Microsoft dymamics merupakan sebuah software sistem ERP milik Microsoft dengan target pasarnya yaitu perusahaan-perusahaan berukuran kecil dan sedang. Salah satu software Miscrosoft Dynamics, yaitu Microsoft Dynamics NAV 2013. Microsoft dynamics berfokus pada peran (roles). Sistem didasarkan pada setiap individu, antara organisasi, peran masing-masing, dan tugas yang dijalankan. Ketika user membuka aplikasi Dymanics NAV, maka user tersebut dapat melihat data apa saja yang dibutuhkan untuk tugas yang akan mereka
19
jalankan dalam satu hari, sesuai dengan peran masing-masing. User dengan peran yang berbeda memiliki view sistem yang berbeda juga. Dynamics NAV 2013 memiliki beberapa area fungsional (Laura dan Christina, 2013), diantaranya : 1. Financial Management
o Accounting, berkaitan dengan merekam, mengklasifikasikan, dan meringkas keuangan, transaksi, dan peristiwa-peristiwa (events) yang terjadi dalam perusahaan.
o G/L budgets, memungkinkan user untuk menyusun suatu penganggaran akuntansi dengan level detail yang berbeda-beda, dan dalam berbagai periode (harian, mingguan, bulanan, kuarter, tahunan, dll).
o Account schedules & Financial reporting, bertujuan untuk membantu pelaporan dan analisis financial statements
o Cash management, receivables and payables, merupakan fungsi yang dapat membantu mengelola akun bank dari perusahaan terkait proses pembayaran dari customer dan pembayaran ke vendor,
o Fixed assets, membantu perusahaan mengelola aset-aset yang dimiliki, baik harganya, depresiasi, pemeliharaan, dan asuransinya.
o Value Added Tax (VAT) reporting & intrastat, berfungsi merekan seluruh transaksi VAT. Instrat sendiri merupakan proses pelaporan untuk semua perusahaan European Unio (EU) yang saling berdagang dengan negara EU lainnya. Instrat berbentuk jurnal yang memuat data periodik VAT secara lengkap.
o Intercompany transactions, digunakan untuk bertransaksi secara elektronik antara partner perusahaan
o Consolidation, membantu proses penambahan catatan general ledger dari dua atau lebih perusahaan yang terpisah (subsidiaries) kedalam satu perusahaan baru.
o Multicurrency, digunakan jika melakukan transaksi pembelian ataupun penjualan dalam mata uang yang berbeda dari mata uang lokal.
20 2. Sales & Marketing
o Customers, digunakan untuk mengelola customer, misalnya mendefinisikan salesperson dari setipa customer, melakukan tracking penjualan dari setiap salesperson, mengatur kredit limit untuk setiap
customer, metode pembayaran, metode pengiriman yang akan dilakukan,
dan sebagainya.
o Order processing, berhubungan dengan dokumen termasuk dokumen pemesanan, memo kredit, dan faktur.
o Approvals, memungkinkan user untuk mengajukan dokumen persetujuan. o Pricing, memungkinkan user untuk menspesifikasikan pengaturan
persetujuan harga jual.
o Marketing, berkaitan dengan kontak. Membuat kontak baru baik customer,
vendor, maupun akun bank.
3. Purchase
o Vendors, menyediakan fungsi yang mirip seperti customer pada area sebelumnya.
o Order processing, berkaitan dengan dokumen-dokumen untuk pembelian, termasuk quotes, blanket orders, return order, dan faktur.
o Approvals, memungkinkan user untuk mengajukan dokumen persetujuan. o Pricing, memungkinkan user untuk menspesifikasikan pengaturan
persetujuan harga beli.
o Planning, menyediakan fungsi untuk membantu user dalam menyusun perencanaan pembelian
4. Warehouse
o Items, menyediakan fitur item tracking, membuat unit pengukuran, dapat memberikan informasi misalnya produk-produk mana yang sudah harus diproduksi kembali karena stoknya sudah tinggal sedikit.
o Locations, menyedikan fungsi untuk mengatur lokasi, misalnya sales. Maka sistem akan mencatat seluruh transaksi terkait sales.
21
o Transfer orders, digunakan untuk melakukan transfer item antara lokasi yang berbeda.
o Assembly, berisi data terkait bill of materials (BOM)
o Pick and put-away, digunakan untuk mengelola perubahan-perubahan yang terjadi dalam inventaris internal, pemindahan inventaris dari tempat penyimpanan yang satu ke tempat penyimpanan yang lain, dll.
o Inventory, menspesifikasikan berapa banyak unit item yang berada dalam inventaris.
5. Manufacturing
o Product design, berfungsi membantu user dalam mendesain produk yang akan diproduksi meliputi bahan mentahnya, proses pembelian, dll
o Capacities, digunakan untuk mengatur level kapasitas dari pekerjaan, mesin, dan resources.
o Planning, mengumpulkan seluruh data permintaan dan persediaan kedalam satu akun kemudian memberikan saran agar permintaan dapat seimbang dengan persediaan.
o Execution, membantu eksekusi produksi saat bahan mentah sudah siap. Hasil produksi langsung di update diarea inventory.
o Costing, digunakan untuk melakukan penentuan harga. o Subcontracting, digunakan jika terdapat kontrak tambahan.
6. Job
o Job card, memberikan informasi terkait job, seperti job number, job name, dan deskripsi dari job tersebut.
o Phases and tasks, digunakan untuk menspesifikasikan tugas dari masing-masing job.
o Planning, digunakan untuk memasukkan daftar kebutuhan terkait job, misalnya skill yang dibutuhkan, bahan yang dibutuhkan, alan yangdibutuhkan, dll.
o Time sheet, digunakan untuk melakukan tracking jam kerja mesin dan pegawai dalam mengerkjakan proyek.
22
o Invoice jobs, mencatat keseluruhan progres dari masing-masing job. o Work in process (WIP), digunakan jika job berlangsung dalam periode
yang sangat lama. Memberikan informasi terkait biaya produksi serta penjualan.
7. Resource Planning
o Resource card, digunakan untuk menspesifikasikan resource, baik pegawai, mesin, dan sumber daya perusahaan lainnya.
o Pricing, digunakan untuk menspesifikasikan jumlah resource yang dibutuhkan setiap jam.
8. Service
o Service items, berbentuk service item card dimana user dapat menetapkan garansi dari service item serta menspesifikasikan waktu tanggap (response
time) dari setiap service.
o Contracts, digunakan untuk membuat sebuah template kontrak yang dapat digunakan sebagai kontrak strandar dari bisnis yang dijalankan.
o Price management, digunakan untuk melakukan pengaturan harga service
order dan personalisasi dengan customer.
o Service orders, berbentuk dokumen dimana user dapat memasukkan informasi terkait services dalam services item, baik perbaikan (repair) maupun pemeliharaan (maintenance).
o Service tasks, memberikan gambaran (overview) dari services item. o Fault reporting, memasukkan data sebagai laporan jika terjadi kesalahan.
9. Human Resources
o Employees, berbentuk employee card yang dapat menyimpan data dari pegawai perusahaan.
o Absence registration, dapat digunakan untuk memasukkan data ketidak hadiran dari pegawai serta alasannya.
o Country localizations, berhubungan dengan pajak dari setiap negara dimana perusahaan itu beroperasi.