada data mingguan, sehingga admin mendapat outputan dari SIPG admin berupa Laporan Data Periode Bulanan dan Laporan Data Periode Mingguan..
Gambar 3.12 DFD Level 3 Data Absensi Mingguan
Pada proses ini adalah proses yang dilakukan petugas absensi setelah
menginputkan data periode, yang mana petugas absensi dapat menambah data,
melihat data, mengubah data, menghapus data, dan mencari data, dimana data absensi ini di bagi menjadi 2 bagian yaitu data absensi bulanan dan data absensi mingguan. Data absensi bulanan adalah data yang diisi mulai tanggal 1 sampai tanggal 31 atau tanggal terakhir bulan yang diinputkan karena setiap bulannya tanggal terakhirnya berbeda-beda sedangkan data absensi mingguan adalah data absensi yang diisi mulai hari senin sampai sabtu pada setiap minggunya.
Jika petugas absensi akan menambah data baik data absensi mingguan atau data absensi bulanan maka kemudian petugas absensi memberi inputan data absensi yaitu meliputi : Tanggal, Hari, Jam Masuk, Jam Keluar. Setelah semua data tersebut di isi kemudian disimpan pada tabel absensi (hanya tbl_absensi yang bisa diakses, sedangkan tbl_pegawai tidak bisa karena tbl_pegawai kita buat hak aksesnya hanya untuk pegawai dan admin) sehingga petugas absensi mendapat outputan dari SIPG absensi berupa Laporan Absensi.
3.3 Rancangan Basis Data
Untuk rancangan basis data ini menggunakan pemodelan ER dengan
Sybase Power Designer yang digambarkan dengan CDM (Conceptual Data
Model) dan di-generate ke dalam PDM (Physical Data Model). Entity-entity
utama yang digunakan untuk Sistem Informasi Data Pegawai dan Perhitungan Gaji Pegawai ini diantaranya adalah sebagai berikut :
1. Pengguna : di definisikan dengan username dan Password. Pengguna ini fungsinya adalah untuk pembatasan otoritas hak akses masing-masing pegawai sesuai ketentuan pekerjaan dari perusahaan.
2. Pegawai : didefinisikan dengan data-data pegawai yang bekerja pada perusahaan tersebut.
3. Periode : diidefinisikan dengan ketentuan waktu untuk perhitungan gaji yang di peroleh setiap pegawai, baik itu periode bulanan atau periode mingguan.
4. Absensi : didefinisikan dengan masuk atau tidaknya pegawai yang ada di perusahaan tersebut dan jam kerja setiap pegawai. Data absensi dibagi menjadi 2 yaitu :
a. Data Absensi Bulanan
Data absensi yang diisi mulai awal bulan sampai akhir bulan setiap bulannya.
b. Data Absensi Mingguan
Data absensi yang diisi mulai hari senin-minggu setiap minggunya. 5. Laporan Gaji pegawai : didefinisikan dengan rincian gaji berupa hari
kerja, potongan gaji, tambahan gaji, dan total gaji. Laporan Gaji Pegwai ini dibagi menjadi 2 yaitu :
a. Laporan Gaji Bulanan b. Laporan Gaji Mingguan
Semua entity-entity utama diatas saling berelasi satu sama lain. Relasinya dapat berupa one-to-one, many-to-one, one-to-many, ataupun
1. CDM (Conseptual Data Model)
Gambar 3.13 CDM (Conseptual Data Model) SIPG
2. PDM (Physical Data Model)
Database yang dirancang untuk Sistem Informasi Data Pegawai dan Perhitungan Gaji Pegawai disimpan dalam tabel-tabel yang telah dijelaskan diatas. Pada CDM dan PDM diatas ini terdiri dari tabel pengguna, pegawai, periode, absensi bulanan, absensi mingguan, laporan gaji bulanan, laporan gaji mingguan, dan sms gateway yang mana masing-masing tabel memiliki atribut dan saling berelasi satu sama lain. Pemodelan tabel-tabel tersebut dapat dilihat dari relationship setiap tabel pada penjelasan berikut :
1. Tabel Pengguna
Tabel Pengguna berelasi dengan Tabel Pegawai one-to-many dan memiliki atribut Username (sebagai primary key), dan Password.
2. Tabel Pegawai
Tabel Pegawai berelasi dengan Tabel Periode one-to-many dan memiliki atribut NIP (sebagai primary key), nama, tempat tanggal lahir, jenis kelamin, agama, alamat, telp, jabatan, gaji, dan jenis.
3. Tabel Periode
Tabel Periode berelasi dengan Tabel Absensi Bulanan one-to-many dan Tabel Absensi Mingguan one-to-many, memiliki atribut no periode (sebagai primary key), awal periode, akhir periode, dan jenis.
4. Tabel Absensi Bulanan
Tabel Absensi Bulanan berelasi dengan Tabel Laporan Gaji Bulanan
many-to-many dan memiliki atribut no absensi, tanggal (sebagai primary
5. Tabel Absensi Mingguan
Tabel Absensi Mingguan berelasi dengan Tabel Laporan Gaji Mingguan
many-to-many dan memiliki atribut no absensi mngguan, tanggal (sebagai
primary key), hari, jam masuk, dan jam keluar.
6. Tabel Laporan Gaji Bulanan
Tabel Laporan Gaji Bulanan berelasi dengan SMS Gateway many-to-many dan memiliki atribut no laporan gaji (sebagai primary key), hari kerja, potongan, tambahan, dan total.
7. Tabel Laporan Gaji Mingguan
Tabel Laporan Gaji Mingguan berelasi dengan SMS Gateway many-to-many dan memiliki atribut no laporan gaji mingguan (sebagai primary key), hari kerja, potongan, tambahan, dan total.
8. Tabel SMS Gateway
Tabel SMS Gateway berelasi dengan Tabel Pegawai many-to-many dan memiliki atribut no pemberitahuan (sebagai primary key).