BAB III PETUNJUK TEKNIS PENGOPERASIAN
E. MENU MONITORING
5. Monitoring Anak Dewasa
Menu ini digunakan untuk melaksanakan kegiatan monitoring atau untuk mengetahui Jumlah Anak yang sudah Dewasa. Seperti diketahui bahwa bagi anak yang kuliah umur 21 s.d. 25 tahun harus dimintakan surat keterangan kuliah. Jika berumur lebih dari 25 tahun atau sudah bekerja maka harus dikeluarkan dari daftar gaji.
Menu ini digunakan pula sebagai warning system bagi PAPBP untuk memantau siapa saja anak pegawai yang harus dimintakan surat keterangan kuliah dan anak siapa saja yang telah dewasa sehingga harus dikeluarkan dari daftar gaji.
Untuk melakukan monitoring lakukan langkah-langkah sebagai berikut
− Pilih untuk pilihan Kuliah atau Dewasa
− Tekan tombol Tahun, lalu pilih tahun yang akan dimonitor.
− Tekan tombol OK untuk menampilkan datanya, atau tekan tombol Tutup untuk membatalkan pilihan.
− Maka pada tabel form akan muncul daftar pegawai beserta nama anak yang dimintakan surat keterangan kuliah atau telah dewasa.
− Pilih tombol Preview untuk melihat hasilnya dalam bentuk preview;
− Pilih tombol Printer untuk mencetak langsung ke printer ;
− Pilih tombol Keluar jika ingin keluar F. MENU REFERENSI
Menu Referensi berisi tabel referensi yang sifatnya tetap atau tidak banyak mengalami perubahan. Untuk menjamin kesamaan data referensi di semua Satuan Kerja pemakai aplikasi ini, maka segala perubahan pada tabel referensi dilaksanakan secara terpusat oleh Direktorat Jenderal Perbendaharaan c.q.
Direktorat Sistem Perbendaharaan. Dengan demikian teks pada menu referensi sengaja dimatikan (disable). Tampilan dari menu tersebut adalah sebagai berikut :
1. Menu Tarif
Pada menu ini untuk melaksanakan kegiatan perekaman dan perubahan.
Apabila dipilih menu ini akan tampil form sbb :
2. Tunjangan PNS
Pada menu ini untuk melaksanakan kegiatan perekaman, perubahan, penghapusan, dan pencetakan tabel Tunjangan PNS. Apabila melakukan klik pada pilihan Tunjangan PNS, maka layar akan masuk pada menu sbb :
• Cetak :
Digunakan untuk mencetak ke layar.
• Keluar :
Pilihan kegiatan ini adalah untuk keluar form.
3. Taperum
Pada menu ini untuk melaksanakan kegiatan perekaman, perubahan, penghapusan, dan pencetakan tabel Taperum. Apabila melakukan klik pada pilihan Taperum, maka layar akan masuk pada menu sbb :
• Cetak :
Digunakan untuk mencetak ke layar.
• Keluar :
Pilihan kegiatan ini adalah untuk keluar dari form.
4. Uang Lembur
Menu ini digunakan untuk melaksanakan kegiatan perekaman, perubahan, penghapusan, dan pencetakan tabel tarif Uang Lembur. Apabila melakukan klik pada pilihan Uang Lembur, maka layar akan masuk pada menu sbb :
• Cetak :
Digunakan untuk mencetak ke layar.
• Keluar :
Pilihan kegiatan ini adalah untuk keluar dari form referensi Uang Lembur.
5. Daftar Gaji
Menu pilihan ini digunakan untuk melaksanakan kegiatan perekaman, perubahan, penghapusan, dan pencetakan Gaji Pokok. Apabila melakukan klik pada pilihan Daftar Gaji, maka layar akan masuk pada menu sbb :
• Cetak :
Pilihan kegiatan ini adalah untuk melakukan proses pencetakan dari tabel daftar Gaji. Klik tombol Cetak maka pada layar akan tampil pilihan printer yang akan digunakan untuk mencetak isi tabel daftar Gaji.
• Keluar :
Pilihan kegiatan ini adalah untuk keluar dari kegiatan referensi daftar Gaji
6. Daftar Gaji Hakim
Menu ini untuk melaksanakan kegiatan perekaman, perubahan, penghapusan, dan pencetakan Gaji Pokok Hakim. Apabila melakukan klik pada pilihan Daftar Gaji, maka layar akan masuk pada menu sbb :
• Cetak :
Pilihan kegiatan ini adalah untuk melakukan proses pencetakan dari tabel daftar Gaji Hakim. Klik tombol Cetak maka pada layar akan tampil pilihan printer yang akan digunakan untuk mencetak isi tabel daftar Gaji.
• Keluar :
Pilihan kegiatan ini adalah untuk keluar dari kegiatan referensi daftar Gaji Hakim
7. Tunjangan Umum
Pada menu pilihan ini untuk melaksanakan kegiatan perekaman, perubahan, penghapusan, dan pencetakan tabel Tunjangan Umum. Apabila melakukan klik pada pilihan Tunjangan Umum, maka layar akan masuk pada menu sebagai berikut :
• Cetak :
Pilihan kegiatan ini adalah untuk melakukan proses pencetakan dari tabel Tunjangan Umum. Klik tombol Cetak atau tekan enter saat berada pada pilihan cetak, maka pada muncul tampilan Preview
• Keluar :
Pilihan kegiatan ini adalah untuk keluar dari kegiatan referensi daftar Tunjangan Umum
8. Tunjangan Khusus Papua :
Menu ini untuk melaksanakan kegiatan perekaman, perubahan, penghapusan, dan pencetakan tabel Tunjangan Papua. Apabila melakukan klik pada pilihan Tunjangan Papua, maka layar akan masuk pada menu sebagai berikut :
• Cetak :
Pilihan kegiatan ini adalah untuk melakukan proses pencetakan dari tabel Tunjangan Papua. Klik tombol Cetak atau tekan enter saat berada pada pilihan cetak, maka pada muncul tampilan Preview
• Keluar :
Pilihan kegiatan ini adalah untuk keluar dari kegiatan referensi daftar Tunjangan Papua
9. Tunjangan Khusus Papua Hakim :
Menu ini untuk melaksanakan kegiatan perekaman, perubahan, penghapusan, dan pencetakan tabel Tunjangan Papua Hakim. Apabila melakukan klik pada pilihan Tunjangan Papua Hakim, maka layar akan masuk pada menu sebagai berikut :
• Cetak :
Pilihan kegiatan ini adalah untuk melakukan proses pencetakan dari tabel Tunjangan Papua Hakim . Klik tombol Cetak atau tekan enter saat berada pada pilihan cetak, maka pada muncul tampilan Preview
• Keluar :
Pilihan kegiatan ini adalah untuk keluar dari kegiatan referensi daftar Tunjangan Papua Hakim
10. Tunjangan Wilayah Terpencil :
Menu ini untuk melaksanakan kegiatan perekaman, perubahan, penghapusan, dan pencetakan tabel Tunjangan Wilayah terpencil. Apabila melakukan klik pada pilihan Tunjangan Wilayah Terpencil, maka layar akan masuk pada menu sebagai berikut :
• Cetak :
Pilihan kegiatan ini adalah untuk melakukan proses pencetakan dari tabel Tunjangan Wilayah Terpencil . Klik tombol Cetak atau tekan enter saat berada pada pilihan cetak, maka pada muncul tampilan Preview
• Keluar :
Pilihan kegiatan ini adalah untuk keluar dari kegiatan referensi daftar Tunjangan Wilayah Terpencil
11. Satker
Pada menu pilihan ini untuk melaksanakan kegiatan perekaman, perubahan, penghapusan, dan pencetakan tabel Referensi Satuan Kerja. Apabila melakukan klik pada pilihan menu ini, maka layar akan masuk pada menu sebagai berikut :
Ada 5 menu pilihan pada layar bagian bawah yaitu : Rekam, Ubah, Hapus, Cetak dan Keluar.
• Rekam :
Pilihan kegiatan ini adalah untuk melaksanakan perekaman kode dan uraian dari Satker, apabila tombol enter ditekan pada saat berada pada pilihan rekam maka layar menu akan masuk pada menu isian sebagai
- Pilih OK apabila data yang direkam tersebut akan di simpan;
- Pilih Batal apabila perekaman data akan dibatalkan.
• Ubah :
Pilihan kegiatan ini adalah untuk melaksanakan perubahan data yang telah ada, sorot terlebih dahulu data yang akan diubah kemudian tekan tombol ubah, pola operasional selanjutnya sama dengan Referensi di atas.
• Hapus :
Pilihan kegiatan ini adalah untuk melaksanakan penghapusan data yang telah ada, sebelum memilih hapus sorot dahulu kode Satker yang akan dihapus kemudian tekan pilihan Hapus, pola operasional selanjutnya sama dengan Referensi di atas.
• Cetak :
Pilihan kegiatan ini adalah untuk melakukan proses pencetakan dari tabel Satker. Tekan tombol ini maka akan tampil dalam bentuk preview
• Keluar :
Pilihan kegiatan ini adalah untuk keluar dari kegiatan referensi Satker.
12. Departemen
Menu ini untuk melaksanakan kegiatan perekaman, perubahan, penghapusan, dan pencetakan tabel . Apabila melakukan klik pada pilihan Departemen, maka layar akan masuk pada menu sbb :
Ada 5 menu pilihan pada layar bagian bawah yaitu : Rekam, Ubah, Hapus, Cetak dan Keluar.
• Rekam :
Pilihan kegiatan ini adalah untuk melaksanakan perekaman kode dan uraian dari Departemen, apabila tombol enter ditekan pada saat berada pada pilihan rekam maka layar menu akan masuk pada menu isian sebagai berikut :
- Isikan dua huruf kode Departemen;
- Isikan Uraian dari Departemen tersebut;
- Pilih Simpan apabila data yang direkam tersebut akan di simpan;
- Pilih Batal apabila perekaman data akan dibatalkan - Pilih Departemen ;
- Isikan dua huruf kode Unit;
- Isikan Uraian dari Unit tersebut;
- Pilih Simpan apabila data yang direkam tersebut akan di simpan;
- Pilih Batal apabila perekaman data akan dibatalkan.
• Ubah :
Pilihan kegiatan ini adalah untuk melaksanakan perubahan data yang telah ada, perubahan ini hanya sebatas perubahan uraian dari Departemen, sorot terlebih dahulu data yang akan diubah kemudian tekan tombol ubah, pola operasional selanjutnya sama dengan Referensi di atas.
• Hapus :
Pilihan kegiatan ini adalah untuk melaksanakan penghapusan data yang telah ada, sebelum memilih hapus sorot dahulu kode Departemen yang akan dihapus kemudian tekan pilihan Hapus, pola operasional selanjutnya sama dengan Referensi di atas.
• Cetak :
Pilihan kegiatan ini adalah untuk melakukan proses pencetakan dari tabel Departemen. Klik tombol Cetak atau tekan enter saat berada pada pilihan cetak, maka pada layar akan tampil pilihan printer yang akan digunakan untuk mencetak isi tabel Departemen.
• Keluar Pilihan kegiatan ini adalah untuk keluar dari kegiatan referensi Departemen.
13. KPPN
Pada menu pilihan ini untuk melaksanakan kegiatan perekaman, perubahan, penghapusan, dan pencetakan tabel KPPN. Apabila melakukan klik pada pilihan menu KPPN , maka layar akan masuk pada menu sebagai berikut :
• Cetak :
Pilihan kegiatan ini adalah untuk melakukan proses pencetakan dari tabel KPPN. Klik tombol Cetak maka akan tampil cetakan preview
• Keluar :
Pilihan kegiatan ini adalah untuk keluar dari kegiatan referensi KPPN.
14. Lokasi
Menu ini untuk melaksanakan kegiatan perekaman, perubahan, penghapusan, dan pencetakan tabel Jenis Bantuan. Apabila melakukan klik pada pilihan Lokasi, maka layar akan masuk pada menu sebagai berikut :
Ada 5 menu pilihan pada layar bagian bawah yaitu : Rekam, Ubah, Hapus, Cetak dan Keluar.
• Rekam :
Pilihan kegiatan ini adalah untuk melaksanakan perekaman kode dan uraian dari Lokasi, apabila tombol enter ditekan pada saat berada pada pilihan rekam maka layar menu akan masuk pada menu isian sebagai berikut :
- Isikan dua digit kode Propinsi;
- Uraian Propinsi;
- Isikan dua digit kode dati dua ; - Uraian Dati dua ;
- Pilih Simpan apabila data yang direkam tersebut akan di simpan;
- Pilih Batal apabila perekaman data akan dibatalkan.
• Ubah :
Pilihan kegiatan ini adalah untuk melaksanakan perubahan data yang telah ada, sorot terlebih dahulu data yang akan diubah kemudian tekan tombol ubah, pola operasional selanjutnya sama dengan Referensi di atas.,
• Hapus :
Pilihan kegiatan ini adalah untuk melaksanakan penghapusan data yang telah ada, sebelum memilih hapus sorot dahulu kode Lokasi yang akan
dihapus kemudian tekan pilihan Hapus, pola operasional selanjutnya sama dengan Referensi di atas.
• Cetak :
Pilihan kegiatan ini adalah untuk melakukan proses pencetakan dari tabel Lokasi. Klik tombol Cetak atau tekan enter saat berada pada pilihan cetak, maka pada layar akan tampil pilihan printer yang akan digunakan untuk mencetak isi tabel Lokasi.
• Keluar :
Pilihan kegiatan ini adalah untuk keluar dari kegiatan referensi Lokasi.
15. Golongan
Menu ini untuk melaksanakan kegiatan perekaman, perubahan, penghapusan, dan pencetakan tabel Golongan. Apabila melakukan klik pada pilihan Golongan, maka layar akan masuk pada menu sebagai berikut :
• Cetak :
Pilihan kegiatan ini adalah untuk melakukan proses pencetakan dari tabel Golongan. Klik tombol Cetak maka akan tampil cetakan preview.
• Keluar :
Pilihan kegiatan ini adalah untuk keluar dari kegiatan referensi Golongan.
16. Status Pegawai
Menu ini untuk melaksanakan kegiatan perekaman, perubahan, penghapusan, dan pencetakan tabel Status Pegawai. Apabila melakukan klik pada pilihan Status Pegawai, maka layar akan masuk pada menu sebagai berikut :
• Cetak :
Pilihan kegiatan ini adalah untuk melakukan proses pencetakan dari tabel Status. Klik tombol Cetak maka akan tampil cetakan preview.
• Keluar :
Pilihan kegiatan ini adalah untuk keluar dari kegiatan referensi Status.
17. Agama
Menu ini untuk melaksanakan kegiatan perekaman, perubahan, penghapusan, dan pencetakan tabel Agama. Apabila melakukan klik pada pilihan agama, maka layar akan masuk pada menu sebagai berikut :
• Cetak :
Pilihan kegiatan ini adalah untuk melakukan proses pencetakan dari tabel Agama. Klik tombol Cetak maka akan muncul tampilan preview.
• Keluar :
Pilihan kegiatan ini adalah untuk keluar dari kegiatan referensi Agama.
18. Jenis Gaji
Menu referensi Jenis Gaji ini berisi tentang jenis-jenis gaji yang bisa diproses/dibuat oleh aplikasi GPP 2009 ini. Setelah memilih menu ini akan tampil form sebagai berikut :
• Cetak :
Pilihan kegiatan ini adalah untuk melakukan proses pencetakan dari tabel Gaji. Klik tombol Cetak maka akan tampil cetakan preview.
• Keluar :
Pilihan kegiatan ini adalah untuk keluar dari kegiatan referensi Gaji.
19. Status Keluarga
Menu ini untuk melaksanakan kegiatan perekaman, perubahan, penghapusan, dan pencetakan tabel Status Keluarga. Apabila melakukan klik pada pilihan Seksi, maka layar akan masuk pada menu sebagai berikut :
• Keluar :
Pilihan kegiatan ini adalah untuk keluar dari kegiatan referensi Status.
20. Status Kawin
Menu ini untuk melaksanakan kegiatan perekaman, perubahan, penghapusan, dan pencetakan tabel status kawin dan PTKP. Apabila melakukan klik pada pilihan menu ini , maka layar akan masuk pada menu sebagai berikut :
• Cetak :
Pilihan kegiatan ini adalah untuk melakukan proses pencetakan dari tabel Status Kawin.Klik tombol Cetak maka akan tampil cetakan preview
• Keluar :
Pilihan kegiatan ini adalah untuk keluar dari kegiatan referensi Status Kawin.
G. MENU UTILITAS
Menu Utilitas ini digunakan untuk melakukan administrasi terhadap database.
Penjelasan lebih lanjut diuraikan secara detail sbb:
1. Backup
Backup data digunakan untuk melakukan penyalinan data yang disimpan ke dalam hardisk komputer/komputer lain pada periode gaji tertentu. Data yang bisa dibackup oleh aplikasi ini adalah data pegawai dan data gaji.
Langkah-langkah untuk melakukan backup adalah sbb :
- Isikan Periode dengan tanggal gaji yang akan dibackup
- Isikan Tujuan dengan folder tempat file backup akan ditempatkan, atau cari folder tujuan dengan menekan tombol ( ).
- Tekan tombol Proses
File yang terbentuk akan file dengan ekstension (*.BCK)
Contoh ZKPPN_085_29-07-2009.BCK ( “ZKPPN”+kode KPPN+tgl backup dan ekstensinya).
2. Restore
menu ini digunakan untuk melakukan restore (memasukkan kembali) data dari file yang telah dibackup sebelumnya untuk dimasukkan ke dalam database.
Langkah-langkah untuk merestore data adalah sbb :
- Ambil file backup dengan jalan menekan tombol ( ) untuk mencari file backup. Maka akan muncul kotak dialog
- Pilih file backup yang dimaksud, kemudian tekan tombol Buka.
- Tekan tombol Ekstrak, lalu akan muncul form sbb :
- Pilih satuan kerja yang akan direstore dengan memberikan tanda centang pada kolom Restore.
- Lalu tekan tombol Restore, untuk melakukan restore data, atau tekan Keluar untuk melakukan pembatalan.
3. Manajemen Data Base
Menu ini untuk memonitor kelengkapan tabel yang ada di suatu satker, jika memang ada yang kurang lengkap klik tombol Create, jika ingin menghapus seluruh tabel untuk satuan kerja tertentu, klik tombol Drop.
4. Cek NIP Ganda
Menu ini digunakan untuk mengecek perekaman data pegawai ganda dalam aplikasi. Aplikasi tidak mengijinkan perekaman pegawai dengan NIP yang sama, jika hal ini terjadi maka data pegawai tersebut akan menjadi dobel.
Akibatnya proses perhitungan gaji juga akan dobel dan tidak konsisten. Oleh karena itu untuk mengantisipasi hal tersebut aplikasi menyediakan proses cek untuk mendeteksi perekaman NIP pegawai yang sama.
Proses melakukan cek NIP ganda adalah dengan menekan tombol Proses.
Jika ditemukan data pegawai dengan NIP yang sama maka data pegawai tersebut akan tampil dalam tabel grid. Jika tidak maka akan keluar pesan.
Jika ditemukan data pegawai dengan NIP ganda maka yang harus dilakukan adalah menghapus data pegawai tersebut dengan memberikan tanda centang pada kolom hapus, lalu tekan tombol Hapus. Data pegawai dengan NIP tersebut akan hilang, sehingga pemakai harus merekam ulang pada perekaman data pegawai.
5. Hapus Data Per Anak Satker
Hapus data ini akan menghapus data-data pegawai dan juga data gaji/data kekurangan gaji/gaji PTT/uang makan/uang lembur periode tertentu untuk
anak satker tertentu. Data yang dihapus adalah data yang sudah masuk database master.
Langkah-langkah untuk menghapus adalah
1. Pilih anak satker yang hendak dihapus, tombol (…) digunakan untuk memilih anak satker
2. Pilih jenis data yang akan dihapus : gaji atau data pegawai 3. Masukkan periode pembuatan data gaji, maka data akan tampil
4. Berikan tanda centang untuk data yang akan dihapus pada kolom hapus 5. Tekan tombol Hapus
6. Tekan tombol Keluar untuk keluar form.
6. Perbaiki Data Ganda
Menu ini digunakan untuk memperbaiki data yang ganda pada suatu satker, pastikan dalam melakukan proses ini tidak ada user lain yang sedang aktif pada satuan kerja tersebut. Langkah-langkah untuk melakukan proses ini adalah sbb :
- Pilih satuan kerja yang akan diperbaiki datanya dengan memberikan tanda centang
- Klik tombol Proses
H. MENU KIRIM
Menu ini gunakan untuk proses pengiriman data.
1. Kirim Data Ke Taspen
Menu ini gunakan untuk membuat file untuk dikirimkan data ke PT Taspen.
Pengiriman data dilakukan tiap bulan. Langkah-langkahnya adalah sbb : - Masukkan kode KPPN
- Masukkan bulan dan tahun data gaji yang akan dikirim - Pilih folder tujuan
- Klik tombol Proses
2. Kirim Rekon Pegawai ke Satker
Menu ini digunakan untuk mengirimkan hasil Rekon/verifikasi data pegawai yang sebelumnya dikirimkan oleh satuan kerja dalam rangka penyamaan data antara KPPN dan satuan kerja. Hal ini dilakukan terutama apabila KPPN melakukan perbaikan data pada saat rekonsiliasi penyamaan data.
File yang terbentuk akan bernama kode satker, kode anak dan berekstensi
*.pgw
3. Kirim Formasi Pegawai
Menu ini digunakan untuk membuat file formasi data pegawai seluruh satuan kerja yang berada dalam wilayah kerja KPPN bersangkutan. Data ini akan dikirim ke kantor pusat Direktorat Jenderal Perbendaharaan untuk digunakan menyusun proyeksi perencanaan anggaran belanja pegawai seluruh Departemen dalam DIPA tahun berikutnya.
Langkah-langkah untuk membuat file tersebut adalah sbb :
Tentukan tanggal pengiriman
Tekan tombol Kirim.
Akan terbentuk file dengan nama KPPN dan tanggal pengiriman dengan ekstensi *.dja
4. Kirim DB Troubleshooting di DSP
Menu ini digunakan oleh petugas KPPN jika menemui suatu kendala pada saat proses rekon gaji / atau terjadi masalah lain. Dimana petugas KPPN tidak mampu untuk memperbaiki data tersebut dan meminta bantuan DSP untuk memperbaiki data.
Langkah-langkah untuk pengiriman adalah :
Pilih anak satker yang datanya bermasalah dengan memberikan tanda centang
Tekan tombol Proses
File yang terbentuk akan memiliki format “MAS_40912200.dsp” (“MAS”+kode satker+kode anak+ekstension)
5. Kirim DB ke Satker
Menu ini digunakan oleh KPPN jika ada satuan kerja yang databasenya mengalami kerusakan, sehingga data di KPPN baik itu data pegawai dan gaji yang pernah masuk di KPPN dapat dimanfaatkan untuk di-restore pada database satker
Langkah-langkah melakukan pengiriman adalah :
- Pilih anak satker yang datanya akan dibuat dengan memberikan tanda centang
- Klik tombol Proses
File yang terbentuk akan memiliki format “Z40912200.Skr” (“Z”+kode satker+kode anak+ekstension)
I. MENU KELUAR
Menu ini terdiri dari Tentang aplikasi dan Keluar
1. Tentang Aplikasi
Menu ini berisi informasi tentang hak cipta atas aplikasi dan alamat helpdesk apabila pemakai ingin berkonsultasi perihal aplikasi. Apabila menu ini diklik maka akan muncul tampilan sbb:
2. Keluar
Menu ini digunakan untuk keluar dari aplikasi GPP 2008 apabila pemakai telah selesai menggunakan aplikasi.