Metode pengamatan merupakan faktor penting dalam sebuah pengamatan, disamping untuk mendapatkan data yang sesuai dengan tujuan, metode pengamatan mempermudah mengembangkan dan guna kelancaran penulisan Tugas Akhir. Metode yang digunakan dalam pengumpulan data sebagai berikut:
1. Lokasi Pengamatan
Pengamatan ini berlangsung di PT. Angkasa Pura I (Persero) Kantor Cabang Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta yang beralamatkan di Jalan Bandara Adi Soemarmo Surakarta. Pemilihan tersebut berdasarkan berbagai pertimbangan, antara lain sebagai berikut:
a. PT. Angkasa Pura I (Persero) Kantor Cabang Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta adalah tempat magang penulis.
b. Aktivitas dalam kearsipan yang berada di PT. Angkasa Pura I (Persero) Kantor Cabang Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta sesuai dengan bidang ilmu penulis, sehingga penulis dapat dengan mudah untuk mendapatkan data-data, informasi, dan referensi yang dibutuhkan oleh penulis.
2. Jenis Pengamatan
Pengamatan ini menggunakan jenis pengamatan deskriptif kualitatif yaitu data yang dikumpulkan terutama berupa kata-kata, kalimat atau gambar yang memiliki arti lebih daripada sekedar angka atau frekuensi. Penulis menekankan catatan yang menggambarkan situasi sebenarnya guna mendukung penyajian data. Penulis menganalisis data dengan semua kekayaan wataknya yang penuh nuansa, sedekat mungkin dengan bentuk aslinya seperti pada waktu dicatat. (Sutopo, 2002:35)
Dalam melaksanakan pengamatan, penulis menggunakan pendekatan deskriptif dengan observasi berperan aktif yaitu penulis memainkan berbagai peran yang dimungkinkan dalam suatu situasi yang berkaitan dengan pengamatannya, dengan mempertimbangkan akses yang bisa diperolehnya yang bisa dimanfaatkan bagi pengumpulan data. Penulis bahkan bisa berperan yang tidak hanya dalam bentuk berdialog atau bercakap-cakap yang mengarah pada pendalaman dan kelengkapan datanya, tetapi juga bisa mengarahkan peristiwa-peristiwa yang sedang dipelajari demi kemantapan datanya. (Sutopo, 2002:67)
Jenis pengamatan yang penulis gunakan adalah pendekatan deskriptif kualitatif, penulis mendeskripsikan, memaparkan dan menganalisa sejumlah data. Dengan pengamatan observasi berperan aktif, penulis mengamati secara langsung selama magang di PT. Angkasa Pura I (Persero) Kantor Cabang Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta dan mengumpulkan data yang diperlukan.
3. Penentuan Sampel dan Sumber Data
Penulis menentukan sampel dan sumber data yang tepat untuk dimanfaatkan bagi pengamatan ini. Yang dimaksud dengan teknik penentuan sampel dan sumber data yaitu:
a. Teknik Penentuan Sampel
Purposive sampling adalah teknik cuplikan dengan kecenderungan pengamat untuk memilih informan yang dianggap mengetahui informasi dan masalahnya secara mendalam dan dapat dipercaya untuk
menjadi sumber data yang mantap (Sutopo, 2002:56). Pengambilan sampel dalam pengamatan ini menggunakan purposive sampling yaitu teknik pengambilan sampel secara sengaja. Penulis menentukan sendiri sampel yang diambil.
b. Sumber Data :
Sutopo (2002:49-54) dalam bukunya metodologi penelitian kualitatif berpendapat, pemahaman mengenai berbagai macam sumber data merupakan bagian yang sangat penting bagi pengamat karena ketepatan memilih dan menentukan jenis sumber data akan menentukan ketepatan dan kekayaan data atau informasi yang diperoleh. Adapun jenis sumber data secara menyeluruh dapat dikelompokkan sebagai berikut:
1) Narasumber (informan)
Penulis dan narasumber di sini memiliki posisi yang sama, dan narasumber bukan sekedar memberikan tanggapan pada yang diminta penulis, tetapi ia bisa lebih memilih arah dan selera dalam menyajikan informasi yang ia miliki. Penulis mendapatkan sumber data yang khususnya di bidang tata kearsipan dari pegawai di PT. Angkasa Pura I (Persero) Kantor Cabang Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta yaitu Ibu Syahryyati Danardewi, SE.
2) Tempat atau lokasi
Tempat atau lokasi yang berkaitan dengan sasaran atau permasalahan pengamat juga merupakan salah satu jenis sumber data yang bisa dimanfaatkan oleh penulis. Informasi mengenai kondisi dari lokasi peristiwa atau aktivitas dilakukan bisa digali lewat sumber lokasinya baik yang merupakan tempat maupun lingkungannya. Lokasi yang strategis dan mudah dijangkau PT Angkasa Pura I (Persero) Kantor Cabang Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta dapat digunakan sebagai salah satu sumber data.
3) Benda, beragam gambar dan rekaman
Sumber data yang berupa benda, gambar dan rekaman ini bisa juga dalam posisi sebagai arsip dari suatu peristiwa atau kegiatan tertentu. Dalam pengamatan ini diperoleh data berupa benda,gambar dan rekaman di PT Angkasa Pura I (Persero) Kantor Cabang Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta yang berhubungan dengan tata kearsipan.
4) Dokumen dan arsip
Dokumen dan arsip merupakan bahan tertulis yang bergayutan dengan suatu peristiwa atau aktivitas tertentu. Ia merupakan rekaman tertulis (tetapi juga berupa gambar atau benda peninggalan yang berkaitan dengan suatu aktivitas atau peristiwa tertentu). Bila ia merupakan catatan rekaman yang lebih bersifat formal dan terencana dalam organisasi, ia cenderung disebut arsip. Selama magang penulis memperoleh data dari beberapa arsip dan dokumen yang berhubungan dengan pengamatan ini.
4. Teknik Pengumpulan Data:
Adapun teknik pengumpulan data dalam penelitian kualitatif secara umum dapat dikelompokkan ke dalam dua cara, yaitu metode atau teknik pengumpulan data yang bersifat interaktif dan noninteraktif (Goetz & LeCompte dalam Sutopo 2002:58). Metode interaktif meliputi wawancara mendalam, observasi berperan dalam beberapa tingkatan dan focus group
discussion. Sedang yang noninteraktif meliputi kuesioner, mencatat
dokumen atau arsip (content analysis) dan juga observasi tak berperan. Dalam penyusunan Tugas Akhir ini, penulis mengumpulkan data dengan metode:
a. Wawancara
Sumber data yang sangat penting dalam penelitian kualitatif adalah berupa manusia yang dalam posisi sebagai narasumber atau informan. Untuk mengumpulkan informasi dari sumber data ini diperlukan teknik wawancara, yang dalam penelitian kualitatif khususnya dilakukan
dalam bentuk wawancara mendalam (Sutopo 2002:58). Penulis melakukan wawancara dengan pegawai bagian kearsipan yaitu Ibu Syahryyati Danardewi, SE. yang dapat dipertanggungjawabkan guna menjamin kelengkapan data yang diperlukan.
b. Observasi
Teknik observasi digunakan untuk menggali data dari sumber data yang berupa peristiwa, tempat atau lokasi dan benda serta rekaman gambar (Sutopo 2002:64). Penulis mengumpulkan data dengan mengamati langsung atau magang di PT Angkasa Pura I (Persero) Kantor Cabang Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta bagian kearsipan.
c. Mengkaji dokumen dan arsip
Dokumen tertulis dan arsip merupakan sumber data yang sering memiliki potensi penting dalam penelitian kualitatif. Terutama bila sasaran kajian mengarah pada latar belakang atau berbagai peristiwa yang terjadi di masa lampau yang sangat berkaitan dengan kondisi atau peristiwa masa kini yang sedang diamati (Sutopo, 2002:69). Dalam pengamatan ini dokumen dan arsip sangat penting, penulis banyak mengkaji dokumen dan arsip di PT Angkasa Pura I (Persero) Kantor Cabang Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta yang berkaitan dengan Tata Kearsipan.
5. Teknik Analisis Data
Sutopo (2002:86), analisis data dilakukan sejak awal bersamaan dengan proses pengumpulan data. Proses analisisnya dilakukan terus dan berkelanjutan selama perjalanan pengamatannya. Sutopo (2002:91-93) mengemukakan 4 komponen utama dalam proses analisis yang harus benar-benar dipahami oleh pengamat, komponen tersebut adalah:
a. Pengumpulan data
Pengumpulan data terdiri dari wawancara, observasi dan analisa dokumen. Pengumpulan data terus dilakukan selama data yang
diperlukan belum memadai dan akan dihentikan apabila data yang diperlukan telah memadai untuk pengambilan keputusan.
b. Reduksi data
Reduksi data merupakan komponen pertama dalam analisis yang merupakan proses seleksi, pemfokusan, penyederhanaan dan abstraksi dari fieldnote. Proses ini berlangsung terus sepanjang pelaksanaan pengamatan. Bahkan prosesnya diawali sebelum pelaksanaan pengumpulan data. Artinya, reduksi data sudah berlangsung sejak pengamat mengambil keputusan tentang kerangka kerja konseptual, melakukan pemilihan khusus, menyusun pertanyaan pengamatan dan juga waktu menentukan cara pengumpulan data yang akan digunakan. Pada waktu pengumpulan data berlangsung, reduksi data dilakukan dengan membuat ringkasan dari catatan data yang diperoleh di lapangan. Reduksi data adalah bagian dari proses analisis yang mempertegas, memperpendek, membuat fokus, membuang hal-hal yang tidak penting dan mengatur data sedemikian rupa sehingga simpulan penelitian dapat dilakukan.
c. Sajian Data
Sajian data merupakan suatu rakitan organisasi informasi, deskripsi dalam bentuk narasi yang memungkinkan simpulan pengamatan dapat dilakukan. Sajian ini merupakan rakitan kalimat yang disusun secara logis dan sistematis, sehingga bila dibaca, akan bisa mudah dipahami berbagai hal yang terjadi dan memungkinkan pengamat untuk berbuat sesuatu pada analisis ataupun tindakan lain berdasarkan pemahamanya tersebut. Sajian data ini harus mengacu pada rumusan masalah yang telah dirumuskan sebagai pertanyaan penelitian, sehingga narasi yang tersaji merupakan deskripsi mengenai kondisi yang rinci untuk menceritakan dan menjawab setiap masalah yang ada.
d. Penarikan Simpulan dan Verifikasi
Dari awal pengumpulan data, pengamat harus sudah memahami apa arti dari berbagai hal yang ia temui dengan melakukan pencatatan
peraturan-peraturan, pola-pola, pertanyaan-pertanyaan, konfigurasi yang mungkin, arahan sebab-akibat dan berbagai proposisi. Simpulan perlu di verivikasi agar cukup benar-benar bisa dipertanggung jawabkan. Oleh karena itu perlu dilakukan aktivitas pengulangan untuk tujuan pemantapan, penelusuran data kembali dengan cepat, mungkin sebagai akibat pikiran kedua yang timbul melintas oleh peneliti pada waktu menulis sajian data dengan melihat kembali sebentar pada catatan lapangan. Pada dasarnya makna data harus diuji validitasnya supaya simpulan penelitian menjadi lebih kokoh dan lebih bisa dipercaya.
Bagan 2. 1 Model Analisis Interaktif
Sumber: (H. B. Sutopo 2002:96) Pengumpulan data Sajian data Reduksi data Penarikan simpulan dan verifikasi