H. Persyaratan Menjadi Panitia Pelaksana Pengadaan Barang / Jasa PT. PLN (Persero)
I. Proses Pengadaan Barang / Jasa Pada PT. PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara
I.5 Metode Penyampaian Dokumen Penawaran 1.Metode Satu Sampul 1.Metode Satu Sampul
Metode satu tahap satu sampul ini digunakan dalam hal pengadaan barang/jasa bersifat sederhana dan spesifikasi teknisnya jelas atau
pengadaan dengan standar harga yang telah ditetapkan atau pengadaan barang/jasa.
a. Cara Penyampaian Penawaran Metode Satu Sampul
1. Penawaran administrasi, teknis dan harga disampaikan secara bersamaan dalam satu sampul.
2. Pada sampul dicantumkan alamat Pejabat Pelaksana Pengadaan sesuai yang ditetapkan dalam Dokumen Pelelangan/RKS dan nama paket pekerjaan
3. Harga penawaran dalam Dokumen Penawaran dicantumkan dengan jelas dalam angka dan huruf.
4. Penawaran bersifat rahasia dan dilarang dikirim kepada anggota Panitia/Pejabat pengadaan atau perseorangan, melainkan kepada alamat sebagaimana disebutkan pada nomor 2 diatas.
5. Jika disampaikan secara langsung, maka penawaran harus dimasukkan oleh Calon Penyedia Barang/Jasa yang bersangkutan kedalam tempat yang telah disediakan oleh Pejabat Pelaksana Pengadaan.
6. Apabila penawaran disampaikan melalui pos, sampul tersebut nomor 2 diatas dimasukkan kedalam sampul luar yang hanya mencatumkan alamat pengguna barang/jasa yang mengadakan pengadaan barang/jasa serta tempat, hari, tanggal, bulan, tahun, dan jam pemasukan.
7. Dokumen penawaran yang diterima setelah batas akhir pemasukan, tidak diikutsertakan dan diberitahukan kepada calon penyedia barang/jasa untuk diambil kembali.
b. Pembukaan Penawaran dengan adalah sebagai berikut :
1. Pejabat pelaksana pengadaan meneliti isi kotak/tempat pemasukan Dokumen Penawaran dan menghitung jumlah sampul penawaran yang masuk, kecuali surat pengunduran diri.
2. Pejabat pelaksana pengadaan memeriksa, menunjukkan dan membacakan di hadapan para peserta pengadaan mengenai kelengkapan penawaran, yang terdiri atas :
a. Surat penawaran mencatumkan masa berlaku penawaran b. Surat penawaran bermaterai cukup dan ditandatangani 2. Metode Dua Sampul
Metode dua sampul ini digunakan dalam hal diperlukan evaluasi teknis yang mendalam untuk menjaga agar evaluasi teknis jangan sampai terpengaruh oleh besarnya harga penawaran. Metode ini bisa digunakan untuk pelelangan umum yang bersifat kompleks, pelelangan terbatas, pemilihan langsung serta pengadaan IPP.
a. Cara Penyampaian Penawaran dengan Metode Dua Sampul adalah sebagai berikut :
1. Sampul yang pertama berisi kelengkapan administrasi dan teknis yang disyaratkan dan pada sampul tertulis “Data Administrasi dan Teknis”
2. Sampul yang kedua berisi data perhitungan harga penawaran dan pada sampul ditulis “Harga Penawaran”
3. Sampul pertama dan kedua dimasukkan kedalam satu sampul (disebut juga sampul penutup)
4. Sampul penutup mencantumkan alamat Pengguna Barang/Jasa yang mengadakan Pengadaan Barang/Jasa, jenis pekerjaan, tempat, hari, tanggal, bulan, tahun, dan jam masuk penawaran. 5. Harga penawaran dalam penawaran dicantumkan dengan jelas
dalam angka dan huruf.
6. Penawarannya bersifat rahasia. Oleh sebab itu, dilarang dikirim kepada anggota panitia pengadaan atau perseorangan, melainkan dimasukkan oleh peserta yang bersangkutan ke dalam tempat yang telah disediakan oleh panitia/pejabat pengadaan.
7. Penawaran disampaikan pada waktu yang telah ditentukan. 8. Apabila penawaran disampaikan melalui pos, sampul penutup
yang berisi sampul pertama dan sampul kedua dimasukkan dalam satu sampul, disebut sampul luar.
9. Sampul luar hanya mencantumkan alamat pengguna Barang/Jasa yang mengadakan pengadaan Barang/Jasa serta tempat, hari, tanggal, bulan, tahun, dan jam pemasukan penawaran.
10. Dalam hal dokumen penawaran, diterima melalui pos atau jasa pengiriman, pada sampul luarnya diberi catatan tanggal dan jam penerimaan.
11. Dokumen penawaran yang diterima setelah batas akhir pemasukan, tidak diikut sertakan dan diberitahukan kepada calon penyedia barang/jasa untuk diambil kembali.
b. Pembukaan Penawaran dengan Metode Dua Sampul adalah sebagai berikut :
1. Pejabat pelaksana pengadaan membuka sampul satu, sedangkan sampul dua disimpan dalam keadaan tertutup.
2. Dalam hal penawaran administrasi dan teknis (Sampul satu) tidak lulus evaluasi, maka sampul dua tidak dibuka dan dikembalikan kepada calon penyedia barang/jasa beserta jaminan penawaran.
3. Pembukaan sampul dua dilakukan hanya kepada penyedia barang/jasa yang telah lulus evaluasi penawaran administrasi dan teknis (sampul satu).
3. Metode Dua Tahap
Pada umumunya metode ini dilaksanakan untuk pengadaan barang/jasa yang memerlukan keahlian khusus yang berkaitan dengan penggunaan teknologi tinggi, atau memiliki lingkup pekerjaan yang sangat kompleks dan beresiko tinggi, yang mempunyai beberapa alternatif penggunaan sistem dan desain penerapan teknologi yang berbeda, sehingga diperkirakan tidak banyak penyedia barang/jasa atau pabrikan yang mempunyai kualifikasi dan pengalaman melaksanakan pekerjaan tersebut.
Tahap pertama adalah memilih dan menilai peserta pengadaan dengan jalan melakukan evaluasi teknis dan administrasi pada penawaran pertama, sehingga mendapatkan hasil yang cukup meyakinkan pihak pengguna barang/jasa bahwa para peserta pengadaan yang telah lulus tahap pertama adalah peserta yang “qualified” . Sedangkan pada tahap kedua faktor yang paling dominan adalah harga penawaran.
1. Tahap Pertama
a. Pemasukan Penawaran
1. Pada tahap pertama penyedia barang/jasa mengajukan persyaratan administrasi dan teknis sebagaimana yang disyaratkan dalam dokumen pengadaan barang/jasa dan tidak termasuk usulan harga.
2. Pada sampul tahap pertama hanya dicantumkan alamat pengguna barang/jasa dan kata-kata dokumen “penawaran pengadaan barang/jasa tahap I (yang mencantumkan : jenis, tempat, hari, tanggal, bula, tahun, dan jam pemasukan)”.
3. Sampul luar hanya mencantumkan alamat pengguna barang/jasa yang mengadakan pengadaan barang/jasa serta tempat, hari, tanggal, bulan, tahun, dan jam pemasukan.
4. Apabila penawaran disampaikan melalui pos, sampul pertama dimasukkan dalam satu sampul, yang disebut sampul luar.
5. Dokumen penawaran yang diterima melalui pos, pada sampul luarnya diberi catatan tanggal dan jam penerimaan.
6. Dokumen penawaran yang sudah diterima setelah batas akhir pemasukan, tidak diikutsertakan dan diberitahukan kepada peserta yang bersangkutan untuk diambil kembali.
b. Pembukaan Penawaran :
1. Pada tahap yang pertama, panitia mengadakan pembukaan sampul dihadapan peserta pengadaan, sampul yang berisi data administrasi dan teknis dibuka satu persatu, dibacakan, dicatat, dan dijadikan lampiran berita acara pembukaan penawaran sampul pertama.
2. Panitia pengadaan memeriksa, menunjukkan, membacakan dihadapan para peserta pelelangan mengenai kelengkapan penawaran, yang terdiri atas : 1. Surat penawaran didalamnya dicantumkan masa
berlaku penawaran tetapi tidak mencantumkan harga penawaran.
2. Jaminan penawaran yang asli
3. Dokumen penawaran teknis dan dokumen pendukung lainnya yang disyaratkan dalam dokumen pengadaan barang/jasa yang sudah ditentukan.
2. Tahap Kedua
a. Pemasukan Penawaran :
1. Calon penyedia barang/jasa yang telah dinyatakan lulus oleh panitia pengadaan pada evaluasi tahap pertama, diminta memasukkan surat penawaran harga yang dimasukkan ke dalam sampul tertentu.
2. Surat penawaran harga tersebut dilampirkan rincian analisis biaya dan syarat lain yang telah disepakati pada tahap pertama.
3. Harga penawaran dalam surat penawaran dicantumkan dengan jelas dalam angka dan huruf.
4. Penawaran bersifat rahasia dan hanya bisa ditujukan kepada alamat yang sudah ditetapkan.
5. Penawaran disampaikan pada waktu yang telah ditentukan dan dimasukkan kedalam tempat yang tertutup.
6. Penawaran yang telah diterima setelah batas akhir pemasukan, tidak dapat diikutsertakan dan diberitahukan kepada pihak yang bersangkutan untuk mengambil kembali dokumen penawarannya.
7. Apabila penawaran disampaikan melalui pos, sampul kedua dimasukkan kedalam satu sampul, yang disebut dengan sampul luar. Sampul luar hanya memuat alamat pengguna barang/jasa, tempat, hari, tanggal, bulan, tahun, dan jam pemasukan akan diadakan.
b. Pembukaan Penawaran :
Pada tahap kedua pembukaan penawaran ini dilakukan dihadapan calon penyedia barang/jasa yang hadir serta disaksikan minimal 2 orang saksi dari wakil calon penyedia barang/jasa, untuk selanjutnya dibacakan serta dicatat dan dijadikan lampiran berita acara pembukaan penawaran.