(i) Proses Monitoring
(ii) Kepala SPI harus selalu memelihara sistim untuk memantau perkembangan tindak lanjut yang dilakukan sebagai hasil dari komunikasi dengan Manajemen
(iii) Untuk memonitor hasil audit secara efektif, Kepala SPI (The Chief Audit Executive (CAE) perlu menetapkan prosedur yang meliputi:
Rentang waktu diperlukannya tanggapan manajemen atas pengamatan yang dilakukan auditor dan rekomendasi-rekomendasi yang diberikan auditor;
(iv) Evaluasi respon auditee; (v) Verifikasi respon (jika sesuai);
(vi) Penugasan untuk tindak lanjut (jika sesuai);
(vii) Proses komunikasi untuk menjadi wadah atas tanggapan-tanggapan atau aksi yang tidak memuaskan, termasuk asumsi risiko auditor dengan tingkat risiko menurut manajer senior, direksi atau komisaris/dewan.
Jika pengamatan auditor dan rekomendasi-rekomendasi auditor cukup signifikan untuk dilakukannya tindakan segera oleh manajemen atau komisaris/dewan, maka kegiatan monitoring berlangsung sampai kesalahan-kesalahan diperbaiki atau rekomendasi dilakukan.
(viii) Aktivitas audit internal secara efektif dapat memantau kemajuan auditee dengan cara sebagai berikut:
- Lakukan penugasan berupa pengamatan-pengamatan dan berikan rekomendasi-rekomendasi yang tepat dan sesuai dengan tingkat tanggung jawab auditee untuk mengambil tindakan;
- Menerima dan mengevaluasi tanggapan-tanggapan auditee serta ajukan action plan untuk melakukan audit serta memberikan rekomendasi-rekomendasi selama penugasan atau dalam waktu yang wajar setelah hasil audit dikomunikasikan dengan auditee. Tanggapan lebih berguna jika dilengkapi dengan informasi yang cukup agar dapat digunakan Kepala SPI untuk mengevaluasi kecukupan serta ketepatan waktu untuk melakukan action plan tadi;
- Menerima update secara berkala dari auditee untuk mengevaluasi upaya auditee untuk memperbaiki kinerja operasinya dan/atau melaksanakan rekomendasi auditor;
- Menerima dan mengevaluasi informasi dari unit kerja lainnya yang ditugaskan untuk menindaklanjuti atau melakukan tindakan korektif;
- Melaporkan kepada manajemen/direksi/komisaris/dewan atas tanggapan auditee terhadap audit yang dilakukan auditor serta rekomendasi-rekomendasi yang diberikan auditor.
(ix) Proses Tindak Lanjut
Auditor Internal yang menentukan apakah manajemen mengambil tindakan atau mengimplementasikan rekomendasi tersebut. Auditor internal akan menentukan apakah hasil yang diinginkan telah diterima atau jika Senior Manajer (Dewan Direksi) telah mengasumsikan resiko bahwa tidak akan mengambil tindakan atau mengimplementasikan rekomendasi tersebut.
Proses tindak lanjut adalah sebuah proses dimana auditor internal akan mengevaluasi kecukupan, efektivitas, serta jadwal tindakan yang telah diambil oleh manajemen dalam melaporkan hasil observasi dan rekomendasi, termasuk semua yang telah dibuat oleh eksternal auditor dan pihak lain-lain. Proses ini juga termasuk hal dalam menentukan apakah para senior manajemen (Dewan Direksi) telah mengasumsikan resiko bahwa tidak akan mengambil tindakan koreksi dalam hasil observasi.
(x) Anggaran Dasar kegiatan Audit Internal harus mendefinisikan kewajiban untuk proses tindak lanjut. Kepala Satuan Pemeriksa Internal (SPI) akan menentukan asal-usul, waktu, dan tingkatan dari tindak lanjut, dengan mempertimbangkan beberapa fakor, antara lain:
- Tingkat signifikasi dari hasil observasi yang telah dilaporkan atau rekomendasi. - Tingkat usaha and biaya yang diperlukan untuk mengkoreksi kondisi laporan tersebut. - Dampak yang akan ditimbulkan harus mengkoreksi tindakan yang salah.
- Tingkat kerumitan dari tindakan perbaikan. - Periode waktu dalam keterlibatan.
(xi) Kepala SPI bertanggung jawab dalam menentukan jadwal tindak lanjut sebagai bagian dari jadwal penugasan auditor internal. Penentuan jadwal untuk proses tindak lanjut berdasarkan pada resiko dan pihak-pihak yang terlibat, sebanding dengan tingkat kesulitan and tingkat signifikasi dalam penjadwalan dalam mengimplementasikan tindakan perbaikan.
(xii) Kepala SPI mempertimbangkan bahwa tanggapan manajemen secara lisan maupun tulisan mengindikasikan bahwa tindakan yang telah diambil telah cukup saat berat terhadap kepentingan yang relatif dari sebuah observasi maupun rekomendasi, auditor internal akan melakukan tindak lanjut sebagai bagian dari perjanjian selanjutnya. (xiii) Auditor Internal akan memastikan apakah tindakan yang telah diambil dalam observasi dan rekomendasi akan
memperbaiki kondisi utama. Proses tindak lanjut harus didokumentasikan secara tepat.
(xiv) Surat Edaran Direksi No. 02/INS-DIR/2011 tentang Peningkatan Efektifitas Pemantauan Tindak Lanjut Hasil Audit Satuan Pengawasan Intern, tanggal 5 Oktober 2011
(xv) Pemantauan tindak lanjut hasil pemeriksaan adalah rangkaian kegiatan yang dilaksanakan secara sistematis untuk menentukan bahwa Senior Leader Auditee telah melaksanakan rekomendasi hasil pemeriksaan dalam tenggat waktu yang telah ditentukan, lebih lanjut sebagai berikut.
(xvi) Menginstruksikan sebagai berikut:
Menyampaikan laporan mengenai tindak lanjut atas hasil audit SPI secara Triwulan kepada Direktur Utama dan tembusan kepada Kepala SPI, dengan format laporan sebagaimana tercantum dalam Lampiran I dan Lampiran II Instruksi ini
Laporan sebagaimana dimaksud dalam Diktum pertama harus disampaikan paling lama 10 (sepuluh) hari kerja sejak masa Triwulan berakhir
Hasil evaluasi SPI terhadap laporan tindak lanjut yang disampaikan oleh auditee akan disampaikan kembali kepada auditee paling lama 10 (sepuluh) hari kerja sebelum masa triwulan berikutnya berakhir
Temuan hasil audit SPI yang belum dapat ditindak lanjuti sesuai target dari rencana aksi, auditee dapat mengajukan penjadwalan ulang terhadap target penyelesaian dengan memberikan penjelasan. Apabila target penyelesaian sesuai penjadwalan ulang belum dapat ditindaklanjuti, maka akan dimasukkan dalam daftar umur temuan
(xvii) Kepala Divisi/Biro/Unit/Cabang/Sekper/Pimpro belum melaksanakan diktum pertama dan kedua, maka SPI akan: - Menyampaikan surat pemberitahuan untuk segera menyampaikan laporan tindak lanjut hasil audit SPI paling
lama 10 hari kerja sejak tanggal surat pemberitahuan
- Apabila hal diatas tidak dilaksanakan Kepala SPI akan menyampaikan surat teguran yang ditembuskan kepada Direktur Utama
(xviii)Kepala divisi/biro/unit/cabang/sekper/pimpro belum melaksanakan diktum keempat maka: - Auditee agar menyampaikan penjelasan beserta pendukungnya kepada kepala SPI
- Kepala SPI memerintahkan auditor untuk melakukan kunjungan lapangan dalam rangka memastikan efektivitas tindak lanjut atas hasil audit SPI berdasarkan evaluasi terhadap daftar umur temuan
- Auditor membuat laporan hasil kunjungan lapangan yang ditujukan kepada direktur utama
(xix) Status penyelesaian tindak lanjut temuan audit diberikan dan ditetapkan oleh auditor terkait setelah dilakukan tahapan analisa, evaluasi dan pertimbangan profesional auditor
(xx) Dalam rangka memberikan status penyelesaian temuan audit, auditor dapat melakukan kunjungan lapangan ke auditee untuk memastikan kecukupan dan rencana aksi beserta dokumen pendukung tindak lanjut setelah dilakukan tahapan analisa, evaluasi dan pertimbangan profisonal auditor
(xxi) Daftar istilah dan alur proses terhadap penyampaian tindak lanjut hasil audit SPI adalah sebagaimana dalam lampiran instruksi ini
(xxii) Dengan ditetapkannya instruksi direksi ini maka instruksi direksi nomor 05/INS-DIR/2009 tentang peningkatan efektivitas pemantauan tindak lanjut hasil pemeriksaan Satuan Pengawasan Intern (SPI) dinyatakan tidak berlaku